Opmerking: Dit artikel heeft betrekking op ondernemers in de Verenigde Staten.
wanneer het tijd is om wat meer hulp in te huren, springen de meeste eigenaren van kleine bedrijven direct in gedachten over het onboarden van een werknemer of twee. Maar voor bedrijven met variërende, seizoensgebonden of flexibele behoeften is het inhuren van full – of zelfs part-time werknemers niet altijd de beste optie. Als jij dat bent, kan werken met onafhankelijke aannemers een betere keuze zijn.
onafhankelijke contractanten zijn een populaire optie voor zowel grote als kleine bedrijven. Net als werknemers, aannemers moeten worden betaald in een tijdige en professionele manier—maar we praten niet veel over hen als het gaat om payroll.
of u nu al met een aannemer werkt of gewoon uw opties afweegt, het artikel hieronder zal u helpen hun rol beter te begrijpen, hoe u een onafhankelijke aannemer kunt inhuren en hoe u deze kunt betalen (inclusief het gebruik van Wave Payroll).
Wat is een onafhankelijke contractant?
in de praktijk verschillen onafhankelijke contractanten niet zoveel van werknemers. Zij helpen uw bedrijf bepaalde vooraf gedefinieerde taken te voltooien en in ruil daarvoor betaalt u hen een overeengekomen bedrag voor hun werk.
opmerking: contractanten hebben vele namen—ze worden soms freelancers, consultants, ondernemers, ondernemers of zelfstandigen genoemd.
het belangrijkste verschil komt neer op hoeveel controle u uitoefent over hoe en wanneer het werk wordt gedaan—en de classificatie is echt belangrijk om belasting-en payroll redenen. De Internal Revenue Service (IRS) definieert wat een onafhankelijke contractant is:
“een individu is een onafhankelijke contractant als de betaler het recht heeft om alleen het resultaat van het werk te controleren of te sturen en niet wat er zal worden gedaan en hoe het zal worden gedaan.”
dus als u een werknemer vertelt dat hij gedurende een bepaalde periode vanuit uw kantoor moet werken, zal de IRS hen waarschijnlijk als werknemer herkennen. Een werknemer werkt voor u terwijl een aannemer werkt voor u.
Contractors worden vaak gebruikt wanneer het werk dat je moet doen project-gebaseerd is-wanneer je een bepaalde taak moet doen en dat is alles. Werknemers, aan de andere kant, hebben de neiging om verantwoordelijk te zijn voor talloze taken die gevarieerd en continu zijn.
Opmerking: Als u niet zeker weet of een werknemer een werknemer of een onafhankelijke aannemer is, kunt u formulier SS-8 indienen bij de IRS voor een officiële aanwijzing.
Wat is het verschil tussen 1099 en W-2?
TL; DR: 1099-NEC en 1099-K formulieren rapporteren betalingen aan onafhankelijke contractanten, terwijl W-2 formulieren rapporteren betalingen en terughoudingen voor werknemers.
een van de belangrijkste loonverschillen tussen aannemers en werknemers treedt op tijdens de belastingtijd, wanneer hun inkomen aan de IRS wordt gerapporteerd. Wanneer u een werknemer betaalt bent u verantwoordelijk voor het inhouden van inkomsten en FICA belastingen en voor het melden van alle betaalde lonen en inhoudingen aan de IRS. Die rapportage gebeurt via IRS formulier W-2, dat er ongeveer zo uitziet:
bron: IRS
wanneer u een onafhankelijke aannemer inhuurt, zijn zij daarentegen verantwoordelijk voor het betalen en indienen van de toepasselijke loon-en zelfstandige belastingen. Vanwege dit, betalingen aan contractanten worden gemeld met behulp van een ander formulier: IRS formulier 1099-NEC.
bron: IRS
beide w-2-en 1099-NEC-formulieren moeten volgend jaar worden opgesteld en worden verstrekt aan zowel de Sociale Zekerheid Administration (SSA), IRS, staats-en lokale instanties, en werknemers.
Noot: Als u Wave Payroll gebruikt om betalingen aan aannemers te doen, worden de benodigde 1099 formulieren automatisch voor u aangemaakt (meer hierover later!)
How to hire a contractant
zodra u hebt vastgesteld dat u een onafhankelijke contractant of freelancer wilt inhuren, verloopt het aanwervingsproces op dezelfde manier als het inhuren van een werknemer. U kunt controleren freelance job boards (zoals Freelancer.com, FlexJobs, en UpWork) om kandidaten te vinden.
voor meer gespecialiseerde taken (zoals schrijven, juridische hulp, webdesign of-ontwikkeling, enz.), raden wij rond te vragen in uw gemeenschap voor onafhankelijke aannemer verwijzingen. De kans is groot dat iemand in uw netwerk heeft gewerkt met een freelancer ze hield-en verwijzingen zijn een geweldige manier om de beste aannemers te vinden zonder al het werk van het zoeken door honderden profielen en het doorlichten van elke kandidaat.
nieuwe huurformulieren en documenten voor aannemers
zodra u een aannemer hebt gekozen waarmee u wilt werken, zijn er twee belangrijke documenten die u moet uitvoeren voordat het werk begint:
- IRS-formulier W-9
- een schriftelijke overeenkomst
het W-9-formulier wordt door de onafhankelijke contractant ingevuld en aan u teruggezonden. Het is een formeel verzoek om belangrijke informatie-met inbegrip van hun bedrijfsnaam, adres, en ofwel sofinummer (SSN) of werkgever identificatienummer (EIN)—die je nodig hebt om een 1099-NEC later te maken.
bron: IRS
het tweede document, een schriftelijk contract, wordt vaak over het hoofd gezien, maar is ongelooflijk belangrijk bij het werken met contractanten. Een solide contract elimineert verwarring, definieert de contractant relatie, schetst betaalmethoden en tijdlijnen, en beschermt u tegen IRS verdenking.
de IRS beschouwt alle werknemers als werknemers, tenzij u het tegendeel bewijst. Een schriftelijk contract (met de titel “onafhankelijke Contractantenovereenkomst” is het beste) kan als bewijs dienen in het geval van een audit.
prijzen en betalingen aan contractanten
over betalingen gesproken, onafhankelijke contractanten worden net zoveel betaald voor het werk dat zij produceren als voor hun tijd. Dat betekent dat ze kunnen laden op een paar verschillende manieren:
- per uur
- door het project
- op een voorschot
uurprijs betekent dat u betaalt voor hun tijd, op basis van een uurtarief waarmee u beiden akkoord gaat. Hoe lang een taak ook duurt om te voltooien, je betaalt voor elk uur. Project prijsstelling is een meer vaste prijsstructuur-u en de aannemer gaan akkoord met een vaste prijs voor elk project—en u betaalt voor het eindproduct, niet de tijd die nodig is om het te produceren.
Retainer pricing is vaak van toepassing wanneer u een voortdurende en vrij regelmatige relatie met een contractant hebt. In dat geval betaal je een vast bedrag (meestal per maand) voor een overeengekomen tijdsduur of aantal projecten.
hoe Loon je contractanten met Wave
nu je met contractanten bent begonnen, moet je ze kunnen betalen. Wave Payroll ondersteunt het betalen van zowel werknemers als onafhankelijke aannemers wanneer u salarisadministratie. Dus voor Wave Payroll-gebruikers, het is gemakkelijk-voeg gewoon aannemers in uw payroll en ga.
- een contractant toevoegen
Navigeer naar Aankopen > leveranciers en voeg een nieuwe leverancier toe. Zorg ervoor dat de nieuwe leverancier te markeren als een 1099 aannemer. Geef aan of u de aannemer via directe borg betaalt.
- een contractant betalen
klik onder Aankopen > rekeningen op een factuur maken. Maak de nieuwe factuur zoals u elke andere factuur, met vermelding van de hoeveelheid, prijs, kosten Categorie, enz.
ga na het aanmaken naar de pagina rekeningen. Selecteer onder Acties contractant betalen. Als u ervoor kiest om te betalen met een directe storting, zal de factuur automatisch worden toegevoegd aan uw volgende payroll run.
dat is het! Wave Payroll zal automatisch genereren einde jaar 1099 formulieren voor uw aannemers, te.