Actualizado en enero de 2019
Las subastas benéficas son una forma divertida y emocionante de atraer donantes y recaudar dinero para su misión. Sin embargo, una subasta exitosa requiere una planificación cuidadosa. ¿Qué tipo de subasta funcionará mejor para usted? ¿Debe realizar una subasta en línea o un evento en vivo? ¿Cuánto costará y dónde se subastan los artículos? Esta guía le ayudará a trazar los planes para un evento inolvidable que cumpla con sus objetivos de recaudación de fondos.
Decide qué tipo de subasta organizar.
Arreglos de mesa y comidas de cinco platos. Palas de oferta. Un subastador pidiendo rápidamente cantidades en dólares. Estas imágenes son probablemente algunas de las primeras que vienen a la mente cuando la gente piensa en subastas de caridad. Pero mientras que las subastas son sin duda una opción popular, son sólo uno de los muchos tipos de subastas de caridad que las organizaciones de acogida. Por lo tanto, el primer paso para planificar una subasta de caridad será decidir exactamente qué tipo de subasta debe realizar su organización en primer lugar.
Los tipos más populares de subastas de caridad son subastas silenciosas, subastas en vivo y subastas en línea.
Subastas silenciosas: Se trata de eventos en persona en los que los artículos se colocan en mesas para que los invitados puedan navegar. Tradicionalmente, los huéspedes pujarán escribiendo una cantidad en una hoja de papel colocada al lado del artículo. El software de pujas móviles puede aumentar las donaciones al permitir que los huéspedes pujan cómodamente desde sus teléfonos inteligentes. Las subastas silenciosas son menos estructuradas que las subastas en vivo, lo que brinda a las organizaciones la oportunidad ideal de interactuar con los donantes en persona. Debido a que las subastas silenciosas son más informales, también son adecuadas para muchos tipos de audiencias y se pueden adaptar a todo tipo de entornos. Sin embargo, esta naturaleza menos estructurada puede ser un arma de doble filo. Dado que no tendrá un subastador que dirija el espectáculo y entretenga activamente a sus invitados, puede ser más difícil involucrar a sus participantes y motivarlos a pujar.
Subastas en vivo: Las subastas en vivo son esencialmente un tipo de actuación en vivo. Durante una subasta en vivo, un subastador facilita la puja introduciendo artículos y pidiendo cantidades en dólares. Para hacer una oferta, los invitados deben captar la atención del subastador, ya sea mediante paletas de oferta o a través de algún otro método. Debido a que tendrá un subastador real y más grande que la vida para dirigir el espectáculo, las subastas en vivo tienden a ser rápidas, divertidas y altamente atractivas para los donantes. Además, la urgencia de tener que pujar en el acto puede ser un gran incentivo para que los asistentes pujan más. Sin embargo, la naturaleza estructurada de una subasta en vivo también puede ser un inconveniente. Debido a que los invitados se sentarán en las mesas y participarán en una actuación en vivo, es probable que su organización no tenga tanto tiempo para interactuar con los donantes. Las subastas en vivo se combinan comúnmente con subastas silenciosas para dar a las organizaciones más oportunidades de recaudar fondos.
Subastas en línea: Las subastas en línea son similares a las subastas silenciosas, solo digitales. Para organizar una subasta en línea, su organización primero tendría que configurar un sitio de subastas en línea utilizando un software de subastas. El sitio presenta imágenes y descripciones de cada elemento para que los participantes puedan navegar en sus computadoras. Para hacer una oferta, los participantes primero tienen que registrarse en el sitio enviando su nombre y la información de su tarjeta de crédito. Debido a que no hay un evento físico con una subasta en línea, son mucho menos costosos y más fáciles de planificar, y todos pueden participar, independientemente de la geografía. Sin embargo, de la misma manera, es más difícil involucrar a los donantes con una subasta en línea, y no tendrá la oportunidad de interactuar con ellos cara a cara. Es por eso que las subastas en línea se llevan a cabo comúnmente en conjunto con las subastas silenciosas. Las organizaciones pueden abrir pujas en línea antes del evento real para permitir que más personas pujan por más tiempo y, por lo tanto, recaudar más fondos.
Si bien las subastas silenciosas, en vivo y en línea son los tipos más comunes de subastas de caridad, también puede optar por organizar algo un poco más poco convencional, como una subasta china o penny social.
Al principio de su proceso de planificación, asegúrese de verificar que su subasta cumpla con todos los requisitos reglamentarios, incluidos los registros de solicitud de caridad y las declaraciones de divulgación de caridad.
Establezca un presupuesto y una meta.
Debido a que las subastas de caridad tienen tantas partes móviles, es importante presupuestar cuidadosamente. Querrá anticipar todos los gastos desde el principio para asegurarse de que puede cubrir todos los aspectos de su evento, incluido el software de subasta, los artículos para la subasta, el lugar, las horas del personal, las decoraciones y los suministros, el entretenimiento y la comida y las bebidas. Las donaciones de tiempo y materiales pueden ayudar a reducir los costos.
Una vez que haya establecido un presupuesto, puede pasar a establecer una meta. ¿Cuánto espera recaudar a través de su subasta? Recuerde mantener su objetivo realista y alcanzable. Si bien puede ser tentador soñar en grande, establecer metas demasiado elevadas puede desmoralizar a su equipo.
Recluta un equipo.
Su subasta de caridad necesitará personal y voluntarios dedicados al evento, incluidos:
- Un comité de planificación de eventos.
- Un comité de adquisiciones para solicitar artículos de subasta.
- Voluntarios generales para tareas como configuración, registro, pago, ejecución de artículos y limpieza.
- Para subastas en vivo, un subastador a cargo de dirigir las ofertas y los observadores de subastas para buscar a la audiencia para las ofertas.
- Para subastas silenciosas, un maestro de ceremonias para hacer anuncios, hablar sobre los artículos y mantener el programa en marcha, además de monitores de subastas para responder preguntas, alentar las ofertas y asegurarse de que todos cumplan con las reglas.
La composición de tu equipo dependerá del tamaño y el tipo de subasta benéfica. ¡Solo asegúrate de tener suficientes manos para cubrir todo lo que hay que hacer!
Solicitar artículos de subasta.
Al pensar en qué artículos solicitar, probablemente querrá comenzar consultando los datos de sus donantes. Los elementos que tienden a funcionar mejor atraerán los intereses de los asistentes y se ajustarán a sus niveles generales de ingresos. Teniendo en cuenta estos dos factores, haga que su equipo de adquisiciones comience a buscar artículos lo antes posible. Pueden comenzar aprovechando sus conexiones personales, y luego recurrir a otras empresas y minoristas que podrían estar dispuestos a donar sus productos o servicios, si es necesario. Especialmente si depende de voluntarios, puede ser útil equipar a su equipo de adquisiciones con un kit de herramientas de solicitud que incluya todos los materiales que puedan necesitar al solicitar donaciones. Su kit de herramientas puede incluir:
- Información básica sobre su organización, causa y evento
- Formularios de compromiso de donación
- Invitaciones a su subasta
- Plantillas de cartas de solicitud
- Una lista de posibles ideas de artículos de subasta
- Declaraciones de divulgación caritativas, cuando corresponda
Con un kit de herramientas de solicitud, su equipo tendrá todo lo que necesita para solicitar y aceptar donaciones en el acto.
Establezca una fecha y reserve un lugar.
Con su equipo de adquisiciones en el terreno analizando los artículos, es hora de que su equipo de planificación de eventos comience a organizar el resto de la logística relacionada con su evento. Una de sus primeras tareas será fijar una fecha y reservar un lugar. Si es posible, programe su subasta para un fin de semana o una noche de semana después de las 6 PM, para que los que trabajan puedan asistir. Trate de evitar las vacaciones o los meses de verano, cuando es más probable que las personas viajen o estén atadas a eventos familiares.
Aproximadamente 9-6 meses después de que desee organizar su evento, comience a explorar un espacio para eventos. La fecha real se determinará cuando el lugar esté abierto, pero reservar el espacio con anticipación debería darle mucha flexibilidad. No hay escasez de excelentes lugares disponibles para celebrar subastas benéficas, desde museos de arte y campos de golf hasta auditorios y centros comunitarios. Tenga en cuenta que, si está organizando una subasta silenciosa con pujas móviles, querrá probar el servicio wifi y celular antes de reservar el lugar para asegurarse de que sea compatible con su software.
Promociona tu subasta.
Ahora que todos los detalles están en orden, ¡es hora de compartir las noticias de su subasta de caridad con sus leales seguidores! Si bien definitivamente querrás anunciar tu subasta a través de múltiples canales, una de las formas más efectivas de promocionar tu evento es configurar un sitio de subastas. Generado a través del software de subastas, su sitio de subastas será un sitio web que incluirá toda la información pertinente sobre su evento. A través de su sitio de subastas, los invitados podrán::
- Conozca su organización y causa
- Compre entradas y patrocinios
- Busque imágenes y descripciones de artículos de subasta
- Consulte a sus patrocinadores
- Haga donaciones
- Puje por artículos antes de su evento en persona
Comparta el enlace a su sitio de subastas en toda la correspondencia del evento para proporcionar a los invitados toda la información que necesitan para participar. Un sitio de subastas elimina la necesidad de imprimir un catálogo de subastas físico para promocionar sus artículos y le permite continuar agregando nuevos artículos a medida que ingresan.
Configure y ejecute su subasta.
Es el día de su subasta de caridad, ¡y todo el arduo trabajo que puso en la planificación está a punto de dar sus frutos! La tarea más grande que enfrentará el día de la subasta es la configuración. Querrá tener el personal y los voluntarios necesarios en el lugar mucho antes de que comience el evento, por lo que tendrá tiempo suficiente para hacer todo. La configuración se verá un poco diferente dependiendo del tipo de subasta que estés organizando.
Para subastas silenciosas:
- Configure áreas de registro y pago con varias líneas.
- Organice las mesas alrededor de la sala de una manera que facilite un buen flujo de tráfico.
- Agrupe los artículos por categoría y colóquelos en las mesas. Mantenga los artículos en una fila por mesa para que sean fácilmente visibles para los invitados.
- Coloque carpas de mesa junto a cada artículo que enumeren el número de artículo, una descripción del artículo (incluidas las restricciones), el valor de venta al público y los montos iniciales y mínimos de puja.
- Si utiliza pujas móviles, asegúrese de que el servicio wifi y celular esté listo para usar. Si está organizando una subasta silenciosa tradicional con hojas de oferta, genere las hojas y colóquelas junto a cada artículo.
Para subastas en vivo:
- Configure áreas de registro y pago con múltiples colas.
- Organice mesas y sillas en el lugar y coloque a los invitados en una tabla de asientos.
- Coloque los artículos en un área donde se puedan recuperar y mostrar fácilmente a medida que el subastador introduce cada uno. Si no puede mostrar elementos en persona, puede considerar configurar una pantalla de proyector para mostrar imágenes de cada elemento.
- Configure y pruebe el sistema de sonido.
Una vez que la configuración haya terminado, tenga voluntarios listos y esperando para saludar a los invitados y registrarlos a medida que comiencen a llegar. ¡Entonces, que siga la puja! Lo más importante, recuerde pasar un buen rato. Si bien es muy fácil preocuparse por los detalles, cuando los invitados lo vean a usted y a su equipo disfrutando del evento, seguramente seguirán su ejemplo.Bono
: ¿Quieres recaudar aún más en tu subasta benéfica? ¡Echa un vistazo a estos consejos de planificación de eventos para recaudar fondos de nuestros amigos de Neon!
Agradece a los colaboradores y haz un seguimiento de tu rendimiento.
Los ganadores han sido determinados, los felices invitados han caminado a casa con sus artículos, y el lugar está todo limpio. Sin embargo, aún no has terminado con tu subasta de caridad. Un evento estelar garantiza un seguimiento estelar, y eso significa agradecer a aquellos que contribuyeron y hacer un seguimiento de su desempeño. Asegúrese de hacer un seguimiento con todos los que contribuyeron a su subasta inmediatamente después del evento. Muchos de sus contribuyentes también son donantes de artículos, voluntarios, patrocinadores y postores. Todos tus seguidores merecen ser agradecidos, sin importar cuán grandes o pequeñas sean sus contribuciones.
También querrás hacer un seguimiento de tu propio rendimiento, especialmente si planeas organizar otra subasta en el futuro. Si utilizó un software de subasta para planificar su evento, evaluar su rendimiento debería ser bastante sencillo. Dado que todos los datos de artículos y licitadores se rastrean en una plataforma, podrá generar una variedad de informes actualizados y altamente precisos que le brindarán información sobre qué aspectos de su planificación funcionaron bien y cuáles dejaron margen de mejora. ¡Sus subastas solo se volverán más populares y rentables!
Si bien las subastas de caridad requieren mucha planificación y previsión, pueden ser algunos de los eventos de recaudación de fondos sin fines de lucro más lucrativos. Para obtener más información sobre cómo organizar una subasta de caridad, asegúrate de consultar esta guía de OneCause.
Karrie Wozniak es una experta en recaudación de fondos móviles. Es Vicepresidenta de Ventas & Marketing en OneCause (anteriormente BidPal), la compañía líder de software de recaudación de fondos para móviles que ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a involucrar a más donantes y recaudar más dinero. Desde 2007, OneCause ha ayudado a miles de organizaciones a recaudar más de $1.5 mil millones y conecta con más de 1,5 millones de seguidores.
Asegúrese de Que Su Subasta Cumpla con los Requisitos
Las subastas, al igual que todos los tipos de recaudaciones de fondos, activan requisitos normativos complejos. Si desea asegurarse de que está siguiendo todas las reglas sin gastar mucho tiempo en papeleo gubernamental, Harbor Compliance puede ayudarlo. Ponte en contacto o llámanos al 1-888-995-5895. Nuestros especialistas sin fines de lucro se encargarán de todos los detalles por usted.
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