uppdaterad januari 2019
välgörenhetsauktioner är ett roligt och spännande sätt att engagera givare och samla in pengar för ditt uppdrag. Men en framgångsrik auktion kräver noggrann planering. Vilken typ av auktion fungerar bäst för dig? Ska du hålla en online-auktion eller ett live-evenemang? Hur mycket kostar det, och var får du objekten till auktion? Den här guiden hjälper dig att lägga planerna för en oförglömlig händelse som uppfyller dina insamlingsmål.
Bestäm vilken typ av auktion som ska vara värd.
bordsarrangemang och fem rätters måltider. Bud paddlar. En auktionsförrättare ropar snabbt ut dollarbelopp. Dessa bilder är förmodligen några av de första som kommer att tänka på när folk tänker på välgörenhetsauktioner. Men medan levande auktioner verkligen är ett populärt alternativ, är de bara en av de många typerna av välgörenhetsauktioner som organisationer kan vara värd för. Således är det första steget att planera en välgörenhetsauktion att bestämma exakt vilken typ av auktion din organisation ska sätta på i första hand.
de mest populära typerna av välgörenhetsauktioner är tysta auktioner, levande auktioner och online-auktioner.
tysta auktioner: det här är personliga evenemang där objekt placeras på bord för gäster att bläddra. Traditionellt kommer gästerna att bjuda genom att skriva ett belopp på ett pappersark placerat bredvid objektet. Mobil budgivning programvara kan öka donationer genom att låta gästerna bjuda bekvämt från sina smartphones. Tysta auktioner är mindre strukturerade än levande auktioner, vilket ger organisationer en idealisk möjlighet att interagera med givare personligen. Eftersom tysta auktioner är mer avslappnade är de också lämpliga för många typer av publik och kan anpassas till alla typer av inställningar. Denna mindre strukturerade natur kan dock vara ett tveeggat svärd. Eftersom du inte kommer att ha en auktionsförrättare som kör showen och aktivt underhåller dina gäster kan det vara svårare att engagera dina deltagare och motivera dem att bjuda.
Live-auktioner: Live-auktioner är i huvudsak en typ av Live-prestanda. Under en liveauktion underlättar en auktionsförrättare budgivningen genom att införa artiklar och ringa ut dollarbelopp. För att lägga ett bud måste gästerna fånga auktionsförrättarens uppmärksamhet antingen genom att använda budpaddlar eller genom någon annan metod. Eftersom du har en verklig, större än livet auktionsförrättare att köra showen, levande auktioner tenderar att vara snabb, roligt, och mycket engagerande för givare. Dessutom kan brådskan att behöva bjuda på plats vara ett bra incitament för deltagarna att bjuda mer! Den strukturerade karaktären hos en liveauktion kan dock också vara en nackdel. Eftersom gästerna kommer att sitta vid bord och delta i en liveuppträdande kommer din organisation sannolikt inte att ha så mycket tid att interagera med givare. Levande auktioner är vanligtvis parade med tysta auktioner för att ge organisationer fler möjligheter att samla in pengar.
online-auktioner: online-auktioner liknar tysta auktioner, endast digitala. För att vara värd för en online-auktion måste din organisation först skapa en online-auktionswebbplats med auktionsprogramvara. Webbplatsen har bilder och beskrivningar av varje objekt för deltagarna att bläddra på sina datorer. För att lägga ett bud måste deltagarna först registrera sig på webbplatsen genom att skicka in sitt namn och kreditkortsinformation. Eftersom det inte finns någon fysisk händelse med en onlineauktion är de mycket billigare och lättare att planera, och alla kan delta, oavsett geografi. Men på samma sätt är det svårare att engagera givare med en onlineauktion, och du har inte chansen att interagera med dem ansikte mot ansikte. Det är därför online-auktioner hålls ofta i takt med tysta auktioner. Organisationer kan öppna online budgivning före den faktiska händelsen att tillåta fler människor att bjuda på längre, och därmed, samla in mer pengar!
medan tysta, levande och online-auktioner är de vanligaste typerna av välgörenhetsauktioner, kan du också välja att vara värd för något lite mer okonventionellt, som en kinesisk auktion eller penny social.
tidigt i din planeringsprocess, se till att din auktion uppfyller alla myndighetskrav, inklusive registreringar för välgörenhets-värvning och uttalanden om välgörande ändamål.
ange en budget och ett mål.
eftersom välgörenhetsauktioner har så många rörliga delar är det viktigt att budgetera noggrant. Du vill förutse alla utgifter från början för att se till att du kan täcka alla aspekter av ditt evenemang, inklusive auktionsprogramvara, föremål till auktion, en plats, personaltimmar, dekorationer och förnödenheter, underhållning och mat och dryck. Donationer av tid och material kan hjälpa till att minska kostnaderna.
när du har etablerat en budget kan du gå vidare till att ställa in ett mål. Hur mycket vill du höja genom din auktion? Kom ihåg att hålla ditt mål realistiskt och uppnåeligt. Även om det kan vara frestande att drömma stort, att sätta mål som är för höga kan demoralisera ditt lag.
rekrytera ett lag.
din välgörenhetsauktion behöver Personal och volontärer dedikerade till evenemanget, inklusive:
- en händelse planering committee.
- en upphandlingsutskott för att begära auktionsobjekt.
- allmänna volontärer för uppgifter som inställning, registrering, utcheckning, objektkörning och sanering.
- för live auktioner, en auktionsförrättare som ansvarar för att driva budgivning och auktionsobservatörer för att räcka ut publiken för bud.
- för tysta auktioner, en emcee för att göra meddelanden, prata upp saker och hålla programmet på rätt spår, plus auktionsmonitorer för att svara på frågor, uppmuntra budgivning och se till att alla spelar enligt reglerna.
sammansättningen av ditt team beror på storleken och typen av din välgörenhetsauktion. Se bara till att du har tillräckligt med händer för att täcka allt som behöver göras!
värva auktionsobjekt.
när man tänker på vilka objekt att värva, kommer du förmodligen vill börja med att konsultera din givardata. De objekt som tenderar att göra bäst kommer att tilltala dina deltagares intressen och faller inom deras allmänna inkomstnivåer. Med dessa två faktorer i åtanke, låt ditt upphandlingsteam börja söka efter artiklar så tidigt som möjligt. De kan börja med att utnyttja sina personliga kontakter och sedan vända sig till andra företag och återförsäljare som kan vara villiga att donera sina produkter eller tjänster, om det behövs. Speciellt om du är beroende av volontärer kan det vara till hjälp att utrusta ditt upphandlingsteam med en verktygslåda som innehåller allt material de kan behöva när de ber om donationer. Din verktygslåda kan innehålla:
- grundläggande information om din organisation, orsak och Händelse
- donationsbeloppformulär
- inbjudningar till din auktion
- mallar för Värvningsbrev
- en lista över möjliga auktionsobjektförslag
- välgörande upplysningar, i förekommande fall
med en värvningsverktyg kommer ditt team att ha allt de behöver för att begära och ta emot donationer på plats.
ange ett datum och boka en plats.
med ditt upphandlingsteam på marken som avgränsar objekt är det dags för ditt evenemangsplaneringsteam att börja organisera den andra logistiken som är relaterad till ditt evenemang. En av deras första uppgifter är att ställa in ett datum och boka en plats. Om möjligt, planera din auktion för en helg eller veckodag efter 6 PM, så att de som arbetar kommer att kunna delta. Försök att undvika semester eller sommarmånader, när människor är mer benägna att resa eller vara bundna med familjeevenemang.
om 9-6 månader från när du vill vara värd för ditt evenemang, börja scoping ut ett evenemangsutrymme. Det faktiska datumet bestäms av när arenan är öppen, men att boka utrymmet tidigt bör ge dig mycket flexibilitet. Det finns ingen brist på utmärkta platser tillgängliga för värd välgörenhetsauktioner, från konstmuseer och golfbanor till auditorier och samhällscentra. Tänk på att om du är värd för en tyst auktion med mobilbudgivning, vill du testa wifi-och celltjänsten innan du bokar platsen för att se till att den kan stödja din programvara.
marknadsför din auktion.
nu när alla detaljer är i ordning är det dags att dela nyheten om din välgörenhetsauktion med dina lojala supportrar! Medan du definitivt vill annonsera din auktion via flera kanaler, är ett av de mest effektiva sätten att marknadsföra ditt evenemang att skapa en auktionssajt. Genereras genom auktion programvara, din auktion webbplats kommer att vara en webbplats som innehåller all relevant information om ditt evenemang. Genom din auktionssida kommer gästerna att kunna:
- lär dig om din organisation och orsak
- Köp biljetter och sponsring
- bläddra i bilder och beskrivningar av auktionsobjekt
- kolla in dina sponsorer
- Gör donationer
- bjud på objekt före ditt personliga evenemang
dela länken till din auktionswebbplats i alla fall korrespondens för att ge gästerna all information de behöver för att engagera sig. En auktionswebbplats eliminerar behovet av att skriva ut en fysisk auktionskatalog för att marknadsföra dina objekt och låter dig fortsätta lägga till nya objekt när de kommer in.
Ställ in och utför din auktion.
det är dagen för din välgörenhetsauktion, och allt hårt arbete du lägger i planeringen är på väg att löna sig! Den största uppgiften du kommer att möta auktionsdagen är installationen. Du vill ha nödvändig personal och volontärer på plats långt innan evenemanget är inställt att starta, så du har gott om tid att få allt gjort. Set up kommer att se lite annorlunda ut beroende på vilken typ av auktion du är värd.
för tysta auktioner:
- Ställ in registrerings-och utcheckningsområden med flera rader.
- ordna bord runt i rummet på ett sätt som underlättar bra trafikflöde.
- gruppera objekt efter kategori och placera dem på tabeller. Håll objekt till en rad per bord så att de är lätt synliga för gästerna.
- placera bordstält bredvid varje objekt som listar artikelnumret, en beskrivning av objektet (inklusive eventuella begränsningar), detaljhandelsvärde och start-och lägsta budbelopp.
- om du använder mobilbudgivning, se till att wifi – och celltjänsten är bra att gå. Om du är värd för en traditionell tyst auktion med budblad, generera arken och placera en bredvid varje objekt.
för levande auktioner:
- Ställ in registrerings-och utcheckningsområden med flera köer.
- ordna bord och stolar på platsen och placera gästerna i ett sittdiagram.
- placera objekt i ett område där de enkelt kan hämtas och visas när auktionsförrättaren introducerar var och en. Om du inte kan presentera objekt personligen kan du överväga att ställa in en projektorskärm för att visa bilder av varje objekt.
- Ställ in och testa ljudsystemet.
när installationen är över, har volontärer redo och väntar på att hälsa gäster och registrera dem när de börjar anlända. Låt sedan budgivningen följa! Viktigast, kom ihåg att ha det bra. Även om det är alltför lätt att oroa sig för detaljerna, när gästerna ser dig och ditt team njuta av evenemanget, kommer de säkert att följa efter.
Bonus: Vill du höja ännu mer på din välgörenhetsauktion? Kolla in dessa tips för planering av insamlingsevenemang från våra vänner på Neon!
tack bidragsgivare och spåra din prestation.
vinnarna har fastställts, de glada gästerna har gått hem med sina objekt, och platsen är alla rensas upp. Men du är inte riktigt klar med din välgörenhetsauktion ännu. En stellar händelse garanterar en stellar uppföljning, och det innebär att tacka dem som bidragit och spåra din prestation. Se till att följa upp med alla som bidragit till din auktion omedelbart efter evenemanget. Många av dina bidragsgivare är också objektgivare, volontärer, sponsorer och budgivare. Alla dina supportrar förtjänar att tackas, oavsett hur stora eller små deras bidrag.
du vill också spåra din egen prestation, särskilt om du planerar att vara värd för en annan auktion i framtiden. Om du använde auktionsprogramvara för att planera ditt evenemang, bör det vara ganska enkelt att utvärdera din prestation. Eftersom alla objekt och budgivare data spåras i en plattform, kommer du att kunna generera en mängd mycket exakta och up-to-date rapporter som ger dig insikter i vilka aspekter av din planering fungerade bra och som lämnade ett visst utrymme för förbättringar. Dina auktioner kommer bara att bli mer populära och lönsamma!
medan välgörenhetsauktioner kräver mycket planering och eftertanke, kan de vara några av de mest lukrativa ideella insamlingsevenemangen. För att lära dig ännu mer om att köra en välgörenhetsauktion, se till att kolla in den här guiden från OneCause.
Karrie Wozniak är expert på mobil insamling. Hon är Vice President of Sales & Marketing på OneCause (tidigare BidPal), det ledande mobila insamlingsprogramföretaget som hjälper ideella organisationer att engagera fler givare och samla in mer pengar. Sedan 2007 har OneCause hjälpt tusentals organisationer att samla in mer än $1.5 miljarder och få kontakt med över 1,5 miljoner supportrar.
se till att din auktion uppfyller kraven
Auktioner, som alla typer av insamlingar, utlöser komplexa myndighetskrav. Om du vill se till att du följer alla regler utan att spendera massor av tid på regeringens pappersarbete kan Harbor Compliance hjälpa till. Ta bara kontakt eller ring oss, 1-888-995-5895. Våra ideella specialister kommer gärna att ta hand om alla detaljer för dig.
lär dig mer om andra insamlingsaktiviteter som kan utlösa speciella krav.
sex saker att göra när din ideella organisation har registrerat sig för insamling.
nio sätt efterlevnad påverkar ditt uppdrag och påverkan.