päivitetty tammikuu 2019
Charity auctions on hauska ja jännittävä tapa sitouttaa lahjoittajia ja kerätä rahaa missiota varten. Onnistunut huutokauppa vaatii kuitenkin huolellista suunnittelua. Millainen huutokauppa sopii sinulle parhaiten? Pitäisikö järjestää nettihuutokauppa tai livetapahtuma? Paljonko se maksaa, ja mistä tavarat saa huutokaupattavaksi? Tämä opas auttaa sinua luomaan suunnitelmia unohtumattomalle tapahtumalle, joka täyttää varainhankintatavoitteesi.
päätä, minkä tyyppinen huutokauppa järjestetään.
Pöytäjärjestelyt ja viiden ruokalajin ateriat. Mailat. Huutokauppakeisari huuteli nopeasti dollarisummia. Nämä kuvat lienevät ensimmäisiä, jotka tulevat mieleen, kun ihmiset ajattelevat hyväntekeväisyyshuutokauppoja. Mutta vaikka live-huutokaupat ovat varmasti suosittu vaihtoehto, ne ovat vain yksi monista hyväntekeväisyyshuutokaupoista, joita organisaatiot voivat isännöidä. Näin ollen ensimmäinen askel suunnittelussa hyväntekeväisyyshuutokauppa on päättää, minkä tyyppinen huutokauppa organisaation pitäisi laittaa ensimmäinen paikka.
Suosituimmat hyväntekeväisyyshuutokaupat ovat hiljaiset huutokaupat, live-huutokaupat ja verkkohuutokaupat.
Hiljaiset huutokaupat: nämä ovat henkilökohtaisia tapahtumia, joissa tavaroita asetetaan pöytiin vieraiden selattavaksi. Perinteisesti vieraat tekevät tarjouksen kirjoittamalla summan esineen viereen asetetulle paperiarkille. Mobile bidding ohjelmisto voi lisätä lahjoituksia antamalla vieraille tarjouksen kätevästi niiden älypuhelimet. Hiljaiset huutokaupat ovat vähemmän jäsenneltyjä kuin live-huutokaupat, mikä antaa organisaatioille ihanteellisen mahdollisuuden olla vuorovaikutuksessa lahjoittajien kanssa henkilökohtaisesti. Koska Hiljaiset huutokaupat ovat rennompia, ne sopivat myös monenlaisille yleisöille ja ne voidaan sovittaa kaikenlaisiin puitteisiin. Tämä vähemmän jäsentynyt luonne voi kuitenkin olla kaksiteräinen miekka. Koska et ole huutokaupanpitäjä käynnissä show ja aktiivisesti viihdyttää vieraita, se voi olla vaikeampaa sitouttaa osallistujia ja motivoida heitä tekemään tarjouksen.
Live-huutokaupat: Live-huutokaupat ovat oleellisesti eräänlainen live-esitys. Live-huutokaupan aikana huutokaupanpitäjä helpottaa tarjousta esittelemällä kohteita ja huutamalla dollarimääriä. Tehdäkseen tarjouksen vieraiden on vangittava huutokaupanpitäjän huomio joko huutomailojen avulla tai jollakin muulla menetelmällä. Koska sinulla on todellinen, elämää suurempi huutokauppakeisari pyörittämään show, live huutokaupat ovat yleensä nopeita, hauskoja ja erittäin mukaansatempaavia lahjoittajille. Plus, kiireellisyys ottaa tarjouksen paikan päällä voi olla suuri kannustin osallistujille tarjota enemmän! Livehuutokaupan jäsennellyllä luonteella voi kuitenkin olla myös kääntöpuolensa. Koska vieraat istuvat pöydissä ja osallistuvat live-esitykseen, organisaatiollasi ei todennäköisesti ole niin paljon aikaa olla vuorovaikutuksessa lahjoittajien kanssa. Livehuutokaupat yhdistetään usein hiljaisiin huutokauppoihin, jotta järjestöillä olisi enemmän mahdollisuuksia varainkeruuseen.
verkkohuutokaupat: verkkohuutokaupat ovat samanlaisia kuin Hiljaiset huutokaupat, vain digitaalisia. Verkkohuutokaupan järjestämiseksi organisaatiosi olisi ensin perustettava verkkohuutokauppasivusto huutokauppaohjelmiston avulla. Sivustolla on kuvia ja kuvauksia jokaisesta kohteesta, joita osallistujat voivat selata tietokoneellaan. Tehdäkseen tarjouksen osallistujien on ensin rekisteröidyttävä sivustolle ilmoittamalla nimensä ja luottokorttitietonsa. Koska nettihuutokaupassa ei ole fyysistä tapahtumaa, ne ovat paljon halvempia ja helpommin suunniteltavia, ja jokainen voi osallistua, maantieteestä riippumatta. Yhtä lailla on kuitenkin vaikeampaa saada lahjoittajia mukaan nettihuutokauppaan, eikä sinulla ole mahdollisuutta olla tekemisissä heidän kanssaan kasvotusten. Siksi verkkohuutokaupat pidetään yleisesti yhdessä hiljaisten huutokauppojen kanssa. Organisaatiot voivat avata online-tarjouskilpailuja ennen varsinaista tapahtumaa, jotta useammat ihmiset voivat tarjota pidempään, ja siten kerätä enemmän varoja!
vaikka silent, live, ja online-huutokaupat ovat yleisimpiä hyväntekeväisyyshuutokauppoja, voit myös valita isännöidä jotain hieman epätavanomaisempaa, kuten kiinalainen huutokauppa tai penny social.
varmista suunnitteluprosessisi alkuvaiheessa, että huutokauppasi täyttää kaikki lakisääteiset vaatimukset, mukaan lukien hyväntekeväisyysrekisteröinnit ja hyväntekeväisyysilmoitukset.
Aseta budjetti ja tavoite.
koska hyväntekeväisyyshuutokaupoissa on niin paljon liikkuvia osia, on tärkeää budjetoida huolellisesti. Sinun kannattaa ennakoida kaikki kulut alusta varmista, että voit kattaa kaikki osa tapahtuman, kuten huutokauppa ohjelmisto, kohteita huutokauppa, paikka, henkilöstön tuntia, koristeet ja tarvikkeet, viihde, ja ruoka ja juomat. Ajan ja materiaalien lahjoituksilla voidaan vähentää kustannuksia.
budjetin laadittuaan voi siirtyä tavoitteen asettamiseen. Paljonko toivot kerääväsi huutokaupallasi? Muista pitää tavoitteesi realistisena ja saavutettavissa. Vaikka suurista unelmista haaveileminen voi olla houkuttelevaa,liian ylevien tavoitteiden asettaminen voi lannistaa joukkueesi.
värvää joukkue.
hyväntekeväisyyshuutokauppa tarvitsee tapahtumaan omistautunutta henkilökuntaa ja vapaaehtoisia, mm.:
- tapahtumasuunnittelukomitea.
- hankintakomitea huutokauppatavaroiden hankkimiseksi.
- Yleiset vapaaehtoiset tehtäviin, kuten perustamiseen, rekisteröitymiseen, kassalle, tavaran juoksemiseen ja siivoamiseen.
- live-huutokaupoissa huutokaupanpitäjä, joka vastaa huutokauppojen ja huutokauppojen tarkkailijoiden järjestämisestä, jotta yleisö voi hakea tarjouksia.
- hiljaisissa huutokaupoissa emcee tekee ilmoituksia, puhuu asioista ja pitää ohjelman raiteillaan, sekä huutokauppatarkkailijat vastaavat kysymyksiin, kannustavat tarjouksiin ja varmistavat, että kaikki pelaavat sääntöjen mukaan.
joukkueesi kokoonpano riippuu hyväntekeväisyyshuutokauppasi koosta ja tyypistä. Varmista vain, että sinulla on tarpeeksi käsiä kattamaan kaikki, mitä tarvitsee tehdä!
Huutokauppatavaraa.
kun mietit, mitä kohteita kannattaa hankkia, kannattaa aloittaa tutkimalla luovuttajan tietoja. Kohteet, jotka yleensä tehdä parhaiten valittaa osallistujien etuja ja kuuluvat niiden yleinen tulotaso. Nämä kaksi tekijää mielessä, pyydä hankintatiimiä etsimään kohteita mahdollisimman aikaisin. He voivat aloittaa hyödyntämällä henkilökohtaisia yhteyksiään ja kääntyä sitten muiden yritysten ja jälleenmyyjien puoleen, jotka saattavat olla valmiita lahjoittamaan tuotteitaan tai palvelujaan, jos se on tarpeen. Varsinkin jos luotat vapaaehtoisiin, voi olla hyödyllistä varustaa hankintatiimisi tarjouspyyntötyökalupakilla, joka sisältää kaikki materiaalit, joita he saattavat tarvita lahjoituksia pyytäessään. Työkalupakkisi voi sisältää:
- perustietoa organisaatiostasi, asiastasi ja tapahtumastasi
- Lahjoituspanttilomakkeet
- kutsut huutokauppaasi
- Kehotuskirjepohjat
- luettelo mahdollisista huutokauppaideoista
- Hyväntekeväisyysilmoitukset, soveltuvin osin
avustustyökalupakilla tiimisi saa kaiken tarvitsemansa pyytääkseen ja ottaakseen vastaan lahjoituksia paikan päällä.
Aseta päivämäärä ja varaa paikka.
kun hankintatiimisi on maastossa etsimässä kohteita, on tapahtumasuunnittelutiimisi aika alkaa järjestää muuta tapahtumaan liittyvää logistiikkaa. Yksi heidän ensimmäisistä tehtävistään on asettaa päivämäärä ja varata paikka. Jos mahdollista, ajoittaa huutokauppa viikonloppuna tai arkiyönä klo 18 jälkeen, jotta ne, jotka työskentelevät voivat osallistua. Yritä välttää lomia tai kesäkuukausia, jolloin ihmiset ovat todennäköisemmin matkoilla tai sidottu perhetapahtumiin.
noin 9-6 kuukauden kuluttua siitä, kun haluat järjestää tapahtumasi, aloita tapahtumatilan kartoittaminen. Varsinainen ajankohta määräytyy sen mukaan, milloin paikka on auki, mutta tilan varaaminen ajoissa antanee runsaasti joustoa. Ei ole pulaa erinomaisista paikoista, jotka ovat saatavilla hyväntekeväisyyshuutokauppojen järjestämiseen, taidemuseoista ja golfkentistä auditorioihin ja monitoimitaloihin. Muista, että jos isännöit hiljaista huutokauppaa mobiilihuutokaupalla, sinun kannattaa testata wifi-ja kännykkäpalvelua ennen kuin varaat paikan varmistaaksesi, että se voi tukea ohjelmistoasi.
edistä huutokauppaasi.
nyt kun kaikki yksityiskohdat ovat kunnossa, on aika jakaa uutiset hyväntekeväisyyshuutokaupastasi uskollisille kannattajillesi! Vaikka haluat ehdottomasti mainostaa huutokauppaasi useiden kanavien kautta, yksi tehokkaimmista tavoista edistää tapahtumaasi on perustaa huutokauppasivusto. Luotu kautta huutokauppa ohjelmisto, huutokauppa sivusto on sivusto, joka sisältää kaikki olennaiset tiedot tapahtumasta. Kautta huutokauppa sivusto, vieraat voivat:
- Tutustu organisaatioosi ja asiaasi
- Osta lippuja ja sponsoreita
- Selaa kuvia ja kuvauksia huutokauppatavaroista
- Tarkista sponsorisi
- tee lahjoituksia
- tee lahjoituksia
- tee tarjouksia esineistä ennen henkilökohtaista tapahtumaa
Jaa linkki huutokauppasivullesi kaikissa tapahtumakirjeenvaihdoissa, jotta vieraat saavat kaikki tiedot, joita he tarvitsevat osallistuakseen. Huutokauppasivusto poistaa tarpeen tulostaa fyysinen huutokauppa luettelo edistää kohteita ja voit jatkaa lisäämällä uusia kohteita, kun ne tulevat.
Järjestä ja toteuta huutokauppasi.
on hyväntekeväisyyshuutokauppanne päivä, ja kaikki se kova työ, jonka teette suunnittelun eteen, on tuottamassa tulosta! Huutokauppapäivän suurin tehtävä on setup. Sinun kannattaa saada tarvittava henkilökunta ja vapaaehtoiset paikalle hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkua, joten sinulla on runsaasti aikaa saada kaikki valmiiksi. Set up näyttää hieman erilainen riippuen siitä, minkä tyyppinen huutokauppa olet hosting.
äänettömiin huutokauppoihin:
- Määritä rekisteröinti-ja kassatilat, joissa on useita rivejä.
- Järjestä pöydät ympäri huonetta siten, että liikenne sujuu hyvin.
- Ryhmittele erät luokittain ja aseta ne taulukoihin. Pidä tavarat yhdelle riville pöytää kohti, jotta ne ovat helposti vieraiden nähtävissä.
- Aseta pöytäteltat jokaisen erän viereen, jossa luetellaan tavaran numero, tavaran kuvaus (mukaan lukien mahdolliset rajoitukset), vähittäisarvo sekä aloitus-ja vähimmäistarjousmäärät.
- jos käytät mobiilihuutokauppaa, varmista, että wifi-ja kännykkäpalvelu on kunnossa. Jos isännöit perinteistä hiljaista huutokauppaa tarjouslakanoilla, luo lakanat ja aseta yksi jokaisen kohteen viereen.
livehuutokaupoille:
- Määritä rekisteröinti-ja kassatilat, joissa on useita jonoja.
- Järjestä tapahtumapaikalle Pöydät ja tuolit ja aseta vieraat istumajärjestykseen.
- sijoita esineet alueelle, josta ne on helppo hakea ja näyttää huutokaupanpitäjän esitellessä jokaisen. Jos et voi ominaisuus kohteita henkilökohtaisesti, voit harkita perustaa projektori näyttö näyttää kuvia kunkin kohteen.
- äänentoiston pystyttäminen ja testaaminen.
kun setup on ohi, vapaaehtoiset ovat valmiina tervehtimään vieraita ja rekisteröimään heidät, kun he alkavat saapua. Siitä seuraa huuto! Tärkeintä on muistaa pitää hauskaa. Vaikka on aivan liian helppoa murehtia yksityiskohtia, kun vieraat näkevät sinut ja tiimisi nauttimassa tapahtumasta, he varmasti seuraavat perässä.
Bonus: haluatko kerätä vielä enemmän hyväntekeväisyyshuutokaupallasi? Katso nämä varainkeruutapahtuman suunnitteluvinkit ystäviltämme neonissa!
kiitä avustajia ja seuraa suoritustasi.
voittajat on selvitetty, iloiset vieraat ovat kävelleet tavaroineen kotiin ja paikka on siivottu. Hyväntekeväisyyshuutokauppa ei ole vielä valmis. Tähtien tapahtuma edellyttää tähtien seuranta, ja se tarkoittaa kiittää niitä, jotka myötävaikuttivat ja seuranta suorituskykyä. Varmista, että olet yhteydessä kaikkiin huutokauppaasi osallistuneisiin heti tapahtuman jälkeen. Monet avustajat ovat myös kohteen lahjoittajia, vapaaehtoisia, sponsorit, ja tarjoajia. Kaikki kannattajanne ansaitsevat kiitoksen, olivatpa heidän panoksensa kuinka suuria tai pieniä tahansa.
myös omaa suoritusta kannattaa seurata, varsinkin jos aikoo järjestää tulevaisuudessa toisen huutokaupan. Jos käytit huutokauppaohjelmistoa tapahtumasi suunnitteluun, suorituksesi arvioinnin pitäisi olla melko yksinkertaista. Koska kaikki kohteen ja tarjoajan tiedot seurataan yhdellä alustalla, voit luoda erilaisia erittäin tarkkoja ja ajan tasalla raportteja, jotka antavat sinulle oivalluksia siitä, mitkä näkökohdat suunnittelu toimi hyvin ja joka jätti parantamisen varaa. Huutokaupat vain pitää saada yhä suosittu ja kannattava!
vaikka hyväntekeväisyyshuutokaupat vaativat paljon suunnittelua ja ennakointia, ne voivat olla tuottoisimpia voittoa tavoittelemattomia varainhankintatapahtumia. Jos haluat tietää vielä enemmän hyväntekeväisyyshuutokaupan pyörittämisestä, muista tarkistaa tämä opas yhdestä syystä.
Karrie Wozniak on mobiilin varainhankinnan asiantuntija. Hän on myyntijohtaja & markkinointi OneCause (entinen BidPal), johtava mobiili varainhankinta ohjelmistoyritys, joka auttaa Ei-yrityksiä sitoutumaan enemmän lahjoittajia ja kerätä enemmän rahaa. Vuodesta 2007 lähtien OneCause on auttanut tuhansia organisaatioita nostamaan yli $1.5 miljardia ja yhdistää yli 1,5 miljoonaa kannattajaa.
varmista, että huutokauppasi täyttää vaatimukset
huutokaupat, kuten kaikenlaiset varainkeruutapahtumat, aiheuttavat monimutkaisia sääntelyvaatimuksia. Jos haluat varmistaa, että noudatat kaikkia sääntöjä viettämättä ton aikaa hallituksen paperityöt, Harbor Compliance voi auttaa. Ota yhteyttä tai soita numeroon 1-888-995-5895. Voittoa tavoittelemattomat asiantuntijamme huolehtivat mielellään kaikista yksityiskohdista puolestasi.
tutustu muihin varainhankintatoimiin, jotka voivat aiheuttaa erityisvaatimuksia.
kuusi asiaa hoidettavaksi, kun voittoa tavoittelematon henkilö on ilmoittautunut varainhankintaan.
Nine ways compliance affects your mission and impact.