Obs: Denna artikel avser företagare i USA.
när det är dags att anställa lite mer hjälp hoppar de flesta småföretagare rakt in i tankar om att ombord på en anställd eller två. Men för företag med varierande, säsongsbetonade eller flexibla behov är det inte alltid det bästa alternativet att anställa heltidsanställda eller till och med deltidsanställda. Om det är du kan det vara ett bättre val att arbeta med oberoende entreprenörer.
oberoende entreprenörer är ett populärt alternativ för företag både stora och små. Precis som anställda måste entreprenörer betalas på ett snabbt och professionellt sätt—men vi pratar inte mycket om dem när det gäller löner.
oavsett om du redan arbetar med en entreprenör eller bara väger dina alternativ, kommer artikeln nedan att hjälpa dig att bättre förstå deras roll, hur man anställer en oberoende entreprenör och hur man betalar dem (inklusive att använda Wave Payroll).
vad är en oberoende entreprenör?
i praktiken skiljer sig inte oberoende entreprenörer från anställda. De hjälper ditt företag att slutföra vissa fördefinierade uppgifter och i utbyte betalar du dem ett överenskommet belopp för sitt arbete.
Obs: entreprenörer går under många namn—de kallas ibland frilansare, konsulter, entreprenörer, företagare eller egenföretagare.
huvudskillnaden kommer ner till hur mycket kontroll du utövar över hur och när arbetet är gjort—och klassificeringen är verkligen viktig av skatte-och löneskäl. Definiera vad en oberoende entreprenör är, Internal Revenue Service (IRS) har detta att säga:
”en individ är en oberoende entreprenör om betalaren har rätt att kontrollera eller styra endast resultatet av arbetet och inte vad som ska göras och hur det ska göras.”
så om du berättar för en arbetare att de behöver arbeta från ditt kontor under en viss tidsperiod, kommer IRS sannolikt att känna igen dem som anställd. En anställd arbetar för dig medan en entreprenör fungerar för dig.
entreprenörer används ofta när det arbete du behöver gjort är projektbaserat-när du behöver en viss uppgift gjort och det är allt. Anställda, å andra sidan, tenderar att vara ansvariga för otaliga uppgifter som är varierade och pågående.
Obs: Om du är osäker på om en arbetstagare är en anställd eller en oberoende entreprenör, kan du skicka formulär SS-8 till IRS för en officiell beteckning.
vad är skillnaden mellan 1099 och W-2?
TL; DR: 1099-NEC-och 1099-K-formulär rapporterar betalningar till oberoende entreprenörer, medan W-2-formulär rapporterar betalningar och avdrag för anställda.
en av de viktigaste löneskillnaderna mellan entreprenörer och anställda kommer upp under skattetiden när deras inkomst rapporteras till IRS. När du betalar en anställd är du ansvarig för att hålla inkomst och FICA skatter och för att rapportera alla betalda löner och avdrag till IRS. Den rapporteringen görs via IRS-formulär W-2, vilket ser ut så här:
källa: IRS
när du anställer en oberoende entreprenör, å andra sidan, är de ansvariga för att betala och lämna in tillämpliga löner och egenföretagande skatter. På grund av detta rapporteras betalningar till entreprenörer med en annan form: IRS-formulär 1099-NEC.
källa: IRS
både W-2 och 1099-NEC-blanketter måste förberedas efter varje år och ges till både Social Security Administration (SSA), IRS, statliga och lokala myndigheter och arbetare.
notera: Om du använder Wave Payroll för att göra betalningar till entreprenörer skapas de nödvändiga 1099-blanketterna automatiskt för dig (mer om detta senare!)
hur man anställer en entreprenör
när du har bestämt att du vill anställa en oberoende entreprenör eller frilansare, utvecklas anställningsprocessen på samma sätt som att anställa en anställd. Du kan kolla in frilans jobb styrelser (som Freelancer.com, FlexJobs och UpWork) för att hitta kandidater.
för mer specialiserade uppgifter (som att skriva, juridisk hjälp, webbdesign eller utveckling, etc.), rekommenderar vi frågar runt i ditt samhälle för oberoende entreprenör remisser. Chansen är bra någon i ditt nätverk har arbetat med en frilansare de älskade—och remisser är ett bra sätt att hitta de bästa entreprenörerna utan alla uppdragen att söka igenom hundratals profiler och prövning varje kandidat.
nya hyresblanketter och dokument för entreprenörer
när du har valt en entreprenör som du vill arbeta med finns det två viktiga dokument du behöver utföra innan arbetet börjar:
- IRS-formulär W-9
- ett skriftligt kontrakt
W-9-formuläret fylls i av den oberoende entreprenören och returneras till dig. Det är en formell begäran om nyckelinformation-inklusive deras företagsnamn, adress och antingen social security number (SSN) eller employer identification number (EIN)—som du måste skapa en 1099-NEC senare.
källa: IRS
det andra dokumentet, ett skriftligt kontrakt, förbises ofta men oerhört viktigt när man arbetar med entreprenörer. Ett fast kontrakt eliminerar förvirring, definierar entreprenörsförhållandet, skisserar betalningsmetoder och tidslinjer och skyddar dig från IRS-misstankar.
IRS anser att alla arbetstagare är anställda om du inte ger bevis på annat sätt. Ett skriftligt kontrakt (med titeln som ett” oberoende entreprenörsavtal ” är bäst) kan tjäna som bevis vid en revision.
Entreprenörsprissättning och betalning
på tal om betalningar betalas oberoende entreprenörer för det arbete de producerar lika mycket som för sin tid. Det betyder att de kan ladda på några olika sätt:
- per timme
- av projektet
- på en hållare
timpris innebär att du betalar för sin tid, baserat på en timpris som du båda godkänner. Hur lång tid en uppgift tar att slutföra betalar du för varje timme. Projekt prissättning är en mer fast prissättning struktur-du och entreprenören överens om att ett fast pris för varje projekt—och du betalar för slutprodukten, inte den tid det tog att producera den.
Hållarprissättning gäller ofta när du har en pågående och ganska regelbunden relation med en entreprenör. I så fall betalar du ett fast belopp (vanligtvis per månad) för en överenskommen tid eller antal projekt.
hur man betalar entreprenörer med Wave
nu när du har börjat arbeta med entreprenörer måste du kunna betala dem. Wave Payroll stöder att betala både anställda och oberoende entreprenörer när du kör lön. Så för Wave Payroll-användare är det enkelt—lägg bara till entreprenörer i din lön och gå.
- Lägg till en entreprenör
navigera till inköp > leverantörer och Lägg till en ny leverantör. Var noga med att markera den nya leverantören som en 1099 entreprenör. Ange om du betalar entreprenören via direkt insättning.
- betala en entreprenör
under Inköp > räkningar, klicka på Skapa en räkning. Skapa den nya räkningen som du skulle någon annan faktura, ange kvantitet, pris, kostnadskategori, etc.
när du har skapat, gå till sidan räkningar. Under Åtgärder väljer du betala entreprenör. Om du väljer att betala med direkt insättning läggs räkningen automatiskt till din nästa lönekörning.
det är det! Wave lön kommer automatiskt att generera årsskiftet 1099 former för dina entreprenörer också.