planowanie aukcji charytatywnej: Przewodnik dla początkujących

planowanie aukcji charytatywnej - Przewodnik dla początkujących

aktualizacja styczeń 2019

aukcje charytatywne to zabawny i ekscytujący sposób na zaangażowanie darczyńców i zebranie pieniędzy na swoją misję. Jednak udana Aukcja wymaga starannego planowania. Jaki rodzaj aukcji będzie dla ciebie najlepszy? Czy powinieneś zorganizować aukcję internetową lub wydarzenie na żywo? Ile to będzie kosztować i skąd wziąć przedmioty na aukcję? Ten przewodnik pomoże ci zaplanować niezapomniane wydarzenie, które spełni Twoje cele związane z pozyskiwaniem funduszy.

 Lista kontrolna zgodności Organizacji Non-Profit czy Twoja organizacja jest na dobrej drodze do spełnienia wymogów regulacyjnych? Użyj tej listy kontrolnej, aby śledzić status zgodności.Pobierz teraz.

zdecyduj, jaki rodzaj aukcji chcesz zorganizować.

aranżacje stołów i 5 dań. Wiosła. Licytator szybko wydzwania kwotami dolarowymi. Te obrazy są prawdopodobnie jednymi z pierwszych, które przychodzą na myśl, gdy ludzie myślą o aukcjach charytatywnych. Ale podczas gdy Aukcje na żywo są z pewnością popularną opcją, są tylko jednym z wielu rodzajów aukcji charytatywnych, które organizacje mogą organizować. Tak więc pierwszym krokiem do zaplanowania aukcji charytatywnej będzie decyzja o tym, jaki rodzaj aukcji Twoja organizacja powinna umieścić w pierwszej kolejności.

najpopularniejsze rodzaje aukcji charytatywnych to aukcje ciche, Aukcje na żywo i aukcje internetowe.

Ciche aukcje: są to wydarzenia osobiste, w których przedmioty są umieszczane na stołach dla gości do przeglądania. Tradycyjnie, goście będą licytować wpisując kwotę na kartce papieru umieszczonej obok przedmiotu. Mobilne oprogramowanie do licytacji może zwiększyć darowizny, pozwalając gościom wygodnie licytować ze swoich smartfonów. Ciche aukcje są mniej ustrukturyzowane niż Aukcje na żywo, co daje organizacjom doskonałą okazję do osobistej interakcji z darczyńcami. Ponieważ aukcje ciche są bardziej swobodne, są również odpowiednie dla wielu typów odbiorców i mogą być dostosowane do wszystkich typów ustawień. Jednak ten mniej zorganizowany charakter może być miecz obosieczny. Ponieważ nie będziesz miał Aukcjonera prowadzącego pokaz i aktywnie zabawiającego Twoich gości, może być trudniej zaangażować uczestników i zmotywować ich do licytacji.

Aukcje na żywo: Aukcje na żywo są zasadniczo rodzajem występów na żywo. Podczas aukcji na żywo Aukcjoner ułatwia licytację, wprowadzając przedmioty i wywołując kwoty w dolarach. Aby złożyć ofertę, Goście muszą przyciągnąć uwagę Aukcjonera za pomocą wioseł licytacyjnych lub innej metody. Ponieważ będziesz miał prawdziwego, większego niż życie Aukcjonera, który poprowadzi program, Aukcje na żywo są szybkie, zabawne i bardzo angażujące dla darczyńców. Dodatkowo pilna konieczność licytowania na miejscu może być świetną zachętą dla uczestników do licytowania więcej! Jednak ustrukturyzowany charakter aukcji na żywo może być również wadą. Ponieważ goście będą siedzieć przy stołach i uczestniczyć w przedstawieniu na żywo, Twoja organizacja prawdopodobnie nie będzie miała tyle czasu na interakcję z darczyńcami. Aukcje na żywo są często połączone z cichymi aukcjami, aby dać organizacjom więcej możliwości pozyskiwania funduszy.

aukcje internetowe: aukcje internetowe są podobne do cichych aukcji, tylko cyfrowych. Aby zorganizować aukcję online, Twoja organizacja musiałaby najpierw skonfigurować witrynę aukcyjną online za pomocą oprogramowania Aukcyjnego. Strona zawiera zdjęcia i opisy każdego elementu, które uczestnicy mogą przeglądać na swoich komputerach. Aby złożyć ofertę, uczestnicy muszą najpierw zarejestrować się na stronie, podając swoje imię i nazwisko oraz dane karty kredytowej. Ponieważ aukcja internetowa nie ma fizycznego wydarzenia, są one znacznie tańsze i łatwiejsze do zaplanowania, a każdy może wziąć udział, niezależnie od położenia geograficznego. Jednak z tego samego powodu trudniej jest zaangażować darczyńców w aukcję internetową i nie będziesz miał szansy na interakcję z nimi twarzą w twarz. Dlatego aukcje internetowe są powszechnie organizowane w parze z cichymi aukcjami. Organizacje mogą otwierać licytacje online przed rzeczywistym wydarzeniem, aby umożliwić większej liczbie osób składanie ofert na dłużej, a tym samym pozyskiwanie większych funduszy!

podczas gdy aukcje Ciche, na żywo i internetowe są najczęstszymi rodzajami aukcji charytatywnych, możesz również zdecydować się na zorganizowanie czegoś nieco bardziej niekonwencjonalnego, takiego jak Chińska Aukcja lub penny social.

na początku procesu planowania upewnij się, że Twoja aukcja spełnia wszystkie wymogi prawne, w tym rejestracje ofert charytatywnych i oświadczenia o ujawnieniu informacji charytatywnych.

ustal budżet i cel.

ponieważ aukcje charytatywne mają tak wiele ruchomych części, ważne jest, aby starannie budżetować. Będziesz chciał przewidzieć wszystkie wydatki Od początku, aby upewnić się, że możesz pokryć każdy aspekt swojego wydarzenia, w tym oprogramowanie Aukcyjne, przedmioty na aukcję, miejsce, godziny pracy personelu, dekoracje i materiały, rozrywkę oraz Jedzenie i napoje. Darowizny czasu i materiałów mogą pomóc obniżyć koszty.

po ustaleniu budżetu możesz przejść do wyznaczania celu. Ile chcesz zebrać na swojej aukcji? Pamiętaj, aby twój cel był realistyczny i osiągalny. Choć może to być kuszące, aby marzyć Duże, ustalenie celów, które są zbyt wysokie może zdemoralizować swój zespół.

Twoja aukcja charytatywna będzie potrzebować pracowników i wolontariuszy zaangażowanych w imprezę, w tym:

  • Komisja Planowania Wydarzeń.
  • komisja przetargowa do pozyskiwania przedmiotów aukcyjnych.
  • wolontariusze Generalni do zadań takich jak konfiguracja, Rejestracja, kasa, uruchamianie przedmiotów i sprzątanie.
  • w przypadku aukcji na żywo, Aukcjoner odpowiedzialny za prowadzenie licytacji i spotters Aukcyjny w celu zbadania publiczności ofert.
  • w przypadku cichych aukcji, emcee do ogłaszania ogłoszeń, rozmawiania o przedmiotach i utrzymywania programu na dobrej drodze, a także Monitory aukcji do odpowiadania na pytania, zachęcania do licytacji i upewniania się, że wszyscy grają zgodnie z zasadami.

skład zespołu zależy od wielkości i rodzaju aukcji charytatywnej. Tylko upewnij się, że masz wystarczająco dużo rąk, aby pokryć wszystko, co trzeba zrobić!

Zdobądź przedmioty aukcji.

zastanawiając się nad tym, które przedmioty należy pozyskać, prawdopodobnie będziesz chciał zacząć od sprawdzenia danych dawcy. Przedmioty, które wydają się robić najlepiej, będą odpowiadać zainteresowaniom uczestników i mieszczą się w ich ogólnym poziomie dochodów. Mając na uwadze te dwa czynniki, niech twój zespół zaopatrzeniowy zacznie poszukiwać przedmiotów tak wcześnie, jak to możliwe. Mogą zacząć od wykorzystania swoich osobistych kontaktów, a następnie zwrócić się do innych firm i sprzedawców detalicznych, którzy mogą być gotowi przekazać swoje produkty lub usługi, jeśli to konieczne. Zwłaszcza jeśli polegasz na wolontariuszach, pomocne może być wyposażenie zespołu ds. zaopatrzenia w zestaw narzędzi do pozyskiwania, który zawiera wszystkie materiały, których mogą potrzebować, prosząc o darowizny. Twój zestaw narzędzi może obejmować:

  • podstawowe informacje o organizacji, przyczynie i wydarzeniu
  • formularze zastawu darowizny
  • zaproszenia na Twoją aukcję
  • szablony listów motywacyjnych
  • lista możliwych pomysłów na przedmiot aukcji
  • Oświadczenia o ujawnieniu informacji charytatywnych, w stosownych przypadkach

dzięki zestawowi narzędzi do nagabywania twój zespół będzie miał wszystko, czego potrzebuje, aby poprosić o darowiznę i przyjąć ją na miejscu.

ustal datę i zarezerwuj miejsce.

wraz z zespołem zaopatrzeniowym w terenie, który zajmuje się poszukiwaniem przedmiotów, nadszedł czas, aby zespół planowania wydarzeń zaczął organizować inną logistykę związaną z Twoim wydarzeniem. Jednym z ich pierwszych obowiązków będzie ustalenie terminu i rezerwacja miejsca. Jeśli to możliwe, zaplanuj aukcję na weekend lub tydzień po 18: 00, aby ci, którzy pracują, mogli wziąć udział. Staraj się unikać wakacji lub miesięcy letnich, kiedy ludzie częściej podróżują lub są związani z wydarzeniami rodzinnymi.

około 9-6 miesięcy po tym, jak chcesz zorganizować swoje wydarzenie, zacznij sprawdzać przestrzeń wydarzenia. Rzeczywisty termin zależy od tego, kiedy miejsce jest otwarte, ale wcześniejsza rezerwacja przestrzeni powinna dać Ci dużą elastyczność. Nie brakuje doskonałych miejsc do organizowania aukcji charytatywnych, od muzeów sztuki i pól golfowych po Audytoria i domy kultury. Pamiętaj, że jeśli organizujesz cichą aukcję z licytacją mobilną, przed zarezerwowaniem miejsca przetestuj usługę wifi i komórki, aby upewnić się, że obsługuje Twoje oprogramowanie.

Promuj swoją aukcję.

teraz, gdy wszystkie szczegóły są w porządku, nadszedł czas, aby podzielić się wiadomościami o aukcji charytatywnej z lojalnymi zwolennikami! Chociaż na pewno chcesz reklamować swoją aukcję za pośrednictwem wielu kanałów, jednym z najskuteczniejszych sposobów promowania wydarzenia jest utworzenie witryny aukcyjnej. Generowane przez oprogramowanie Aukcyjne, Twoja strona aukcyjna będzie stroną internetową, która zawiera wszystkie istotne informacje o Twoim wydarzeniu. Za pośrednictwem Twojego serwisu aukcyjnego goście będą mogli:

  • dowiedz się o swojej organizacji i przyczynie
  • Kup bilety i sponsoring
  • Przeglądaj zdjęcia i opisy przedmiotów aukcji
  • Sprawdź sponsorów
  • Złóż darowizny
  • licytuj przedmioty przed wydarzeniem osobistym

udostępnij link do swojego serwisu aukcyjnego we wszelkiej korespondencji eventowej, aby zapewnić gościom wszystkie informacje potrzebne do zaangażowania się. Serwis aukcyjny eliminuje potrzebę drukowania fizycznego katalogu aukcyjnego w celu promowania swoich przedmiotów i pozwala na dalsze dodawanie nowych przedmiotów w miarę ich pojawiania się.

Skonfiguruj i zrealizuj swoją aukcję.

to dzień aukcji charytatywnej, a cała ciężka praca, którą wkładasz w planowanie, wkrótce się opłaci! Największym zadaniem, przed którym staniesz w dniu aukcji, jest konfiguracja. Będziesz chciał mieć niezbędny personel i wolontariuszy na miejscu na długo przed rozpoczęciem imprezy, więc będziesz miał wystarczająco dużo czasu, aby wszystko zrobić. Konfiguracja będzie wyglądać nieco inaczej w zależności od rodzaju aukcji, którą hostujesz.

do cichych aukcji:

  • Skonfiguruj obszary rejestracji i kasy z wieloma liniami.
  • Rozmieść stoliki wokół pokoju w sposób ułatwiający dobry przepływ ruchu.
  • Grupuj pozycje według kategorii i umieszczaj je na tabelach. Zachowaj elementy w jednym rzędzie na stół, aby były łatwo widoczne dla gości.
  • umieść namioty stołowe obok każdej pozycji, która zawiera numer pozycji, opis pozycji (w tym wszelkie ograniczenia), wartość detaliczną oraz początkową i minimalną kwotę oferty.
  • jeśli korzystasz z licytacji mobilnej, upewnij się, że usługa wifi i komórka są gotowe do pracy. Jeśli organizujesz tradycyjną cichą aukcję z arkuszami ofert, Wygeneruj arkusze i umieść je obok każdego przedmiotu.

na aukcjach na żywo:

  • Skonfiguruj strefy rejestracji i kasowania z wieloma kolejkami.
  • Rozmieść stoły i krzesła w obiekcie i umieść gości w tabeli miejsc siedzących.
  • umieść przedmioty w miejscu, w którym można je łatwo odzyskać i wyświetlić, gdy prowadzący aukcję wprowadza każdy z nich. Jeśli nie możesz wyświetlać przedmiotów osobiście, możesz rozważyć skonfigurowanie ekranu projektora do wyświetlania obrazów każdego elementu.
  • Skonfiguruj i przetestuj system nagłośnienia.

po zakończeniu konfiguracji przygotuj wolontariuszy i oczekujących na powitanie gości i zarejestruj ich, gdy zaczną przybywać. Więc niech licytacja się odbędzie! Co najważniejsze, pamiętaj, aby dobrze się bawić. Choć zbyt łatwo jest martwić się o szczegóły, gdy goście zobaczą Ciebie i twój zespół, którzy cieszą się wydarzeniem, z pewnością pójdą w ich ślady.

Bonus: chcesz zebrać jeszcze więcej na aukcji charytatywnej? Sprawdź te wskazówki dotyczące planowania imprez fundraisingowych od naszych przyjaciół z Neon!

Podziękuj współpracownikom i śledź swoje wyniki.

zwycięzcy zostali ustaleni, szczęśliwi goście wrócili do domu ze swoimi przedmiotami, a miejsce jest posprzątane. Jednak nie skończyłeś jeszcze aukcji charytatywnej. Wydarzenie Gwiezdne gwarantuje gwiezdną kontynuację, a to oznacza podziękowanie tym, którzy przyczynili się do tego i śledzenie twoich wyników. Upewnij się, że natychmiast po wydarzeniu skontaktujesz się ze wszystkimi, którzy przyczynili się do Twojej aukcji. Wielu z Twoich współpracowników to również darczyńcy przedmiotów, wolontariusze, sponsorzy i oferenci. Wszyscy twoi zwolennicy zasługują na podziękowanie, bez względu na to, jak duży lub mały jest ich wkład.

będziesz również chciał śledzić własne wyniki, zwłaszcza jeśli planujesz zorganizować kolejną aukcję w przyszłości. Jeśli do zaplanowania wydarzenia korzystałeś z oprogramowania Aukcyjnego, ocena twoich wyników powinna być dość prosta. Ponieważ wszystkie dane dotyczące produktów i oferentów są śledzone na jednej platformie, będziesz w stanie wygenerować szereg bardzo dokładnych i aktualnych raportów, które dadzą ci wgląd w to, które aspekty planowania działały dobrze, a które pozostawiły trochę miejsca na ulepszenia. Twoje aukcje będą tylko coraz bardziej popularne i opłacalne!

podczas gdy aukcje charytatywne wymagają dużo planowania i przezorności, mogą być jednymi z najbardziej lukratywnych imprez fundraisingowych non-profit. Aby dowiedzieć się jeszcze więcej o prowadzeniu aukcji charytatywnej, zapoznaj się z tym przewodnikiem od OneCause.

Karrie Woźniak jest ekspertem od mobilnego pozyskiwania funduszy. Jest wiceprezesem ds. sprzedaży & marketingu w OneCause (dawniej BidPal), wiodącej mobilnej firmie zajmującej się pozyskiwaniem funduszy, która pomaga organizacjom non-profit angażować więcej darczyńców i zbierać więcej pieniędzy. Od 2007 roku onecause pomógł tysiącom organizacji zebrać więcej niż $1.5 miliardów i połącz się z ponad 1,5 milionem zwolenników.

upewnij się, że Twoja aukcja spełnia wymagania

Aukcje, podobnie jak wszystkie rodzaje zbiórek pieniędzy, wyzwalają złożone wymagania regulacyjne. Jeśli chcesz mieć pewność, że przestrzegasz wszystkich zasad bez poświęcania mnóstwa czasu na papierkową robotę rządową, Harbor Compliance może Ci pomóc. Skontaktuj się z nami lub zadzwoń, 1-888-995-5895. Nasi specjaliści z organizacji non-profit z przyjemnością zadbają o wszystkie szczegóły.

dowiedz się o innych działaniach fundraisingowych, które mogą wywołać specjalne wymagania.
sześć rzeczy do zrobienia, gdy Twoja organizacja non-profit zarejestruje się do zbierania funduszy.
dziewięć sposobów, w jaki zgodność wpływa na twoją misję i wpływ.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.