planlægning af en velgørenhedsauktion: en Begyndervejledning

planlægning af en velgørenhedsauktion - en Begyndervejledning

Opdateret januar 2019

velgørenhedsauktioner er en sjov og spændende måde at engagere donorer og skaffe penge til din mission. Men en vellykket auktion kræver omhyggelig planlægning. Hvilken type auktion fungerer bedst for dig? Skal du holde en online auktion eller en live begivenhed? Hvor meget vil det koste, og hvor får du varerne til auktion? Denne guide hjælper dig med at lægge planerne for en uforglemmelig begivenhed, der opfylder dine fundraising-mål.

nonprofit Compliance Checklist er din organisation på rette spor til at opfylde sine lovgivningsmæssige krav? Brug denne tjekliste til at spore status for din overholdelse.Hent nu.

Bestem, hvilken type auktion der skal være vært for.

Bordarrangementer og fem retters måltider. Byd padler. En auktionarius kalder hurtigt dollarbeløb. Disse billeder er sandsynligvis nogle af de første, der kommer til at tænke på, når folk tænker på velgørenhedsauktioner. Men mens levende auktioner er helt sikkert en populær mulighed, de er blot en af de mange typer af velgørenhed auktioner, som organisationer kan være vært. Således vil det første skridt til at planlægge en velgørenhedsauktion være at beslutte nøjagtigt, hvilken type auktion din organisation skal påtage sig i første omgang.

de mest populære typer af velgørenhedsauktioner er tavse auktioner, live auktioner og online auktioner.

tavse auktioner: dette er personlige begivenheder, hvor genstande placeres på borde, som gæsterne kan gennemse. Traditionelt vil gæsterne byde ved at skrive et beløb på et ark papir placeret ved siden af varen. Mobile budprogrammer kan øge donationer ved at lade gæsterne byde bekvemt fra deres smartphones. Silent auktioner er mindre struktureret end levende auktioner, giver organisationer en ideel mulighed for at interagere med donorer i person. Fordi tavse auktioner er mere afslappede, er de også velegnede til mange typer målgrupper og kan tilpasses alle typer indstillinger. Denne mindre strukturerede natur kan dog være et dobbeltkantet sværd. Da du ikke vil have en auktionarius kører vis og aktivt underholdende dine gæster, kan det være sværere at engagere dine deltagere og motivere dem til at byde.

live auktioner: Live auktioner er i det væsentlige en type live performance. Under en live auktion letter en auktionær budgivningen ved at introducere varer og kalde dollarbeløb. For at afgive et bud, gæster skal fange auktionarius opmærksomhed enten ved hjælp af bud padler eller gennem en anden metode. Fordi du har en reel, større end livet auktionarius at køre Vis, levende auktioner tendens til at være hurtig, sjov, og meget engagerende for donorer. Plus, det haster med at skulle byde på stedet kan være et stort incitament for deltagerne til at byde mere! Imidlertid kan den strukturerede karakter af en live auktion også være en ulempe. Da gæsterne sidder ved bordene og deltager i en liveoptræden, har din organisation sandsynligvis ikke så meget tid til at interagere med donorer. Live auktioner er ofte parret med tavse auktioner for at give organisationer flere muligheder for at fundraise.

online-auktioner: online-auktioner ligner tavse auktioner, kun digitale. For at være vært for en online auktion skal din organisation først oprette et online auktionssted ved hjælp af auktionsprogrammer. Sitet indeholder billeder og beskrivelser af hvert element for deltagerne at gennemse på deres computere. For at afgive et bud skal deltagerne først registrere sig på siden ved at indsende deres navn og kreditkortoplysninger. Fordi der ikke er nogen fysisk begivenhed med en online auktion, er de meget billigere og lettere at planlægge, og alle kan deltage, uanset geografi. Men af samme grund er det sværere at engagere donorer med en online auktion, og du har ikke chancen for at interagere med dem ansigt til ansigt. Det er derfor, online auktioner er almindeligt afholdt i tandem med tavse auktioner. Organisationer kan åbne online-bud forud for den faktiske begivenhed for at give flere mennesker mulighed for at byde længere, og dermed, skaffe flere midler!

mens tavse, live og online auktioner er de mest almindelige typer velgørenhedsauktioner, kan du også vælge at være vært for noget lidt mere ukonventionelt, som en kinesisk auktion eller penny social.

tidligt i din planlægningsproces skal du sørge for at kontrollere, at din auktion opfylder alle lovkrav, herunder velgørende anmodningsregistreringer og velgørende oplysningserklæringer.

sæt et budget og et mål.

da velgørenhedsauktioner har så mange bevægelige dele, er det vigtigt at budgettere omhyggeligt. Du vil gerne forudse alle udgifter fra starten for at sikre, at du kan dække alle aspekter af din begivenhed, herunder auktionsprogrammer, varer til auktion, et sted, personaletimer, dekorationer og forsyninger, underholdning og mad og drikke. Donationer af tid og materialer kan hjælpe med at reducere omkostningerne.

når du har oprettet et budget, kan du gå videre til at sætte et mål. Hvor meget håber du at hæve gennem din auktion? Husk at holde dit mål realistisk og opnåeligt. Selvom det kan være fristende at drømme stort, kan det at sætte mål, der er for høje, demoralisere dit hold.

rekrutter et hold.

din velgørenhedsauktion har brug for Personale og frivillige dedikeret til begivenheden, herunder:

  • et arrangementsplanlægningsudvalg.
  • et indkøbsudvalg til at anmode om auktionsartikler.
  • generelle frivillige til opgaver som opsætning, registrering, checkout, varekørsel og oprydning.
  • for levende auktioner, en auktionarius ansvarlig for at køre bud og auktion Spottere til rækkevidde ud publikum for bud.
  • for tavse auktioner, en emcee at gøre annonceringer, tale op elementer, og holde programmet på sporet, plus auktion skærme til at besvare spørgsmål, tilskynde budgivning, og sørg for alle spiller efter reglerne.

sammensætningen af dit team afhænger af størrelsen og typen af din velgørenhedsauktion. Bare sørg for at du har nok hænder til at dække alt, hvad der skal gøres!

hverve auktion poster.

når du tænker over, hvilke emner du skal anmode om, vil du sandsynligvis starte med at konsultere dine donordata. De elementer, der har tendens til at gøre bedst vil appellere til dine deltageres interesser og falder inden for deres generelle indkomstniveauer. Med disse to faktorer i tankerne skal dit indkøbsteam begynde at søge varer så tidligt som muligt. De kan starte med at udnytte deres personlige forbindelser og derefter henvende sig til andre virksomheder og detailhandlere, der måske er villige til at donere deres produkter eller tjenester, hvis det er nødvendigt. Især hvis du stoler på frivillige, kan det være nyttigt at udstyre dit indkøbsteam med et anmodningsværktøjssæt, der indeholder alt det materiale, de måtte have brug for, når de beder om donationer. Dit værktøjssæt kan omfatte:

  • grundlæggende oplysninger om din organisation, årsag og begivenhed
  • Donationsløftningsformularer
  • invitationer til din auktion
  • Opfordringsbrevskabeloner
  • en liste over mulige auktionsvareideer
  • velgørende oplysningserklæringer, hvor det er relevant

med en opfordring toolkit, dit team vil have alt, hvad de har brug for at anmode om og acceptere donationer på stedet.

Indstil en dato og book et sted.

med dit indkøbsteam på jorden, der afgrænser emner, er det tid for dit begivenhedsplanlægningsteam at begynde at organisere den anden logistik, der er relateret til dit arrangement. En af deres første opgaver vil være at indstille en dato og booke et sted. Hvis det er muligt, planlægge din auktion for en helgen eller ugedag efter 6 PM, så de, der arbejder vil være i stand til at deltage. Prøv at undgå helligdage eller sommermåneder, når folk er mere tilbøjelige til at rejse eller bundet med familiebegivenheder.

om 9-6 måneder ud fra, når du ønsker at være vært for dit arrangement, begynde scoping ud en begivenhed plads. Den faktiske dato bestemmes af, hvornår lokalet er åbent, men at booke pladsen tidligt skal give dig masser af fleksibilitet. Der er ingen mangel på fremragende spillesteder til rådighed for at være vært for velgørenhedsauktioner, fra kunstmuseer og golfbaner til auditorier og samfundscentre. Husk, at hvis du er vært for en stille auktion med mobilbudgivning, skal du teste trådløst internet og celletjeneste, før du booker lokalet for at sikre, at det kan understøtte dit program.

fremme din auktion.

nu hvor alle detaljerne er i orden, er det tid til at dele nyheden om din velgørenhedsauktion med dine loyale tilhængere! Mens du helt sikkert vil annoncere din auktion gennem flere kanaler, er en af de mest effektive måder at promovere din begivenhed på at oprette et auktionssted. Genereret gennem auktion program, vil din auktion site være en hjemmeside, der indeholder alle de relevante oplysninger om dit arrangement. Gennem dit auktionssted vil gæsterne kunne:

  • Lær om din organisation og årsag
  • Køb billetter og sponsorater
  • Gennemse Billeder og beskrivelser af auktionsartikler
  • Tjek dine sponsorer
  • Lav donationer
  • Byd på varer forud for din personlige begivenhed

del linket til dit auktionssted i al korrespondance for at give gæsterne alle de oplysninger, de har brug for for at blive involveret. Et auktionssted eliminerer behovet for at udskrive et fysisk auktionskatalog for at promovere dine varer og giver dig mulighed for at fortsætte med at tilføje nye varer, når de kommer ind.

Opsæt og udfør din auktion.

det er dagen for din velgørenhedsauktion, og alt det hårde arbejde, du lægger i planlægningen, er ved at betale sig! Den største opgave, du står over for auktionsdagen, er opsætning. Du vil have det nødvendige personale og frivillige på stedet i god tid, før begivenheden er indstillet til at starte, så du har rigelig tid til at få alt gjort. Opsætning vil se lidt anderledes ud afhængigt af hvilken type auktion du er vært for.

til stille auktioner:

  • Opsæt registrerings-og kasseområder med flere linjer.
  • Arranger borde rundt i lokalet på en måde, der letter god trafikstrøm.
  • gruppe elementer efter kategori og placere dem på tabeller. Hold elementer til en række pr tabel, så de er let synlige for gæster.
  • Placer bordtelt ved siden af hvert element, der viser varenummer, en beskrivelse af varen (inklusive eventuelle begrænsninger), detailværdi og start-og minimumsbudbeløb.
  • hvis du bruger mobilbudgivning, skal du sørge for, at trådløst internet-og celletjenesten er god at gå. Hvis du er vært for en traditionel lydløs auktion med budark, skal du generere arkene og placere en ved siden af hver vare.

til live auktioner:

  • Opsæt registrerings-og kasseområder med flere køer.
  • Arranger borde og stole i lokalet og placer gæsterne i et siddekort.
  • Placer genstande i et område, hvor de let kan hentes og vises, når auktionæren introducerer hver enkelt. Hvis du ikke kan indeholde elementer personligt, kan du overveje at konfigurere en projektorskærm til at vise billeder af hvert element.
  • Opsætning og afprøvning af lydsystemet.

når opsætningen er overstået, har frivillige klar og venter på at hilse gæster og registrere dem, når de begynder at ankomme. Lad derefter budgivningen følge! Vigtigst er det, husk at have det godt. Selvom det er alt for let at bekymre sig om detaljerne, når gæsterne ser dig og dit team nyde begivenheden, er de sikker på at følge trop.

Bonus: vil du rejse endnu mere på din velgørenhedsauktion? Tjek disse tips til planlægning af fundraising-begivenheder fra vores venner på Neon!

Tak bidragydere og spore din præstation.

vinderne er blevet bestemt, de glade gæster er gået hjem med deres genstande, og lokalet er alt ryddet op. Du er dog ikke helt færdig med din velgørenhedsauktion endnu. En stjernebegivenhed garanterer en stjernernes opfølgning, og det betyder at takke dem, der har bidraget, og spore din præstation. Sørg for at følge op med alle, der har bidraget til din auktion straks efter begivenheden. Mange af dine bidragydere er også element donorer, frivillige, sponsorer og tilbudsgivere. Alle dine tilhængere fortjener at blive takket, uanset hvor store eller små deres bidrag.

du vil også gerne spore din egen præstation, især hvis du planlægger at være vært for en anden auktion i fremtiden. Hvis du brugte auktionsprogrammer til at planlægge din begivenhed, bør evaluering af din præstation være ret ligetil. Da alle vare-og buddata spores i en platform, vil du være i stand til at generere en række meget nøjagtige og opdaterede rapporter, der giver dig indsigt i, hvilke aspekter af din planlægning der fungerede godt, og som efterlod noget plads til forbedring. Dine auktioner bliver kun mere populære og rentable!

mens velgørenhed auktioner kræver en masse planlægning og omtanke, kan de være nogle af de mest lukrative nonprofit fundraising begivenheder. For at lære endnu mere om at køre en velgørenhedsauktion, sørg for at tjekke denne vejledning fra OneCause.

karry er ekspert i mobil fundraising. Hun er Vice President of Sales & Marketing hos Onecause (tidligere BidPal), det førende mobile fundraising-programfirma, der hjælper nonprofitorganisationer med at engagere flere donorer og skaffe flere penge. Siden 2007 har OneCause hjulpet tusindvis af organisationer med at rejse mere end $1.5 milliarder og forbinde med over 1,5 millioner tilhængere.

sørg for, at din auktion opfylder kravene

auktioner, som alle typer fundraisers, udløser komplekse lovkrav. Hvis du vil sikre dig, at du følger alle reglerne uden at bruge masser af tid på regeringens papirarbejde, kan Harbor Compliance hjælpe. Bare kontakt os eller ring til os, 1-888-995-5895. Vores nonprofit specialister vil være glade for at tage sig af alle detaljerne for dig.

Lær om andre fundraising aktiviteter, der kan udløse særlige krav.
seks ting at gøre, når din nonprofit har registreret til fundraising.
ni måder overholdelse påvirker din mission og indvirkning.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.