Mise à jour en janvier 2019
Les ventes aux enchères caritatives sont un moyen amusant et excitant d’engager les donateurs et de collecter des fonds pour votre mission. Pourtant, une vente aux enchères réussie nécessite une planification minutieuse. Quel type de vente aux enchères vous conviendra le mieux? Devriez-vous organiser une vente aux enchères en ligne ou un événement en direct? Combien cela coûtera-t-il et où obtenez-vous les articles aux enchères? Ce guide vous aidera à planifier un événement inoubliable qui répond à vos objectifs de collecte de fonds.
Décidez du type d’enchère à accueillir.
Arrangements de table et repas à cinq plats. Pagaies d’enchère. Un commissaire-priseur appelle rapidement des montants en dollars. Ces images sont probablement parmi les premières qui viennent à l’esprit lorsque les gens pensent aux ventes aux enchères caritatives. Mais bien que les enchères en direct soient certainement une option populaire, elles ne sont que l’un des nombreux types de ventes aux enchères caritatives que les organisations peuvent accueillir. Ainsi, la première étape de la planification d’une vente aux enchères caritative consistera à décider exactement du type de vente aux enchères que votre organisation devrait organiser en premier lieu.
Les types les plus populaires d’enchères caritatives sont les enchères silencieuses, les enchères en direct et les enchères en ligne.
Enchères silencieuses: Ce sont des événements en personne où des objets sont placés sur des tables pour que les invités puissent les parcourir. Traditionnellement, les invités enchériront en écrivant un montant sur une feuille de papier placée à côté de l’article. Les logiciels d’enchères mobiles peuvent augmenter les dons en permettant aux invités d’enchérir facilement depuis leur smartphone. Les enchères silencieuses sont moins structurées que les enchères en direct, ce qui donne aux organisations une occasion idéale d’interagir avec les donateurs en personne. Parce que les enchères silencieuses sont plus décontractées, elles conviennent également à de nombreux types de publics et peuvent être adaptées à tous les types de paramètres. Cependant, cette nature moins structurée peut être une arme à double tranchant. Puisque vous n’aurez pas de commissaire-priseur qui dirigera le salon et divertira activement vos invités, il peut être plus difficile d’engager vos participants et de les motiver à enchérir.
Enchères en direct: Les enchères en direct sont essentiellement un type de performance en direct. Lors d’une vente aux enchères en direct, un commissaire-priseur facilite l’enchère en introduisant des articles et en appelant des montants en dollars. Afin de placer une enchère, les invités doivent capter l’attention du commissaire-priseur soit en utilisant des palettes d’enchère, soit par une autre méthode. Parce que vous aurez un vrai commissaire-priseur plus grand que nature pour diriger le spectacle, les enchères en direct ont tendance à être rapides, amusantes et très attrayantes pour les donateurs. De plus, l’urgence d’avoir à soumissionner sur place peut être une excellente incitation pour les participants à enchérir davantage! Cependant, la nature structurée d’une vente aux enchères en direct peut également être un inconvénient. Comme les invités seront assis à des tables et participeront à un spectacle en direct, votre organisation n’aura probablement pas autant de temps pour interagir avec les donateurs. Les enchères en direct sont généralement associées à des enchères silencieuses pour donner aux organisations plus d’opportunités de collecter des fonds.
Enchères en ligne: Les enchères en ligne sont similaires aux enchères silencieuses, uniquement numériques. Pour organiser une vente aux enchères en ligne, votre organisation devrait d’abord configurer un site d’enchères en ligne à l’aide d’un logiciel d’enchères. Le site propose des images et des descriptions de chaque élément que les participants peuvent parcourir sur leur ordinateur. Pour placer une enchère, les participants doivent d’abord s’inscrire sur le site en soumettant leur nom et leurs informations de carte de crédit. Parce qu’il n’y a pas d’événement physique avec une vente aux enchères en ligne, ils sont beaucoup moins chers et plus faciles à planifier, et tout le monde peut participer, peu importe la géographie. Cependant, de la même manière, il est plus difficile d’engager les donateurs avec une vente aux enchères en ligne, et vous n’aurez pas la chance d’interagir avec eux en face à face. C’est pourquoi les enchères en ligne sont généralement organisées en tandem avec des enchères silencieuses. Les organisations peuvent ouvrir des enchères en ligne avant l’événement réel pour permettre à plus de personnes d’enchérir plus longtemps et donc de collecter plus de fonds!
Bien que les enchères silencieuses, en direct et en ligne soient les types les plus courants de ventes aux enchères caritatives, vous pouvez également choisir d’organiser quelque chose d’un peu plus non conventionnel, comme une vente aux enchères chinoise ou penny social.
Au début de votre processus de planification, assurez-vous de vérifier que votre enchère répond à toutes les exigences réglementaires, y compris les enregistrements de sollicitation de bienfaisance et les déclarations de divulgation de bienfaisance.
Fixez un budget et un objectif.
Parce que les ventes aux enchères de charité ont tellement de pièces mobiles, il est important de budgétiser soigneusement. Vous devez anticiper toutes les dépenses dès le début pour vous assurer de pouvoir couvrir tous les aspects de votre événement, y compris le logiciel de vente aux enchères, les articles à vendre aux enchères, un lieu, les heures de travail du personnel, les décorations et les fournitures, les divertissements, la nourriture et les boissons. Les dons de temps et de matériel peuvent aider à réduire les coûts.
Une fois que vous avez établi un budget, vous pouvez passer à la définition d’un objectif. Combien espérez-vous récolter grâce à votre enchère? N’oubliez pas de garder votre objectif réaliste et réalisable. Bien qu’il puisse être tentant de rêver grand, fixer des objectifs trop élevés peut démoraliser votre équipe.
Recrutez une équipe.
Votre encan caritatif aura besoin de personnel et de bénévoles dédiés à l’événement, notamment:
- Un comité de planification d’événements.
- Un comité d’approvisionnement chargé de solliciter des articles aux enchères.
- Bénévoles généraux pour les tâches telles que la configuration, l’inscription, le paiement, l’exécution des articles et le nettoyage.
- Pour les enchères en direct, un commissaire-priseur chargé de gérer les enchères et de repérer les enchères pour sonder le public.
- Pour les enchères silencieuses, un maître de cérémonie pour faire des annonces, parler des articles et maintenir le programme sur la bonne voie, ainsi que des moniteurs d’enchères pour répondre aux questions, encourager les enchères et s’assurer que tout le monde respecte les règles.
La composition de votre équipe dépendra de la taille et du type de votre enchère caritative. Assurez-vous simplement d’avoir assez de mains pour couvrir tout ce qui doit être fait!
Sollicitez des objets d’enchères.
Lorsque vous réfléchissez aux éléments à solliciter, vous voudrez probablement commencer par consulter les données de vos donneurs. Les articles qui ont tendance à faire le mieux plairont aux intérêts de vos participants et correspondront à leurs niveaux de revenu généraux. Avec ces deux facteurs à l’esprit, demandez à votre équipe d’approvisionnement de commencer à chercher des articles le plus tôt possible. Ils peuvent commencer par tirer parti de leurs liens personnels, puis se tourner vers d’autres entreprises et détaillants qui pourraient être prêts à faire don de leurs produits ou services, si nécessaire. Surtout si vous comptez sur des bénévoles, il peut être utile de doter votre équipe d’approvisionnement d’une boîte à outils de sollicitation qui comprend tout le matériel dont elle pourrait avoir besoin lorsqu’elle demande des dons. Votre boîte à outils peut inclure:
- Renseignements de base sur votre organisation, votre cause et votre événement
- Formulaires d’engagement de don
- Invitations à votre vente aux enchères
- Modèles de lettre de sollicitation
- Une liste d’idées possibles d’articles aux enchères
- Déclarations de divulgation de bienfaisance, le cas échéant
Avec une boîte à outils de sollicitation, votre équipe aura tout ce dont elle a besoin pour demander et accepter des dons sur place.
Fixez une date et réservez un lieu.
Avec votre équipe d’approvisionnement sur le terrain, il est temps pour votre équipe de planification d’événements de commencer à organiser les autres logistiques liées à votre événement. L’une de leurs premières tâches sera de fixer une date et de réserver un lieu. Si possible, planifiez votre enchère pour un week-end ou une soirée de semaine après 18h, afin que ceux qui travaillent puissent y assister. Essayez d’éviter les vacances ou les mois d’été, lorsque les gens sont plus susceptibles de voyager ou d’être liés à des événements familiaux.
Environ 9 à 6 mois après le moment où vous souhaitez organiser votre événement, commencez à définir la portée d’un espace événementiel. La date réelle sera déterminée par le moment où le lieu est ouvert, mais réserver l’espace tôt devrait vous donner beaucoup de flexibilité. Il ne manque pas d’excellents lieux disponibles pour accueillir des ventes aux enchères caritatives, des musées d’art aux terrains de golf en passant par les auditoriums et les centres communautaires. Gardez à l’esprit que si vous organisez une vente aux enchères silencieuse avec enchères mobiles, vous voudrez tester le service wifi et cellulaire avant de réserver le lieu pour vous assurer qu’il peut prendre en charge votre logiciel.
Faites la promotion de votre enchère.
Maintenant que tous les détails sont en ordre, il est temps de partager les nouvelles de votre vente aux enchères caritative avec vos fidèles supporters! Bien que vous souhaitiez certainement annoncer votre vente aux enchères via plusieurs canaux, l’un des moyens les plus efficaces de promouvoir votre événement consiste à créer un site de vente aux enchères. Généré via un logiciel d’enchères, votre site d’enchères sera un site Web qui comprendra toutes les informations pertinentes sur votre événement. Grâce à votre site de vente aux enchères, les invités pourront:
- En savoir plus sur votre organisation et votre cause
- Acheter des billets et des commandites
- Parcourir les images et les descriptions des articles aux enchères
- Consultez vos commanditaires
- Faire des dons
- Enchérir sur des articles avant votre événement en personne
Partagez le lien vers votre site d’enchères dans toute correspondance d’événement pour fournir aux invités toutes les informations dont ils ont besoin pour s’impliquer. Un site d’enchères élimine le besoin d’imprimer un catalogue d’enchères physique pour promouvoir vos articles et vous permet de continuer à ajouter de nouveaux articles au fur et à mesure qu’ils entrent.
Configurez et exécutez votre enchère.
C’est le jour de votre vente aux enchères caritative, et tout le travail acharné que vous avez mis dans la planification est sur le point de payer! La plus grande tâche à laquelle vous devrez faire face le jour de la vente aux enchères est la configuration. Vous voudrez avoir le personnel et les bénévoles nécessaires sur place bien avant le début de l’événement, vous aurez donc amplement le temps de tout faire. La configuration sera un peu différente selon le type d’enchère que vous organisez.
Pour les enchères silencieuses:
- Configurez des zones d’enregistrement et de paiement avec plusieurs lignes.
- Disposez les tables autour de la pièce de manière à faciliter une bonne circulation.
- Regroupez les éléments par catégorie et placez-les sur des tables. Gardez les éléments à une ligne par table afin qu’ils soient facilement visibles par les invités.
- Placez des tentes de table à côté de chaque article qui énumèrent le numéro d’article, une description de l’article (y compris les restrictions éventuelles), la valeur au détail et les montants d’enchère de départ et minimum.
- Si vous utilisez des enchères mobiles, assurez-vous que le service wifi et cellulaire est prêt à fonctionner. Si vous organisez une enchère silencieuse traditionnelle avec des feuilles d’enchère, générez les feuilles et placez-en une à côté de chaque article.
Pour les enchères en direct:
- Configurez des zones d’enregistrement et de paiement avec plusieurs files d’attente.
- Disposez des tables et des chaises dans la salle et placez les invités dans un tableau de sièges.
- Placez les articles dans une zone où ils peuvent facilement être récupérés et affichés lorsque le commissaire-priseur les présente. Si vous ne pouvez pas présenter des éléments en personne, vous pouvez envisager de configurer un écran de projecteur pour afficher des images de chaque élément.
- Configurer et tester le système audio.
Une fois la configuration terminée, demandez aux bénévoles d’accueillir les invités et de les enregistrer lorsqu’ils commencent à arriver. Ensuite, laissez l’enchère s’ensuivre! Plus important encore, n’oubliez pas de passer un bon moment. Bien qu’il soit trop facile de s’inquiéter des détails, lorsque les invités vous voient, vous et votre équipe, profiter de l’événement, ils ne manqueront pas de faire de même.
Bonus: Vous voulez récolter encore plus lors de votre vente aux enchères caritative? Découvrez ces conseils de planification d’événements de collecte de fonds de nos amis de Neon!
Remerciez les contributeurs et suivez vos performances.
Les gagnants ont été déterminés, les heureux invités sont rentrés chez eux avec leurs articles et le lieu est tout nettoyé. Cependant, vous n’en avez pas encore fini avec votre vente aux enchères caritative. Un événement stellaire mérite un suivi stellaire, ce qui signifie remercier ceux qui ont contribué et suivre votre performance. Assurez-vous de faire un suivi auprès de tous ceux qui ont contribué à votre enchère rapidement après l’événement. Beaucoup de vos contributeurs sont également des donateurs d’articles, des bénévoles, des sponsors et des soumissionnaires. Tous vos soutiens méritent d’être remerciés, quelle que soit leur taille ou leur taille.
Vous voudrez également suivre vos propres performances, surtout si vous prévoyez d’organiser une autre vente aux enchères à l’avenir. Si vous avez utilisé un logiciel d’enchères pour planifier votre événement, l’évaluation de votre performance devrait être assez simple. Étant donné que toutes les données sur les articles et les soumissionnaires sont suivies sur une seule plate-forme, vous serez en mesure de générer une variété de rapports très précis et à jour qui vous donneront un aperçu des aspects de votre planification qui ont bien fonctionné et qui ont laissé une marge d’amélioration. Vos enchères ne feront que devenir plus populaires et rentables!
Bien que les ventes aux enchères de charité nécessitent beaucoup de planification et de prévoyance, elles peuvent être parmi les événements de collecte de fonds à but non lucratif les plus lucratifs. Pour en savoir encore plus sur la gestion d’une vente aux enchères caritative, assurez-vous de consulter ce guide de OneCause.
Karrie Wozniak est une experte de la collecte de fonds mobile. Elle est Vice-présidente des ventes & Marketing chez OneCause (anciennement BidPal), la principale société de logiciels de collecte de fonds mobiles qui aide les organisations à but non lucratif à engager plus de donateurs et à collecter plus d’argent. Depuis 2007, OneCause a aidé des milliers d’organisations à amasser plus de 1 $.5 milliards et se connecter avec plus de 1,5 million de partisans.
Assurez-vous que Votre enchère répond aux exigences
Les enchères, comme tous les types de collectes de fonds, déclenchent des exigences réglementaires complexes. Si vous voulez vous assurer que vous suivez toutes les règles sans passer une tonne de temps sur la paperasse gouvernementale, la conformité portuaire peut vous aider. Contactez-nous ou appelez-nous au 1-888-995-5895. Nos spécialistes à but non lucratif se feront un plaisir de s’occuper de tous les détails pour vous.
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