La gestión de proyectos puede sonar fácil, pero asumir el papel de gestor de Proyectos requiere un juego de espadas con el ingenio adecuado.
Muchas veces, cuando el Gerente de proyecto tiene la culpa o no cumple con las necesidades de un empleado, la empresa está obligada a perder un recurso valioso. Es difícil encontrar un buen Gestor de Proyectos, pero ¿un gran Gestor de Proyectos? Es más difícil. Comprender los objetivos de la empresa, los plazos de los proyectos, administrar el tiempo de manera efectiva y ser un buen jefe para los empleados puede ser fácil si se siguen estos siete consejos:
EVITAR la MICROGESTIÓN
Los gerentes de proyectos tienden a ser extremadamente observadores y controladores cuando se asigna un proyecto a su equipo. Podría deberse a plazos irracionales, falta de tiempo, subestimar el poder de sus recursos y entrar en pánico para probar su posición. Esto conduce a una microgestión constante en la que los gerentes de proyecto constantemente molestan o supervisan a los empleados y su trabajo, respirando sobre sus hombros durante todo el día o la semana, hasta que el proyecto está terminado y desempolvado. A veces, a los empleados nunca se les da un descanso y se les puede pedir que trabajen durante los fines de semana, lo que eventualmente los agotaría. Un gran Gerente de proyecto entiende que cada empleado es lo suficientemente humano como para tener su propio tiempo y espacio para averiguar cuánto puede entregar y qué tan rápido puede hacerlo. A los empleados se les debe dar su propia libertad para trabajar en torno a los horarios y planificar cómo pueden entregar antes de los plazos. La microgestión solo desmotiva a los empleados y los coloca en una posición en la que se los considera incapaces de realizar entregas a menos que se los supervise. Un gran gerente evita la microgestión como la plaga y la usa cuando y donde sea necesario.
EVALUAR PRIORIDADES
Muchos gerentes de proyecto siguen una metodología ágil donde se mapean y enumeran al principio diferentes partes del proyecto que tienen varias dependencias. Con el tiempo, las prioridades cambian. Es importante reevaluar las prioridades de manera periódica y cambiar las entregas de trabajo. Las prioridades nunca son las mismas a lo largo de un proyecto y se necesita un gran gerente para encontrar los bucles y agujeros del mismo, para entregar los proyectos a tiempo.
ADMINISTRAR EL TIEMPO DE MANERA EFECTIVA
La administración del tiempo es la prioridad número uno de un gran gerente. Es importante mantener un equilibrio entre ser productivo durante las horas productivas en el trabajo y permitir que los empleados tengan su tiempo libre. Los gerentes de proyecto deben asegurarse de que los empleados realicen el trabajo a tiempo, sin estresarlos al presionarlos. Cualquier buen recurso funcionaría de manera eficiente cuando se les entregara el trabajo, sin necesidad de un empujón. Averiguar lo bueno y lo malo del equipo es crucial. Una buena manera de empezar es establecer tareas y objetivos que los empleados deben cumplir cada día.
LA COMUNICACIÓN ES CLAVE
La buena comunicación es una buena gestión de proyectos cualquier día. La capacidad de comunicarse con las partes interesadas, así como con el equipo de manera efectiva, puede impulsar que un proyecto se entregue a tiempo. Dar promesas incumplidas a las partes interesadas e instar a los empleados a completar sus tareas según lo prometido causaría grandes problemas tanto al equipo como a los clientes. Ser un comunicador eficaz entre el equipo y los clientes es importante.
ENTENDIENDO LA PSICOLOGÍA
Dicen que los grandes gerentes de proyectos entienden a sus empleados. Es importante hacer un seguimiento de cuánto puede entregar un empleado, qué tan rápido puede y en qué campos y habilidades es bueno. La capacidad de impulsar a los empleados a completar las tareas que les encantan y en las que son buenos. Conocer las fortalezas y debilidades de su equipo y asignar tareas similares a lo que pueden y no pueden hacer es vital.
EQUIPAR AL EQUIPO
La tecnología es una corriente en constante evolución de hoy en día y conocer todo tipo de software y tecnología es una tarea desafiante. Estar al día en tecnología y exponer a su equipo a la existencia de tal, es importante. La capacitación en gestión de proyectos para que los empleados conozcan los diversos campos que están surgiendo en el mundo actual impulsado por la tecnología puede aportar a la empresa una gran cantidad de proyectos y ganancias.
EXCELENTES HABILIDADES PARA RESOLVER PROBLEMAS
Cuando hay un proyecto asignado a usted, también habrá problemas asignados a usted. Estos problemas pueden surgir en cualquier momento del proyecto. Los problemas pueden variar desde estar relacionados con los empleados dentro del equipo, problemas de salud o emergencias que ocurren a mitad de camino o en el momento de la entrega, interpretar incorrectamente los requisitos, perderse en los procesos de SLDC, problemas de errores y problemas que son completamente inesperados. Ser un gran solucionador de problemas al comprender lo que se debe hacer en tales situaciones es el mejor rasgo de un gran gerente de proyectos. Un gran director de proyectos trabaja para el éxito de la empresa y sus productos y es vital saber cómo manejar situaciones inesperadas de una manera ingeniosa.
ESTAR PREPARADO
Ser un buen gestor de proyectos lleva tiempo, mientras que ser un gran gestor de proyectos requiere experiencia. Usar el tipo correcto de habilidad en el momento adecuado y manejar los problemas organizacionales requiere tiempo para comprender de lo que es capaz cada miembro del equipo. Creer que su equipo puede rendir mejor en cada paso del proyecto es crucial. Los preparativos para lo peor pueden mejorar la capacidad de resolución de problemas.
RESUMEN
Comprender la visión estratégica del proyecto, sacar lo mejor de su equipo, entregar los proyectos a tiempo, ser un comunicador eficaz, resolver problemas, preparar, divulgar, negociar y cerrar proyectos puede ayudar mucho a ajustar sus habilidades de gestión de proyectos. Investigar los detalles administrativos de los proyectos también es un área que no se puede perder. La gestión de proyectos requiere planificación, liderazgo, implementación y colaboración.
Cualquier buen gestor de proyectos puede convertirse en un gran gestor de proyectos cualquier día. Tener un gran interés en su desarrollo, el desarrollo del equipo y el desarrollo individual es un activo adicional. Mantenga sus puertas abiertas para que los empleados puedan poner sus pensamientos y preocupaciones que sirven como barreras para cumplir con los entregables o aceptar proyectos. Delega tareas y sub-tareas para hacer el trabajo de una manera simple y fácil. Finalmente, un gran gerente de proyectos trabaja con el equipo y cumple su misión.
«No tienes que ser genial para empezar, pero tienes que empezar a serlo algún día».