Atualizado em janeiro de 2019
leilões de Caridade são uma divertida e emocionante forma de envolver os doadores e arrecadar dinheiro para a sua missão. No entanto, um leilão bem-sucedido requer um planejamento cuidadoso. Que tipo de leilão funcionará melhor para você? Você deve realizar um leilão online ou um evento ao vivo? Quanto vai custar, e onde você começa os itens para o leilão? Este guia irá ajudá-lo a estabelecer os planos para um evento inesquecível que atenda às suas metas de arrecadação de fundos.
decida qual tipo de leilão hospedar.
arranjos de mesa e cinco refeições de curso. Lance pás. Um leiloeiro rapidamente chamando quantias em Dólares. Essas imagens são provavelmente algumas das primeiras que vêm à mente quando as pessoas pensam em leilões de caridade. Mas, embora os leilões ao vivo sejam certamente uma opção popular, eles são apenas um dos muitos tipos de leilões de caridade que as organizações podem hospedar. Assim, o primeiro passo para planejar um leilão de caridade será decidir exatamente qual tipo de leilão sua organização deve colocar em primeiro lugar.
os tipos mais populares de leilões de caridade são leilões silenciosos, leilões ao vivo e Leilões online.
leilões silenciosos: são eventos presenciais em que os itens são colocados nas mesas para os convidados navegarem. Tradicionalmente, os hóspedes farão lances escrevendo uma quantia em uma folha de papel colocada ao lado do item. O software de licitação móvel pode aumentar as doações, permitindo que os hóspedes ofereçam convenientemente a partir de seus smartphones. Os leilões silenciosos são menos estruturados do que os leilões ao vivo, dando às organizações a oportunidade ideal de interagir pessoalmente com os doadores. Como os leilões silenciosos são mais casuais, eles também são adequados para muitos tipos de público e podem ser adaptados a todos os tipos de Configurações. No entanto, essa natureza menos estruturada pode ser uma faca de dois gumes. Como você não terá um leiloeiro executando o show e entretendo ativamente seus convidados, pode ser mais difícil envolver seus participantes e motivá-los a licitar.Leilões ao vivo: os leilões ao vivo são essencialmente um tipo de performance ao vivo. Durante um leilão ao vivo, um leiloeiro facilita a licitação introduzindo itens e chamando valores em Dólares. Para fazer um lance, os hóspedes devem capturar a atenção do leiloeiro Usando pás de lance ou através de algum outro método. Como você terá um leiloeiro real e maior do que a vida para executar o show, os leilões ao vivo tendem a ser rápidos, divertidos e altamente envolventes para os doadores. Além disso, a urgência de ter que fazer lances no local pode ser um grande incentivo para que os participantes ofereçam mais! No entanto, a natureza estruturada de um leilão ao vivo também pode ser uma desvantagem. Como os convidados estarão sentados em mesas e participando de uma apresentação ao vivo, sua organização provavelmente não terá tanto tempo para interagir com os doadores. Os leilões ao vivo são comumente combinados com leilões silenciosos para dar às organizações mais oportunidades de arrecadação de fundos.
Leilões Online: os leilões Online são semelhantes aos leilões silenciosos, apenas Digitais. Para hospedar um leilão on-line, sua organização primeiro teria que configurar um site de leilão on-line usando software de leilão. O site apresenta imagens e descrições de cada item para os participantes navegarem em seus computadores. Para fazer uma oferta, os participantes primeiro precisam se registrar no site enviando seu nome e informações de cartão de crédito. Como não há evento físico com um leilão online, eles são muito mais baratos e fáceis de planejar, e todos podem participar, independentemente da geografia. No entanto, da mesma forma, é mais difícil envolver os doadores em um leilão online, e você não terá a chance de interagir com eles cara a cara. É por isso que os leilões on-line são comumente realizados em conjunto com leilões silenciosos. As organizações podem abrir lances on-line antes do evento real para permitir que mais pessoas façam lances por mais tempo e, assim, arrecadem mais fundos!
enquanto leilões silenciosos, ao vivo e online são os tipos mais comuns de leilões de caridade, você também pode optar por hospedar algo um pouco mais não convencional, como um leilão chinês ou penny social. No início do seu processo de planejamento, certifique-se de verificar se o seu leilão atende a todos os requisitos regulamentares, incluindo registros de solicitação de caridade e declarações de divulgação de caridade.
Defina um orçamento e uma meta.
como os leilões de caridade têm tantas peças móveis, é importante fazer um orçamento com cuidado. Você vai querer antecipar todas as despesas desde o início para se certificar de que você pode cobrir todos os aspectos do seu evento, incluindo software de leilão, itens para leilão, um local, horas de pessoal, decorações e suprimentos, entretenimento, e alimentos e bebidas. Doações de tempo e materiais podem ajudar a reduzir os custos.
depois de estabelecer um orçamento, você pode seguir em frente para definir uma meta. Quanto você espera aumentar através do seu leilão? Lembre-se de manter seu objetivo realista e atingível. Embora possa ser tentador sonhar grande, estabelecer metas muito elevadas pode desmoralizar sua equipe.
Recrute uma equipe.
seu leilão de caridade precisará de funcionários e voluntários dedicados ao evento, incluindo:
- um comitê de planejamento de eventos.
- um comitê de compras para solicitar itens de leilão.
- voluntários Gerais para Tarefas como configuração, registro, checkout, execução de itens e limpeza.
- para leilões ao vivo, um leiloeiro encarregado de executar os spotters de licitação e leilão para abranger o público para licitações.
- para leilões silenciosos, um emcee para fazer anúncios, falar sobre itens e manter o programa no caminho certo, além de monitores de leilão para responder a perguntas, incentivar a licitação e garantir que todos estejam jogando de acordo com as regras.
a composição da sua equipa dependerá do tamanho e do tipo do seu leilão de caridade. Apenas certifique-se de ter mãos suficientes para cobrir tudo o que precisa ser feito!
solicite itens de leilão.
ao pensar em quais itens solicitar, você provavelmente desejará começar consultando os dados do doador. Os itens que tendem a fazer melhor atrairão os interesses de seus participantes e se enquadram em seus níveis gerais de renda. Com esses dois fatores em mente, peça à sua equipe de compras que comece a procurar itens o mais cedo possível. Eles podem começar aproveitando suas conexões pessoais e, em seguida, recorrer a outras empresas e varejistas que possam estar dispostos a doar seus produtos ou serviços, se necessário. Especialmente se você estiver contando com voluntários, pode ser útil equipar sua equipe de compras com um kit de ferramentas de solicitação que inclui todos os materiais de que eles podem precisar ao solicitar doações. Seu kit de ferramentas pode incluir:
- informações Básicas sobre a sua organização, a causa, e o evento
- Doação de promessa de formulários
- Convites para o leilão
- Solicitação modelos de carta
- Uma lista de possíveis item de leilão ideias
- de Caridade de divulgação de demonstrações contábeis, quando aplicável
Com uma solicitação toolkit, a sua equipa vai ter tudo o que precisam para solicitar e aceitar doações no local.
defina uma data e reserve um local.
com sua equipe de compras no terreno, é hora de sua equipe de planejamento de eventos começar a organizar a outra logística relacionada ao seu evento. Uma de suas primeiras funções será definir uma data e reservar um local. Se possível, agende seu leilão para um fim de semana ou noite da semana após as 18h, para que quem trabalha possa comparecer. Tente evitar férias ou meses de verão, quando as pessoas são mais propensas a viajar ou amarradas a eventos familiares.
cerca de 9-6 meses a partir de quando você deseja hospedar seu evento, comece a traçar um espaço para eventos. A data real será determinada por Quando o local está aberto, mas reservar o espaço cedo deve lhe dar muita flexibilidade. Não faltam excelentes locais disponíveis para a realização de leilões de caridade, de museus de arte e campos de golfe a auditórios e centros comunitários. Tenha em mente, se você estiver hospedando um leilão silencioso com lances móveis, você vai querer testar o serviço wifi e celular antes de reservar o local para se certificar de que ele pode suportar o seu software.
Promova seu leilão.
agora que todos os detalhes estão em ordem, é hora de compartilhar as notícias do seu leilão de caridade com seus apoiadores leais! Embora você definitivamente queira anunciar seu leilão por meio de vários canais, uma das maneiras mais eficazes de promover seu evento é configurar um site de leilão. Gerado por meio de software de leilão, seu site de leilão será um site que inclui todas as informações pertinentes sobre o seu evento. Através do seu site de leilões, os hóspedes poderão:
- Saiba sobre sua organização e causar
- Comprar os ingressos e patrocínios
- Procurar imagens e descrições dos itens do leilão
- confira os patrocinadores
- Fazer doações
- Lances em itens de antecedência de sua em-evento de pessoa
Compartilhe o link para seu site de leilões em todos os eventos correspondência para oferecer aos clientes todas as informações de que necessitam para participar. Um site de leilão elimina a necessidade de imprimir um catálogo de leilão físico para promover seus itens e permite que você continue adicionando novos itens à medida que eles entram.
configure e execute seu leilão.
é o dia do seu leilão de caridade, e todo o trabalho duro que você colocou no planejamento está prestes a pagar! A maior tarefa que você enfrentará no dia do leilão é a configuração. Você vai querer ter os funcionários e voluntários necessários no local bem antes do início do evento, então você terá tempo suficiente para fazer tudo. A configuração parecerá um pouco diferente dependendo do tipo de leilão que você está hospedando.
para leilões silenciosos:
- configure áreas de registro e checkout com várias linhas.
- organize as mesas ao redor da sala de uma forma que facilite um bom fluxo de tráfego.
- agrupar itens por categoria e colocá-los em tabelas. Mantenha os itens em uma linha por mesa para que fiquem facilmente visíveis para os convidados.
- coloque Tendas de mesa ao lado de cada item que liste o número do item, uma descrição do item (incluindo quaisquer restrições), valor de varejo e valores iniciais e mínimos de lance.
- se estiver usando lances móveis, certifique-se de que o serviço wifi e celular esteja pronto para uso. Se você estiver hospedando um leilão silencioso tradicional com folhas de lance, gere as folhas e coloque uma ao lado de cada item.
para leilões ao vivo:
- configure áreas de registro e checkout com várias filas.
- organize mesas e cadeiras no local e coloque os hóspedes em uma tabela de assentos.
- coloque itens em uma área onde eles podem ser facilmente recuperados e exibidos à medida que o leiloeiro introduz cada um. Se você não puder exibir itens pessoalmente, considere configurar uma tela de projetor para exibir imagens de cada item.
- configurar e testar o sistema de som.
uma vez que a configuração é longo, ter voluntários prontos e esperando para cumprimentar os convidados e registrá-los como eles começam a chegar. Então, deixe a licitação acontecer! Mais importante ainda, lembre-se de se divertir. Embora seja muito fácil se preocupar com os detalhes, quando os convidados virem você e sua equipe curtindo o evento, eles certamente seguirão o exemplo.
Bônus: quer aumentar ainda mais em seu leilão de caridade? Confira essas dicas de planejamento de eventos de angariação de fundos de nossos amigos no Neon!
agradeça aos colaboradores e acompanhe seu desempenho.
os vencedores foram determinados, os convidados felizes voltaram para casa com seus itens e o local está limpo. No entanto, você ainda não terminou com seu leilão de caridade. Um evento estelar garante um acompanhamento estelar, e isso significa agradecer àqueles que contribuíram e rastrearam seu desempenho. Certifique-se de acompanhar todos os que contribuíram para o seu leilão imediatamente após o evento. Muitos de seus colaboradores também são doadores de itens, voluntários, patrocinadores e licitantes. Todos os seus apoiadores merecem ser agradecidos, não importa quão grandes ou pequenas sejam suas contribuições.
você também vai querer acompanhar o seu próprio desempenho, especialmente se você planeja hospedar outro leilão no futuro. Se você usou um software de leilão para planejar seu evento, avaliar seu desempenho deve ser bastante simples. Como todos os dados de itens e licitantes são rastreados em uma plataforma, você poderá gerar uma variedade de relatórios altamente precisos e atualizados que fornecerão informações sobre quais aspectos do seu planejamento funcionaram bem e quais deixaram algum espaço para melhorias. Seus leilões só vai ficar mais popular e rentável!Embora os leilões de caridade exijam muito planejamento e previsão, eles podem ser alguns dos eventos de arrecadação de fundos sem fins lucrativos mais lucrativos. Para saber ainda mais sobre a execução de um leilão de caridade, certifique-se de verificar este guia de OneCause.
Karrie Wozniak é especialista em angariação de Fundos móvel. Ela é Vice-Presidente de vendas & Marketing na OneCause( anteriormente BidPal), a principal empresa de software de captação de recursos móveis que ajuda organizações sem fins lucrativos a engajar mais doadores e arrecadar mais dinheiro. Desde 2007, OneCause ajudou milhares de organizações a arrecadar mais de US $1.5 bilhões e conecte-se com mais de 1,5 milhão de apoiadores.
certifique-se de que seu leilão atenda aos requisitos
leilões, como todos os tipos de captação de recursos, acionam requisitos regulatórios complexos. Se você quiser ter certeza de que está seguindo todas as regras sem gastar muito tempo com a papelada do governo, o Harbor Compliance pode ajudar. Basta entrar em contato ou nos ligar, 1-888-995-5895. Nossos especialistas sem fins lucrativos terão prazer em cuidar de todos os detalhes para você.
Saiba mais sobre outras atividades de captação de recursos que podem desencadear requisitos especiais.Seis coisas para fazer depois que sua organização sem fins lucrativos se registrar para angariação de fundos.Nove maneiras pelas quais a conformidade afeta sua missão e impacto.