Nota: Questo articolo riguarda i proprietari di imprese negli Stati Uniti.
Quando è il momento di assumere un po ‘ più di aiuto, la maggior parte dei proprietari di piccole imprese saltare direttamente in pensieri di onboarding un dipendente o due. Ma per le aziende con esigenze variabili, stagionali o flessibili, assumere dipendenti a tempo pieno o anche part-time non è sempre l’opzione migliore. Se sei tu, lavorare con appaltatori indipendenti potrebbe essere una scelta migliore.
Gli appaltatori indipendenti sono un’opzione popolare per le imprese grandi e piccole. Proprio come i dipendenti, gli appaltatori devono essere pagati in modo tempestivo e professionale, ma non ne parliamo molto quando si tratta di buste paga.
Se stai già lavorando con un appaltatore o semplicemente valutando le tue opzioni, l’articolo qui sotto ti aiuterà a capire meglio il loro ruolo, come assumere un appaltatore indipendente e come pagarli (incluso l’utilizzo di Wave Payroll).
Che cos’è un appaltatore indipendente?
In termini pratici, gli appaltatori indipendenti non sono così diversi dai dipendenti. Aiutano la tua azienda a completare alcune attività predefinite e, in cambio, paghi loro un importo concordato per il loro lavoro.
Nota: Appaltatori vanno da molti nomi – sono a volte chiamati liberi professionisti, consulenti, imprenditori, imprenditori, o individui autonomi.
La differenza fondamentale si riduce a quanto controllo si esercita su come e quando il lavoro è fatto—e la classificazione è davvero importante per motivi fiscali e salariali. Definendo cosa sia un appaltatore indipendente, l’Internal Revenue Service (IRS) ha questo da dire:
“Un individuo è un appaltatore indipendente se il pagatore ha il diritto di controllare o dirigere solo il risultato del lavoro e non ciò che sarà fatto e come sarà fatto.”
Quindi, se si dice un lavoratore hanno bisogno di lavorare dal vostro ufficio durante un determinato periodo di tempo, l’IRS è probabile che riconoscerli come un dipendente. Un dipendente lavora per te mentre un appaltatore lavora per te.
Gli appaltatori vengono spesso utilizzati quando il lavoro che ti serve è basato sul progetto-quando hai bisogno di un particolare compito fatto e questo è tutto. I dipendenti, d’altra parte, tendono ad essere responsabili di una miriade di compiti che sono vari e in corso.
Nota: se non sei sicuro che un lavoratore sia un dipendente o un appaltatore indipendente, puoi inviare il modulo SS-8 all’IRS per una designazione ufficiale.
Qual è la differenza tra 1099 e W-2?
TL;DR: I moduli 1099-NEC e 1099-K segnalano i pagamenti agli appaltatori indipendenti, mentre i moduli W-2 segnalano i pagamenti e le ritenute per i dipendenti.
Una delle differenze chiave del libro paga tra appaltatori e dipendenti si presenta durante il periodo di imposta, quando il loro reddito è segnalato per l’IRS. Quando paghi un dipendente sei responsabile della ritenuta al reddito e delle tasse FICA e della segnalazione di tutti i salari pagati e le ritenute all’IRS. Tale segnalazione viene effettuata tramite il modulo IRS W-2, che assomiglia a questo:
Fonte: IRS
Quando assumi un appaltatore indipendente, d’altra parte, è responsabile del pagamento e della presentazione delle imposte sui salari e sul lavoro autonomo applicabili. Per questo motivo, i pagamenti agli appaltatori vengono segnalati utilizzando una forma diversa: modulo IRS 1099-NEC.
Fonte: IRS
Entrambi i moduli W-2 e 1099-NEC devono essere preparati ogni anno e forniti sia alla Social Security Administration (SSA), IRS, agenzie statali e locali e lavoratori.
Nota: Se usi Wave Payroll per effettuare pagamenti agli appaltatori, i moduli 1099 necessari vengono creati automaticamente per te (ne parleremo più avanti!)
Come assumere un appaltatore
Una volta determinato che si desidera assumere un appaltatore indipendente o libero professionista, il processo di assunzione si svolge in modo simile all’assunzione di un dipendente. È possibile controllare le schede di lavoro freelance (come Freelancer.com, FlexJobs, e UpWork) per trovare candidati.
Per attività più specializzate (come scrittura, assistenza legale,web design o sviluppo, ecc.), si consiglia di chiedere in giro nella vostra comunità per i rinvii appaltatore indipendente. Le probabilità sono buone qualcuno nella vostra rete ha lavorato con un libero professionista che amavano—e rinvii sono un ottimo modo per trovare i migliori appaltatori senza tutta la noia di ricerca attraverso centinaia di profili e vagliare ogni candidato.
Nuovi moduli di noleggio e documenti per appaltatori
Una volta scelto un appaltatore con cui si desidera lavorare, sono disponibili due documenti chiave che è necessario eseguire prima dell’inizio del lavoro:
- Modulo IRS W-9
- Un contratto scritto
Il modulo W-9 viene compilato dal contraente indipendente e restituito all’utente. Si tratta di una richiesta formale di informazioni chiave, tra cui il nome dell’azienda, l’indirizzo e il numero di previdenza sociale (SSN) o il numero di identificazione del datore di lavoro (EIN), che è necessario creare un 1099—NEC in seguito.
Fonte: IRS
Il secondo documento, un contratto scritto, è spesso trascurato ma incredibilmente importante quando si lavora con gli appaltatori. Un contratto solido elimina la confusione, definisce il rapporto appaltatore, delinea i metodi di pagamento e scadenze, e ti protegge da IRS sospetto.
L’IRS considera tutti i lavoratori di essere dipendenti a meno che non si forniscono prove altrimenti. Un contratto scritto (intitolato come “Contratto di appaltatore indipendente” è il migliore) può servire come prova nel caso di un audit.
Contractor pricing and payment
Parlando di pagamenti, gli appaltatori indipendenti sono pagati per il lavoro che producono tanto quanto per il loro tempo. Ciò significa che possono caricare in alcuni modi diversi:
- All’ora
- Dal progetto
- Su un fermo
Il prezzo orario significa che stai pagando per il loro tempo, in base a una tariffa oraria che entrambi accetti. Per quanto tempo un compito richiede per completare, si paga per ogni ora. Il prezzo del progetto è una struttura di prezzi più fissa—tu e il contraente accettate un prezzo fisso per ogni progetto—e pagate il prodotto finale, non il tempo necessario per produrlo.
Il prezzo del fermo si applica spesso quando si ha una relazione continua e abbastanza regolare con un appaltatore. In tal caso, si paga un determinato importo (di solito al mese) per un importo concordato di tempo o numero di progetti.
Come pagare gli appaltatori con Wave
Ora che hai iniziato a lavorare con gli appaltatori, devi essere in grado di pagarli. Wave Payroll supporta il pagamento di dipendenti e appaltatori indipendenti quando si esegue payroll. Quindi, per gli utenti di Wave Payroll, è facile: aggiungi semplicemente gli appaltatori al tuo libro paga e vai.
- Aggiungere un appaltatore
Passare a Acquisti > Fornitori e aggiungere un nuovo fornitore. Assicurati di contrassegnare il nuovo fornitore come un appaltatore 1099. Indicare se si paga il contraente tramite deposito diretto.
- Paga un appaltatore
In Acquisti > Fatture, fare clic su Crea una fattura. Crea la nuova fattura come faresti con qualsiasi altra fattura, specificando la quantità, il prezzo, la categoria di spesa, ecc.
Una volta creato, vai alla pagina Fatture. In Azioni, selezionare Paga appaltatore. Se si sceglie di pagare con deposito diretto, il disegno di legge verrà automaticamente aggiunto alla prossima corsa del libro paga.
Questo è tutto! Wave Payroll genererà automaticamente i moduli 1099 di fine anno anche per i tuoi appaltatori.