Updated January 2019
Le aste di beneficenza sono un modo divertente ed emozionante per coinvolgere i donatori e raccogliere fondi per la tua missione. Eppure un’asta di successo richiede un’attenta pianificazione. Che tipo di asta funziona meglio per voi? Dovresti tenere un’asta online o un evento dal vivo? Quanto costerà, e dove si ottiene gli articoli all’asta? Questa guida ti aiuterà a preparare i piani per un evento indimenticabile che soddisfi i tuoi obiettivi di raccolta fondi.
Decidere quale tipo di asta ospitare.
Disposizioni del tavolo e pasti di cinque portate. Pagaie offerta. Un banditore rapidamente chiamando importi in dollari. Queste immagini sono probabilmente alcuni dei primi che vengono in mente quando la gente pensa di aste di beneficenza. Ma mentre le aste dal vivo sono certamente un’opzione popolare, sono solo uno dei molti tipi di aste di beneficenza che le organizzazioni possono ospitare. Così, il primo passo per la pianificazione di un’asta di beneficenza sarà quello di decidere esattamente quale tipo di asta vostra organizzazione dovrebbe mettere in primo luogo.
I tipi più popolari di aste di beneficenza sono aste silenziose, aste dal vivo e aste online.
Aste silenziose: si tratta di eventi di persona in cui gli elementi sono collocati sui tavoli per gli ospiti di sfogliare. Tradizionalmente, gli ospiti faranno un’offerta scrivendo un importo su un foglio di carta posto accanto all’oggetto. Il software Mobile bidding può aumentare le donazioni lasciando che gli ospiti offrano comodamente dai loro smartphone. Le aste silenziose sono meno strutturate delle aste dal vivo, offrendo alle organizzazioni l’opportunità ideale di interagire di persona con i donatori. Poiché le aste silenziose sono più casuali, sono adatte anche a molti tipi di pubblico e possono essere adattate a tutti i tipi di impostazioni. Tuttavia, questa natura meno strutturata può essere un’arma a doppio taglio. Dal momento che non avrai un banditore che gestisce lo spettacolo e intrattiene attivamente i tuoi ospiti, può essere più difficile coinvolgere i tuoi partecipanti e motivarli a fare offerte.
Aste dal vivo: le aste dal vivo sono essenzialmente un tipo di performance dal vivo. Durante un’asta dal vivo, un banditore facilita l’offerta introducendo elementi e chiamando importi in dollari. Al fine di effettuare un’offerta, gli ospiti devono catturare l’attenzione del banditore utilizzando pagaie offerta o attraverso qualche altro metodo. Perché avrete un vero e proprio, banditore più grande della vita per eseguire lo spettacolo, aste dal vivo tendono ad essere veloce, divertente, e altamente coinvolgente per i donatori. Inoltre, l’urgenza di dover fare offerte sul posto può essere un grande incentivo per i partecipanti a fare offerte di più! Tuttavia, la natura strutturata di un’asta dal vivo può anche essere un aspetto negativo. Poiché gli ospiti saranno seduti ai tavoli e parteciperanno a una performance dal vivo, la tua organizzazione probabilmente non avrà più tempo per interagire con i donatori. Le aste dal vivo sono comunemente abbinate alle aste silenziose per offrire alle organizzazioni maggiori opportunità di raccolta fondi.
Aste online: le aste online sono simili alle aste silenziose, solo digitali. Per ospitare un’asta online, l’organizzazione dovrebbe prima impostare un sito di aste online utilizzando il software di aste. Il sito offre immagini e descrizioni di ogni elemento per i partecipanti di navigare sui loro computer. Per effettuare un’offerta, i partecipanti devono prima registrarsi sul sito inviando il proprio nome e i dati della carta di credito. Poiché non esiste un evento fisico con un’asta online, sono molto meno costosi e più facili da pianificare e tutti possono partecipare, indipendentemente dalla geografia. Tuttavia, allo stesso modo, è più difficile coinvolgere i donatori con un’asta online e non avrai la possibilità di interagire con loro faccia a faccia. Ecco perché le aste online sono comunemente tenute in tandem con le aste silenziose. Le organizzazioni possono aprire offerte online prima dell’evento reale per consentire a più persone di fare offerte più a lungo e, quindi, raccogliere più fondi!
Mentre le aste silenziose, live e online sono i tipi più comuni di aste di beneficenza, puoi anche scegliere di ospitare qualcosa di un po ‘ più anticonvenzionale, come un’asta cinese o penny social.
All’inizio del processo di pianificazione, assicurati di controllare che la tua asta soddisfi tutti i requisiti normativi, comprese le registrazioni di sollecitazione di beneficenza e le dichiarazioni di divulgazione di beneficenza.
Imposta un budget e un obiettivo.
Perché aste di beneficenza hanno così tante parti in movimento, è importante bilancio con attenzione. Ti consigliamo di anticipare tutte le spese fin dall’inizio per essere sicuri di poter coprire ogni aspetto del vostro evento, tra cui il software asta, oggetti all’asta, un luogo, ore di personale, decorazioni e forniture, intrattenimento, e cibo e bevande. Donazioni di tempo e materiali possono aiutare a ridurre i costi.
Una volta stabilito un budget, puoi passare alla definizione di un obiettivo. Quanto speri di raccogliere attraverso la tua asta? Ricordatevi di mantenere il vostro obiettivo realistico e raggiungibile. Mentre può essere tentati di sognare in grande, fissare obiettivi troppo alti può demoralizzare la tua squadra.
Recluta una squadra.
La tua asta di beneficenza avrà bisogno di personale e volontari dedicati all’evento, tra cui:
- Un comitato per la pianificazione di eventi.
- Un comitato per gli appalti per sollecitare articoli all’asta.
- Volontari generali per attività come set-up, registrazione, checkout, voce in esecuzione, e ripulire.
- Per le aste dal vivo, un banditore incaricato di gestire le offerte e gli spotter delle aste per raggiungere il pubblico per le offerte.
- Per le aste silenziose, un emcee per fare annunci, parlare di oggetti e mantenere il programma in pista, oltre a monitor d’asta per rispondere alle domande, incoraggiare le offerte e assicurarsi che tutti stiano seguendo le regole.
La composizione della tua squadra dipenderà dalle dimensioni e dal tipo di asta di beneficenza. Basta assicurarsi di avere abbastanza mani per coprire tutto ciò che deve essere fatto!
Sollecitare oggetti d’asta.
Quando pensi a quali elementi sollecitare, probabilmente vorrai iniziare consultando i dati del tuo donatore. Gli elementi che tendono a fare meglio si rivolge agli interessi dei partecipanti e rientrano nei loro livelli di reddito generale. Con questi due fattori in mente, chiedi al tuo team di approvvigionamento di iniziare a cercare gli articoli il prima possibile. Possono iniziare sfruttando le loro connessioni personali, quindi rivolgersi ad altre aziende e rivenditori che potrebbero essere disposti a donare i loro prodotti o servizi, se necessario. Soprattutto se ti affidi a volontari, può essere utile dotare il tuo team di approvvigionamento di un toolkit di sollecitazione che include tutti i materiali di cui potrebbero aver bisogno quando chiedono donazioni. Il tuo toolkit potrebbe includere:
- informazioni di Base sull’azienda, la causa e l’evento
- Donazione pegno forme
- Inviti per la vostra asta
- Sollecitazione modelli di lettera
- Un elenco di possibili asta idee
- Beneficenza dichiarazioni, ove applicabile
Con una sollecitazione toolkit, il vostro team di tutto ciò di cui hanno bisogno di chiedere e accettare donazioni sul posto.
Imposta una data e prenota una sede.
Con il tuo team di approvvigionamento sul campo che analizza gli articoli, è tempo che il tuo team di pianificazione degli eventi inizi a organizzare gli altri aspetti logistici relativi al tuo evento. Uno dei loro primi compiti sarà quello di fissare una data e prenotare un luogo. Se possibile, pianifica la tua asta per un fine settimana o una settimana dopo le 6 di sera, in modo che coloro che lavorano possano partecipare. Cerca di evitare le vacanze o i mesi estivi, quando le persone hanno maggiori probabilità di viaggiare o di essere legate a eventi familiari.
Circa 9-6 mesi da quando si desidera ospitare il vostro evento, iniziare scoping fuori uno spazio evento. La data effettiva sarà determinata da quando la sede è aperta, ma prenotare lo spazio in anticipo dovrebbe dare un sacco di flessibilità. Non c’è carenza di eccellenti luoghi disponibili per ospitare aste di beneficenza, da musei d’arte e campi da golf a auditorium e centri comunitari. Tieni presente che, se stai ospitando un’asta silenziosa con offerte mobili, ti consigliamo di testare il servizio wifi e cellulare prima di prenotare la sede per assicurarti che possa supportare il tuo software.
Promuovi la tua asta.
Ora che tutti i dettagli sono in ordine, è il momento di condividere la notizia della tua asta di beneficenza con i tuoi fedeli sostenitori! Mentre sicuramente vorrai pubblicizzare la tua asta attraverso più canali, uno dei modi più efficaci per promuovere il tuo evento è creare un sito di aste. Generato attraverso il software di aste, il tuo sito di aste sarà un sito web che include tutte le informazioni pertinenti sul tuo evento. Attraverso il tuo sito di aste, gli ospiti saranno in grado di:
- Imparare circa la vostra organizzazione e causa
- Acquista i biglietti e le sponsorizzazioni
- Sfoglia le immagini e le descrizioni di oggetti all’asta,
- Check out sponsor
- Fare donazioni
- Offerta su elementi in anticipo dei vostri eventi della persona
Condividere il link al tuo sito di aste in ogni caso la corrispondenza degli ospiti per fornire tutte le informazioni necessarie per partecipare. Un sito di aste elimina la necessità di stampare un catalogo di aste fisiche per promuovere i tuoi articoli e ti consente di continuare ad aggiungere nuovi articoli man mano che entrano.
Imposta ed esegui la tua asta.
E ‘ il giorno della vostra asta di beneficenza, e tutto il duro lavoro si mette in pianificazione sta per pagare! Il compito più grande che affronterai il giorno dell’asta è l’installazione. Ti consigliamo di avere il personale necessario e volontari sul posto ben prima che l’evento è impostato per iniziare, in modo da avere tutto il tempo per ottenere tutto fatto. Impostare avrà un aspetto un po ‘ diverso a seconda del tipo di asta che stai ospitando.
Per le aste silenziose:
- Impostare le aree di registrazione e checkout con più linee.
- Disporre i tavoli intorno alla stanza in modo da facilitare un buon flusso di traffico.
- Raggruppa gli elementi per categoria e posizionali sulle tabelle. Mantieni gli elementi su una riga per tabella in modo che siano facilmente visibili agli ospiti.
- Posizionare tende da tavolo accanto a ciascun elemento che elenca il numero dell’articolo, una descrizione dell’elemento (comprese eventuali restrizioni), il valore al dettaglio e gli importi di partenza e di offerta minima.
- Se si utilizza mobile bidding, assicurarsi che il wifi e il servizio cellulare è buono per andare. Se stai ospitando un’asta silenziosa tradizionale con fogli di offerta, genera i fogli e posizionali accanto a ciascun elemento.
Per aste live:
- Imposta le aree di registrazione e checkout con più code.
- Disporre tavoli e sedie nella sede e posizionare gli ospiti in una tabella di posti a sedere.
- Posiziona gli oggetti in un’area in cui possono essere facilmente recuperati e visualizzati mentre il banditore li introduce. Se non è possibile caratterizzare gli elementi di persona, si potrebbe considerare l’impostazione di uno schermo del proiettore per visualizzare le immagini di ogni elemento.
- Impostare e testare il sistema audio.
Una volta che l’installazione è finita, avere volontari pronti e in attesa di salutare gli ospiti e registrarli come cominciano ad arrivare. Quindi, lascia che l’offerta ne consegua! Soprattutto, ricordatevi di avere un buon tempo. Mentre è fin troppo facile preoccuparsi dei dettagli, quando gli ospiti vedono te e il tuo team godersi l’evento, sono sicuri di seguire l’esempio.
Bonus: Vuoi raccogliere ancora di più alla tua asta di beneficenza? Dai un’occhiata a questi suggerimenti per la pianificazione di eventi di raccolta fondi dai nostri amici a Neon!
Grazie collaboratori e monitorare le prestazioni.
I vincitori sono stati determinati, gli ospiti felici sono tornati a casa con i loro oggetti e il luogo è stato ripulito. Tuttavia, non hai ancora finito con la tua asta di beneficenza. Un evento stellare garantisce un follow-up stellare, e questo significa ringraziare coloro che hanno contribuito e monitorare le tue prestazioni. Assicurati di seguire tutti coloro che hanno contribuito alla tua asta subito dopo l’evento. Molti dei tuoi collaboratori sono anche donatori di articoli, volontari, sponsor e offerenti. Tutti i tuoi sostenitori meritano di essere ringraziati, non importa quanto grande o piccolo il loro contributo.
Ti consigliamo anche di monitorare le proprie prestazioni, soprattutto se si prevede di ospitare un’altra asta in futuro. Se hai utilizzato il software di aste per pianificare il tuo evento, valutare le tue prestazioni dovrebbe essere abbastanza semplice. Poiché tutti i dati degli articoli e degli offerenti sono tracciati in un’unica piattaforma, sarete in grado di generare una serie di report altamente accurati e aggiornati che vi forniranno informazioni su quali aspetti della pianificazione hanno funzionato bene e quali hanno lasciato qualche margine di miglioramento. Le tue aste continueranno solo a diventare più popolari e redditizie!
Mentre le aste di beneficenza richiedono molta pianificazione e accortezza, possono essere alcuni degli eventi di raccolta fondi senza scopo di lucro più redditizi. Per saperne di più sull’esecuzione di un’asta di beneficenza, assicuratevi di controllare questa guida da OneCause.
Karrie Wozniak è un esperto di raccolta fondi mobile. Lei è Vice Presidente delle vendite & Marketing a OneCause (ex BidPal), la principale società di software di raccolta fondi mobile che aiuta le organizzazioni non profit coinvolgere più donatori e raccogliere più soldi. Dal 2007, OneCause ha aiutato migliaia di organizzazioni a raccogliere più di $1.5 miliardi e connettersi con oltre 1,5 milioni di sostenitori.
Assicurati che la tua asta soddisfi i requisiti
Le aste, come tutti i tipi di raccolte di fondi, attivano requisiti normativi complessi. Se si vuole fare in modo che si sta seguendo tutte le regole senza spendere un sacco di tempo sul lavoro di ufficio del governo, la conformità porto può aiutare. Basta mettersi in contatto o darci una chiamata, 1-888-995-5895. I nostri specialisti senza scopo di lucro saranno lieti di prendersi cura di tutti i dettagli per voi.
Ulteriori informazioni su altre attività di raccolta fondi che possono innescare requisiti speciali.
Sei cose da fare una volta che la tua organizzazione no-profit si è registrata per la raccolta fondi.
La conformità a nove modi influisce sulla tua missione e sul tuo impatto.