aktualizováno leden 2019
charitativní aukce jsou zábavným a vzrušujícím způsobem, jak zapojit dárce a získat peníze na vaši misi. Úspěšná aukce však vyžaduje pečlivé plánování. Jaký typ aukce bude pro vás nejlepší? Měli byste uspořádat online aukci nebo živou událost? Kolik to bude stát a kde získáte položky do aukce? Tato příručka vám pomůže položit plány na nezapomenutelnou událost, která splňuje vaše cíle v oblasti fundraisingu.
rozhodněte, jaký typ aukce hostit.
uspořádání stolů a pět chodů. Bid pádla. Dražitel rychle volá dolarové částky. Tyto obrázky jsou pravděpodobně některé z prvních, které přijdou na mysl, když lidé myslí na charitativní aukce. Ale zatímco živé aukce jsou jistě populární volbou, jsou jen jedním z mnoha typů charitativních aukcí, které mohou organizace hostit. Tím pádem, prvním krokem k plánování charitativní aukce bude rozhodnout o přesně jaký typ aukce vaše organizace by měla dát na prvním místě.
nejoblíbenější typy charitativních aukcí jsou tiché aukce, živé aukce a online aukce.
tiché aukce: jedná se o osobní události, kde jsou položky umístěny na stolech pro hosty k procházení. Tradičně budou hosté nabízet zapsáním částky na list papíru umístěný vedle položky. Mobilní nabízení software může zvýšit dary tím, že umožňuje hostům nabídku pohodlně ze svých chytrých telefonů. Tiché aukce jsou méně strukturované než živé aukce, což organizacím dává ideální příležitost osobně komunikovat s dárci. Protože tiché aukce jsou neformálnější, jsou také vhodné pro mnoho typů publika a lze je přizpůsobit všem typům nastavení. Tato méně strukturovaná povaha však může být dvojsečný meč. Vzhledem k tomu, že nebudete mít dražitele, který by show provozoval a aktivně bavil své hosty, může být těžší zapojit účastníky a motivovat je k podávání nabídek.
živé aukce: živé aukce jsou v podstatě typem živého vystoupení. Během živé aukce, dražitel usnadňuje nabízení zavedením položek a vyvoláním dolarových částek. Za účelem podání nabídky, hosté musí upoutat pozornost dražitele buď pomocí pádel nabídek, nebo jinou metodou. Protože budete mít skutečný, dražebník větší než život, který bude show provozovat, živé aukce bývají rychlé, zábavné a velmi poutavé pro dárce. Plus, naléhavost nutnosti přihazovat na místě může být pro účastníky velkým podnětem k tomu, aby nabídli více! Nevýhodou však může být i strukturovaná povaha živé aukce. Protože hosté budou sedět u stolů a účastnit se živého vystoupení, vaše organizace pravděpodobně nebude mít tolik času na interakci s dárci. Živé aukce jsou obvykle spárovány s tichými aukcemi, aby organizacím poskytly více příležitostí k získávání finančních prostředků.
online aukce: online aukce jsou podobné tichým aukcím, pouze digitální. Chcete-li hostit online aukci, vaše organizace by nejprve musela zřídit online aukční web pomocí aukčního softwaru. Stránka obsahuje obrázky a popisy jednotlivých položek, které mohou účastníci procházet na svých počítačích. Chcete-li podat nabídku, účastníci se nejprve musí zaregistrovat na webu zadáním svého jména a informací o kreditní kartě. Protože neexistuje žádná fyzická událost s online aukcí, jsou mnohem levnější a snadněji plánovatelné a každý se může zúčastnit, bez ohledu na geografii. Ze stejného důvodu je však obtížnější zapojit dárce do online aukce a nebudete mít možnost s nimi komunikovat tváří v tvář. Proto se online aukce běžně konají v tandemu s tichými aukcemi. Organizace mohou otevřít online nabízení před skutečnou událostí, aby více lidí mohlo nabízet déle, a tím získat více finančních prostředků!
zatímco tiché, živé a online aukce jsou nejčastějšími typy charitativních aukcí, můžete se také rozhodnout hostit něco trochu netradičnějšího, jako je čínská aukce nebo penny social.
na začátku procesu plánování nezapomeňte zkontrolovat, zda vaše aukce splňuje všechny regulační požadavky, včetně charitativních žádostí o registraci a charitativních prohlášení o zveřejnění.
Nastavte rozpočet a cíl.
protože charitativní aukce mají tolik pohyblivých částí, je důležité pečlivě rozpočet. Budete chtít předvídat všechny výdaje od začátku, abyste se ujistili, že můžete pokrýt všechny aspekty vaší akce, včetně aukčního softwaru, položek do aukce, místa konání, hodin zaměstnanců, dekorací a spotřebního materiálu, zábavy a jídla a pití. Dary času a materiálů mohou pomoci snížit náklady.
jakmile vytvoříte rozpočet, můžete přejít k nastavení cíle. Kolik doufáte, že získáte prostřednictvím aukce? Nezapomeňte udržet svůj cíl realistický a dosažitelný. I když to může být lákavé snít velký, stanovení cílů, které jsou příliš vznešené může demoralizovat svůj tým.
nábor týmu.
vaše charitativní aukce bude potřebovat zaměstnance a dobrovolníky věnované události, včetně:
- Výbor pro plánování událostí.
- Výbor pro zadávání veřejných zakázek za účelem získání aukčních položek.
- Obecné dobrovolníky pro úkoly, jako je nastavení, registrace, pokladna, běh položek a vyčištění.
- pro živé aukce, dražitel odpovědný za provozování nabídek a aukčních spotterů, aby oslovil publikum pro nabídky.
- pro tiché aukce, emcee, aby oznámení, mluvit až položky, a udržet program na trati, Plus aukce monitory odpovídat na otázky, podporovat nabízení, a ujistěte se, že každý hraje podle pravidel.
make-up vašeho týmu bude záviset na velikosti a typu vaší charitativní aukce. Jen se ujistěte, že máte dostatek rukou na pokrytí všeho, co je třeba udělat!
vyžádat aukční položky.
když přemýšlíte o tom, které položky chcete získat, pravděpodobně budete chtít začít konzultací s údaji o dárcích. Položky, které mají tendenci dělat nejlépe, osloví zájmy vašich účastníků a spadají do jejich obecné úrovně příjmů. S ohledem na tyto dva faktory, nechte svůj tým pro zadávání zakázek začít hledat položky co nejdříve. Mohou začít tím, že využijí své osobní kontakty, pak se obrátit na jiné podniky a maloobchodníky, kteří by mohli být ochotni darovat své produkty nebo služby, pokud je to nutné. Zejména pokud se spoléháte na dobrovolníky, může být užitečné vybavit váš tým pro zadávání zakázek sadou nástrojů pro vyžádání, která obsahuje všechny materiály, které mohou potřebovat při žádosti o dary. Vaše sada nástrojů může zahrnovat:
- základní informace o vaší organizaci, příčině a události
- formuláře dárcovských slibů
- pozvánky na vaši aukci
- šablony nabídek dopisů
- seznam možných nápadů na aukční položky
- Prohlášení o charitativním zveřejnění, případně
váš tým bude mít vše, co potřebuje k vyžádání a přijímání darů na místě.
nastavte datum a rezervujte místo konání.
s vaším týmem pro zadávání zakázek v terénu, který hledá položky, je čas, aby váš tým pro plánování událostí začal organizovat další logistiku související s vaší akcí. Jednou z jejich prvních povinností bude stanovit datum a rezervovat místo konání. Pokud je to možné, naplánujte si aukci na víkend nebo týden po 18: 00, aby se mohli zúčastnit ti, kteří pracují. Snažte se vyhnout svátkům nebo letním měsícům, kdy lidé častěji cestují nebo jsou svázáni s rodinnými událostmi.
asi 9-6 měsíců od chvíle, kdy chcete hostit svou událost, začněte hledat prostor pro události. Skutečné datum bude určeno, kdy je místo otevřeno, ale včasná rezervace místa by vám měla poskytnout dostatek flexibility. Neexistuje žádný nedostatek vynikajících míst pro pořádání charitativních aukcí, od muzeí umění a golfových hřišť po hlediště a komunitní centra. Mějte na paměti, že pokud hostujete tichou aukci s mobilními nabídkami, budete chtít vyzkoušet wifi a mobilní službu, než si zarezervujete místo konání, abyste se ujistili, že může podporovat váš software.
Propagujte svou aukci.
Nyní, když jsou všechny podrobnosti v pořádku, je čas sdílet zprávy o vaší charitativní aukci se svými věrnými příznivci! I když budete určitě chtít inzerovat svou aukci prostřednictvím více kanálů, jedním z nejúčinnějších způsobů propagace vaší akce je nastavení aukčního webu. Generované prostřednictvím aukčního softwaru, váš aukční web bude web, který obsahuje všechny relevantní informace o vaší události. Prostřednictvím aukčního webu budou hosté moci:
- Zjistěte více o vaší organizaci a příčina
- kupte si vstupenky a sponzorství
- procházejte obrázky a popisy aukčních položek
- podívejte se na své sponzory
- darujte
- nabídněte položky před vaší osobní akcí
sdílejte odkaz na své aukční stránky ve všech korespondencích událostí, abyste hostům poskytli všechny informace, které potřebují k zapojení. Aukční web eliminuje potřebu vytisknout fyzický aukční katalog k propagaci vašich položek a umožňuje vám pokračovat v přidávání nových položek, jakmile přijdou.
nastavte a proveďte aukci.
je to den vaší charitativní aukce a veškerá tvrdá práce, kterou jste vložili do plánování, se vyplatí! Největším úkolem, kterému budete čelit v den aukce, je nastavení. Budete chtít mít potřebný personál a dobrovolníky na místě ještě před zahájením akce, takže budete mít dostatek času na to, abyste vše udělali. Nastavení bude vypadat trochu jinak v závislosti na typu aukce, kterou hostujete.
pro tiché aukce:
- nastavte registrační a pokladní oblasti s více řádky.
- Uspořádejte stoly po místnosti způsobem, který usnadňuje dobrý dopravní tok.
- seskupte položky podle kategorií a umístěte je na tabulky. Udržujte položky do jednoho řádku na stůl, aby byly pro hosty snadno viditelné.
- umístěte vedle každé položky stany tabulky, které uvádějí číslo položky, popis položky (včetně jakýchkoli omezení), maloobchodní hodnotu a počáteční a minimální částky nabídky.
- pokud používáte mobilní nabídky, ujistěte se, že wifi a mobilní služba je dobré jít. Pokud hostujete tradiční tichou aukci s nabídkovými listy, Vygenerujte listy a umístěte jeden vedle každé položky.
pro živé aukce:
- nastavte registrační a pokladní oblasti s více frontami.
- Uspořádejte stoly a židle v místě konání a umístěte hosty do tabulky sedadel.
- umístěte položky do oblasti, kde je lze snadno získat a zobrazit, jakmile dražitel představí každou z nich. Pokud nemůžete položky zobrazovat osobně, můžete zvážit nastavení obrazovky projektoru pro zobrazení obrázků každé položky.
- nastavte a vyzkoušejte Zvukový systém.
jakmile nastavení skončí, připravte dobrovolníky a čekejte na pozdrav hostů a zaregistrujte je, jakmile začnou přicházet. Pak nechte nabídku následovat! A co je nejdůležitější, nezapomeňte se dobře bavit. I když je až příliš snadné se starat o detaily, když vás a váš tým uvidí, jak si akci užíváte, určitě budou následovat.
Bonus: chcete získat ještě více na charitativní aukci? Podívejte se na tyto tipy pro plánování fundraisingových akcí od našich přátel v Neon!
Děkujeme přispěvatelům a sledujte svůj výkon.
vítězové byli určeni, šťastní hosté šli domů se svými předměty a místo konání bylo vyčištěno. S dobročinnou aukcí však ještě nejste úplně hotovi. Hvězdná událost vyžaduje hvězdné sledování, a to znamená poděkovat těm, kteří přispěli, a sledovat váš výkon. Ujistěte se, že po akci okamžitě navazujete na každého, kdo přispěl k vaší aukci. Mnoho z vašich přispěvatelů jsou také dárci položek, dobrovolníci, sponzoři, a uchazeči. Všichni vaši příznivci si zaslouží poděkování, bez ohledu na to, jak velké nebo malé jejich příspěvky.
budete také chtít sledovat svůj vlastní výkon, zejména pokud plánujete v budoucnu hostit další aukci. Pokud jste k plánování události použili aukční software, hodnocení vašeho výkonu by mělo být poměrně jednoduché. Vzhledem k tomu, že všechna data o položkách a uchazečích jsou sledována na jedné platformě, budete moci generovat řadu vysoce přesných a aktuálních zpráv, které vám poskytnou přehled o tom, které aspekty vašeho plánování fungovaly dobře a které ponechaly určitý prostor pro zlepšení. Vaše aukce budou stále populárnější a výnosnější!
zatímco charitativní aukce vyžadují hodně plánování a předvídavosti, mohou to být některé z nejlukrativnějších neziskových fundraisingových akcí. Chcete-li se dozvědět ještě více o provozování charitativní aukce, nezapomeňte se podívat na tuto příručku z OneCause.
Karrie Wozniak je odborníkem na mobilní fundraising. Je viceprezidentkou pro prodej & Marketing v OneCause (dříve BidPal), přední mobilní fundraisingové softwarové společnosti, která pomáhá neziskovým organizacím zapojit více dárců a získat více peněz. Od roku 2007, OneCause pomohl tisícům organizací získat více než $1.5 miliard a více než 1,5 milionu příznivců.
ujistěte se, že vaše aukce splňuje požadavky
aukce, stejně jako všechny typy fundraiserů, spouštějí složité regulační požadavky. Pokud se chcete ujistit, že dodržujete všechna pravidla, aniž byste trávili spoustu času vládním papírováním, dodržování přístavu může pomoci. Stačí se dostat do kontaktu nebo nám zavolat, 1-888-995-5895. O všechny detaily se za vás rádi postarají naši neziskoví specialisté.
další informace o dalších aktivitách fundraisingu, které mohou vyvolat zvláštní požadavky.
šest věcí, které musíte udělat, jakmile se vaše nezisková organizace zaregistruje pro fundraising.
devět způsobů, jak soulad ovlivňuje vaše poslání a dopad.