Updated January 2019
Charity auctions are a fun and exciting way to engage donors and raise money for your mission. Toch vereist een succesvolle veiling zorgvuldige planning. Wat voor soort veiling werkt het beste voor u? Moet je een online veiling of een live evenement houden? Hoeveel zal het kosten, en waar krijg je de items te veilen? Deze gids zal u helpen de plannen voor een onvergetelijke gebeurtenis die voldoet aan uw fondsenwerving doelen te leggen.
Bepaal welk type veiling te hosten.
tafelarrangementen en vijfgangenmaaltijden. Bied peddels. Een veilingmeester die snel dollarbedragen uitroept. Deze beelden zijn waarschijnlijk enkele van de eerste die te binnen schieten als mensen denken aan liefdadigheidsveilingen. Maar terwijl live veilingen zijn zeker een populaire optie, ze zijn slechts een van de vele soorten liefdadigheid veilingen die organisaties kunnen hosten. Dus, de eerste stap naar de planning van een liefdadigheidsveiling zal zijn om te beslissen over precies welk type veiling uw organisatie moet op in de eerste plaats.
de meest populaire soorten liefdadigheidsveilingen zijn stille veilingen, live veilingen en online veilingen.
stille veilingen: dit zijn persoonlijke gebeurtenissen waarbij items op tabellen worden geplaatst zodat gasten kunnen bladeren. Traditioneel, gasten zullen bieden door het schrijven van een bedrag op een vel papier naast het item geplaatst. Mobiele biedsoftware kan donaties stimuleren door gasten gemakkelijk te laten bieden vanaf hun smartphone. Stille veilingen zijn minder gestructureerd dan live veilingen, waardoor organisaties een ideale gelegenheid hebben om persoonlijk met donoren te communiceren. Omdat stille veilingen meer casual zijn, zijn ze ook geschikt voor vele soorten publiek en kunnen ze worden aangepast aan alle soorten instellingen. Deze minder gestructureerde aard kan echter een tweesnijdend zwaard zijn. Omdat je geen veilingmeester hebt die de show leidt en je gasten actief vermaakt, kan het moeilijker zijn om je deelnemers te betrekken en hen te motiveren om te bieden.
Live-veilingen: Live-veilingen zijn in wezen een soort live-optreden. Tijdens een live veiling faciliteert een veilingmeester het bieden door items te introduceren en dollarbedragen uit te roepen. Om een bod uit te brengen, moeten gasten de aandacht van de veilingmeester trekken, hetzij met behulp van biedpeddels of op een andere manier. Omdat je een echte, levensgroot veilingmeester hebt om de show te runnen, zijn live veilingen meestal snel, leuk en zeer boeiend voor donoren. Bovendien kan de urgentie van het bieden ter plaatse een grote stimulans zijn voor bezoekers om meer te bieden! Het gestructureerde karakter van een live veiling kan echter ook een nadeel zijn. Omdat gasten aan tafels zullen zitten en deelnemen aan een live optreden, zal uw organisatie waarschijnlijk niet zo veel tijd hebben om te communiceren met donoren. Live veilingen worden vaak gecombineerd met stille veilingen om organisaties meer mogelijkheden te geven om fondsen te werven.
onlineveilingen: Onlineveilingen zijn vergelijkbaar met stille veilingen, alleen digitaal. Om een online veiling te hosten, zou uw organisatie eerst het opzetten van een online veiling site met behulp van veiling software. De site bevat afbeeldingen en beschrijvingen van elk item voor deelnemers om te bladeren op hun computers. Om een bod te doen, moeten deelnemers zich eerst registreren op de site door hun naam en creditcardgegevens in te dienen. Omdat er geen fysieke gebeurtenis is met een online veiling, zijn ze veel goedkoper en gemakkelijker te plannen, en iedereen kan deelnemen, ongeacht de geografie. Echter, door dezelfde token, het is moeilijker om donoren te betrekken met een online veiling, en je zult niet de kans om te communiceren met hen face-to-face. Dat is de reden waarom online veilingen worden vaak gehouden in combinatie met stille veilingen. Organisaties kunnen online bieden voorafgaand aan het eigenlijke evenement om meer mensen toe te staan om langer te bieden, en dus, meer fondsen te werven!
terwijl stille, live en online veilingen de meest voorkomende soorten liefdadigheidsveilingen zijn, kunt u er ook voor kiezen om iets meer onconventioneel te organiseren, zoals een Chinese veiling of penny social. Zorg er in het begin van uw planningsproces voor dat u controleert of uw veiling voldoet aan alle wettelijke vereisten, inclusief registraties voor liefdadigheidsinstellingen en verklaringen voor liefdadigheidsinstellingen.
Bepaal een budget en een doel.
omdat liefdadigheidsveilingen zoveel bewegende onderdelen hebben, is het belangrijk om zorgvuldig te budgeteren. U wilt anticiperen op alle uitgaven vanaf het begin om ervoor te zorgen dat u kunt dekken elk aspect van uw evenement, met inbegrip van veiling software, items te veilen, een locatie, personeel uren, decoraties en benodigdheden, entertainment, en eten en drinken. Donaties van tijd en materiaal kunnen helpen om de kosten te drukken.
zodra u een budget hebt vastgesteld, kunt u doorgaan met het instellen van een doel. Hoeveel hoop je op te halen via je veiling? Vergeet niet om uw doel realistisch en haalbaar te houden. Hoewel het verleidelijk kan zijn om groot te dromen, kan het instellen van doelen die te hoog zijn uw team demoraliseren.
rekruteer een team.
uw liefdadigheidsveiling heeft personeel en vrijwilligers nodig die toegewijd zijn aan het evenement, waaronder:
- een evenementenplanningscomité.
- een aanbestedingscomité om veilingartikelen aan te vragen.
- algemene vrijwilligers voor taken zoals set-up, registratie, checkout, item running, en opruimen.
- voor live veilingen, een veiler die verantwoordelijk is voor het beheren van de biedingen en de veilingspotters om het publiek voor biedingen te benaderen.
- voor stille veilingen, een presentator om aankondigingen te doen, items te bespreken en het programma op de rails te houden, plus veilingmonitors om vragen te beantwoorden, bieden aan te moedigen en ervoor te zorgen dat iedereen volgens de regels speelt.
de samenstelling van uw team is afhankelijk van de grootte en het type van uw liefdadigheidsveiling. Zorg ervoor dat je genoeg handen hebt om alles wat gedaan moet worden te dekken!
veilingitems aanvragen.
wanneer u nadenkt over welke items u wilt aanvragen, wilt u waarschijnlijk beginnen met het raadplegen van uw donorgegevens. De items die de neiging hebben om het beste te doen zullen een beroep doen op de belangen van uw bezoekers en vallen binnen hun algemene inkomensniveau. Met deze twee factoren in het achterhoofd, laat uw inkoopteam beginnen met het zoeken naar items zo vroeg mogelijk. Ze kunnen beginnen met het benutten van hun persoonlijke connecties, dan wenden tot andere bedrijven en retailers die bereid zijn om hun producten of diensten te doneren, indien nodig. Vooral als u op vrijwilligers vertrouwt, kan het nuttig zijn om uw inkoopteam uit te rusten met een toolkit die alle materialen bevat die ze nodig kunnen hebben bij het aanvragen van donaties. Uw toolkit zou kunnen bevatten:
- basisinformatie over uw organisatie, oorzaak en gebeurtenis
- formulieren voor donaties
- uitnodigingen voor uw veiling
- sjablonen voor aanvragen van aanvragen
- een lijst van mogelijke ideeën voor veilingen
- verklaringen voor liefdadigheidsdoeleinden, indien van toepassing
met een toolkit voor verzoeken heeft uw team alles wat ze nodig hebben om ter plaatse donaties aan te vragen en te accepteren.
Bepaal een datum en boek een locatie.
met uw inkoopteam ter plaatse, is het tijd voor uw evenementplanningsteam om te beginnen met het organiseren van de andere logistiek met betrekking tot uw evenement. Een van hun eerste taken zal zijn om een datum vast te stellen en een locatie te boeken. Plan, indien mogelijk, uw veiling voor een weekend of doordeweekse avond na 18: 00, zodat degenen die werken in staat zijn om bij te wonen zal zijn. Probeer vakantie of zomermaanden te vermijden, wanneer mensen meer kans hebben om te reizen of vastgebonden met familie-evenementen.
ongeveer 9-6 maanden na de datum waarop u uw evenement wilt hosten, begint u een evenementenruimte te verkennen. De werkelijke datum zal worden bepaald door wanneer de locatie is geopend, maar het boeken van de ruimte vroeg moet u voldoende flexibiliteit geven. Er is geen tekort aan uitstekende locaties beschikbaar voor het hosten van liefdadigheidsveilingen, van kunstmusea en golfbanen tot auditoria en buurthuizen. Houd er rekening mee dat als u een stille veiling host met mobiel bieden, u de WiFi-en mobiele service wilt testen voordat u de locatie boekt om er zeker van te zijn dat deze uw software kan ondersteunen.
Promoot uw veiling.
nu alle details in orde zijn, is het tijd om het nieuws van uw liefdadigheidsveiling te delen met uw trouwe supporters! Terwijl u zeker wilt adverteren uw veiling via meerdere kanalen, een van de meest effectieve manieren om uw evenement te promoten is het opzetten van een veiling site. Gegenereerd door middel van veiling software, uw veiling site zal een website die alle relevante informatie over uw evenement bevat. Via uw veiling site, zullen de gasten in staat zijn om:
- leer meer over uw organisatie en oorzaak
- Koop tickets en sponsoring
- Blader door afbeeldingen en beschrijvingen van veiling items
- Bekijk uw sponsors
- Doneer
- bied op items voorafgaand aan uw persoonlijk evenement
deel de link naar uw veiling site in alle event correspondentie om gasten te voorzien van alle informatie die ze nodig hebben om mee te doen. Een veiling site elimineert de noodzaak om uit te printen van een fysieke veiling catalogus om uw items te promoten en kunt u doorgaan met het toevoegen van nieuwe items als ze binnenkomen.
uw veiling opzetten en uitvoeren.
het is de dag van uw liefdadigheidsveiling, en al het harde werk dat u in de planning zet, staat op het punt om te betalen! De grootste taak die u zult worden geconfronteerd met de dag van de veiling is setup. Je wilt de nodige medewerkers en vrijwilligers ter plaatse hebben ruim voordat het evenement begint, dus je hebt voldoende tijd om alles gedaan te krijgen. Instellen zal er een beetje anders uitzien, afhankelijk van het type veiling dat u host.
voor stille veilingen:
- het opzetten van registratie en kassa gebieden met meerdere lijnen.
- Schik tabellen rond de ruimte op een manier die een goede doorstroming van het verkeer vergemakkelijkt.
- groepeer items per categorie en plaats ze op tabellen. Houd items op één rij per tabel zodat ze gemakkelijk zichtbaar zijn voor gasten.
- plaats tabeltenten naast elk item met het artikelnummer, een beschrijving van het item (inclusief eventuele beperkingen), de retailwaarde en de start-en minimale inschrijvingsbedragen.
- als u mobiel biedt, zorg er dan voor dat de WiFi-en mobiele service goed werkt. Als u een traditionele stille veiling met biedbladen organiseert, genereert u de vellen en plaatst u er één naast elk item.
voor live veilingen:
- stel registratie – en afrekengebieden in met meerdere wachtrijen.
- Schik tafels en stoelen in de zaal en plaats gasten in een tafelschikking.
- plaats items in een gebied waar ze gemakkelijk kunnen worden opgehaald en weergegeven als de veilingmeester ze introduceert. Als u items niet persoonlijk kunt gebruiken, kunt u overwegen een projectorscherm in te stellen om afbeeldingen van elk item weer te geven.
- het geluidssysteem opzetten en testen.
zodra de installatie voorbij is, laat vrijwilligers klaarstaan om gasten te begroeten en hen te registreren als ze aankomen. Laat dan het bieden volgen! Het belangrijkste is, vergeet niet om een goede tijd te hebben. Hoewel het maar al te gemakkelijk is om je zorgen te maken over de details, als gasten jou en je team zien genieten van het evenement, zullen ze dat zeker volgen.
Bonus: wilt u nog meer inzamelen op uw liefdadigheidsveiling? Bekijk deze fundraising event planning tips van onze vrienden bij Neon!
bedank medewerkers en volg uw prestaties.
de winnaars zijn bepaald, de gelukkige gasten zijn naar huis gelopen met hun items, en de locatie is helemaal opgeschoond. Maar je bent nog niet klaar met je liefdadigheidsveiling. Een stellaire gebeurtenis rechtvaardigt een stellaire follow-up, en dat betekent het bedanken van degenen die hebben bijgedragen en het bijhouden van uw prestaties. Zorg ervoor dat u direct na het evenement contact opneemt met iedereen die heeft bijgedragen aan uw veiling. Veel van uw bijdragers zijn ook item donors, vrijwilligers, sponsors, en bieders. Al uw supporters verdienen om te worden bedankt, ongeacht hoe groot of klein hun bijdragen.
u wilt ook uw eigen prestaties bijhouden, vooral als u van plan bent om in de toekomst een andere veiling te organiseren. Als u veiling software gebruikt om uw evenement te plannen, moet het evalueren van uw prestaties vrij eenvoudig zijn. Aangezien alle item – en biedergegevens in één platform worden bijgehouden, kunt u een verscheidenheid aan zeer nauwkeurige en up-to-date rapporten genereren die u inzicht geven in welke aspecten van uw planning goed heeft gewerkt en wat ruimte voor verbetering heeft gelaten. Uw veilingen worden alleen maar populairder en winstgevender!
hoewel veilingen voor goede doelen veel planning en vooruitdenken vereisen, kunnen ze enkele van de meest lucratieve non-profit Fondsenwerving evenementen zijn. Om nog meer te leren over het runnen van een liefdadigheidsveiling, zorg ervoor dat u check out deze gids van OneCause.
Karrie Wozniak is een expert op het gebied van mobiele fondsenwerving. Ze is Vice President of Sales & Marketing bij OneCause (voorheen BidPal), het toonaangevende mobiele fondsenwervende softwarebedrijf dat non-profitorganisaties helpt meer donoren te betrekken en meer geld in te zamelen. Sinds 2007, OneCause heeft geholpen duizenden organisaties te verhogen meer dan $ 1.5 miljard en verbinden met meer dan 1,5 miljoen supporters.
zorg ervoor dat uw veiling voldoet aan de vereisten
veilingen, zoals alle soorten fondsenwervers, leiden tot complexe wettelijke vereisten. Als je zeker wilt zijn dat je alle regels volgt zonder veel tijd te besteden aan overheidspapier, kan Harbor Compliance helpen. Neem contact op of bel ons, 1-888-995-5895. Onze non-profit specialisten zorgen graag voor alle details voor u.
meer informatie over andere fondsenwervingsactiviteiten die speciale vereisten kunnen veroorzaken.
zes dingen te doen zodra uw non-profit zich heeft geregistreerd voor fondsenwerving.
negen manieren waarop compliance uw missie en impact beïnvloedt.