actualizat în ianuarie 2019
licitațiile de caritate sunt o modalitate distractivă și interesantă de a angaja donatorii și de a strânge bani pentru misiunea ta. Cu toate acestea, o licitație de succes necesită o planificare atentă. Ce tip de licitație va funcționa cel mai bine pentru tine? Ar trebui să organizați o licitație online sau un eveniment live? Cât va costa și de unde veți obține articolele la licitație? Acest ghid vă va ajuta să stabiliți planurile pentru un eveniment de neuitat care să vă îndeplinească obiectivele de strângere de fonduri.
Decide ce tip de licitație să găzduiască.
aranjamente de masă și cinci mese de curs. Licitați padele. Un adjudecător strigă rapid sume de dolari. Aceste imagini sunt, probabil, unele dintre primele care vin în minte atunci când oamenii cred că de caritate licitații. Dar, în timp ce licitațiile live sunt cu siguranță o opțiune populară, acestea sunt doar unul dintre numeroasele tipuri de licitații de caritate pe care organizațiile le pot găzdui. Astfel, primul pas pentru planificarea unei licitații de caritate va fi să decideți exact ce tip de licitație ar trebui să pună organizația dvs. în primul rând.
cele mai populare tipuri de licitații de caritate sunt licitațiile silențioase, licitațiile live și licitațiile online.
licitații silențioase: acestea sunt evenimente în persoană în care articolele sunt plasate pe mese pentru ca oaspeții să poată naviga. În mod tradițional, oaspeții vor licita scriind o sumă pe o foaie de hârtie plasată lângă articol. Software-ul de licitare mobilă poate stimula donațiile, permițând oaspeților să liciteze convenabil de pe smartphone-urile lor. Licitațiile silențioase sunt mai puțin structurate decât licitațiile live, oferind organizațiilor o oportunitate ideală de a interacționa personal cu donatorii. Deoarece licitațiile silențioase sunt mai casual, sunt potrivite și pentru multe tipuri de public și pot fi adaptate la toate tipurile de setări. Cu toate acestea, această natură mai puțin structurată poate fi o sabie cu două tăișuri. Deoarece nu veți avea un licitator care să conducă spectacolul și să vă distreze activ oaspeții, poate fi mai greu să vă angajați participanții și să îi motivați să liciteze.
licitații Live: licitațiile Live sunt în esență un tip de performanță live. În timpul unei licitații live, un adjudecător facilitează licitarea prin introducerea articolelor și apelarea sumelor în dolari. Pentru a plasa o ofertă, oaspeții trebuie să capteze atenția adjudecătorului fie folosind padele de ofertă, fie printr-o altă metodă. Pentru că veți avea un licitator real, mai mare decât viața, pentru a conduce spectacolul, licitațiile live tind să fie rapide, distractive și extrem de antrenante pentru donatori. În plus, urgența de a licita la fața locului poate fi un stimulent excelent pentru participanți să liciteze mai mult! Cu toate acestea, natura structurată a unei licitații live poate fi, de asemenea, un dezavantaj. Deoarece oaspeții vor fi așezați la mese și vor participa la un spectacol live, organizația dvs. probabil nu va avea la fel de mult timp pentru a interacționa cu donatorii. Licitațiile Live sunt în mod obișnuit asociate cu licitațiile silențioase pentru a oferi organizațiilor mai multe oportunități de strângere de fonduri.
licitații Online: licitațiile online sunt similare cu licitațiile silențioase, doar digitale. Pentru a găzdui o licitație online, organizația dvs. ar trebui mai întâi să înființeze un site de licitații online folosind software-ul de licitație. Site-ul conține imagini și descrieri ale fiecărui articol pentru ca participanții să poată naviga pe computerele lor. Pentru a plasa o ofertă, participanții trebuie mai întâi să se înregistreze pe site prin trimiterea numelui și a informațiilor despre cardul de credit. Deoarece nu există niciun eveniment fizic cu o licitație online, acestea sunt mult mai puțin costisitoare și mai ușor de planificat și toată lumea poate participa, indiferent de geografie. Cu toate acestea, în același mod, este mai dificil să angajați donatorii cu o licitație online și nu veți avea șansa de a interacționa cu ei față în față. De aceea, licitațiile online sunt organizate în mod obișnuit în tandem cu licitațiile silențioase. Organizațiile pot deschide licitarea online înainte de evenimentul real pentru a permite mai multor persoane să liciteze mai mult timp și, astfel, să strângă mai multe fonduri!
în timp ce licitațiile silențioase, live și online sunt cele mai frecvente tipuri de licitații de caritate, puteți opta, de asemenea, să găzduiți ceva puțin mai neconvențional, cum ar fi o licitație chineză sau penny social.
la începutul procesului de planificare, asigurați-vă că licitația dvs. îndeplinește toate cerințele de reglementare, inclusiv înregistrările de solicitare caritabilă și declarațiile de divulgare caritabilă.
stabilește un buget și un obiectiv.
deoarece licitațiile de caritate au atât de multe părți în mișcare, este important să bugetați cu atenție. Veți dori să anticipați toate cheltuielile de la început pentru a vă asigura că puteți acoperi fiecare aspect al evenimentului dvs., inclusiv software de licitație, articole de licitație, un loc de desfășurare, ore de personal, decorațiuni și consumabile, divertisment și alimente și băuturi. Donațiile de timp și materiale pot ajuta la reducerea costurilor.
după ce ați stabilit un buget, puteți trece la stabilirea unui obiectiv. Cât de mult sperați să strângeți prin licitația dvs.? Nu uitați să vă păstrați obiectivul realist și realizabil. Deși poate fi tentant să visezi mare, stabilirea unor obiective prea înalte îți poate demoraliza echipa.
recrutează o echipă.
licitația dvs. caritabilă va avea nevoie de personal și voluntari dedicați evenimentului, inclusiv:
- un comitet de planificare a evenimentelor.
- un comitet de achiziții publice pentru a solicita articole de licitație.
- voluntari generale pentru sarcini, cum ar fi set-up, înregistrare, checkout, element de funcționare, și curat.
- pentru licitațiile live, un adjudecător însărcinat cu derularea licitațiilor și a spotterilor de licitație pentru a extinde publicul pentru oferte.
- pentru licitații silențioase, un emcee pentru a face anunțuri, a vorbi articole și a menține programul pe drumul cel bun, plus monitoare de licitații pentru a răspunde la întrebări, a încuraja licitarea și a vă asigura că toată lumea joacă după reguli.
structura echipei dvs. va depinde de mărimea și tipul licitației dvs. caritabile. Doar asigurați-vă că aveți suficiente mâini pentru a acoperi tot ce trebuie făcut!
Solicitați articole de licitație.
când vă gândiți la ce articole să solicitați, probabil că veți dori să începeți prin consultarea datelor donatorului. Elementele care tind să se descurce cel mai bine vor atrage interesele participanților dvs. și se vor încadra în nivelurile lor generale de venit. Având în vedere acești doi factori, solicitați echipei dvs. de achiziții să înceapă să caute articole cât mai curând posibil. Ei pot începe prin a-și valorifica conexiunile personale, apoi pot apela la alte companii și comercianți cu amănuntul care ar putea fi dispuși să-și doneze produsele sau Serviciile, dacă este necesar. Mai ales dacă vă bazați pe voluntari, poate fi util să vă echipați echipa de achiziții cu un set de instrumente de solicitare care include toate materialele de care ar putea avea nevoie atunci când solicită donații. Setul de instrumente poate include:
- informații de bază despre organizația, cauza și evenimentul dvs.
- formulare de gaj pentru donație
- invitații la licitația dvs.
- șabloane de scrisori de solicitare
- o listă de posibile idei de articole de licitație
- declarații de dezvăluire caritabilă, acolo unde este cazul
cu un set de instrumente de solicitare, echipa dvs. va avea tot ce are nevoie pentru a solicita și accepta donații la fața locului.
stabiliți o dată și rezervați un loc.
cu echipa dvs. de achiziții pe teren pentru a identifica elementele, este timpul ca echipa dvs. de planificare a evenimentelor să înceapă să organizeze celelalte logistice legate de evenimentul dvs. Una dintre primele lor îndatoriri va fi să stabilească o dată și să rezerve un loc. Dacă este posibil, programați licitația pentru un weekend sau o săptămână după 6 PM, astfel încât cei care lucrează să poată participa. Încercați să evitați sărbătorile sau lunile de vară, când oamenii sunt mai predispuși să călătorească sau să fie legați de evenimente de familie.
la aproximativ 9-6 luni de la momentul în care doriți să găzduiți evenimentul dvs., începeți să definiți un spațiu pentru evenimente. Data efectivă va fi determinată de momentul în care locul este deschis, dar rezervarea spațiului devreme ar trebui să vă ofere o mulțime de flexibilitate. Nu există lipsă de locuri excelente disponibile pentru găzduirea licitațiilor de caritate, de la muzee de artă și terenuri de golf până la auditorii și centre comunitare. Rețineți că, dacă găzduiți o licitație silențioasă cu licitare mobilă, veți dori să testați serviciul wifi și cell înainte de a rezerva locul de desfășurare pentru a vă asigura că vă poate sprijini software-ul.
promovați licitația.
acum că toate detaliile sunt în ordine, este timpul să împărtășiți știrile licitației dvs. de caritate cu susținătorii dvs. loiali! Deși veți dori cu siguranță să faceți publicitate licitației dvs. prin mai multe canale, una dintre cele mai eficiente modalități de promovare a evenimentului dvs. este să configurați un site de licitații. Generat prin intermediul software-ului de licitație, site-ul dvs. de licitație va fi un site web care include toate informațiile pertinente despre evenimentul dvs. Prin intermediul site-ului dvs. de licitații, oaspeții vor putea:
- Aflați mai multe despre organizația și cauza dvs.
- cumpărați bilete și sponsorizări
- răsfoiți imagini și descrieri ale articolelor de licitație
- consultați sponsorii
- Faceți donații
- licitați pentru articole înainte de evenimentul dvs. personal
distribuiți linkul către site-ul dvs. de licitații în toată corespondența evenimentului pentru a oferi oaspeților toate informațiile de care au nevoie pentru a se implica. Un site de licitații elimină necesitatea de a imprima un catalog de licitații fizice pentru a vă promova articolele și vă permite să continuați să adăugați articole noi pe măsură ce acestea apar.
configurați și executați licitația.
este ziua licitației tale caritabile și toată munca grea pe care o depui în planificare este pe cale să dea roade! Cea mai mare sarcină cu care vă veți confrunta în ziua licitației este configurarea. Veți dori să aveți personalul și voluntarii necesari la fața locului cu mult înainte ca evenimentul să înceapă, astfel încât veți avea suficient timp pentru a face totul. Configurarea va arăta puțin diferită în funcție de tipul de licitație pe care îl găzduiți.
pentru licitatii silentioase:
- configurați zonele de înregistrare și checkout cu mai multe linii.
- aranjați mesele în jurul camerei într-un mod care să faciliteze un flux bun de trafic.
- grupați articolele pe categorii și plasați-le pe mese. Păstrați elementele la un rând pe masă, astfel încât acestea să fie ușor vizibile pentru oaspeți.
- așezați corturi de masă lângă fiecare articol care listează numărul articolului, o descriere a articolului (inclusiv orice restricții), valoarea cu amănuntul și sumele licitate inițiale și minime.
- dacă utilizați licitarea mobilă, asigurați-vă că serviciul wifi și cell este bun pentru a merge. Dacă găzduiți o licitație tradițională silențioasă cu foi de ofertă, generați foile și plasați una lângă fiecare articol.
pentru licitații live:
- configurați zone de înregistrare și checkout cu mai multe cozi.
- aranjați mese și scaune în locul de desfășurare și plasați oaspeții într-o diagramă de ședere.
- plasați articolele într-o zonă în care acestea pot fi ușor preluate și afișate pe măsură ce adjudecătorul le introduce pe fiecare. Dacă nu puteți prezenta elemente în persoană, vă recomandăm să configurați un ecran de proiector pentru a afișa imagini ale fiecărui element.
- configurați și testați sistemul de sunet.
odată ce configurarea s-a încheiat, pregătiți voluntarii și așteptați să-i întâmpine pe oaspeți și să-i înregistreze pe măsură ce încep să sosească. Apoi, lăsați licitarea să urmeze! Cel mai important, amintiți-vă să aibă un moment bun. Deși este prea ușor să vă faceți griji cu privire la detalii, atunci când oaspeții vă văd pe dvs. și echipa dvs. bucurându-vă de eveniment, ei vor urma cu siguranță exemplul.
Bonus: doriți să ridicați și mai mult la licitația dvs. de caritate? Consultați aceste sfaturi de planificare a evenimentelor de strângere de fonduri de la prietenii noștri de la Neon!
mulțumim colaboratorilor și urmăriți-vă performanța.
câștigătorii au fost determinați, oaspeții fericiți au mers acasă cu obiectele lor, iar locul este curățat. Cu toate acestea, încă nu ați terminat cu licitația de caritate. Un eveniment stelar garantează o urmărire stelară și asta înseamnă să le mulțumim celor care au contribuit și să vă urmărească performanța. Asigurați-vă că urmați cu toți cei care au contribuit la licitația dvs. imediat după eveniment. Mulți dintre colaboratorii dvs. sunt, de asemenea, donatori de articole, voluntari, sponsori și ofertanți. Toți suporterii dvs. merită să fie mulțumiți, indiferent cât de mari sau mici sunt contribuțiile lor.
veți dori, de asemenea, să urmăriți propria performanță, mai ales dacă intenționați să găzduiți o altă licitație în viitor. Dacă ați utilizat software de licitație pentru a vă planifica evenimentul, Evaluarea performanței dvs. ar trebui să fie destul de simplă. Deoarece toate datele despre articole și ofertanți sunt urmărite într-o singură platformă, veți putea genera o varietate de rapoarte extrem de precise și actualizate, care vă vor oferi informații despre aspectele planificării dvs. care au funcționat bine și care au lăsat loc pentru îmbunătățiri. Licitațiile dvs. vor continua să devină mai populare și mai profitabile!
în timp ce licitațiile de caritate necesită multă planificare și gândire, acestea pot fi unele dintre cele mai profitabile evenimente de strângere de fonduri nonprofit. Pentru a afla și mai multe despre desfășurarea unei licitații caritabile, asigurați-vă că consultați acest ghid de la OneCause.
Karrie Wozniak este expert în strângerea de fonduri mobile. Este vicepreședinte de vânzări & Marketing la OneCause (fosta BidPal), cea mai importantă companie de software de strângere de fonduri mobile care ajută organizațiile nonprofit să angajeze mai mulți donatori și să strângă mai mulți bani. Din 2007, OneCause a ajutat mii de organizații să strângă mai mult de 1 USD.5 miliarde și conectați-vă cu peste 1,5 milioane de susținători.
asigurați-vă că licitația dvs. îndeplinește cerințele
licitațiile, la fel ca toate tipurile de strângeri de fonduri, declanșează cerințe de reglementare complexe. Dacă doriți să vă asigurați că respectați toate regulile fără a cheltui o grămadă de timp pe documentele guvernamentale, respectarea portului vă poate ajuta. Luați legătura sau sunați-ne, 1-888-995-5895. Specialiștii noștri nonprofit vor fi bucuroși să aibă grijă de toate detaliile pentru dvs.
aflați despre alte activități de strângere de fonduri care pot declanșa cerințe speciale.
șase lucruri de făcut odată ce organizația dvs. nonprofit s-a înregistrat pentru strângerea de fonduri.
nouă moduri de conformitate afectează misiunea și impactul.