Remarque: Cet article concerne les propriétaires d’entreprises aux États-Unis.
Lorsqu’il est temps d’embaucher un peu plus d’aide, la plupart des propriétaires de petites entreprises songent directement à intégrer un ou deux employés. Mais pour les entreprises ayant des besoins variables, saisonniers ou flexibles, embaucher des employés à temps plein ou même à temps partiel n’est pas toujours la meilleure option. Si c’est vous, travailler avec des entrepreneurs indépendants peut être un meilleur choix.
Les entrepreneurs indépendants sont une option populaire pour les entreprises grandes et petites. Tout comme les employés, les entrepreneurs doivent être payés en temps opportun et de manière professionnelle — mais nous n’en parlons pas beaucoup lorsqu’il s’agit de la paie.
Que vous travailliez déjà avec un entrepreneur ou que vous pesiez simplement vos options, l’article ci-dessous vous aidera à mieux comprendre leur rôle, comment embaucher un entrepreneur indépendant et comment les payer (y compris en utilisant la paie Wave).
Qu’est-ce qu’un entrepreneur indépendant?
En termes pratiques, les entrepreneurs indépendants ne sont pas si différents des employés. Ils aident votre entreprise à accomplir certaines tâches prédéfinies et, en échange, vous leur payez un montant convenu pour leur travail.
Remarque: Les entrepreneurs portent de nombreux noms — ils sont parfois appelés pigistes, consultants, entrepreneurs, propriétaires d’entreprise ou indépendants.
La principale différence réside dans le contrôle que vous exercez sur la façon et le moment où le travail est effectué — et la classification est vraiment importante pour des raisons fiscales et salariales. Définissant ce qu’est un entrepreneur indépendant, l’Internal Revenue Service (IRS) a ceci à dire:
« Une personne est un entrepreneur indépendant si le payeur a le droit de contrôler ou de diriger uniquement le résultat du travail et non ce qui sera fait et comment cela sera fait. »
Donc, si vous dites à un travailleur qu’il doit travailler depuis votre bureau pendant une période de temps spécifiée, l’IRS le reconnaîtra probablement comme un employé. Un employé travaille pour vous tandis qu’un entrepreneur travaille pour vous.
Les entrepreneurs sont souvent utilisés lorsque le travail dont vous avez besoin est basé sur un projet – lorsque vous avez besoin d’une tâche particulière et c’est tout. Les employés, en revanche, ont tendance à être responsables d’une myriade de tâches variées et continues.
Remarque: Si vous ne savez pas si un travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant, vous pouvez soumettre le formulaire SS-8 à l’IRS pour une désignation officielle.
Quelle est la différence entre 1099 et W-2?
TL; DR: Les formulaires 1099-NEC et 1099-K rapportent les paiements aux entrepreneurs indépendants, tandis que les formulaires W-2 rapportent les paiements et les retenues pour les employés.
L’une des principales différences de paie entre les entrepreneurs et les employés survient au moment de l’impôt, lorsque leurs revenus sont déclarés à l’IRS. Lorsque vous payez un employé, vous êtes responsable de la retenue des impôts sur le revenu et la FICA et de déclarer tous les salaires payés et les retenues à l’IRS. Ce rapport est effectué via le formulaire IRS W-2, qui ressemble à ceci:
Source: IRS
Lorsque vous embauchez un entrepreneur indépendant, en revanche, il est responsable du paiement et de la soumission des taxes sur la paie et le travail indépendant applicables. Pour cette raison, les paiements aux entrepreneurs sont déclarés à l’aide d’un formulaire différent: Formulaire IRS 1099-NEC.
Source: IRS
Les formulaires W-2 et 1099-NEC doivent être préparés chaque année et fournis à la fois à l’Administration de la sécurité sociale (SSA), à l’IRS, aux agences d’État et locales et aux travailleurs.
Remarque: Si vous utilisez Wave Payroll pour effectuer des paiements aux entrepreneurs, les 1099 formulaires nécessaires sont automatiquement créés pour vous (plus à ce sujet plus tard!)
Comment embaucher un entrepreneur
Une fois que vous avez déterminé que vous souhaitez embaucher un entrepreneur indépendant ou un pigiste, le processus d’embauche se déroule de la même manière que l’embauche d’un employé. Vous pouvez consulter des sites d’emploi indépendants (comme Freelancer.com , FlexJobs et UpWork) pour trouver des candidats.
Pour des tâches plus spécialisées (comme la rédaction, l’aide juridique, la conception ou le développement web, etc.), nous vous recommandons de demander dans votre communauté des références d’entrepreneurs indépendants. Il y a de bonnes chances que quelqu’un de votre réseau ait travaillé avec un pigiste qu’il aimait — et les références sont un excellent moyen de trouver les meilleurs entrepreneurs sans tout le travail de recherche parmi des centaines de profils et de vérification de chaque candidat.
Formulaires et documents de nouvelle embauche pour les entrepreneurs
Une fois que vous avez choisi un entrepreneur avec lequel vous souhaitez travailler, vous devez exécuter deux documents clés avant le début des travaux:
- Formulaire IRS W-9
- Un contrat écrit
Le formulaire W-9 est rempli par l’entrepreneur indépendant et vous est retourné. Il s’agit d’une demande formelle d’informations clés — y compris le nom de l’entreprise, l’adresse et le numéro de sécurité sociale (SSN) ou le numéro d’identification de l’employeur (EIN) — dont vous aurez besoin pour créer un 1099-NEC plus tard.
Source: IRS
Le deuxième document, un contrat écrit, est souvent négligé, mais extrêmement important lorsque vous travaillez avec des entrepreneurs. Un contrat solide élimine la confusion, définit la relation de l’entrepreneur, décrit les méthodes de paiement et les délais, et vous protège des soupçons de l’IRS.
L’IRS considère tous les travailleurs comme des employés, sauf si vous fournissez des preuves contraires. Un contrat écrit (intitulé « Contrat d’entrepreneur indépendant » est le meilleur) peut servir de preuve dans le cas d’un audit.
Prix et paiement des entrepreneurs
En parlant de paiements, les entrepreneurs indépendants sont payés autant pour le travail qu’ils produisent que pour leur temps. Cela signifie qu’ils peuvent charger de différentes manières:
- À l’heure
- Par le projet
- Sur une retenue
La tarification horaire signifie que vous payez leur temps, en fonction d’un taux horaire que vous acceptez tous les deux. Quelle que soit la durée d’une tâche, vous payez pour chaque heure. La tarification du projet est une structure de tarification plus fixe — vous et l’entrepreneur convenez d’un prix fixe pour chaque projet — et vous payez pour le produit final, pas le temps qu’il a fallu pour le produire.
La tarification des retenues s’applique souvent lorsque vous avez une relation continue et assez régulière avec un entrepreneur. Dans ce cas, vous payez un montant fixe (généralement par mois) pour une durée ou un nombre de projets convenus.
Comment payer les entrepreneurs avec Wave
Maintenant que vous avez commencé à travailler avec des entrepreneurs, vous devez pouvoir les payer. Wave Payroll prend en charge le paiement des employés et des entrepreneurs indépendants lorsque vous exécutez la paie. Ainsi, pour les utilisateurs de Wave Payroll, c’est facile : ajoutez simplement des entrepreneurs à votre paie et c’est parti.
- Ajouter un entrepreneur
Accédez à Achats > Fournisseurs et ajoutez un nouveau fournisseur. Assurez-vous de marquer le nouveau fournisseur comme un entrepreneur 1099. Indiquez si vous paierez l’entrepreneur par dépôt direct.
- Payer un entrepreneur
Sous Achats > Factures, cliquez sur Créer une facture. Créez la nouvelle facture comme vous le feriez pour toute autre facture, en spécifiant la quantité, le prix, la catégorie de dépenses, etc.
Une fois créé, rendez-vous sur la page Factures. Sous Actions, sélectionnez Payer l’entrepreneur. Si vous choisissez de payer par dépôt direct, la facture sera automatiquement ajoutée à votre prochain cycle de paie.
C’est tout! Wave Payroll générera automatiquement des formulaires de fin d’année 1099 pour vos entrepreneurs.