Uwaga: Ten artykuł dotyczy właścicieli firm w Stanach Zjednoczonych.
kiedy nadszedł czas, aby zatrudnić trochę więcej pomocy, większość właścicieli małych firm od razu myśli o wdrożeniu pracownika lub dwóch. Jednak w przypadku firm o zróżnicowanych, sezonowych lub elastycznych potrzebach zatrudnianie pracowników w pełnym lub nawet niepełnym wymiarze godzin nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem. Jeśli to Ty, praca z niezależnymi kontrahentami może być lepszym wyborem.
niezależni wykonawcy są popularną opcją dla firm zarówno dużych, jak i małych. Podobnie jak pracownicy, kontrahenci muszą być wypłacani terminowo i profesjonalnie—ale nie mówimy o nich zbyt wiele, jeśli chodzi o płace.
niezależnie od tego, czy pracujesz już z kontrahentem, czy po prostu rozważasz swoje opcje, poniższy artykuł pomoże Ci lepiej zrozumieć jego rolę, jak zatrudnić niezależnego kontrahenta i jak im płacić (w tym za pomocą listy płac Wave).
co to jest niezależny wykonawca?
w praktyce niezależni kontrahenci nie różnią się tak bardzo od pracowników. Pomagają one Twojej firmie w realizacji określonych wcześniej zadań, a w zamian płacisz im uzgodnioną kwotę za ich pracę.
Uwaga: wykonawcy mają wiele nazw-są czasami nazywani freelancerami, konsultantami, przedsiębiorcami, właścicielami firm lub osobami samozatrudnionymi.
kluczowa różnica sprowadza się do tego, ile kontroli sprawujesz nad tym, jak i kiedy wykonujesz pracę—a klasyfikacja jest naprawdę ważna ze względów podatkowych i płacowych. Definiując, czym jest niezależny wykonawca, Internal Revenue Service (IRS) ma to do powiedzenia:
” osoba fizyczna jest niezależnym wykonawcą, jeśli płatnik ma prawo kontrolować lub kierować tylko wynikiem pracy, a nie tym, co zostanie wykonane i jak zostanie wykonane.”
więc jeśli powiesz pracownikowi, że musi pracować z twojego biura w określonym czasie, urząd skarbowy prawdopodobnie rozpozna go jako pracownika. Pracownik pracuje dla Ciebie, podczas gdy wykonawca pracuje dla Ciebie.
wykonawcy są często używane, gdy praca, której potrzebujesz, jest oparta na projekcie-kiedy potrzebujesz konkretnego zadania i to wszystko. Z drugiej strony pracownicy są zwykle odpowiedzialni za niezliczone zadania, które są zróżnicowane i ciągłe.
Uwaga: Jeśli nie masz pewności, czy pracownik jest pracownikiem, czy niezależnym wykonawcą, możesz przesłać formularz SS-8 do urzędu skarbowego w celu oficjalnego wyznaczenia.
Jaka jest różnica między 1099 a W-2?
TL; DR: Formularze 1099-NEC i 1099-K zgłaszają płatności niezależnym kontrahentom, natomiast formularze w-2 zgłaszają płatności i zwolnienia dla pracowników.
jedna z kluczowych różnic płacowych między kontrahentami a pracownikami pojawia się w czasie podatkowym, kiedy ich dochody są raportowane do urzędu skarbowego. Kiedy płacisz pracownikowi, jesteś odpowiedzialny za wstrzymanie dochodów i podatków FICA oraz za zgłaszanie wszystkich płac i zwolnień do urzędu skarbowego. Że raportowanie odbywa się za pośrednictwem formularza w-2 urzędu skarbowego, który wygląda mniej więcej tak:
źródło: IRS
z drugiej strony, gdy zatrudniasz niezależnego kontrahenta, jest on odpowiedzialny za płacenie i składanie odpowiednich podatków od wynagrodzeń i samozatrudnienia. Z tego powodu płatności dla kontrahentów są zgłaszane przy użyciu innej formy: IRS Form 1099-NEC.
źródło: IRS
zarówno formularze W-2, jak i 1099-NEC muszą być przygotowywane każdego roku i dostarczane zarówno do administracji Zabezpieczenia Społecznego (SSA), IRS, agencji państwowych i lokalnych oraz pracowników.
Uwaga: Jeśli korzystasz z Wave Payroll do dokonywania płatności na rzecz kontrahentów, niezbędne formularze 1099 są automatycznie tworzone dla Ciebie (więcej na ten temat później!)
jak zatrudnić wykonawcę
po ustaleniu, że chcesz zatrudnić niezależnego wykonawcę lub freelancera, proces zatrudniania przebiega podobnie jak zatrudnianie pracownika. Możesz sprawdzić freelance job boards (jak Freelancer.com, FlexJobs i UpWork), aby znaleźć kandydatów.
do bardziej specjalistycznych zadań (takich jak pisanie, pomoc prawna, projektowanie lub tworzenie stron internetowych itp.), zalecamy popytanie w swojej społeczności o niezależne polecenia wykonawców. Szanse są dobre, że ktoś w Twojej sieci współpracował z freelancerem, którego kochał-a polecenia to świetny sposób na znalezienie najlepszych wykonawców bez całej pracy związanej z przeszukiwaniem setek profili i weryfikacją każdego kandydata.
nowe formularze i dokumenty do wynajęcia dla wykonawców
po wybraniu wykonawcy, z którym chcesz współpracować, musisz wykonać dwa kluczowe dokumenty przed rozpoczęciem prac:
- formularz IRS w-9
- umowa pisemna
formularz w-9 jest wypełniany przez niezależnego wykonawcę i zwracany do ciebie. Jest to formalny wniosek o kluczowe informacje-w tym nazwę firmy, adres i numer ubezpieczenia społecznego (SSN) lub numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN)—które będziesz musiał później utworzyć 1099-NEC.
źródło: IRS
drugi dokument, umowa pisemna, jest często pomijany, ale niezwykle ważny podczas pracy z kontrahentami. Solidna umowa eliminuje zamieszanie, definiuje relację z kontrahentem, określa metody płatności i terminy oraz chroni przed podejrzeniem IRS.
Urząd Skarbowy uznaje wszystkich pracowników za pracowników, chyba że przedstawisz dowody na to, że jest inaczej. Pisemna umowa (zwana najlepiej” Umową niezależnego wykonawcy”) może służyć jako dowód w przypadku audytu.
Wycena i płatność wykonawcy
mówiąc o płatnościach, niezależni wykonawcy otrzymują wynagrodzenie za pracę, którą wykonują, tak samo jak za swój czas. Oznacza to, że mogą pobierać opłaty na kilka różnych sposobów:
- według godziny
- według projektu
- według ustalonego wynagrodzenia
stawka godzinowa oznacza, że płacisz za swój czas, na podstawie stawki godzinowej, na którą oboje się zgadzacie. Niezależnie od tego, ile czasu zajmuje wykonanie zadania, płacisz za każdą godzinę. Wycena projektu to bardziej stała struktura cenowa – ty i wykonawca zgadzacie się na ustaloną cenę za każdy projekt—i płacisz za produkt końcowy, a nie czas potrzebny na jego wyprodukowanie.
cena ustalana jest często, gdy masz stałą i dość regularną relację z kontrahentem. W takim przypadku płacisz określoną kwotę (Zwykle miesięcznie) za uzgodniony czas lub liczbę projektów.
jak płacić kontrahentom za pomocą Wave
teraz, gdy rozpocząłeś współpracę z kontrahentami, musisz być w stanie im zapłacić. Wave Payroll umożliwia płacenie zarówno pracownikom, jak i niezależnym kontrahentom podczas uruchamiania listy płac. Dla użytkowników Wave Payroll jest to łatwe-wystarczy dodać kontrahentów do listy płac i iść.
- Dodaj wykonawcę
przejdź do pozycji zakupy > dostawcy i dodaj nowego dostawcę. Pamiętaj, aby oznaczyć nowego dostawcę jako wykonawcę 1099. Wskaż, czy zapłacisz wykonawcy za pomocą bezpośredniego depozytu.
- Zapłać wykonawcy
w obszarze zakupy > rachunki kliknij Utwórz rachunek. Utwórz nowy rachunek, tak jak każdy inny rachunek, określając ilość, cenę, kategorię wydatków itp.
po utworzeniu przejdź do strony rachunki. W obszarze działania Wybierz płatny wykonawca. Jeśli zdecydujesz się zapłacić za pomocą bezpośredniego depozytu, rachunek zostanie automatycznie dodany do następnej listy płac.
to jest to! Wave Payroll automatycznie wygeneruje formularze na koniec roku 1099 również dla Twoich kontrahentów.