Oppdatert januar 2019
Veldedighetsauksjoner er en morsom og spennende måte å engasjere givere og samle inn penger til oppdraget. Likevel krever en vellykket auksjon nøye planlegging. Hvilken type auksjon vil fungere best for deg? Skal du holde en auksjon eller en live event? Hvor mye vil det koste, og hvor får du varene til auksjon? Denne guiden vil hjelpe deg å legge planer for en uforglemmelig hendelse som oppfyller dine innsamlingsmål.
Bestem hvilken type auksjon som skal være vert.
bordoppsett og fem retters måltider. Bud padleårer. En auksjonarius raskt ringer ut dollarbeløp. Disse bildene er trolig noen av de første som kommer til hjernen når folk tenker på veldedighet auksjoner. Men mens live-auksjoner er absolutt et populært alternativ, er de bare en av de mange typer veldedighetsauksjoner som organisasjoner kan være vert for. Dermed vil det første skrittet for å planlegge en veldedighetsauksjon være å bestemme nøyaktig hvilken type auksjon organisasjonen din skal sette på i utgangspunktet.
de mest populære typene veldedighetsauksjoner er stille auksjoner, live auksjoner og nettauksjoner.
Stille auksjoner: Dette er hendelser i person der elementer er plassert på bord for gjestene å bla. Tradisjonelt vil gjestene by ved å skrive et beløp på et ark som er plassert ved siden av varen. Mobil budgivning programvare kan øke donasjoner ved å la gjestene bud beleilig fra sine smarttelefoner. Stille auksjoner er mindre strukturert enn live auksjoner, noe som gir organisasjoner en ideell mulighet til å samhandle med givere personlig. Fordi stille auksjoner er mer uformelle, er de også egnet for mange typer publikum og kan tilpasses alle typer innstillinger. Denne mindre strukturerte naturen kan imidlertid være et dobbeltkantet sverd. Siden du ikke vil ha en auksjonarius som kjører showet og aktivt underholder gjestene dine, kan det være vanskeligere å engasjere deltakerne og motivere dem til å by.
Live auksjoner: Live auksjoner er i hovedsak en type live-opptreden. Under en live auksjon letter en auksjonarius budgivningen ved å introdusere varer og ringe ut dollarbeløp. For å legge inn et bud, må gjestene fange auksjonarius oppmerksomhet enten ved hjelp av bud padleårer eller gjennom en annen metode. Fordi du vil ha en ekte, større enn livet auksjonarius å kjøre showet, har live auksjoner en tendens til å være rask, morsom og svært engasjerende for givere. I tillegg kan det haster med å by på stedet være et godt incitament for deltakerne til å by mer! Den strukturerte naturen til en live-auksjon kan imidlertid også være en ulempe. Fordi gjester vil bli sittende ved bord og delta i en live-opptreden, vil organisasjonen sannsynligvis ikke ha så mye tid til å samhandle med givere. Live auksjoner er ofte sammenkoblet med stille auksjoner for å gi organisasjoner flere muligheter til å samle inn penger.
nettauksjoner: nettauksjoner ligner på stille auksjoner, bare digitale. For å være vert for en auksjon, må organisasjonen først sette opp et auksjonsnettsted ved hjelp av auksjonsprogramvare. Nettstedet har bilder og beskrivelser av hvert element for deltakerne å bla på sine datamaskiner. For å legge inn et bud, må deltakerne først registrere seg på nettstedet ved å sende inn navn og kredittkortinformasjon. Fordi det er ingen fysisk hendelse med en auksjon, de er mye billigere og enklere å planlegge, og alle kan delta, uavhengig av geografi. Men på samme måte er det vanskeligere å engasjere givere med en auksjon, og du vil ikke ha muligheten til å samhandle med dem ansikt til ansikt. Det er derfor online auksjoner er ofte holdt i tandem med stille auksjoner. Organisasjoner kan åpne online budgivning før selve arrangementet for å tillate flere mennesker å by lenger, og dermed øke mer penger!
mens stille, live og online auksjoner er de vanligste typene veldedighetsauksjoner, kan du også velge å være vert for noe litt mer ukonvensjonelt, som En Kinesisk auksjon eller penny social.
Tidlig i planleggingsprosessen, må du kontrollere at auksjonen oppfyller alle regulatoriske krav, inkludert veldedige oppfordring registreringer og veldedige avsløring uttalelser.
Sett et budsjett og et mål.
fordi veldedighetsauksjoner har så mange bevegelige deler, er det viktig å budsjettere nøye. Du vil forutse alle utgifter fra begynnelsen for å sikre at du kan dekke alle aspekter av arrangementet ditt, inkludert auksjonsprogramvare, varer til auksjon, et sted, personaletimer, dekorasjoner og forsyninger, underholdning og mat og drikke. Donasjoner av tid og materialer kan bidra til å kutte ned på kostnadene.
når du har opprettet et budsjett, kan du gå videre til å sette et mål. Hvor mye håper du å øke gjennom auksjonen din? Husk å holde målet realistisk og oppnåelig. Mens det kan være fristende å drømme stort, sette mål som er for høye kan demoralisere laget ditt.
Rekruttere et lag.
din veldedighetsauksjon vil trenge ansatte og frivillige dedikert til arrangementet, inkludert:
- en event planning committee.
- en innkjøpsutvalg for å anmode auksjonsvarer.
- Generelle frivillige for oppgaver som oppsett, registrering, utsjekking, elementkjøring og opprydding.
- for live auksjoner, en auksjonarius ansvarlig for å kjøre budgivning og auksjon spotters å omfang ut publikum for bud.
- for stille auksjoner, en emcee å gjøre kunngjøringer, snakke opp elementer, og holde programmet på sporet, pluss auksjon skjermer for å svare på spørsmål, oppmuntre budgivning, og sørge for at alle spiller etter reglene.
lagets sminke vil avhenge av størrelsen og typen av veldedighetsauksjonen din. Bare sørg for at du har nok hender til å dekke alt som må gjøres!
Anmode auksjon elementer.
når du tenker på hvilke ting du skal be om, vil du sannsynligvis starte med å konsultere giverdataene dine. Elementene som pleier å gjøre best vil appellere til deltakernes interesser og faller innenfor deres generelle inntektsnivå. Med disse to faktorene i tankene, har innkjøpsteamet begynne å søke ut elementer så tidlig som mulig. De kan starte med å utnytte sine personlige forbindelser, og deretter henvende seg til andre bedrifter og forhandlere som kan være villige til å donere sine produkter eller tjenester, om nødvendig. Spesielt hvis du stoler på frivillige, kan det være nyttig å utstyre innkjøpsteamet ditt med en oppfordringsverktøy som inneholder alt materialet de trenger når de ber om donasjoner. Verktøysettet ditt kan inkludere:
- Grunnleggende informasjon om din organisasjon, årsak og hendelse
- donasjonsløftskjemaer
- Invitasjoner til auksjonen
- Oppfordringsbrevmaler
- en liste over mulige ideer om auksjonselementer
- erklæringer Om veldedige formål, der det er aktuelt
med en oppfordring toolkit, teamet ditt vil ha Alt de trenger for å be om og godta donasjoner på stedet.
Sett en dato og bestill et sted.
med innkjøpsteamet ditt på bakken, er det på tide at arrangementsplanleggingsteamet begynner å organisere den andre logistikken relatert til arrangementet ditt. En av deres første oppgaver vil være å sette en dato og bestille et sted. Hvis mulig, planlegge auksjonen for en helg eller ukenatt etter 6 PM, slik at de som jobber vil være i stand til å delta. Prøv å unngå ferier eller sommermånedene, når folk er mer sannsynlig å reise eller bundet opp med familiebegivenheter.
Om 9-6 måneder ut fra når du ønsker å være vert for arrangementet, begynne scoping ut et arrangement plass. Den faktiske datoen vil bli bestemt av når lokalet er åpent, men bestiller plass tidlig bør gi deg god fleksibilitet. Det er ingen mangel på gode arenaer tilgjengelig for hosting veldedighet auksjoner, fra kunstmuseer og golfbaner til auditorier og samfunnshus. Husk at hvis du er vert for en stille auksjon med mobilbudgivning, vil du teste wifi-og mobiltjenesten før du bestiller lokalet for å sikre at den kan støtte programvaren din.
Markedsfør auksjonen din.
nå som alle detaljene er i orden, er det på tide å dele nyheten om din veldedighetsauksjon med dine lojale støttespillere! Mens du definitivt vil annonsere auksjonen din gjennom flere kanaler, er en av de mest effektive måtene å markedsføre arrangementet ditt på å sette opp et auksjonsside. Generert gjennom auksjon programvare, auksjonen nettstedet vil være et nettsted som inneholder all relevant informasjon om arrangementet. Gjennom auksjonsstedet vil gjestene kunne:
- Lær om din organisasjon og sak
- Kjøp billetter og sponsing
- Bla gjennom bilder og beskrivelser av auksjons elementer
- Sjekk ut dine sponsorer
- Gi donasjoner
- Bud på elementer i forkant av personlig hendelse
del linken til auksjonsstedet ditt i all korrespondanse for å gi gjestene all den informasjonen de trenger for å bli involvert. Et auksjonsnettsted eliminerer behovet for å skrive ut en fysisk auksjonskatalog for å markedsføre varene dine, og lar deg fortsette å legge til nye elementer når de kommer inn.
Konfigurer og utfør auksjonen.
Det er dagen for din veldedighetsauksjon, og alt det harde arbeidet du legger i planleggingen er i ferd med å lønne seg! Den største oppgaven du vil møte dagen av auksjonen er oppsett. Du vil ha de nødvendige ansatte og frivillige på stedet i god tid før arrangementet er satt til å starte, så du vil ha god tid til å få alt gjort. Oppsett vil se litt annerledes ut avhengig av hvilken type auksjon du er vert for.
for stille auksjoner:
- Sett opp registrering og kassa områder med flere linjer.
- Ordne bord rundt i rommet på en måte som legger til rette for god trafikkflyt.
- Gruppere elementer etter kategori og plassere dem på tabeller. Hold elementene på en rad per bord slik at de er lett synlige for gjestene.
- Plasser bordtelt ved siden av hvert element som viser varenummeret, en beskrivelse av varen( inkludert eventuelle begrensninger), salgsverdi og start-og minimumsbudsbeløp.
- hvis du bruker mobilbudgivning, må du sørge for at wifi-og mobiltjenesten er god å gå. Hvis du er vert for en tradisjonell stille auksjon med bud ark, generere ark og plassere en ved siden av hvert element.
for live auksjoner:
- Sett opp registrerings-og utsjekkingsområder med flere køer.
- Ordne bord og stoler i lokalet og plasser gjester i et salkart.
- Plasser elementer i et område der de lett kan hentes og vises som auksjonarius introduserer hver enkelt. Hvis du ikke kan vise elementer personlig, kan du vurdere å sette opp en projektorskjerm for å vise bilder av hvert element.
- Sett opp og test ut lydsystemet.
når oppsettet er over, har frivillige klar og venter på å hilse på gjester og registrere dem når de begynner å ankomme. Deretter, la budgivning følge! Viktigst, husk å ha en god tid. Selv om det er altfor lett å bekymre seg om detaljene, når gjestene ser deg og teamet ditt nyter arrangementet, er de sikker på å følge etter.
Bonus: Vil du øke enda mer på din veldedighetsauksjon? Sjekk ut disse fundraising event planlegging tips fra våre venner På Neon!
Takk bidragsytere og følg resultatene dine.
vinnerne har blitt bestemt, de glade gjestene har gått hjem med sine varer, og lokalet er ryddet opp. Men er du ikke helt ferdig med veldedighet auksjonen ennå. En stjernehendelse garanterer en stjerneoppfølging, og det betyr å takke de som bidro og spore ytelsen din. Sørg for å følge opp med alle som bidro til auksjonen umiddelbart etter hendelsen. Mange av dine bidragsytere er også vare givere, frivillige, sponsorer og budgivere. Alle dine støttespillere fortjener å bli takket, uansett hvor stor eller liten deres bidrag.
du vil også spore din egen ytelse, spesielt hvis du planlegger å være vert for en annen auksjon i fremtiden. Hvis du brukte auksjon programvare for å planlegge arrangementet, evaluere ytelsen bør være ganske grei. Siden alle vare-og budgiverdata spores på en plattform, kan du generere en rekke svært nøyaktige og oppdaterte rapporter som gir deg innsikt i hvilke aspekter av planleggingen som fungerte bra, og som ga noe rom for forbedring. Auksjonene dine vil bare fortsette å bli mer populære og lønnsomme!
mens veldedighetsauksjoner krever mye planlegging og forethought, kan de være noen av de mest lukrative ideelle fundraising hendelsene. For å lære enda mer om å kjøre en veldedighetsauksjon, sørg for å sjekke ut denne veiledningen Fra OneCause.
Karrie Wozniak er en ekspert på mobil fundraising. Hun Er Visepresident For Salg & Markedsføring På OneCause (tidligere BidPal), det ledende mobil fundraising-programvareselskapet som hjelper ideelle organisasjoner med å engasjere flere givere og skaffe mer penger. Siden 2007 Har OneCause hjulpet tusenvis av organisasjoner med å øke mer enn $1.5 milliarder og få kontakt med over 1,5 millioner støttespillere.
Sørg For At Auksjonen Oppfyller Kravene
Auksjoner, som alle typer fundraisers, utløse komplekse regulatoriske krav. Hvis Du vil sørge for at du følger alle reglene uten å bruke massevis av tid på regjeringens papirarbeid, Kan Harbor Compliance hjelpe. Bare ta kontakt eller ring oss, 1-888-995-5895. Våre nonprofit spesialister vil gjerne ta vare på alle detaljer for deg.
Lær om andre innsamlingsaktiviteter som kan utløse spesielle krav.
Seks ting å gjøre når din nonprofit har registrert for fundraising.
ni måter compliance påvirker din misjon og innvirkning.