Wie lange sollten Sie Dokumente nach einem Tod aufbewahren?

Wenn jemand, den du liebst, stirbt, kannst du mehr als nur Kummer haben. Eines der schwierigsten Dinge, die Sie unmittelbar nach einem Tod überwinden müssen, ist der Stapel Papierkram, der Ihnen oft in den Weg kommt.

Springen Sie zu diesen Abschnitten:

• Rechtsunterlagen
• Medizinische Dokumente und Informationen
• Finanzdokumente
• Verschiedene Dokumente

Es könnten unbezahlte Rechnungen, fällige Steuern, einzuziehende Vermögenswerte und andere finanzielle Probleme auftreten. Darüber hinaus hat jeder rechtliche Aufzeichnungen und medizinische Dokumente, die es wert sind oder nicht, daran festzuhalten.

Zum Glück müssen Sie nicht für immer an all dem Papierkram festhalten. Im Folgenden erfahren Sie, wie lange Sie verschiedene Arten von Dokumenten nach einem Tod aufbewahren sollten.

Rechtliche Aufzeichnungen

Rechtliche Aufzeichnungen sind alle Dokumentationen, die sich auf bundes-, Landes- oder lokale Gesetze beziehen. Sie sollten die meisten dieser wichtigen Aufzeichnungen auf unbestimmte Zeit aufbewahren. Sie können sie zusammen mit (aber getrennt von) Ihren eigenen Vitaldaten speichern. Planen Sie dann, sie nach Ihrem eigenen Tod an Ihren Begünstigten weiterzugeben.

Wenn dem Verstorbenen eines dieser Dokumente fehlt, können Sie bei Ihrem Vital Records Office neue Kopien anfordern. Vital Records hält in der Regel auf die folgenden Dokumente für 100 bis 120 Jahre.

Es ist eine gute Idee, fünf bis zehn Kopien von Dokumenten wie der Sterbeurkunde anzufordern, die Sie möglicherweise als Beweis für die Verwaltung des Nachlasses der Person senden müssen.

• Geburtsurkunde: Die Geburtsurkunde eines Verstorbenen ist sowohl rechtlich als auch persönlich wichtig. Rechtlich gesehen benötigen Sie möglicherweise die Geburtsurkunde der Person, um Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Nachlass zu verwalten. Persönlich möchten Sie vielleicht die Geburtsurkunde behalten, wenn Sie an der Genealogie Ihrer Familie interessiert sind.
• Sozialversicherungskarte: Ebenso ist die Sozialversicherungskarte Ihres Angehörigen ein wichtiges Dokument, das Sie an einem sicheren Ort aufbewahren sollten. Sie können immer die Sozialversicherungsnummer des Verstorbenen für Ihre Unterlagen aufschreiben, aber manchmal benötigen Sie eine offizielle Kopie für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten. Es lohnt sich auch, die Sozialversicherungskarte Ihres Familienmitglieds als historisches Dokument aufzubewahren.
• Heiratsurkunden und Eheverträge: Der Nachweis von Ehen und Eheverträgen ist aus ähnlichen Gründen wichtig. Möglicherweise benötigen Sie sie, um den Nachlass Ihres geliebten Menschen zu verwalten. Vielleicht möchten Sie diese Dokumente auch für die Familiengeschichte zur Hand haben.
• Scheidungsurteile: So wie Heiratsurkunden und Eheverträge wichtig sind, um sie auf unbestimmte Zeit aufzubewahren, machen Scheidungsurkunden einen großen Unterschied in der Nachlassverwaltung. Ein Scheidungsurteil kann der einzige Papierbeweis dafür sein, dass Ihr geliebter Mensch und eine andere Person nicht mehr verheiratet sind. Und leider ist diese Art von Beweisen wichtig, falls es Nachlassstreitigkeiten gibt.
• Sterbeurkunde: Die Sterbeurkunde eines Verstorbenen ist eines der wichtigsten Dokumente. Sie werden dies nicht in den Habseligkeiten der Person finden, aber Sie sollten es nach seinem Tod erwerben. Sobald Sie die Sterbeurkunde erhalten haben, scannen Sie sie und erstellen Sie mehrere Kopien. Möglicherweise müssen Sie es verwenden, um verschiedene Parteien über den Tod der Person zu informieren.
• Legaler Wille: Sie benötigen auch den Nachweis, dass Sie der gesetzliche Vertreter oder Nachlassvollstrecker der Person sind. Wenn Sie eine Kopie des Patientenverfügens der Person haben, können Sie auf andere wichtige Dokumente zugreifen und deren Angelegenheiten verwalten.

Medizinische Dokumente und Informationen

Wenn Ihr Angehöriger nach langer Krankheit verstorben ist, hat er möglicherweise seine medizinischen Unterlagen und Dokumente aufbewahrt oder nicht.

Jetzt, da medizinische Aufzeichnungen elektronisch gespeichert werden, sind Papierakten viel seltener. Möglicherweise finden Sie jedoch immer noch Dokumente, die sich auf die Gesundheit Ihrer Angehörigen beziehen. Wenn Sie sie nicht finden, ist es oft eine gute Idee, sie von den medizinischen Anbietern der Person anzufordern. Als Faustregel gilt, dass Sie diese Aufzeichnungen etwa zehn Jahre lang aufbewahren sollten.

HIPAA-Gesetze in den Vereinigten Staaten schützen die Krankenakten von Einzelpersonen, einschließlich derjenigen des Verstorbenen. Als benannter Vertreter oder gesetzlicher Testamentsvollstrecker des Nachlasses der Person haben Sie jedoch das Recht, auf die Krankenakten der Person zuzugreifen und diese zu führen.

Wenn die Person nie einen Vertreter oder Vollstrecker benannt hat, müssen Sie das Gesetz Ihres Staates überprüfen, um festzustellen, wer diese Aufzeichnungen einsehen kann.

• Krankenversicherungskarten: Die Krankenversicherungskarte des Verstorbenen zeigt an, welche Deckung er hatte, wann sie begonnen hatte und wann sie geendet hätte. Dies kann Ihnen helfen, unnötige Arztrechnungen zu vermeiden, die von der Versicherung gedeckt sind.
• Medizinische Tests: Medizinische Tests zeigen, welche Bedingungen Ihr geliebter Mensch hatte und welche nicht. Dazu gehören Blutserumuntersuchungen, Röntgen und Scans sowie andere konkrete Ergebnisse. Sie können Ihnen helfen festzustellen, wie die Ärzte Ihres Angehörigen zu bestimmten medizinischen Schlussfolgerungen gekommen sind.
• Rezepte: Die meisten Rezepte werden jetzt elektronisch verwaltet. Möglicherweise finden Sie jedoch Papierskripte im Haus Ihrer Liebsten. Sie sollten diese zusammen mit ihren anderen medizinischen Unterlagen aufbewahren. Wenn Sie Medikamente finden, verwandeln Sie sie in eine Arztpraxis oder Apotheke.
• Krankengeschichte: Wenn der Verstorbene Ihr Verwandter ist, ist es wichtig, seine Krankengeschichte aufzubewahren. Dies ist die vollständige Geschichte ihrer Diagnosen und Reisen zum Arzt oder Krankenhaus. Sie können eine vollständige Anamnese, einschließlich Tests und Diagnosen, vom Hausarzt der Person anfordern. Wenn Sie dies auf unbestimmte Zeit aufbewahren, können Sie feststellen, welche Bedingungen in Ihrer Familie herrschen.
• Krankenhausentlassungspapiere: Wenn die verstorbene Person häufig ins Krankenhaus ging, hatte sie möglicherweise einen Stapel Krankenhausentlassungspapiere. Diese zeigen, warum sie ins Krankenhaus gingen und die Ergebnisse dieser Besuche. Dies wird Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Ihre Liebsten die höchste Qualität der Pflege erhalten.

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Finanzdokumente

Eines der größten Kopfschmerzen nach einem Tod ist die Verwaltung der finanziellen Angelegenheiten der Person. Wenn Sie der Testamentsvollstrecker der Person oder ein Begünstigter sind, kann diese Verantwortung auf Sie fallen.

Im Allgemeinen sollten Sie die Finanzdokumente des Verstorbenen mindestens drei Jahre nach dem Tod oder drei Jahre nach Einreichung der erforderlichen Erbschaftssteuern aufbewahren (je nachdem, was früher eintritt).

• Quittungen: Obwohl unsere Finanztransaktionen größtenteils online sind, halten viele Menschen immer noch an Papierquittungen fest. Viele davon können sofort geworfen werden, aber Sie sollten sie trotzdem behalten, falls sie in der Steuersaison relevant sind.
• Kontoauszüge: Sie sollten Zugriff auf die Konten der verstorbenen Person erhalten, einschließlich Girokonten, Sparkonten, Anlagekonten, Darlehenskonten und Kreditkonten. Fordern Sie Aussagen an, die so viele Jahre wie möglich zurückreichen.
• Steuererklärungen: Steuererklärungen sind wichtige Dokumente, die Sie für die nächste Steuersaison aufbewahren und verwenden müssen. Wenn Sie sie nicht finden können, können Sie sie beim IRS anfordern.
• Gehaltsabrechnungen: Wenn der Verstorbene in den letzten Jahren noch gearbeitet hat, sollten Sie so viele Gehaltsabrechnungen wie möglich aufspüren. Wenn Sie keine finden, können Sie möglicherweise eine Zahlungshistorie vom Arbeitgeber der Person erhalten. Sie sollten auch ihre W-2 erhalten, wenn es Zeit ist, Steuern einzureichen.
• Ruhestand: Wenn die verstorbene Person im Ruhestand war, stellen Sie sicher, dass Sie alle Altersleistungen und Ausschüttungserklärungen finden. Sie werden diese brauchen, wenn Sie die Steuern der Person binden.

Verschiedene Dokumente

Dies sind alles gängige Dokumente, die Sie nach einem Tod durchsuchen werden. Es gibt jedoch einige andere verschiedene Informationen, mit denen Sie sich möglicherweise befassen müssen.

• Diplome: Der Verstorbene kann sein Diplom vom College behalten haben. Sie können dies als Andenken festhalten, aber es wird wahrscheinlich für nichts legal erforderlich sein. Die Ausbildung der Person wird normalerweise auch auf der Sterbeurkunde aufgeführt.
• Haus- und Kfz-Versicherung: Wie bei der Krankenversicherung sollten Sie Kopien der Haus- und Kfz-Versicherungspolicen der Person für mindestens 10 Jahre aufbewahren. Dies kann dazu beitragen, dass das Anwesen ordnungsgemäß verwaltet wird.
• Mietverträge: Wenn Ihr geliebter Mensch ein Haus gemietet hat, behalten Sie den Mietvertrag für mindestens drei Jahre. Sie können Geschäfte mit dem Eigentümer des Hauses haben, auch nachdem Sie die Sachen der Person ausgezogen haben.
• Post: Wenn die verstorbene Person noch Post erhält (und dies normalerweise auch tun wird), haben Sie zwei Möglichkeiten:
  • Wenn Sie ein Haus geteilt haben, können Sie die E-Mails des Verstorbenen nach Bedarf öffnen und verwalten. Sie können jeden Absender kontaktieren und ihn darüber informieren, dass er das Senden von E-Mails beenden muss. Sie können E—Mails auch einzeln oder vollständig an eine andere Adresse weiterleiten.
  • Wenn Sie kein Haus mit der Person geteilt haben, müssen Sie den Nachweis erbringen, dass Sie der Testamentsvollstrecker ihres Nachlasses sind. Dann können Sie einen Adressänderungsauftrag bei der Post abschließen.

Verwalten von Dokumenten nach einem Tod

Nachdem jemand in Ihrer Nähe gestorben ist, kann es leicht sein, mit Papierkram überschwemmt zu werden. Aber es ist auch wichtig, einen Schritt zurückzutreten und sich Raum zum Trauern zu geben.

Wenn Sie alle oben aufgeführten Dokumente haben, wird es einige Zeit dauern, um alles durchzugehen. Haben Sie keine Angst, eine Pause einzulegen oder die Arbeit an jemand anderen zu delegieren.

Tipp nach der Planung: Wenn Sie der Testamentsvollstrecker für einen verstorbenen geliebten Menschen sind, kann die Abwicklung seiner unerledigten Geschäfte überwältigend sein, ohne dass Sie Ihren Prozess organisieren können. Wir haben eine Checkliste nach dem Verlust, mit der Sie sicherstellen können, dass die Familie, der Nachlass und andere Angelegenheiten Ihres Angehörigen erledigt werden.