Nota: Este artigo pertence a proprietários de empresas nos Estados Unidos.
quando é hora de contratar um pouco mais de ajuda, a maioria dos proprietários de pequenas empresas passa direto a pensar em integrar um funcionário ou dois. Mas para empresas com necessidades variadas, sazonais ou flexíveis, contratar funcionários em período integral ou parcial nem sempre é a melhor opção. Se é você, trabalhar com empreiteiros independentes pode ser uma escolha melhor.
empreiteiros independentes são uma opção popular para empresas grandes e pequenas. Assim como os funcionários, os contratados precisam ser pagos em tempo hábil e profissional—mas não falamos muito sobre eles quando se trata de folha de pagamento.
se você já está trabalhando com um contratante ou apenas pesando suas opções, o artigo abaixo irá ajudá-lo a entender melhor o seu papel, como contratar um contratante independente, e como pagá-los (incluindo o uso de folha de pagamento onda).
o que é um contratante independente?
em termos práticos, os contratados independentes não são tão diferentes dos funcionários. Eles ajudam sua empresa a concluir certas tarefas predefinidas e, em troca, você paga a eles um valor acordado por seu trabalho.
Nota: os empreiteiros usam muitos nomes-às vezes são chamados de freelancers, consultores, empreendedores, empresários ou autônomos.
a principal diferença se resume a quanto controle você exerce sobre como e quando o trabalho é feito—e a classificação é realmente importante por razões fiscais e de folha de pagamento. Definir o que é um contratante independente é, o Internal Revenue Service (IRS) tem isto a dizer:
“Um indivíduo é um contratante independente se o contribuinte tem o direito de controlar ou direcionar-se apenas o resultado do trabalho e não o que será feito e como será feito.”
portanto, se você disser a um trabalhador que ele precisa trabalhar em seu escritório durante um período de tempo especificado, o IRS provavelmente os reconhecerá como funcionários. Um funcionário trabalha para você enquanto um contratado trabalha para você.
empreiteiros são frequentemente usados quando o trabalho que você precisa feito é baseado em projeto-quando você precisa de uma tarefa específica feita e isso é tudo. Os funcionários, por outro lado, tendem a ser responsáveis por inúmeras tarefas variadas e contínuas.Nota: Se você não tiver certeza se um trabalhador é um funcionário ou um contratante independente, você pode enviar o formulário SS-8 para o IRS para uma designação oficial.
Qual é a diferença entre 1099 e W-2?
TL;DR: Os formulários 1099-NEC e 1099-K relatam pagamentos A contratados independentes, enquanto os formulários W-2 relatam pagamentos e retenções para funcionários.
uma das principais diferenças de folha de pagamento entre contratados e funcionários surge durante o tempo fiscal, quando sua renda é relatada ao IRS. Quando você paga um funcionário, você é responsável pela retenção de renda e impostos FICA e por relatar todos os salários pagos e retenções ao IRS. Esse relatório é feito através do formulário W-2 do IRS, que se parece com isso:
fonte: IRS
quando você contrata um contratante independente, por outro lado, eles são responsáveis pelo pagamento e envio dos impostos aplicáveis sobre a folha de pagamento e o trabalho autônomo. Por causa disso, os pagamentos aos contratados são relatados usando uma forma diferente: formulário IRS 1099-NEC.
fonte: IRS
os formulários W-2 e 1099-NEC devem ser preparados a cada ano e fornecidos à Administração da Previdência Social (SSA), IRS, agências estaduais e locais e trabalhadores.
Nota: Se você usar a folha de pagamento Wave para fazer pagamentos A contratados, os formulários 1099 necessários serão criados automaticamente para você (mais sobre isso mais tarde!)
como contratar um contratado
depois de determinar que deseja contratar um contratado ou freelancer independente, o processo de contratação se desdobra de forma semelhante à contratação de um funcionário. Você pode conferir quadros de trabalho freelance (como Freelancer.com, FlexJobs e UpWork) para encontrar candidatos.
para tarefas mais especializadas (como escrita, ajuda jurídica, web design ou desenvolvimento, etc.), recomendamos perguntar em sua comunidade por referências de empreiteiros independentes. As Chances são boas de que alguém em sua rede tenha trabalhado com um freelancer que amava—e as referências são uma ótima maneira de encontrar os melhores contratados sem todo o trabalho braçal de pesquisar centenas de perfis e verificar cada candidato.
novos formulários e documentos de contratação para empreiteiros
depois de escolher um empreiteiro com o qual deseja trabalhar, existem dois documentos-chave que você precisa executar antes do início do trabalho:
- Formulário IRS W-9
- Um contrato escrito
O formulário W-9 é preenchido pelo contratante independente e devolvido para você. É uma solicitação formal de informações importantes—incluindo o nome da empresa, o endereço e o número da Previdência social (SSN) ou o número de identificação do empregador (ein)—que você precisará criar um 1099-NEC mais tarde.
fonte: IRS
o segundo documento, um contrato escrito, é muitas vezes esquecido, mas incrivelmente importante quando se trabalha com empreiteiros. Um contrato sólido elimina confusão, define o relacionamento do CONTRATANTE, descreve métodos de pagamento e cronogramas e protege você da suspeita do IRS.
o IRS considera todos os trabalhadores empregados, a menos que você forneça evidências em contrário. Um contrato escrito (intitulado como um” contrato de contratante independente ” é o melhor) pode servir como evidência no caso de uma auditoria.
preços e pagamento do empreiteiro
falando em pagamentos, os empreiteiros independentes são pagos pelo trabalho que produzem tanto quanto pelo seu tempo. Isso significa que eles podem cobrar de algumas maneiras diferentes:
- por hora
- pelo projeto
- em um retentor
preço por hora significa que você está pagando pelo tempo, com base em uma taxa horária com a qual ambos concordam. Por Mais que uma tarefa leve para ser concluída, você paga por cada hora. O preço do projeto é uma estrutura de preços mais fixa-você e o contratado concordam com um preço definido para cada projeto—e você paga pelo produto final, não pelo tempo necessário para produzi-lo.
o preço do retentor geralmente se aplica quando você tem um relacionamento contínuo e bastante regular com um contratado. Nesse caso, você paga um valor definido (geralmente por mês) por uma quantidade acordada de tempo ou número de projetos.
como pagar empreiteiros com onda
agora que você começou a trabalhar com empreiteiros, você precisa ser capaz de pagá-los. A folha de pagamento Wave suporta o pagamento de funcionários e contratados independentes quando você executa a folha de pagamento. Portanto, para os usuários da folha de pagamento Wave, é fácil—basta adicionar contratados à sua folha de pagamento e ir.
- Adicionar um empreiteiro
Navegue para Compras > Fornecedores e adicionar um novo fornecedor. Certifique-se de marcar o novo fornecedor como um empreiteiro de 1099. Indique se você pagará ao CONTRATANTE por meio de Depósito direto.
- Pagar um empreiteiro
Em Compras > Contas, clique em Criar um projeto de lei. Crie a nova fatura como faria com qualquer outra fatura, especificando a quantidade, preço, categoria de despesa, etc.
uma vez criado, vá para a página Contas. Em Ações, selecione Pagar contratante. Se você optar por pagar por depósito direto, a conta será automaticamente adicionada à sua próxima folha de pagamento.
é isso! A folha de pagamento Wave gerará automaticamente formulários de 1099 de final de ano para seus contratados também.