¿Cuánto Tiempo Debe Conservar los Documentos Después de una Muerte?

Cuando alguien que amas muere, puedes quedarte con algo más que dolor. Una de las cosas más difíciles de superar inmediatamente después de una muerte es el montón de papeleo que a menudo se te presenta.

Salta a estas secciones:

• Registros legales
• Documentos e Información médicos
• Documentos financieros
• Documentos varios

Podría haber facturas impagadas, impuestos adeudados, activos que cobrar y otros cabos sueltos financieramente. Además, todos tienen registros legales y documentos médicos que pueden o no valer la pena conservar.

Afortunadamente, no tienes que aferrarte a todo ese papeleo para siempre. A continuación, le informaremos cuánto tiempo debe conservar los diferentes tipos de documentos después de una muerte.

Registros legales

Los registros legales son cualquier pieza de documentación relacionada con la ley federal, estatal o local. Debe mantener la mayoría de estos registros vitales indefinidamente. Puede almacenarlos junto con (pero separados de) sus propios registros vitales. Luego, planee pasárselos a su beneficiario después de su propia muerte.

Si a la persona fallecida le falta alguno de estos documentos, puede solicitar nuevas copias a su Oficina de Registros Vitales. Por lo general, los Registros vitales conservan los siguientes documentos durante 100 a 120 años.

Es una buena idea solicitar de cinco a diez copias de documentos como el certificado de defunción, que es posible que deba enviar como prueba para administrar el patrimonio de la persona.

• Certificado de nacimiento: El certificado de nacimiento de una persona fallecida es importante tanto legal como personalmente. Legalmente, es posible que necesite el certificado de nacimiento de la persona para administrar los asuntos relacionados con el patrimonio. Personalmente, es posible que desee conservar el certificado de nacimiento si está interesado en la genealogía de su familia. Tarjeta de Seguro Social
• : De manera similar, la tarjeta de Seguro Social de su ser querido es un documento vital que debe guardar en un lugar seguro. Siempre puede anotar el número de Seguro Social de la persona fallecida para sus registros, pero a veces necesitará una copia oficial para manejar asuntos legales. También vale la pena conservar la tarjeta de Seguro Social de su familiar como documento histórico.
• Certificados de matrimonio y acuerdos prenupciales: Las pruebas de matrimonios y acuerdos prenupciales son importantes por razones similares. Es posible que los necesite para administrar el patrimonio de su ser querido. También es posible que desee tener a mano esos documentos para la historia familiar.
• Decretos de divorcio: Así como los registros matrimoniales y los acuerdos prenupciales son importantes para conservar indefinidamente, los títulos de divorcio marcan una gran diferencia en la administración de bienes. Un decreto de divorcio puede ser la única evidencia en papel de que su ser querido y otra persona ya no están casados. Y desafortunadamente, ese tipo de evidencia es importante tener a mano en caso de que haya disputas de bienes.
• Certificado de defunción: El certificado de defunción de una persona fallecida es uno de los documentos más importantes que debe conservar. No encontrará esto en las pertenencias de la persona, pero debe adquirirlo después de su muerte. Una vez que obtenga el certificado de defunción, escanéelo y haga varias copias. Es posible que tenga que usarlo para notificar a diferentes partes sobre el fallecimiento de la persona.
• Testamento legal: También necesita evidencia de que es el representante legal o ejecutor de la herencia de la persona. Si tiene una copia del testamento vital de la persona, podrá acceder a otros documentos importantes y administrar sus asuntos.

Documentos e Información médicos

Si su ser querido falleció después de una larga enfermedad, es posible que haya guardado o no sus registros y documentos médicos.

Ahora que los registros médicos se almacenan electrónicamente, los registros en papel son mucho más raros. Sin embargo, aún puede encontrar documentos relacionados con la salud de su ser querido. Si no los encuentra, a menudo es una buena idea solicitarlos a los proveedores médicos de la persona. Como regla general, debe conservar estos registros durante unos diez años.

Las leyes HIPAA en los Estados Unidos protegen los registros médicos de las personas, incluidos los que pertenecen al fallecido. Pero, como representante designado o albacea legal del patrimonio de la persona, usted tiene el derecho legal de acceder y mantener los registros médicos de la persona.

Si la persona nunca nombró a un representante o ejecutor, tendrá que verificar la ley de su estado para determinar quién puede consultar esos registros.

• Tarjetas de seguro de salud: La tarjeta de seguro de salud de la persona fallecida muestra qué cobertura tenía, cuándo comenzó y cuándo habría terminado. Esto puede ayudarlo a evitar pagar facturas médicas innecesarias que están cubiertas por el seguro.
• Pruebas médicas: Las pruebas médicas muestran qué afecciones tuvo y qué afecciones no tuvo su ser querido. Estos incluyen análisis de suero sanguíneo, radiografías y exploraciones, y otros resultados concretos. Pueden ayudarlo a determinar cómo llegaron los médicos de su ser querido a ciertas conclusiones médicas.
• Recetas: La mayoría de las recetas ahora se administran electrónicamente. Sin embargo, es posible que encuentre guiones en papel en la casa de su ser querido. Debe conservarlos junto con sus otros registros médicos. Si encuentra medicamentos, conviértalos en el consultorio de un médico o una farmacia.
• Historial médico :Si el fallecido es su pariente, es importante mantener su historial médico. Este es el historial completo de sus diagnósticos y viajes al médico o al hospital. Puede solicitar una historia clínica completa, que incluya pruebas y diagnósticos, al médico de cabecera de la persona. Mantener esto indefinidamente puede ayudarlo a determinar qué condiciones se dan en su familia.
• Documentos de alta hospitalaria: Si la persona fallecida fue al hospital con frecuencia, es posible que tenga una pila de documentos de alta hospitalaria. Estos muestran por qué fueron al hospital y los resultados de esas visitas. Esto lo ayudará a asegurarse de que su ser querido reciba la atención de la más alta calidad.

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Documentos financieros

Uno de los mayores dolores de cabeza después de una muerte es manejar los asuntos financieros de la persona. Si usted es el albacea del testamento de la persona o un beneficiario, esta responsabilidad puede recaer en usted.

En general, debe conservar los documentos financieros del fallecido durante al menos tres años después de la muerte, o tres años después de presentar los impuestos sobre el patrimonio necesarios (lo que ocurra antes). Recibos

• : A pesar de que nuestras transacciones financieras son en su mayoría en línea, muchas personas aún conservan recibos en papel. Muchos de estos se pueden tirar de inmediato, pero aún debe conservarlos en caso de que sean relevantes en la temporada de impuestos.
• Estados de cuenta: Debe tener acceso a las cuentas de la persona fallecida, incluidas las cuentas de cheques, cuentas de ahorros, cuentas de inversión, cuentas de préstamos y cuentas de crédito. Solicitar declaraciones que se remontan a tantos años como sea posible.
• Declaraciones de impuestos: Las declaraciones de impuestos son documentos esenciales para conservar y usar para la próxima temporada de impuestos. Si no puede encontrarlos, puede solicitarlos al IRS. Talones de pago :De manera similar, si el fallecido todavía estaba trabajando en los últimos años, debe rastrear tantos talones de pago como pueda. Si no encuentra ninguno, es posible que pueda obtener un estado de cuenta del historial de pagos del empleador de la persona. También debe recibir su W-2 cuando sea el momento de presentar impuestos.
• Jubilación: Si la persona fallecida se jubiló, asegúrese de localizar cualquier declaración de beneficios de jubilación y distribución. Necesitarás estos cuando estés atando los impuestos de la persona.

Documentos varios

Estos son todos los documentos comunes que encontrará después de una muerte. Sin embargo, hay algunas otras piezas de información diversas con las que podría tener que lidiar.

• Diplomas: El fallecido puede haber conservado su diploma de la universidad. Puedes guardarlo como un recuerdo, pero es probable que no sea necesario para nada legalmente. La educación de la persona también suele figurar en el certificado de defunción.
• Seguro de hogar y automóvil: Al igual que con el seguro de salud, debe mantener copias de las pólizas de seguro de hogar y automóvil de la persona durante al menos 10 años. Esto puede ayudar a garantizar que el patrimonio se administre correctamente.
• Contratos de alquiler: Si su ser querido estaba alquilando una casa, conserve el contrato de alquiler durante al menos tres años. Es posible que tenga relaciones con el propietario de la casa, incluso después de haber mudado las pertenencias de la persona.
• Correo: Si la persona fallecida sigue recibiendo correo (y normalmente lo recibirá), tiene dos opciones:
  • Si compartió una casa, puede abrir y administrar el correo del fallecido según sea necesario. Puedes ponerte en contacto con cada remitente e informarles de que tendrán que dejar de enviar correo. También puede reenviar el correo, individualmente o en su totalidad, a una dirección diferente.
  • Si no compartió una casa con la persona, deberá proporcionar prueba de que es el albacea de su patrimonio. A continuación, puede completar un pedido de Cambio de dirección con la Oficina de Correos.

Administrar documentos Después de una muerte

Después de que alguien cercano a usted fallezca, puede ser fácil verse abrumado por el papeleo. Pero también es importante dar un paso atrás y darse espacio para el duelo.

Si tiene todos los documentos enumerados anteriormente, tomará algún tiempo revisarlos todo. No tenga miedo de tomarse un descanso o delegar el trabajo a otra persona.

Consejo posterior a la planificación: Si usted es el albacea de un ser querido fallecido, manejar sus asuntos pendientes puede ser abrumador sin una forma de organizar su proceso. Tenemos una lista de verificación posterior a la pérdida que lo ayudará a asegurarse de que la familia, el patrimonio y otros asuntos de su ser querido se cuiden.