Galeria: 12 Dicas Para Melhor Telefone de Reuniões
muitos funcionários hoje a favor de e-mail sobre o telefone para qualquer trabalho relacionado com a comunicação. Por quê? Alguns simplesmente preferem a conveniência das mensagens eletrônicas; para outros, é uma questão de gerenciamento de tempo (digitar uma mensagem e clicar em ‘enviar’ geralmente leva menos tempo do que ligar para uma pessoa e conversar); e depois há aqueles que não gostam do som de sua própria voz.Mas, como se vê, o culpado número um é o medo de falar, que inclui timidez, nervosismo e ansiedade, diz Darlene Price, presidente da Well Said, Inc. e autor de bem dito! Apresentações e conversas que obtêm resultados (AMACOM).”O medo, a incerteza e a dúvida do que dizer e como dizer impede que muitos aspirantes a chamadores sorriam e discem”, diz ela. “Ao contrário de mensagens de texto ou e-mails onde você tem o luxo de editar e revisar suas palavras, falar ao telefone é ao vivo em tempo real. Uma vez que você disse algo, não há como recuperá-lo. Além do mais, Você não pode nem ver as pessoas a quem está falando ou avaliar suas reações à sua mensagem. Se você tem medo de tropeçar em suas palavras, esquecer seus pontos-chave ou dizer a coisa errada, falar ao telefone pode ser assustador.”
Mas ainda é necessário na maioria das linhas de trabalho–e os funcionários precisam saber como falar com impacto no telefone.
“se você é um profissional de negócios, isso é imperativo por vários motivos”, diz Price. “Se você ainda não está apresentando regularmente por telefone, há uma boa chance de você eventualmente ter que subir na hierarquia. Além disso, mais e mais entrevistas de emprego e reuniões de negócios são conduzidas por telefone porque é mais fácil, mais rápido e mais barato para todos os envolvidos.”
outra razão: você nunca tem uma segunda chance de causar uma ótima primeira impressão. Um telefonema é muitas vezes o primeiro encontro entre duas pessoas, especialmente em entrevistas de emprego e vendas. “Os primeiros 10 a 15 segundos desse telefonema podem fazer ou quebrar suas chances de obter o resultado que você deseja”, diz ela. “Independentemente de quão inteligente, experiente ou bem-educado você possa ser, os chamadores formam opiniões críticas baseadas principalmente na combinação de suas palavras e tom de voz: o que você diz e como você diz. Como eles não podem vê-lo por telefone, o impacto de sua voz transmite o cerne de sua mensagem e cria uma impressão duradoura com eles.”
finalmente—e talvez o mais importante—falar com impacto ao telefone geralmente leva ao avanço na carreira, diz ela. Ralph Waldo Emerson disse: “o discurso é poder.”Com seu discurso, você é capaz de influenciar os outros para o bem, seja para contratá-lo, financiar seu projeto, comprar seu produto, adotar sua proposta, aprovar seu orçamento ou apoiar sua causa.”Essas oportunidades de falar com o poder estão acontecendo cada vez mais por telefone. A menos que você fale com impacto, outros não saberão o valor que você traz para a mesa.
Em Imagens: 12 dicas para melhores reuniões telefônicas
Price diz que, nos negócios, o erro mais comum ao falar ao telefone está relacionado ao tom de voz. “Um tom de voz monótono, indelicado, distraído ou pouco profissional de alguma forma envia uma mensagem negativa imediata. Por telefone, sua voz-mais do que qualquer outro elemento-transmite sua atitude emocional em relação ao chamador, por isso é extremamente importante enviar a mensagem certa por meio de sua voz.”
multitarefa é outro erro comum, diz ela. “Como os ouvintes não podem vê-lo, é tentador acompanhar secretamente outras tarefas ao tentar realizar uma reunião telefônica. Não só é provável que você perca pontos críticos na conversa, os ouvintes podem ouvir pausas estranhas e um tom de distração em sua voz.”
outro grande erro: o uso da fala desacreditada. Por exemplo, o uso repetitivo de palavras e frases de preenchimento, incluindo “um”, “uh”, “er”, “like”, “sort of”, ” Você sabe.”Outros hábitos que comprometem a clareza e a credibilidade da fala estão falando muito rápido, falando demais, interrompendo, deixando de ouvir atentamente e não se preparando adequadamente para a chamada.Mas a boa notícia é que são necessárias apenas algumas técnicas simples para transformar uma chamada telefônica potencialmente ruim em uma reunião produtiva com resultados tangíveis e resultados mensuráveis. Aqui estão 12 dicas para otimizar reuniões por telefone:
Prepare-se para a reunião e ensaie seus comentários iniciais. Com antecedência, defina uma agenda clara e distribua-a aos participantes, sugere Price. “Inclua o objetivo, os nomes dos participantes, a localização, os horários de início e término, a lista de tópicos a serem abordados e os resultados ou ações desejadas. Então, para garantir um início entusiasmado e confiante para a reunião, pratique em voz alta o tom de voz e o conteúdo de sua abertura.”
atribuir um líder. Toda reunião precisa de um líder, diz ela. “Se você não é o líder da chamada, certifique-se de atribuir a tarefa a um candidato qualificado.”O líder abre a chamada a tempo, gerencia os tópicos e o tempo, facilita a discussão, os campos Q&A, analisa os próximos passos e fecha a tempo.
Use um tom de voz claro e agradável com muito volume e boa enunciação. Quando você está falando ao telefone, sua voz é o principal veículo de comunicação. Portanto, falar alto o suficiente para ser ouvido e de maneira amigável e envolvente é extremamente importante, diz Price. “Para avaliar sua voz, tente gravar seu lado de uma conversa telefônica. Depois, ouça a gravação. Você parece feliz ou irritado? Entusiasmado ou entediado? Útil ou impaciente? Autoconfiante ou tímido? Você está murmurando ou falando distintamente?”
indique o propósito específico da reunião telefônica. Após a saudação e as boas-vindas, indique imediatamente o motivo da chamada, os objetivos e uma breve prévia dos pontos a serem abordados. Isso fornece foco e direção. Também mostra que você está preparado, no comando e comprometido com uma reunião bem-sucedida que produz resultados, diz ela.
Use uma boa linguagem corporal. Price explica que, embora os ouvintes não possam vê-lo fisicamente, eles podem ouvir a confiança criada por meio de uma boa postura. “Sente-se Direito como se estivesse realmente na reunião cara a cara. Também tente levantar-se quando você fala para projetar um tom de voz confiante ainda mais comandante. Gesto como faria na conversa e imagine que está fazendo contato visual com os chamadores. E lembre-se de sorrir – o ouvinte pode realmente ouvir o sorriso em sua voz.”
Ouça ativamente e evite interromper. Indique sua atenção usando “acenos verbais”, que incluem frases como” isso é interessante”,” oh, realmente”,” Uh-huh”,” bom”,” eu vejo”,” por favor, vá em frente”,” Sim, eu entendo “e” você poderia dizer mais sobre…”Faça anotações e acompanhe quem diz O quê, o preço sugere. “Seja paciente com outros oradores e não cutuque nem tire conclusões precipitadas. Em seguida, faça declarações reflexivas e faça perguntas para verificar e esclarecer o que você ouve.”
Garanta um ambiente silencioso e evite multitarefas. Para otimizar a concentração e minimizar interrupções, feche a porta (se você tiver um escritório) ou organize um encontro em um local tranquilo, sem ruído de fundo. Desligue ou silencie qualquer dispositivo eletrônico que possa soar. “Dê aos seus chamadores toda a atenção que você faria se estivesse cara a cara com eles.”
evite speakerphones quando possível. Idealmente, fale diretamente no receptor do telefone ou use um fone de ouvido de alta qualidade, diz Price. Evite embalar o receptor entre a orelha e o ombro. Isso geralmente dá um som abafado e estica o pescoço. Se o uso de um viva-voz for absolutamente necessário, certifique-se de colocá-lo o mais próximo possível do(s) Alto-falante (s) e exija que todos falem para que os chamadores possam ouvir todos os comentários. “O ponto principal é garantir uma boa qualidade de som. Um receptor mal colocado, muita distância do viva-voz ou uma conexão ruim podem arruinar uma chamada. No início da chamada, confirme com os ouvintes que você tem uma boa conexão e que todos podem ouvir claramente.”
se você deve colocar alguém em espera, peça permissão e explique o motivo. “É indelicado colocar alguém em espera abruptamente sem dizer o porquê”, diz ela. Além disso, nunca deixe alguém segurando por mais de 15 ou 20 segundos sem se oferecer para chamá-los de volta.”
Escolha suas palavras com cuidado. Quando você está falando ao telefone em vez de pessoalmente, as próprias palavras têm um impacto maior porque o ouvinte não tem suas pistas não verbais para fornecer significado. É por isso que é especialmente importante preparar e ensaiar seus pontos de fala com antecedência, diz Price. Além disso, evite ambiguidade, gírias, calúnias e jargões. Mantenha sua linguagem e Tom positivos, convidativos e otimistas.Identifique-se antes de falar e instrua os outros a fazer o mesmo. “Evite adivinhar jogos”, diz ela. “Não assuma que todos reconhecerão sua voz. Identifique – se toda vez que você fala—ou pelo menos as primeiras três ou quatro vezes até que sua voz seja estabelecida e facilmente reconhecida.”Da mesma forma, incentive todos os chamadores a se identificarem. Se alguém fala sem se identificar, repita o ponto perguntando: “Quem é o orador, por favor?”
perguntas diretas e comentários a outras pessoas pelo nome. Quando você está cara a cara, você pode usar seus olhos e linguagem corporal para indicar uma pessoa específica para responder à sua pergunta ou comentário, diz Price. Mas quando você estiver em uma teleconferência, dirija-se à pessoa pelo nome. “Além disso, se você quiser uma resposta para a última coisa que você disse, evite perguntar:’ há algum comentário?”Em vez disso, direcione certos indivíduos para responder em sequência:’ Jeff e Alice, eu sei que você tem muita experiência nesta área. Jeff, vamos começar com as tuas ideias.”Do ponto de vista de uma empresa, As principais consequências de uma reunião telefônica ‘ruim’ são uma perda de tempo, dinheiro e produtividade, conclui Price. Do ponto de vista individual, se acontecer de você ser o anfitrião de uma reunião telefônica ‘Ruim’, sua reputação como líder e gerente pode ser prejudicada. “Todo funcionário tem a responsabilidade de ser um bom administrador do tempo e do dinheiro de seu empregador—isso começa com o planejamento e a condução de reuniões que produzem resultados mensuráveis para seus colegas de trabalho e para a empresa.”
em Fotos: 12 dicas para melhores reuniões telefônicas
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