Nota: Este artículo se refiere a los propietarios de negocios en los Estados Unidos.
Cuando llega el momento de contratar un poco más de ayuda, la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas se lanzan directamente a pensar en incorporar a uno o dos empleados. Pero para las empresas con necesidades variables, estacionales o flexibles, contratar empleados a tiempo completo o incluso a tiempo parcial no siempre es la mejor opción. Si eres tú, trabajar con contratistas independientes puede ser una mejor opción.
Los contratistas independientes son una opción popular para empresas grandes y pequeñas. Al igual que los empleados, los contratistas necesitan que se les pague de manera oportuna y profesional, pero no hablamos mucho de ellos cuando se trata de nómina.
Ya sea que ya esté trabajando con un contratista o simplemente sopesando sus opciones, el siguiente artículo lo ayudará a comprender mejor su función, cómo contratar a un contratista independiente y cómo pagarle (incluido el uso de Nómina Wave).
¿Qué es un contratista independiente?
En términos prácticos, los contratistas independientes no son tan diferentes de los empleados. Ayudan a su empresa a completar ciertas tareas predefinidas y, a cambio, usted les paga una cantidad acordada por su trabajo.
Nota: Los contratistas tienen muchos nombres, a veces se les llama autónomos, consultores, empresarios, propietarios de negocios o personas que trabajan por cuenta propia.
La diferencia clave se reduce a cuánto control ejerce sobre cómo y cuándo se realiza el trabajo, y la clasificación es realmente importante por razones de impuestos y nómina. Definiendo lo que es un contratista independiente, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tiene esto que decir:
«Un individuo es un contratista independiente si el pagador tiene el derecho de controlar o dirigir solo el resultado del trabajo y no lo que se hará y cómo se hará.»
Por lo tanto, si le dice a un trabajador que necesita trabajar desde su oficina durante un período de tiempo específico, es probable que el IRS lo reconozca como empleado. Un empleado trabaja para usted, mientras que un contratista trabaja para usted.
Los contratistas se utilizan a menudo cuando el trabajo que necesita realizar se basa en un proyecto, cuando necesita realizar una tarea en particular y eso es todo. Los empleados, por otro lado, tienden a ser responsables de innumerables tareas que son variadas y continuas.
Nota: Si no está seguro de si un trabajador es un empleado o un contratista independiente, puede enviar el Formulario SS-8 al IRS para una designación oficial.
¿Cuál es la diferencia entre 1099 y W-2?
TL; DR: Los formularios 1099-NEC y 1099-K informan de pagos a contratistas independientes, mientras que los formularios W-2 informan de pagos y retenciones para empleados.
Una de las diferencias clave de nómina entre contratistas y empleados surge durante el tiempo de impuestos, cuando sus ingresos se reportan al IRS. Cuando le paga a un empleado, es responsable de retener los ingresos y los impuestos FICA y de informar al IRS de todos los salarios pagados y retenidos. Ese reporte se hace a través del Formulario W-2 del IRS, que se ve algo como esto:
Fuente: IRS
Por otro lado, cuando contrata a un contratista independiente, es responsable de pagar y presentar los impuestos de nómina y de trabajo por cuenta propia aplicables. Debido a esto, los pagos a contratistas se reportan utilizando un formulario diferente: Formulario 1099-NEC del IRS.
Fuente: IRS
Los formularios W-2 y 1099-NEC deben prepararse después de cada año y entregarse a la Administración del Seguro Social (SSA), al IRS, a las agencias estatales y locales y a los trabajadores.
Nota: Si usa Nómina Wave para hacer pagos a contratistas, los formularios 1099 necesarios se crean automáticamente para usted (más sobre esto más adelante!)
Cómo contratar a un contratista
Una vez que haya determinado que desea contratar a un contratista independiente o freelancer, el proceso de contratación se desarrolla de manera similar a la contratación de un empleado. Puedes consultar las bolsas de trabajo independientes (como Freelancer.com, FlexJobs y UpWork) para encontrar candidatos.
Para tareas más especializadas (como redacción, ayuda legal, diseño o desarrollo web, etc.), recomendamos preguntar en su comunidad para referencias de contratistas independientes. Es muy probable que alguien de tu red haya trabajado con un freelancer que amaba—y las referencias son una excelente manera de encontrar a los mejores contratistas sin todo el trabajo de búsqueda de cientos de perfiles y de investigar a cada candidato.
Nuevos formularios y documentos de contratación para contratistas
Una vez que haya elegido un contratista con el que desea trabajar, hay dos documentos clave que debe ejecutar antes de que comience el trabajo:
- Formulario W-9 del IRS
- Un contrato por escrito
El formulario W-9 lo llena el contratista independiente y se lo devuelve. Es una solicitud formal de información clave, que incluye el nombre de su empresa, la dirección y el número de seguro social (SSN) o el número de identificación de empleador (EIN), que necesitará crear un 1099—NEC más adelante.
Fuente: IRS
El segundo documento, un contrato escrito, a menudo se pasa por alto, pero es increíblemente importante cuando se trabaja con contratistas. Un contrato sólido elimina la confusión, define la relación con el contratista, describe los métodos de pago y los plazos, y lo protege de las sospechas del IRS.
El IRS considera que todos los trabajadores son empleados a menos que usted proporcione evidencia de lo contrario. Un contrato por escrito (titulado como «Acuerdo de Contratista Independiente» es lo mejor) puede servir como evidencia en el caso de una auditoría.
Precio y pago del contratista
Hablando de pagos, a los contratistas independientes se les paga tanto por el trabajo que producen como por su tiempo. Eso significa que pueden cobrar de varias maneras diferentes:
- Por hora
- Por el proyecto
- Con un anticipo
El precio por hora significa que está pagando por su tiempo, en función de una tarifa por hora que ambos aceptan. Por mucho que una tarea tarde en completarse, usted paga por cada hora. El precio del proyecto es una estructura de precios más fija: usted y el contratista acuerdan un precio fijo para cada proyecto, y usted paga por el producto final, no por el tiempo que llevó producirlo.
El precio de los retenedores a menudo se aplica cuando tiene una relación continua y bastante regular con un contratista. En ese caso, usted paga una cantidad fija (generalmente por mes) por una cantidad de tiempo o número de proyectos acordados.
Cómo pagar a los contratistas con Wave
Ahora que ha comenzado a trabajar con contratistas, debe poder pagarles. Nómina Wave es compatible con el pago de empleados y contratistas independientes cuando ejecuta la nómina. Por lo tanto, para los usuarios de Nómina de Wave, es fácil: simplemente agregue contratistas a su nómina y listo.
- Añadir un contratista
Vaya a Compras > Proveedores y agregue un nuevo proveedor. Asegúrese de marcar al nuevo proveedor como contratista 1099. Indique si pagará al contratista a través de depósito directo.
- Pagar a un contratista
En Compras > Facturas, haga clic en Crear una factura. Cree la nueva factura como lo haría con cualquier otra factura, especificando la cantidad, el precio,la categoría de gastos, etc.
Una vez creado, dirígete a la página de Facturas. En Acciones, seleccione Pagar contratista. Si elige pagar por depósito directo, la factura se agregará automáticamente a su próxima nómina.
¡Eso es todo! Nómina Wave generará automáticamente formularios 1099 de fin de año para sus contratistas también.