Galeria: 12 porad na lepsze spotkania telefoniczne
tak wielu pracowników dziś faworyzuje e-mail przez telefon dla każdej komunikacji związanej z pracą. Dlaczego? Niektórzy po prostu wolą wygodę przesyłania wiadomości elektronicznych, dla innych jest to kwestia zarządzania czasem (wpisanie wiadomości i kliknięcie „wyślij” często zajmuje mniej czasu niż dzwonienie do osoby i prowadzenie rozmowy); są też tacy, którzy nie lubią dźwięku własnego głosu.
ale jak się okazuje, sprawcą numer jeden jest strach przed mówieniem, który obejmuje nieśmiałość, nerwowość i niepokój-mówi Darlene Price, prezes Well Said, Inc. i autor dobrze powiedziane! Prezentacje i rozmowy, które uzyskują wyniki (AMACOM).
„strach, niepewność i wątpliwość, co i jak powiedzieć, uniemożliwia wielu niedoszłym dzwoniącym uśmiechanie się i wybieranie numeru” -mówi. „W przeciwieństwie do SMS-ów lub e-maili, w których masz luksus edytowania i sprawdzania słów, rozmowa przez telefon jest na żywo w czasie rzeczywistym. Kiedy już coś powiesz, nie możesz tego cofnąć. Co więcej, nie możesz nawet zobaczyć ludzi, z którymi rozmawiasz, ani ocenić ich reakcji na Twoją wiadomość. Niezależnie od tego, czy obawiasz się potknięcia o swoje słowa, zapomnienia o kluczowych punktach, czy powiedzenia niewłaściwej rzeczy, rozmowa przez telefon może być przerażająca.”
ale to nadal jest konieczne w większości branż pracy-a pracownicy muszą wiedzieć, jak rozmawiać przez telefon.
„jeśli jesteś profesjonalistą w biznesie, jest to konieczne z kilku powodów” – mówi Price. „Jeśli jeszcze nie prezentujesz się regularnie przez telefon, istnieje duża szansa, że w końcu będziesz musiał awansować w rankingu. Ponadto coraz więcej rozmów kwalifikacyjnych i spotkań biznesowych odbywa się telefonicznie, ponieważ jest to łatwiejsze, szybsze i tańsze dla wszystkich zaangażowanych.”
kolejny powód: nigdy nie masz drugiej szansy na zrobienie dobrego pierwszego wrażenia. Rozmowa telefoniczna jest często pierwszym spotkaniem dwóch osób, zwłaszcza w rozmowach kwalifikacyjnych i sprzedaży. „Pierwsze 10 do 15 sekund tego połączenia telefonicznego może sprawić, że Twoje szanse na uzyskanie pożądanego wyniku zostaną przerwane”, mówi. „Niezależnie od tego, jak inteligentny, doświadczony lub dobrze wykształcony jesteś, dzwoniący tworzą krytyczne opinie oparte przede wszystkim na połączeniu twoich słów i tonu głosu: tego, co mówisz i jak to mówisz. Ponieważ nie widzą cię przez telefon, wpływ twojego głosu przekazuje sedno Twojej wiadomości i tworzy z nimi trwałe wrażenie.”
wreszcie—i być może najważniejsze-rozmowa z impact przez telefon często prowadzi do awansu zawodowego, mówi. „Ralph Waldo Emerson powiedział, że” mowa to władza.”Swoim przemówieniem jesteś w stanie wpływać na innych dla dobra, czy to po to, aby cię zatrudnić, sfinansować Twój projekt, kupić twój produkt, przyjąć Twoją propozycję, zatwierdzić swój budżet lub wesprzeć Twoją sprawę.”Te możliwości rozmowy z władzą zdarzają się coraz częściej przez telefon. Jeśli nie wypowiesz się z impact, inni nie będą wiedzieć, jaką wartość wnosisz do stołu.
Na Zdjęciach: 12 porad na lepsze spotkania telefoniczne
Cena mówi, że w biznesie najczęstszym błędem podczas rozmowy przez telefon jest ton głosu. „Ton głosu, który jest monotonny, niegrzeczny, rozproszony lub nieprofesjonalny w jakikolwiek sposób, wysyła natychmiastową negatywną wiadomość. Przez telefon, Twój głos-bardziej niż jakikolwiek inny element-przekazuje twoje emocjonalne nastawienie do rozmówcy, więc niezwykle ważne jest, aby wysłać właściwą wiadomość za pośrednictwem swojego głosu.”
wielozadaniowość to kolejny częsty błąd. „Ponieważ słuchacze cię nie widzą, kuszące jest potajemne nadrabianie innych zadań podczas próby przeprowadzenia spotkania telefonicznego. Nie tylko możesz przegapić krytyczne punkty w rozmowie, ale słuchacze mogą usłyszeć niezręczne pauzy i ton rozproszenia w twoim głosie.”
kolejny wielki błąd: użycie dyskredytującej mowy. Na przykład, powtarzające się użycie wypełniających słów i zwrotów, w tym „um”, „uh”, „er”, „jak”, „rodzaj”, „wiesz.”Inne nawyki, które zagrażają jasności mowy i wiarygodności, to mówienie za szybko, mówienie za dużo, przerywanie, brak uważnego słuchania i niewłaściwe przygotowanie do rozmowy.
ale dobra wiadomość jest taka, że wystarczy kilka prostych technik, aby zamienić potencjalnie złą rozmowę telefoniczną w produktywne spotkanie z wymiernymi wynikami i wymiernymi wynikami. Oto 12 wskazówek dotyczących optymalizacji spotkań przez telefon:
przygotuj się na spotkanie i przećwicz swoje uwagi wstępne. Z góry ustal jasny program i rozprowadź go wśród uczestników, Sugerowana cena. „Uwzględnij cel, nazwiska uczestników, lokalizację, czas rozpoczęcia i zakończenia, listę tematów, które mają zostać omówione, a także pożądane rezultaty lub działania. Następnie, aby zapewnić pewny entuzjastyczny początek spotkania, ćwicz na głos ton głosu i treść otwarcia.”
wyznacz lidera. Mówi, że każde spotkanie potrzebuje lidera. „Jeśli nie jesteś liderem połączenia, pamiętaj, aby przypisać zadanie wykwalifikowanemu kandydatowi.”Lider otwiera zaproszenie na czas, zarządza tematami i czasem, ułatwia dyskusję, pola Q&A, przegląda kolejne kroki i zamyka na czas.
używaj wyraźnego, przyjemnego tonu głosu z dużą głośnością i dobrą wymową. Kiedy rozmawiasz przez telefon, Twój głos jest głównym narzędziem komunikacji. Dlatego mówienie wystarczająco głośno, aby być słyszanym i w przyjazny, angażujący sposób jest niezwykle ważne, mówi Price. „Aby ocenić swój głos, spróbuj nagrać swoją stronę rozmowy telefonicznej. Potem Posłuchaj nagrania. Brzmisz na szczęśliwego czy zirytowanego? Entuzjastyczny czy znudzony? Pomocny czy niecierpliwy? Pewny siebie czy nieśmiały? Mamroczesz czy mówisz wyraźnie?”
podaj konkretny cel spotkania telefonicznego. Po powitaniu i powitaniu natychmiast podaj powód wezwania, cele i krótki podgląd punktów, które mają zostać uwzględnione. Zapewnia to skupienie i kierunek. Pokazuje również, że jesteś przygotowany, odpowiedzialny i zaangażowany w udane spotkanie, które przynosi efekty, mówi.
używaj dobrej mowy ciała. Cena wyjaśnia, że nawet jeśli słuchacze nie widzą cię fizycznie, mogą usłyszeć pewność siebie stworzoną przez dobrą postawę. „Usiądź prosto, jakbyś był na spotkaniu twarzą w twarz. Spróbuj również wstać, gdy mówisz, aby uzyskać jeszcze bardziej imponujący, pewny ton głosu. Gest jak w rozmowie i wyobraź sobie, że nawiązujesz kontakt wzrokowy z rozmówcami. I pamiętaj, aby się uśmiechać-słuchacz może usłyszeć Uśmiech w twoim głosie.”
słuchaj aktywnie i unikaj przerywania. Wskaż swoją uwagę za pomocą” słownych ukłonów”, które zawierają zwroty takie jak” to interesujące”,” naprawdę”,” Uh-huh”,” dobrze”,” widzę”,” proszę kontynuować”,” tak, Rozumiem „i” czy mógłbyś powiedzieć więcej O…”Rób notatki i śledź, kto co mówi, sugeruje Cena. „Bądź cierpliwy wobec innych mówców i nie wtrącaj się ani nie wyciągaj pochopnych wniosków. Następnie twórz refleksyjne wypowiedzi i zadawaj pytania, aby zweryfikować i wyjaśnić to, co słyszysz.”
Zapewnij ciche środowisko i unikaj wielozadaniowości. Aby zoptymalizować koncentrację i zminimalizować zakłócenia, zamknij drzwi (jeśli masz biuro) lub umów się na spotkanie w cichym miejscu bez hałasu w tle. Wyłącz lub ucisz wszystkie urządzenia elektroniczne, które mogą brzmieć. „Daj swoim rozmówcom pełną uwagę, gdybyś był z nimi twarzą w twarz.”
unikaj głośników, jeśli to możliwe. Najlepiej mówić bezpośrednio do odbiornika telefonicznego lub używać wysokiej jakości zestawu słuchawkowego, mówi Cena. Unikaj trzymania odbiornika między uchem a ramieniem. To zwykle daje stłumiony dźwięk i nadwyręża szyję. Jeśli Korzystanie z zestawu głośnomówiącego jest absolutnie konieczne, upewnij się, że umieściłeś go jak najbliżej głośnika(ów) i zachęcaj wszystkich do mówienia, aby rozmówcy mogli usłyszeć wszystkie komentarze. „Głównym celem jest zapewnienie dobrej jakości dźwięku. Źle umieszczony odbiornik, zbyt duża odległość od zestawu głośnomówiącego lub złe połączenie może zepsuć połączenie. Na początku połączenia potwierdź ze słuchaczami, że masz dobre połączenie i że wszyscy słyszą wyraźnie.”
jeśli musisz kogoś zawiesić, poproś o pozwolenie i wyjaśnij powód. „To niegrzeczne, aby zawiesić kogoś nagle, nie mówiąc mu, dlaczego”, mówi. „Ponadto nigdy nie zostawiaj nikogo trzymającego dłużej niż 15 lub 20 sekund bez oferowania, że oddzwoni.”
ostrożnie dobieraj słowa. Kiedy mówisz przez telefon, a nie osobiście, słowa same w sobie mają większy wpływ, ponieważ słuchacz nie ma Twoich niewerbalnych wskazówek, aby nadać znaczenie. Dlatego szczególnie ważne jest, aby przygotować i przećwiczyć swoje wypowiedzi z wyprzedzeniem, mówi Price. „Unikaj też dwuznaczności, slangu, obelg i żargonu. Zachowaj swój język i ton pozytywny, zachęcający i optymistyczny.”
Zidentyfikuj się, zanim zaczniesz mówić i poucz innych, aby zrobili to samo. „Unikaj zgadywanek”, mówi. „Nie zakładaj, że wszyscy rozpoznają Twój głos. Identyfikuj się za każdym razem, gdy mówisz-lub przynajmniej przez pierwsze trzy lub cztery razy, dopóki twój głos nie zostanie ustalony i łatwo rozpoznany.”Podobnie zachęcaj wszystkich dzwoniących do identyfikacji. Jeśli ktoś mówi bez identyfikacji siebie, powtórz to pytanie: „Kto jest mówcą, proszę?”
Kieruj pytania i komentarze do innych po imieniu. Kiedy jesteś twarzą w twarz, możesz użyć oczu i mowy ciała, aby wskazać konkretną osobę, która odpowie na twoje pytanie lub komentarz, mówi Price. Ale kiedy jesteś na konferencji, zwróć się do osoby po imieniu. „Ponadto, jeśli chcesz odpowiedzi na ostatnią rzecz, którą powiedziałeś, unikaj pytania:” czy są jakieś komentarze?”Zamiast tego, skieruj pewne osoby, aby odpowiadały kolejno:” Jeff i Alice, wiem, że macie duże doświadczenie w tej dziedzinie. Jeff, zacznijmy od twoich pomysłów.””
z punktu widzenia firmy podstawowymi konsekwencjami „złego” spotkania telefonicznego jest strata czasu, pieniędzy i produktywności-podsumowuje Cena. Z indywidualnego punktu widzenia, jeśli zdarzy ci się być gospodarzem „złego” spotkania telefonicznego, twoja reputacja lidera i menedżera może być zagrożona. „Każdy pracownik ma obowiązek być dobrym stewardem czasu i pieniędzy pracodawcy-zaczyna się to od planowania i prowadzenia spotkań, które przynoszą wymierne efekty dla Twoich współpracowników i firmy.”
na zdjęciach: 12 porad na lepsze spotkania telefoniczne
Śledź mnie na Twitterze, Forbes i Google+.