Planen einer Wohltätigkeitsauktion: Ein Leitfaden für Anfänger

Aktualisiert Januar 2019

Wohltätigkeitsauktionen sind eine unterhaltsame und aufregende Möglichkeit, Spender zu gewinnen und Geld für Ihre Mission zu sammeln. Eine erfolgreiche Auktion erfordert jedoch eine sorgfältige Planung. Welche Art von Auktion funktioniert am besten für Sie? Sollten Sie eine Online-Auktion oder ein Live-Event abhalten? Wie viel kostet es, und wo bekommen Sie die Artikel zu versteigern? Dieser Leitfaden wird Ihnen helfen, die Pläne für ein unvergessliches Ereignis zu legen, die Ihre Fundraising-Ziele erfüllt.

Entscheiden Sie, welche Art von Auktion veranstaltet werden soll.

Tischgestaltung und Fünf-Gänge-Menü. Bieten Paddel. Ein Auktionator ruft schnell Dollarbeträge aus. Diese Bilder sind wahrscheinlich einige der ersten, die einem in den Sinn kommen, wenn man an Wohltätigkeitsauktionen denkt. Aber während Live-Auktionen sicherlich eine beliebte Option sind, sind sie nur eine der vielen Arten von Wohltätigkeitsauktionen, die Organisationen veranstalten können. Daher besteht der erste Schritt zur Planung einer Wohltätigkeitsauktion darin, genau zu entscheiden, welche Art von Auktion Ihre Organisation überhaupt durchführen soll.

Die beliebtesten Arten von Charity-Auktionen sind stille Auktionen, Live-Auktionen und Online-Auktionen.

Stille Auktionen: Dies sind persönliche Veranstaltungen, bei denen Gegenstände auf Tischen platziert werden, damit die Gäste stöbern können. Traditionell bieten Gäste, indem sie einen Betrag auf ein Blatt Papier neben dem Artikel schreiben. Mobile Bietersoftware kann Spenden steigern, indem Gäste bequem von ihrem Smartphone aus bieten können. Stille Auktionen sind weniger strukturiert als Live-Auktionen und bieten Organisationen eine ideale Gelegenheit, persönlich mit Spendern zu interagieren. Da stille Auktionen eher lässig sind, eignen sie sich auch für viele Arten von Zielgruppen und können an alle Arten von Einstellungen angepasst werden. Diese weniger strukturierte Natur kann jedoch ein zweischneidiges Schwert sein. Da Sie keinen Auktionator haben, der die Show leitet und Ihre Gäste aktiv unterhält, kann es schwieriger sein, Ihre Teilnehmer zu engagieren und sie zum Bieten zu motivieren.

Live-Auktionen: Live-Auktionen sind im Wesentlichen eine Art Live-Performance. Während einer Live-Auktion erleichtert ein Auktionator das Bieten, indem er Gegenstände einführt und Dollarbeträge aufruft. Um ein Gebot abzugeben, müssen die Gäste die Aufmerksamkeit des Auktionators entweder mit Gebotspaddeln oder auf andere Weise auf sich ziehen. Da Sie einen echten, überlebensgroßen Auktionator haben, der die Show leitet, sind Live-Auktionen in der Regel schnell, unterhaltsam und für Spender sehr ansprechend. Außerdem kann die Dringlichkeit, vor Ort bieten zu müssen, ein großer Anreiz für die Teilnehmer sein, mehr zu bieten! Die strukturierte Natur einer Live-Auktion kann jedoch auch ein Nachteil sein. Da die Gäste an Tischen sitzen und an einer Live-Performance teilnehmen, hat Ihre Organisation wahrscheinlich nicht so viel Zeit, um mit Spendern zu interagieren. Live-Auktionen werden häufig mit stillen Auktionen kombiniert, um Organisationen mehr Möglichkeiten zu geben, Spenden zu sammeln.

Online-Auktionen: Online-Auktionen sind ähnlich wie stille Auktionen, nur digital. Um eine Online-Auktion zu hosten, müsste Ihre Organisation zunächst eine Online-Auktionsseite mit Auktionssoftware einrichten. Die Website enthält Bilder und Beschreibungen der einzelnen Elemente, die die Teilnehmer auf ihren Computern durchsuchen können. Um ein Gebot abzugeben, müssen sich die Teilnehmer zunächst auf der Website registrieren, indem sie ihren Namen und ihre Kreditkarteninformationen angeben. Da es bei einer Online-Auktion kein physisches Ereignis gibt, sind sie viel kostengünstiger und einfacher zu planen, und jeder kann teilnehmen, unabhängig von der geografischen Lage. Aus dem gleichen Grund ist es jedoch schwieriger, Spender mit einer Online-Auktion in Kontakt zu bringen, und Sie haben nicht die Möglichkeit, von Angesicht zu Angesicht mit ihnen zu interagieren. Aus diesem Grund werden Online-Auktionen häufig zusammen mit stillen Auktionen durchgeführt. Organisationen können Online-Gebote vor der eigentlichen Veranstaltung eröffnen, damit mehr Personen länger bieten und somit mehr Geld sammeln können!

Während stille, Live- und Online-Auktionen die häufigsten Arten von Wohltätigkeitsauktionen sind, können Sie sich auch für etwas Unkonventionelleres entscheiden, wie eine chinesische Auktion oder Penny Social.

Vergewissern Sie sich zu Beginn Ihres Planungsprozesses, dass Ihre Auktion alle behördlichen Anforderungen erfüllt, einschließlich Registrierungen für wohltätige Zwecke und Offenlegungserklärungen für wohltätige Zwecke.

Legen Sie ein Budget und ein Ziel fest.

Da Wohltätigkeitsauktionen so viele bewegliche Teile haben, ist es wichtig, sorgfältig zu budgetieren. Sie sollten von Anfang an alle Ausgaben vorwegnehmen, um sicherzustellen, dass Sie jeden Aspekt Ihrer Veranstaltung abdecken können, einschließlich Auktionssoftware, zu versteigernder Gegenstände, Veranstaltungsort, Mitarbeiterzeiten, Dekorationen und Zubehör, Unterhaltung sowie Speisen und Getränke. Zeit- und Materialspenden können helfen, die Kosten zu senken.

Sobald Sie ein Budget festgelegt haben, können Sie sich ein Ziel setzen. Wie viel erhoffen Sie sich durch Ihre Auktion? Denken Sie daran, Ihr Ziel realistisch und erreichbar zu halten. Während es verlockend sein kann, groß zu träumen, kann das Setzen von Zielen, die zu hoch sind, Ihr Team demoralisieren.

Rekrutiere ein Team.

Ihre Wohltätigkeitsauktion benötigt Mitarbeiter und Freiwillige, die sich der Veranstaltung widmen, darunter:

• Ein Veranstaltungsplanungsausschuss.
• Ein Beschaffungsausschuss, um Auktionsgegenstände zu erbitten.
• Allgemeine Freiwillige für Aufgaben wie Einrichten, Registrieren, Auschecken, Ausführen von Elementen und Bereinigen.
• Bei Live-Auktionen ein Auktionator, der für die Durchführung der Gebote verantwortlich ist, und Auktionsspotter, um das Publikum für Gebote zu ermitteln.
• Für stille Auktionen ein Moderator, der Ankündigungen macht, Gegenstände bespricht und das Programm auf Kurs hält, sowie Auktionsmonitore, um Fragen zu beantworten, Gebote zu fördern und sicherzustellen, dass alle nach den Regeln spielen.

Die Zusammensetzung Ihres Teams hängt von der Größe und Art Ihrer Wohltätigkeitsauktion ab. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie genug Hände haben, um alles abzudecken, was erledigt werden muss!

Auktionsgegenstände erbitten.

Wenn Sie darüber nachdenken, welche Artikel Sie anfordern möchten, sollten Sie wahrscheinlich zunächst Ihre Spenderdaten konsultieren. Die Elemente, die am besten geeignet sind, werden die Interessen Ihrer Teilnehmer ansprechen und in ihr allgemeines Einkommensniveau fallen. Lassen Sie Ihr Beschaffungsteam unter Berücksichtigung dieser beiden Faktoren so früh wie möglich nach Artikeln suchen. Sie können zunächst ihre persönlichen Verbindungen nutzen und sich dann an andere Unternehmen und Einzelhändler wenden, die möglicherweise bereit sind, ihre Produkte oder Dienstleistungen zu spenden, falls erforderlich. Vor allem, wenn Sie sich auf Freiwillige verlassen, kann es hilfreich sein, Ihr Beschaffungsteam mit einem Toolkit auszustatten, das alle Materialien enthält, die sie möglicherweise benötigen, wenn Sie um Spenden bitten. Ihr Toolkit könnte Folgendes enthalten:

• Grundlegende Informationen zu Ihrer Organisation, Ihrem Anliegen und Ihrer Veranstaltung
• Spendenpfandformulare
• Einladungen zu Ihrer Auktion
• Vorlagen für Einladungsschreiben
• Eine Liste möglicher Ideen für Auktionsgegenstände
• ggf. Gemeinnützige Offenlegungserklärungen

Mit einem Solicitation Toolkit hat Ihr Team alles, was es braucht, um Spenden vor Ort anzufordern und anzunehmen.

Legen Sie ein Datum fest und buchen Sie einen Veranstaltungsort.

Nachdem Ihr Beschaffungsteam vor Ort die Artikel aussucht, ist es an der Zeit, dass Ihr Eventplanungsteam mit der Organisation der anderen Logistik für Ihre Veranstaltung beginnt. Eine ihrer ersten Aufgaben wird es sein, einen Termin festzulegen und einen Veranstaltungsort zu buchen. Wenn möglich, Planen Sie Ihre Auktion für ein Wochenende oder eine Woche nach 6 PM, damit diejenigen, die arbeiten, teilnehmen können. Versuchen Sie, Feiertage oder Sommermonate zu vermeiden, wenn die Menschen eher reisen oder mit Familienveranstaltungen verbunden sind.

Ungefähr 9-6 Monate nach dem Zeitpunkt, an dem Sie Ihre Veranstaltung ausrichten möchten, beginnen Sie mit der Suche nach einem Veranstaltungsraum. Das tatsächliche Datum hängt davon ab, wann der Veranstaltungsort geöffnet ist, Aber wenn Sie den Raum frühzeitig buchen, sollten Sie viel Flexibilität haben. Es gibt keinen Mangel an ausgezeichneten Veranstaltungsorten für Wohltätigkeitsauktionen, von Kunstmuseen und Golfplätzen bis hin zu Auditorien und Gemeindezentren. Denken Sie daran, wenn Sie eine stille Auktion mit mobilem Bieten veranstalten, sollten Sie den WLAN- und Mobilfunkdienst testen, bevor Sie den Veranstaltungsort buchen, um sicherzustellen, dass er Ihre Software unterstützt.

Bewerben Sie Ihre Auktion.

Nun, da alle Details in Ordnung sind, ist es an der Zeit, die Neuigkeiten Ihrer Wohltätigkeitsauktion mit Ihren treuen Unterstützern zu teilen! Während Sie Ihre Auktion auf jeden Fall über mehrere Kanäle bewerben möchten, ist die Einrichtung einer Auktionsseite eine der effektivsten Möglichkeiten, um für Ihre Veranstaltung zu werben. Generiert durch Auktionssoftware, Ihre Auktionsseite wird eine Website sein, die alle relevanten Informationen zu Ihrer Veranstaltung enthält. Über Ihre Auktionsseite können Gäste:

• Erfahren Sie mehr über Ihre Organisation und Ihr Anliegen
• Kaufen Sie Tickets und Sponsoring
• Durchsuchen Sie Bilder und Beschreibungen von Auktionsartikeln
• Überprüfen Sie Ihre Sponsoren
• Spenden Sie
• Bieten Sie vor Ihrer persönlichen Veranstaltung auf Artikel

Teilen Sie den Link zu Ihrer Auktionsseite in allen Veranstaltungsformaten, um den Gästen alle Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um sich zu beteiligen. Eine Auktionsseite beseitigt die Notwendigkeit, einen physischen Auktionskatalog auszudrucken, um Ihre Artikel zu bewerben, und ermöglicht es Ihnen, weiterhin neue Artikel hinzuzufügen, sobald sie eingehen.

Richten Sie Ihre Auktion ein und führen Sie sie aus.

Es ist der Tag Ihrer Wohltätigkeitsauktion, und all die harte Arbeit, die Sie in die Planung gesteckt haben, wird sich auszahlen! Die größte Aufgabe, der Sie sich am Tag der Auktion stellen müssen, ist die Einrichtung. Sie sollten die erforderlichen Mitarbeiter und Freiwilligen vor Ort haben, lange bevor die Veranstaltung beginnt, damit Sie genügend Zeit haben, um alles zu erledigen. Die Einrichtung sieht etwas anders aus, je nachdem, welche Art von Auktion Sie hosten.

Für stille Auktionen:

• Richten Sie Registrierungs- und Checkout-Bereiche mit mehreren Zeilen ein.
• Ordnen Sie Tische im Raum so an, dass ein guter Verkehrsfluss gewährleistet ist.
• Gruppieren Sie Elemente nach Kategorien und platzieren Sie sie auf Tabellen. Beschränken Sie die Elemente auf eine Zeile pro Tabelle, damit sie für Gäste leicht sichtbar sind.
• Platzieren Sie neben jedem Artikel Tabellenzelte, die die Artikelnummer, eine Beschreibung des Artikels (einschließlich aller Einschränkungen), den Einzelhandelswert sowie den Start- und Mindestgebotsbetrag enthalten.
• Wenn Sie Mobile Bidding verwenden, stellen Sie sicher, dass der WLAN- und Mobilfunkdienst einsatzbereit ist. Wenn Sie eine traditionelle stille Auktion mit Gebotsblättern veranstalten, generieren Sie die Blätter und platzieren Sie eines neben jedem Artikel.

Für Live-Auktionen:

• Richten Sie Registrierungs- und Checkout-Bereiche mit mehreren Warteschlangen ein.
• Ordnen Sie Tische und Stühle am Veranstaltungsort an und platzieren Sie die Gäste in einer Sitztabelle.
• Platzieren Sie Gegenstände in einem Bereich, in dem sie leicht abgerufen und angezeigt werden können, wenn der Auktionator sie vorstellt. Wenn Sie Elemente nicht persönlich präsentieren können, können Sie eine Projektorleinwand einrichten, um Bilder von jedem Element anzuzeigen.
• Einrichten und Testen des Soundsystems.

Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, stehen Freiwillige bereit, um die Gäste zu begrüßen und sie bei ihrer Ankunft zu registrieren. Dann lassen Sie das Bieten folgen! Denken Sie vor allem daran, eine gute Zeit zu haben. Es ist zwar allzu einfach, sich um die Details zu kümmern, aber wenn Gäste sehen, dass Sie und Ihr Team die Veranstaltung genießen, werden sie sicher folgen.

Bonus: Möchten Sie bei Ihrer Charity-Auktion noch mehr sammeln? Schauen Sie sich diese Tipps zur Planung von Spendenaktionen von unseren Freunden bei Neon an!

Vielen Dank an die Mitwirkenden und verfolgen Sie Ihre Leistung.

Die Gewinner stehen fest, die glücklichen Gäste sind mit ihren Gegenständen nach Hause gegangen und der Veranstaltungsort ist aufgeräumt. Allerdings sind Sie mit Ihrer Charity-Auktion noch nicht ganz fertig. Ein herausragendes Ereignis garantiert ein herausragendes Follow-up, und das bedeutet, denjenigen zu danken, die dazu beigetragen haben, und Ihre Leistung zu verfolgen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich umgehend nach der Veranstaltung mit allen Personen in Verbindung setzen, die zu Ihrer Auktion beigetragen haben. Viele Ihrer Mitwirkenden sind auch Artikelspender, Freiwillige, Sponsoren und Bieter. Alle Ihre Unterstützer verdienen es, bedankt zu werden, egal wie groß oder klein ihre Beiträge sind.

Sie sollten auch Ihre eigene Leistung verfolgen, insbesondere wenn Sie in Zukunft eine weitere Auktion veranstalten möchten. Wenn Sie zur Planung Ihrer Veranstaltung Auktionssoftware verwendet haben, sollte die Bewertung Ihrer Leistung recht einfach sein. Da alle Artikel- und Bieterdaten auf einer Plattform nachverfolgt werden, können Sie eine Vielzahl hochpräziser und aktueller Berichte erstellen, die Ihnen Einblicke geben, welche Aspekte Ihrer Planung gut funktioniert haben und welche Verbesserungspotenzial haben. Ihre Auktionen werden immer beliebter und profitabler!

Während Wohltätigkeitsauktionen viel Planung und Voraussicht erfordern, können sie einige der lukrativsten gemeinnützigen Spendenaktionen sein. Um noch mehr über die Durchführung einer Wohltätigkeitsauktion zu erfahren, lesen Sie unbedingt diesen Leitfaden von OneCause.

Karrie Wozniak ist Expertin für mobile Fundraising. Sie ist Vice President of Sales & Marketing bei OneCause (ehemals BidPal), dem führenden Unternehmen für mobile Fundraising-Software, das gemeinnützigen Organisationen hilft, mehr Spender zu gewinnen und mehr Geld zu sammeln. Seit 2007 hat OneCause Tausenden von Organisationen geholfen, mehr als 1 US-Dollar zu sammeln.5 Milliarden und verbinde dich mit über 1,5 Millionen Unterstützern.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Auktion den Anforderungen entspricht

Auktionen lösen wie alle Arten von Spendenaktionen komplexe regulatorische Anforderungen aus. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Sie alle Regeln befolgen, ohne viel Zeit mit behördlichen Formalitäten zu verbringen, kann Harbor Compliance helfen. Nehmen Sie einfach Kontakt auf oder rufen Sie uns an, 1-888-995-5895. Unsere Nonprofit-Spezialisten kümmern sich gerne um alle Details für Sie.

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