Combien De Temps Faut-Il Conserver Les Documents Après un Décès?

Quand quelqu’un que vous aimez meurt, vous pouvez vous retrouver avec plus que du chagrin. L’une des choses les plus difficiles à surmonter immédiatement après un décès est la pile de documents qui vous arrive souvent.

Passez à ces sections:

• Dossiers juridiques
• Documents médicaux et Informations
• Documents financiers
• Documents divers

Il pourrait y avoir des factures impayées, des impôts dus, des actifs à recouvrer et d’autres pertes financières. De plus, tout le monde a des dossiers juridiques et des documents médicaux auxquels il peut ou non être utile de s’accrocher.

Heureusement, vous n’avez pas à conserver toute cette paperasse pour toujours. Ci-dessous, nous vous indiquerons combien de temps vous devez conserver différents types de documents après un décès.

Documents juridiques

Les documents juridiques sont tous les documents liés au droit fédéral, étatique ou local. Vous devriez conserver la plupart de ces registres d’état civil indéfiniment. Vous pouvez les stocker avec (mais séparément) vos propres dossiers vitaux. Ensuite, prévoyez de les transmettre à votre bénéficiaire après votre propre décès.

Si l’un de ces documents manque à la personne décédée, vous pouvez demander de nouvelles copies à votre Bureau de l’état civil. Les registres de l’état civil conservent généralement les documents suivants pendant 100 à 120 ans.

C’est une bonne idée de demander cinq à dix copies de documents comme le certificat de décès, que vous devrez peut-être envoyer comme preuve dans la gestion de la succession de la personne.

• Certificat de naissance: L’acte de naissance d’une personne décédée est important à la fois juridiquement et personnellement. Légalement, vous pourriez avoir besoin du certificat de naissance de la personne pour gérer les affaires liées à la succession. Personnellement, vous voudrez peut-être conserver l’acte de naissance si vous êtes intéressé par la généalogie de votre famille.
• Carte de sécurité sociale: De même, la carte de sécurité sociale de votre proche est un document essentiel que vous devez stocker dans un endroit sûr. Vous pouvez toujours noter le numéro de sécurité sociale de la personne décédée pour vos dossiers, mais vous aurez parfois besoin d’une copie officielle pour gérer les questions juridiques. Il vaut également la peine de conserver la carte de sécurité sociale de votre membre de la famille comme document historique.
• Certificats de mariage et accords prénuptiaux: Les preuves de mariages et d’accords prénuptiaux sont importantes pour des raisons similaires. Vous en aurez peut-être besoin pour gérer la succession de votre proche. Vous voudrez peut-être également avoir ces documents sous la main pour les antécédents familiaux.
• Décrets de divorce: Tout comme les actes de mariage et les accords prénuptiaux sont importants à conserver indéfiniment, les diplômes de divorce font une grande différence dans la gestion de la succession. Un décret de divorce peut être la seule preuve papier que votre proche et une autre personne ne sont plus mariés. Et malheureusement, ce genre de preuve est important d’avoir à portée de main en cas de litige successoral.
• Certificat de décès: Le certificat de décès d’une personne décédée est l’un des documents les plus importants à conserver. Vous ne le trouverez pas dans les biens de la personne, mais vous devriez l’acquérir après sa mort. Une fois que vous avez obtenu le certificat de décès, scannez-le et faites plusieurs copies. Vous devrez peut-être l’utiliser pour informer différentes parties du décès de la personne.
• Testament légal : Vous devez également prouver que vous êtes le représentant légal ou l’exécuteur testamentaire de la personne. Si vous avez une copie du testament de la personne, vous pourrez accéder à d’autres documents importants et gérer ses affaires.

Documents et renseignements médicaux

Si votre proche décède après une longue maladie, il se peut qu’il ait gardé ou non ses dossiers et documents médicaux.

Maintenant que les dossiers médicaux sont stockés électroniquement, les dossiers papier sont beaucoup plus rares. Cependant, vous pourriez toujours trouver des documents liés à la santé de votre proche. Si vous ne les trouvez pas, c’est souvent une bonne idée de les demander aux fournisseurs médicaux de la personne. En règle générale, vous devriez conserver ces enregistrements pendant une dizaine d’années.

Les lois HIPAA aux États-Unis protègent les dossiers médicaux des personnes, y compris ceux appartenant au défunt. Mais, en tant que représentant désigné ou exécuteur testamentaire légal de la succession de la personne, vous avez le droit légal d’accéder aux dossiers médicaux de la personne et de les conserver.

Si la personne n’a jamais nommé de représentant ou d’exécuteur testamentaire, vous devrez vérifier la loi de votre État pour déterminer qui peut consulter ces enregistrements.

• Cartes d’assurance maladie: La carte d’assurance maladie de la personne décédée indique quelle couverture elle avait, quand elle a commencé et quand elle aurait pris fin. Cela peut vous aider à éviter de payer des factures médicales inutiles couvertes par une assurance.
• Tests médicaux: Les tests médicaux montrent quelles conditions votre proche avait et n’avait pas. Il s’agit notamment de tests de sérum sanguin, de radiographies et de scans et d’autres résultats concrets. Ils peuvent vous aider à déterminer comment les médecins de votre proche sont parvenus à certaines conclusions médicales.
• Ordonnances : La plupart des ordonnances sont maintenant gérées électroniquement. Cependant, vous pourriez trouver des scripts papier chez votre proche. Vous devriez les conserver avec leurs autres dossiers médicaux. Si vous trouvez des médicaments, transformez-les en cabinet médical ou en pharmacie.
• Antécédents médicaux: Si le défunt est votre parent, il est important de conserver ses antécédents médicaux. C’est l’historique complet de leurs diagnostics et de leurs voyages chez le médecin ou à l’hôpital. Vous pouvez demander un historique médical complet, y compris les tests et les diagnostics, au médecin généraliste de la personne. Garder cela indéfiniment peut vous aider à déterminer quelles conditions fonctionnent dans votre famille.
• Papiers de sortie d’hôpital: Si la personne décédée se rendait souvent à l’hôpital, elle pourrait avoir une pile de papiers de sortie d’hôpital. Ceux-ci montrent pourquoi ils sont allés à l’hôpital et les résultats de ces visites. Ceux-ci vous aideront à vous assurer que votre proche a reçu des soins de la plus haute qualité.

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Documents financiers

L’un des plus gros maux de tête après un décès est la gestion des affaires financières de la personne. Si vous êtes l’exécuteur testamentaire de la personne ou un bénéficiaire, cette responsabilité peut vous incomber.

En général, vous devez conserver les documents financiers du défunt pendant au moins trois ans après le décès, ou trois ans après avoir produit les impôts successoraux nécessaires (selon la première éventualité).

• Reçus: Même si nos transactions financières sont principalement en ligne, de nombreuses personnes conservent des reçus papier. Beaucoup d’entre eux peuvent être jetés tout de suite, mais vous devriez toujours les conserver au cas où ils seraient pertinents à la saison des impôts.
• Relevés de compte: Vous devez avoir accès aux comptes de la personne décédée, y compris les comptes chèques, les comptes d’épargne, les comptes de placement, les comptes de prêt et les comptes de crédit. Demander des relevés remontant à autant d’années que possible.
• Déclarations de revenus: Les déclarations de revenus sont des documents essentiels à conserver et à utiliser pour la prochaine saison d’imposition. Si vous ne les trouvez pas, vous pouvez les demander à l’IRS.
• Talons de paie: De même, si le défunt travaillait encore au cours des dernières années, vous devez retrouver autant de talons de paie que possible. Si vous n’en trouvez pas, vous pourrez peut-être obtenir un relevé d’historique de paiement de l’employeur de la personne. Vous devriez également recevoir leur W-2 quand il est temps de déposer des taxes.
• Retraite : Si la personne décédée était à la retraite, assurez-vous de trouver les relevés de prestations de retraite et de répartition. Vous en aurez besoin lorsque vous lierez les impôts de la personne.

Documents divers

Ce sont tous les documents courants que vous vous retrouverez à trier après un décès. Cependant, il y a d’autres informations diverses que vous pourriez avoir à traiter.

• Diplômes : Le défunt peut avoir conservé son diplôme d’études collégiales. Vous pouvez vous en souvenir, mais cela ne sera probablement pas nécessaire pour quoi que ce soit légalement. L’éducation de la personne est généralement indiquée également sur le certificat de décès.
• Assurance habitation et automobile: Comme pour l’assurance maladie, vous devez conserver des copies des polices d’assurance habitation et automobile de la personne pendant au moins 10 ans. Cela peut aider à s’assurer que la succession est correctement gérée.
• Contrats de location: Si votre proche louait une maison, conservez le contrat de location pendant au moins trois ans. Vous pouvez avoir des relations avec le propriétaire de la maison, même après avoir déménagé les effets personnels de la personne.
• Courrier : Si la personne décédée reçoit toujours du courrier (et ce sera généralement le cas), vous avez deux options:
  • Si vous avez partagé une maison, vous pouvez ouvrir et gérer le courrier du défunt au besoin. Vous pouvez contacter chaque expéditeur et l’informer qu’il devra cesser d’envoyer du courrier. Vous pouvez également transférer le courrier — individuellement ou en totalité – à une adresse différente.
  • Si vous n’avez pas partagé de maison avec la personne, vous devrez fournir une preuve que vous êtes l’exécuteur testamentaire de sa succession. Ensuite, vous pouvez effectuer une commande de changement d’adresse auprès du Bureau de Poste.

Gestion des documents Après un décès

Après le décès d’un proche, il peut être facile d’être submergé de paperasse. Mais il est également important de prendre du recul et de se donner de la place pour pleurer.

Si vous avez tous les documents énumérés ci-dessus, il faudra un certain temps pour tout comprendre. N’ayez pas peur de faire une pause ou de déléguer le travail à quelqu’un d’autre.

Conseil post-planification: Si vous êtes l’exécuteur testamentaire d’un être cher décédé, la gestion de ses affaires inachevées peut être accablante sans un moyen d’organiser votre processus. Nous avons une liste de contrôle après la perte qui vous aidera à vous assurer que la famille, la succession et les autres affaires de votre proche sont prises en charge.