como escrever um bom e-mail de lembrete ou SMS [Ultimate Guide With Templates]

um dos aspectos mais importantes da administração de uma empresa é garantir que você esteja acompanhando seus clientes. As coisas muitas vezes escorregam pelas rachaduras durante a vida cotidiana, e às vezes as pessoas esquecem as coisas que reservaram ou as reuniões que deveriam participar. É por isso que enviar um e-mail de lembrete gentil para os clientes é tão importante.

e-mails de lembrete e mensagens SMS de lembrete são ótimos quando se trata de garantir que eles não se esqueçam de seus próximos compromissos ou prazos. Um e-mail de lembrete ajudará você a colocar mais pessoas na porta para sua venda, enquanto um SMS de lembrete pode ser mais conveniente para algumas pessoas que não estão verificando seus e-mails regularmente. Também é importante que você saiba qual deles funcionaria melhor para o seu negócio.

então aqui vêm algumas dicas sobre como enviar um lembrete de E-mail ou lembrete de mensagens SMS que realmente funcionam. Também abordaremos por que eles são necessários para qualquer negócio e qual é o melhor – um lembrete de E-mail ou um SMS.

vamos cobrir…

quais são os benefícios de usar um e-mail lembrete ou mensagem SMS?

o que é melhor, e-mails de lembrete ou mensagens SMS de lembrete?

quando você deve enviar um e-mail de lembrete?

quando você deve enviar um lembrete SMS?

como você escreve um ótimo e-mail de lembrete?

como você escreve um grande lembrete via texto?

quais são os benefícios de usar um e-mail de lembrete ou mensagem SMS?

há muitos benefícios em enviar aos clientes e-mails de lembrete suave ou mensagens SMS de lembrete. Mais importante ainda, essas mensagens garantem que o destinatário saiba quando seus compromissos são.

não só os lembretes tornam mais fácil para as pessoas gerenciarem seus calendários, mas também economiza tempo e dinheiro.

Aqui estão alguns dos benefícios de um bom lembrete de e-mail:

Menos não mostra

Quando as pessoas são lembradas de seus compromissos, é menos provável que se esqueça de desligar-se. Isso significa que você terá menos horas desperdiçadas e poderá planejar melhor o seu dia. Não mostra prejudicar as empresas de muitas maneiras: eles podem custar muito dinheiro, clientes fiéis que estão presos em longas listas de espera, e até mesmo causar danos à reputação do seu negócio.

reuniões mais eficientes

as mensagens de lembrete ajudam, tornando mais fácil para o destinatário se preparar para sua consulta com antecedência. Os lembretes não precisam ser apenas para os clientes-eles também podem ser úteis internamente em uma configuração de escritório e podem estimular a equipe e os clientes a se prepararem para seus dias.

melhor atendimento Ao cliente

um e-mail de lembrete também ajuda a alcançar um excelente atendimento ao cliente. Ser proativo com lembretes pode fazer com que mais clientes escolham seu negócio em vez de um concorrente.

lembretes frequentes para a equipe garantem que eles mantenham o controle de suas tarefas e timebox tempo suficiente para encantar os clientes. Isso pode incluir chamadas de sucesso do cliente, acompanhamento de vendas, etc., e resultar em pipelines mais saudáveis e clientes mais satisfeitos.

eles ajudam você a se manter organizado

lembretes também ajudam todos a se manterem organizados. Eles são uma excelente maneira de lembrar as pessoas quando precisam ir às consultas médicas ou aos cabeleireiros ou levar o cachorro ao veterinário. Um e-mail de lembrete suave pode percorrer um longo caminho para garantir que as pessoas saibam o que está por vir.

o que é melhor; e-mails de lembrete ou mensagens SMS de lembrete?

ambos os e-mails de lembrete e textos são ótimos para as empresas. Se um é mais eficaz do que o outro depende de quem você está enviando a mensagem.

por exemplo, pode depender do comprimento ou detalhamento de um lembrete – mensagens mais longas são muito mais fáceis de enviar por e-mail. Você pode querer adicionar estilo ou marca diferente à mensagem. Ou, a sensibilidade ao tempo da mensagem também pode ser um fator – as pessoas tendem a ser muito mais propensas a verificar suas mensagens SMS do que e-mails.

Independentemente disso, e-mails de lembrete e mensagens SMS de lembrete são ferramentas eficazes para usar nas comunicações do seu cliente. Em última análise, você precisará experimentar o que é melhor para o seu negócio e clientela, mas se não tiver certeza, por que não ir com os dois? Isso duplica as chances de que suas mensagens sejam vistas e dá aos clientes tempo suficiente para entrar em contato com você, se necessário.

quando você deve enviar um e-mail de lembrete?

você pode enviar um e-mail de lembrete antes de um próximo compromisso ou depois de um perdido.

lembretes enviados antes da consulta de alguém podem ser enviados com algumas horas, dias ou até semanas de antecedência. É tudo sobre encontrar o equilíbrio certo. Em nossa experiência, cutucando os clientes bem antes do tempo combinado com dando algumas horas de aviso funciona melhor. Dessa forma, eles podem planejar suas semanas à frente e também ser lembrados de seu próximo compromisso a tempo de fazê-lo.

esses tipos de lembretes ajudam a evitar não comparecimentos e garantem que os clientes tenham a chance de cancelar ou reorganizar sua consulta, se necessário. Isso também lhe dá, como proprietário de uma empresa, a chance de preencher um local potencialmente vago.

em comparação, os e-mails de lembrete enviados após alguém perder um prazo ou compromisso devem ser enviados o mais rápido possível. Isso pode ajudar sua empresa a jogar catchup, recuperar potenciais negócios perdidos e incita os clientes a remarcar sua consulta.

quando você deve enviar um lembrete SMS?

um lembrete SMS é enviado através de mensagens de texto do telefone em vez de E-mails, cartas ou chamadas.

o lembrete será enviado para o telefone da pessoa e é ideal para pessoas que podem não ter acesso fácil a um endereço de E-mail ou melhor na leitura de mensagens de texto curtas. Eles efetivamente funcionam da mesma maneira que os lembretes por e-mail.

você deve optar por enviar lembretes por SMS quando não precisar encontrar muitas informações, Usar um estilo altamente personalizado ou incluir mais de um link do site. Quando uma data e hora são suficientes, os lembretes por SMS farão o trabalho perfeitamente.Felizmente, algumas empresas de software também permitem que você envie lembretes de texto grátis para os clientes. Em geral, as mensagens SMS têm uma taxa de abertura mais alta, portanto, se você encontrar uma plataforma de lembrete que a ofereça gratuitamente, terá um vencedor!

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como você escreve um e-mail lembrete suave?

quando se trata de um e-mail de lembrete, é muito importante tomar nota do tom. O restante deve ser gentil o suficiente, mas também impactante. Os clientes não querem ler bobinas e bobinas de texto, mas também precisam saber exatamente quais são suas opções.

você não quer enviar um e-mail lembrete que é muito dura ou que sai como mandona. Sua mensagem precisa ser gentil, mas informativa, a fim de criar o melhor resultado e beneficiar você e seus clientes.

Então, aqui estão algumas coisas para se certificar de que o seu lembrete de e-mails são tão bons como eles podem ser:

Usar um aplicativo para envio de lembretes por e-mail

Há uma abundância de diferentes agendamento de consultas plataformas disponíveis no mercado hoje e plataformas (como o 10to8) pode ser salva-vidas quando se trata de envio de lembretes de compromissos.

enviar um e-mail de lembrete sem um aplicativo pode ser uma verdadeira dor, porque você precisará inserir manualmente todas as informações sobre o compromisso.

as plataformas de agendamento de compromissos, por outro lado, possuem funcionalidade automatizada de E-mail de lembrete e facilitam o envio de lembretes para pessoas sem muito conhecimento técnico. Além disso, eles também são muito fáceis de usar e não exigem muito tempo para configurar.

portanto, se você estiver procurando por e-mails de lembrete que sejam livres de problemas e fáceis de usar, não procure mais do que uma plataforma de agendamento de compromissos como o 10to8.

Escolha sua linha de assunto sabiamente

depois de configurar seu software de agendamento de lembretes, é hora de descobrir como enviar um e-mail de lembrete. Você também precisará pensar em personalizá-los.

uma das coisas mais importantes que você precisa fazer é escolher sua linha de assunto de E-mail. Isso ajudará seus e-mails a se destacarem nas caixas de entrada das pessoas e garantir que elas tenham maior probabilidade de abri-las. Escolher a linha de assunto certa para o seu e-mail de lembrete pode ser complicado, mas lembre-se de que a linha de assunto deve ser sempre concisa e direta.

seja legal

enquanto você definitivamente quer chegar ao ponto em sua mensagem, Você não quer apenas pular direto com ‘seu compromisso é amanhã’. Lembre-se, você está falando com outra pessoa, por isso é importante tratá-los como tal.

se você quiser ter certeza de que seus e-mails de lembrete são eficazes, uma das melhores coisas a fazer é ser legal. Pense em como seu lembrete será encontrado nas caixas de entrada das pessoas. Você quer parecer gentil e amigável, certo?

algumas maneiras rápidas de conseguir isso:

• cumprimentar o destinatário; A maioria das soluções automatizadas permitirá que você personalize o texto com o primeiro nome do cliente, portanto, use esta opção, se puder.
• adicione um bom comentário: “Ansioso para conhecê-lo!”ou simplesmente” tenha um bom dia!”pode adicionar um pouco de cuidado até mesmo a um lembrete curto.
• assine a mensagem; idealmente, adicione o nome da equipe que fornecerá o serviço como a assinatura da mensagem como um toque humano.

diga o que você precisa dizer (não mais, não menos)

você já recebeu um e-mail que apenas divagou com toneladas de texto e acabou excluindo-o puramente porque não se preocupou em ler? Eu também!

isso não é o que você quer, é?

você quer que sua mensagem de lembrete seja sucinta e direta. Pode parecer que você precisa de muito mais conteúdo para E-mails de lembrete, mas não precisa.

mantê-los curtos e doces não só facilitará a leitura, mas também garantirá que a mensagem atravesse o que precisa ser dito sem qualquer confusão.

então, apenas dizer o que você precisa dizer, não mais ou menos, geralmente é suficiente.

inclua uma chamada à ação

incluindo uma chamada à ação, pois isso ajudará muito a tornar suas mensagens mais eficazes.

se você está enviando e-mails para algo como um próximo compromisso, então uma das melhores coisas que você pode fazer é pedir às pessoas para RSVP.

isso serve a alguns propósitos: em primeiro lugar, confirma que seus clientes receberam o lembrete e, em segundo lugar, permite que você saiba se eles ainda podem comparecer ou não. Isso lhes dá a chance de reagendar se eles não puderem marcar sua consulta e também fornece aos clientes uma maneira de entrar em contato com você, construindo sua marca e aumentando o conhecimento do cliente.

também vale a pena incluir algumas opções diferentes que os clientes poderiam tomar dentro desse CTA. Por exemplo, você pode convidá-los para responder à mensagem se eles estiverem participando da reunião ou dar a eles a opção de reorganizar ou cancelar também.

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Use uma boa gramática

um dos erros mais comuns que as pessoas cometem ao escrever um e-mail de lembrete é desconsiderar uma boa gramática.

pode não parecer algo em que você precisa pensar-afinal, não é um ensaio escolar-mas você realmente quer que seus e-mails comerciais pareçam desleixados e pouco profissionais? Isso não é uma grande reflexão sobre sua marca.

além disso, lembretes mal formulados podem parecer fraudulentos e suspeitos e as pessoas podem acabar marcando-os como spam, o que prejudicará suas taxas de entrega.

como você envia um lembrete profissional via texto?

que tal lembretes que são enviados via SMS? Embora muitas das mesmas dicas que mencionamos se apliquem, existem algumas diferenças que você precisa lembrar.

veja como enviar um lembrete profissional, mas gentil, via texto.

mantenha a contagem de caracteres em mente

uma das diferenças entre e-mails de lembrete e mensagens SMS de lembrete é que um SMS é normalmente limitado a 160 caracteres. Como tal, você vai querer ser muito conciso quando se trata do que sua mensagem de lembrete diz.

não use muitas letras maiúsculas

muitas maiúsculas em um SMS podem parecer grosseiras e grosseiras – ou mesmo spam. Mantenha os capitais ao mínimo e use-os apenas para enfatizar pontos importantes, se houver.

mantenha simples

às vezes, as mensagens de lembrete podem ser um pouco prolixas e longas, mas você vai querer mantê-las curtas e doces com um SMS. Além disso, divida as mensagens de lembrete em parágrafos para facilitar o deslizamento do leitor, se você precisar usar as longas.

não vá emoji overboard

pode ser muito tentador para terminar um texto com um monte de rostos sorridentes, mas resistir ao impulso quando você está enviando um SMS lembrete. Emojis podem fazer a mensagem parecer um pouco amigável e pouco profissional. Sem mencionar que eles podem não ser exibidos da mesma maneira em todos os dispositivos.

Use sutilezas

mesmo que você esteja indo para curto e doce, ainda é importante usar sutilezas em um lembrete SMS. Por exemplo, use palavras como’ por favor ‘e’obrigado’. Lembre-se também de dizer “olá”, usar o nome do destinatário e sair da sua marca.

no geral…

enviar lembretes é uma ótima maneira de manter contato com seus clientes sem ser muito agressivo, fornecendo excelente atendimento ao cliente por ser proativo e salvando seu negócio de não comparecimentos caros. Os lembretes mantêm as pessoas no caminho certo e ajudam a evitar contratempos no calendário.

esperamos que este artigo tenha ajudado a responder a muitas das perguntas que você tem sobre como enviar um e-mail de lembrete. Agora é hora de testar e ver qual estratégia de mensagem de lembrete funciona para o seu negócio.