Hinweis: Dieser Artikel bezieht sich auf Unternehmer in den Vereinigten Staaten.
Wenn es an der Zeit ist, ein wenig mehr Hilfe einzustellen, denken die meisten Kleinunternehmer direkt daran, einen oder zwei Mitarbeiter einzubinden. Aber für Unternehmen mit unterschiedlichen, saisonalen oder flexiblen Bedürfnissen ist die Einstellung von Voll- oder Teilzeitbeschäftigten nicht immer die beste Option. Wenn Sie das sind, kann die Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern eine bessere Wahl sein.
Unabhängige Auftragnehmer sind eine beliebte Option für große und kleine Unternehmen. Genau wie Mitarbeiter müssen Auftragnehmer zeitnah und professionell bezahlt werden — aber wir sprechen nicht viel über sie, wenn es um die Gehaltsabrechnung geht.
Unabhängig davon, ob Sie bereits mit einem Auftragnehmer zusammenarbeiten oder nur Ihre Optionen abwägen, hilft Ihnen der folgende Artikel dabei, deren Rolle besser zu verstehen, einen unabhängigen Auftragnehmer einzustellen und ihn zu bezahlen (einschließlich der Verwendung von Wave Payroll).
Was ist ein unabhängiger Auftragnehmer?
In der Praxis unterscheiden sich unabhängige Auftragnehmer nicht so sehr von Mitarbeitern. Sie helfen Ihrem Unternehmen, bestimmte vordefinierte Aufgaben zu erledigen, und im Gegenzug zahlen Sie ihnen einen vereinbarten Betrag für ihre Arbeit.
Hinweis: Auftragnehmer haben viele Namen — sie werden manchmal Freiberufler, Berater, Unternehmer, Geschäftsinhaber oder Selbstständige genannt.
Der Hauptunterschied besteht darin, wie viel Kontrolle Sie darüber ausüben, wie und wann die Arbeit erledigt wird — und die Klassifizierung ist aus steuerlichen und Gehaltsabrechnungsgründen wirklich wichtig. Der Internal Revenue Service (IRS) definiert, was ein unabhängiger Auftragnehmer ist:
„Eine Person ist ein unabhängiger Auftragnehmer, wenn der Zahler das Recht hat, nur das Ergebnis der Arbeit zu kontrollieren oder zu lenken und nicht, was getan wird und wie es getan wird.“
Wenn Sie also einem Mitarbeiter mitteilen, dass er während eines bestimmten Zeitraums von Ihrem Büro aus arbeiten muss, erkennt der IRS ihn wahrscheinlich als Mitarbeiter an. Ein Mitarbeiter arbeitet für Sie, während ein Auftragnehmer für Sie arbeitet.
Auftragnehmer werden häufig eingesetzt, wenn die Arbeit, die Sie erledigen müssen, projektbasiert ist – wenn Sie eine bestimmte Aufgabe erledigen müssen und das ist alles. Mitarbeiter hingegen neigen dazu, für unzählige Aufgaben verantwortlich zu sein, die vielfältig und fortlaufend sind.
Hinweis: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein Arbeitnehmer ein Angestellter oder ein unabhängiger Auftragnehmer ist, können Sie das Formular SS-8 zur offiziellen Benennung beim IRS einreichen.
Was ist der Unterschied zwischen 1099 und W-2?
TL;DR: 1099-NEC- und 1099-K-Formulare melden Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer, während W-2-Formulare Zahlungen und Einbehalte für Mitarbeiter melden.
Einer der wichtigsten Lohnunterschiede zwischen Auftragnehmern und Mitarbeitern tritt während der Steuerzeit auf, wenn ihr Einkommen dem IRS gemeldet wird. Wenn Sie einen Mitarbeiter bezahlen, sind Sie für die Einbehaltung von Einkommens- und FICA-Steuern sowie für die Meldung aller gezahlten Löhne und Einbehalte an den IRS verantwortlich. Diese Meldung erfolgt über das IRS-Formular W-2, das ungefähr so aussieht:
Quelle: IRS
Wenn Sie einen unabhängigen Auftragnehmer beauftragen, ist dieser andererseits für die Zahlung und Einreichung der geltenden Lohn- und Selbstständigkeitssteuern verantwortlich. Aus diesem Grund werden Zahlungen an Auftragnehmer mit einem anderen Formular gemeldet: IRS-Formular 1099-NEC.
Quelle: IRS
Sowohl W-2- als auch 1099-NEC-Formulare müssen nach jedem Jahr erstellt und sowohl der Social Security Administration (SSA), IRS, staatlichen und lokalen Behörden als auch den Arbeitnehmern zur Verfügung gestellt werden.
Hinweis: Wenn Sie Wave Payroll verwenden, um Zahlungen an Auftragnehmer zu leisten, werden die erforderlichen 1099 Formulare automatisch für Sie erstellt (dazu später mehr!)
So stellen Sie einen Auftragnehmer ein
Sobald Sie festgestellt haben, dass Sie einen unabhängigen Auftragnehmer oder Freiberufler einstellen möchten, verläuft der Einstellungsprozess ähnlich wie bei der Einstellung eines Mitarbeiters. Sie können freiberufliche Jobbörsen (wie Freelancer.com b. FlexJobs und UpWork), um Kandidaten zu finden.
Für speziellere Aufgaben (wie Schreiben, Rechtshilfe, Webdesign oder -entwicklung usw.), empfehlen wir, in Ihrer Gemeinde nach Empfehlungen für unabhängige Auftragnehmer zu fragen. Die Chancen stehen gut, dass jemand in Ihrem Netzwerk mit einem Freiberufler zusammengearbeitet hat, den er geliebt hat — und Empfehlungen sind eine großartige Möglichkeit, die besten Auftragnehmer zu finden, ohne Hunderte von Profilen durchsuchen und jeden Kandidaten überprüfen zu müssen.
Neue Einstellungsformulare und -dokumente für Auftragnehmer
Sobald Sie einen Auftragnehmer ausgewählt haben, mit dem Sie arbeiten möchten, müssen Sie zwei wichtige Dokumente ausführen, bevor die Arbeit beginnt:
- IRS-Formular W-9
- Ein schriftlicher Vertrag
Das W-9-Formular wird vom unabhängigen Auftragnehmer ausgefüllt und an Sie zurückgesandt. Es handelt sich um eine formelle Anfrage nach wichtigen Informationen — einschließlich des Firmennamens, der Adresse und entweder der Sozialversicherungsnummer (SSN) oder der Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) —, die Sie benötigen, um später eine 1099-NEC zu erstellen.
Quelle: IRS
Das zweite Dokument, ein schriftlicher Vertrag, wird oft übersehen, ist aber bei der Arbeit mit Auftragnehmern unglaublich wichtig. Ein solider Vertrag beseitigt Verwirrung, definiert die Vertragsbeziehung, skizziert Zahlungsmethoden und Zeitpläne und schützt Sie vor IRS-Verdacht.
Der IRS betrachtet alle Arbeitnehmer als Angestellte, sofern Sie nichts anderes nachweisen. Ein schriftlicher Vertrag (am besten als „Independent Contractor Agreement“ bezeichnet) kann im Falle einer Prüfung als Nachweis dienen.
Auftragnehmer Preise und Zahlung
Apropos Zahlungen, unabhängige Auftragnehmer werden für die Arbeit, die sie produzieren, genauso bezahlt wie für ihre Zeit. Das heißt, sie können auf verschiedene Arten aufladen:
- Pro Stunde
- Pro Projekt
- Auf einem Halter
Stundenpreise bedeuten, dass Sie für ihre Zeit bezahlen, basierend auf einem Stundensatz, dem Sie beide zustimmen. Egal wie lange eine Aufgabe dauert, Sie zahlen für jede Stunde. Bei der Projektpreisgestaltung handelt es sich um eine festere Preisstruktur — Sie und der Auftragnehmer vereinbaren für jedes Projekt einen festgelegten Preis — und Sie zahlen für das Endprodukt, nicht für die Zeit, die für die Herstellung benötigt wurde.
Retainer-Preise gelten häufig, wenn Sie eine laufende und ziemlich regelmäßige Beziehung zu einem Auftragnehmer haben. In diesem Fall zahlen Sie einen festgelegten Betrag (normalerweise pro Monat) für eine vereinbarte Zeit oder Anzahl von Projekten.
So bezahlen Sie Auftragnehmer mit Wave
Nachdem Sie mit Auftragnehmern zusammengearbeitet haben, müssen Sie diese bezahlen können. Wave Payroll unterstützt die Bezahlung von Mitarbeitern und unabhängigen Auftragnehmern, wenn Sie die Gehaltsabrechnung durchführen. Für Wave Payroll-Benutzer ist es also einfach — fügen Sie einfach Auftragnehmer zu Ihrer Gehaltsabrechnung hinzu und los geht’s.
- Auftragnehmer hinzufügen
Navigieren Sie zu Purchases > Vendors und fügen Sie einen neuen Vendor hinzu. Stellen Sie sicher, dass Sie den neuen Anbieter als 1099-Auftragnehmer markieren. Geben Sie an, ob Sie den Auftragnehmer per Direkteinzahlung bezahlen.
- Einen Auftragnehmer bezahlen
Klicken Sie unter Einkäufe > Rechnungen auf Rechnung erstellen. Erstellen Sie die neue Rechnung wie jede andere Rechnung und geben Sie Menge, Preis, Ausgabenkategorie usw. an.
Gehen Sie nach der Erstellung zur Seite Rechnungen. Wählen Sie unter Aktionen die Option Auftragnehmer bezahlen aus. Wenn Sie sich für die Zahlung per Direkteinzahlung entscheiden, wird die Rechnung automatisch zu Ihrem nächsten Abrechnungslauf hinzugefügt.
Das war’s! Wave Payroll generiert automatisch 1099 Formulare zum Jahresende für Ihre Auftragnehmer.