hur man skriver en bra påminnelse e-post eller SMS [Ultimate Guide med mallar]

en av de viktigaste aspekterna av att driva ett företag är att se till att du följer upp med dina kunder. Saker glider ofta genom sprickorna under vardagen, och ibland glömmer människor saker de har bokat eller möten de borde delta i. Det är därför det är så viktigt att skicka ett mjukt påminnelsemail till kunder.

påminnelse e-post och påminnelse SMS-meddelanden är bra när det gäller att se till att de inte glömma sina kommande möten eller deadlines. En påminnelse e-post kommer att hjälpa dig att få fler människor i dörren för din försäljning, medan en påminnelse SMS kan vara mer praktiskt för vissa människor som inte kontrollerar sina e-postmeddelanden regelbundet. Det är också viktigt att du vet vilken som skulle fungera bättre för ditt företag.

så här kommer några tips om hur du skickar en påminnelse e-post eller påminnelse SMS-meddelanden som faktiskt fungerar. Vi kommer också att täcka varför de är nödvändiga för alla företag, och vilken som är bättre – en e-postpåminnelse eller ett SMS.

vi kommer att täcka …

vilka är fördelarna med att använda en påminnelse e-post eller SMS?

vilket är bättre, påminnelse e-post eller påminnelse SMS-meddelanden?

När ska du skicka ett påminnelsemail?

När ska du skicka en SMS-påminnelse?

Hur skriver du ett bra påminnelsemail?

Hur skriver du en bra påminnelse via text?

vilka är fördelarna med att använda en påminnelse e-post eller SMS?

det finns massor av fördelar med att skicka kunder mild påminnelse e-post eller påminnelse SMS-meddelanden. Viktigast, sådana meddelanden säkerställer att mottagaren vet när deras möten är.

inte bara påminnelser gör det lättare för människor att hantera sina kalendrar, men det sparar också tid och pengar.

här är några av fördelarna med en bra påminnelse e-post:

färre no-shows

när människor påminns om sina möten, de är mindre benägna att glömma att dyka upp. Det betyder att du får färre bortkastade timmar och kan planera din dag bättre. No-shows skadar företag på många sätt: de kan kosta mycket pengar, lojala kunder som sitter fast på långa väntelistor och till och med skada ditt företags rykte.

effektivare möten

påminnelsemeddelanden hjälper till genom att göra det lättare för mottagaren att förbereda sig för sitt möte i förväg. Påminnelser behöver inte bara vara för kunder – de kan vara användbara internt inom en kontorsinställning också och kan knuffa Personal och kunder att förbereda sig för sina dagar.

förbättrad kundservice

ett påminnelsemail hjälper också till att uppnå utmärkt kundservice. Att vara proaktiv med påminnelser kan leda till att fler kunder väljer ditt företag över en konkurrents.

frekventa påminnelser till personalen säkerställer att de håller sig på toppen av sina uppgifter och timebox tillräckligt med tid för att glädja kunderna. Detta kan inkludera kundframgångssamtal,försäljningsuppföljningar etc., och resultera i hälsosammare rörledningar och nöjdare kunder.

de hjälper dig att hålla dig organiserad

påminnelser hjälper också alla att hålla sig organiserade. De är ett utmärkt sätt att påminna människor när de behöver gå till läkarens möten eller till frisörerna eller ta hunden till veterinären. En mild påminnelse e-post kan gå långt för att se till att folk vet vad som kommer.

vilket är bättre; påminnelse e-post eller påminnelse SMS-meddelanden?

både påminnelse e-post och texter är bra för företag. Huruvida den ena är effektivare än den andra beror på vem du skickar meddelandet till.

det kan till exempel bero på längden eller detaljeringen av en påminnelse – längre meddelanden är mycket lättare att skicka via e-post. Du kanske vill lägga till olika styling eller branding till meddelandet. Eller, meddelandets tidskänslighet kan också vara en faktor – människor tenderar att vara mycket mer benägna att kontrollera sina SMS-meddelanden än e-postmeddelanden.

oavsett, påminnelse e-post och påminnelse SMS-meddelanden är både effektiva verktyg för att använda i din kundkommunikation. I slutändan måste du experimentera med vilket som är bäst för ditt företag och kundkrets, men om du är osäker, varför inte gå med båda? Det fördubblar chansen att dina meddelanden kommer att ses och ger kunderna gott om tid att kontakta dig om de behöver.

När ska du skicka ett påminnelsemail?

du kan antingen skicka ett påminnelsemail före ett kommande möte eller efter en missad.

påminnelser som skickas före någons möte kan skickas ett par timmar, dagar eller till och med veckor i förväg. Det handlar om att hitta rätt balans. Enligt vår erfarenhet, nudging kunder i god tid i kombination med att ge några timmars varsel fungerar bäst. På så sätt kan de planera sina veckor framåt och också påminnas om deras kommande engagemang i tid för att göra det.

dessa typer av påminnelser hjälper till att förhindra no-shows och se till att kunderna har chansen att avbryta eller ordna om sitt möte om de behöver. Detta ger dig också, som företagare, chansen att fylla en potentiellt ledig plats.

i jämförelse ska påminnelsemail som skickas efter att någon missat en tidsfrist eller ett möte skickas så snart som möjligt. Detta kan hjälpa ditt företag att spela catchup, återställa potentiella förlorade affärer och knuffar kunder att boka om deras möte.

När ska du skicka en SMS-påminnelse?

en SMS-påminnelse skickas via telefon textmeddelanden i stället för e-post, brev eller samtal.

påminnelsen skickas till personens telefon och är idealisk för personer som kanske inte har lätt tillgång till en e-postadress eller bättre på att läsa korta textmeddelanden. De fungerar effektivt på samma sätt som e-postpåminnelser men.

du bör välja att skicka SMS-påminnelser när du inte behöver komma över för mycket information, använda mycket anpassad styling eller inkludera mer än en webbplatslänk. När ett datum och tid räcker kommer SMS-påminnelser att göra jobbet perfekt.

lyckligtvis tillåter vissa mjukvaruföretag dig också att skicka gratis textpåminnelser till kunder. I allmänhet har SMS-meddelanden en högre öppen takt, så om du hittar en påminnelseplattform som erbjuder den gratis, har du en vinnare!

Klicka här för dina gratis SMS-påminnelsemallar!

Hur skriver du en mild påminnelse e-post?

när det gäller ett påminnelsemail är det mycket viktigt att notera tonen. Resten ska vara mild nog, men också effektfull. Kunder vill inte läsa igenom rullar och rullar med text, men de behöver också veta exakt vad deras alternativ är.

du vill inte skicka ett påminnelsemail som är för hårt eller som kommer ut som bossy. Ditt budskap måste vara snällt men informativt för att skapa det bästa resultatet och gynna både dig och dina kunder.

så här är några saker för att se till att dina påminnelsemail är så bra som de kan vara:

använd en app för att skicka e-postpåminnelser

det finns många olika plattformar för schemaläggning av möten tillgängliga på marknaden idag och plattformar (som 10to8) kan vara livräddare när det gäller att skicka påminnelser om möten.

skicka en påminnelse e-post utan en app kan vara en verklig smärta eftersom du måste manuellt ange all information om utnämningen.

Mötesplaneringsplattformar har å andra sidan automatiserad e-postfunktionalitet för påminnelser och gör det enkelt för personer utan mycket teknisk kunskap att skicka påminnelser. Dessutom är de också mycket användarvänliga och kräver inte för mycket tid att ställa in.

så om du letar efter påminnelsemail som är problemfri och enkel att använda, leta inte längre än en mötesplaneringsplattform som 10to8.

Välj din ämnesrad klokt

när du har ställt in med din påminnelse schemaläggning programvara, är det dags att räkna ut hur man skickar en påminnelse e-post. Du måste också tänka på att anpassa dem.

en av de viktigaste sakerna du behöver göra är att välja din e-post Ämnesrad. Detta hjälper dina e-postmeddelanden att sticka ut i människors inkorgar och se till att de är mer benägna att öppna dem. Att välja rätt ämnesrad för ditt påminnelsemail kan vara svårt, men kom ihåg att ämnesraden alltid ska vara kortfattad och till den punkten.

var snäll

medan du definitivt vill komma till punkten i ditt meddelande, vill du inte bara hoppa rakt in med ’ditt möte är imorgon’. Kom ihåg att du pratar med en annan person, så det är viktigt att behandla dem som sådana.

om du vill se till att dina påminnelsemail är effektiva är en av de bästa sakerna att göra trevligt. Tänk på hur din påminnelse kommer att stöta på i människors inkorgar. Du vill verka snäll och vänlig, eller hur?

några snabba sätt att uppnå detta:

• hälsa mottagaren; De flesta automatiserade lösningar gör att du kan anpassa texten med kundens förnamn så använd det här alternativet om du kan.
• Lägg till en trevlig kommentar: ”ser fram emot att träffa dig!”eller helt enkelt” ha en trevlig dag!”kan lägga till en smula omsorg till och med en kort påminnelse.
• Signera meddelandet; Lägg helst till namnet på den personal som kommer att tillhandahålla tjänsten som signatur till meddelandet som en mänsklig touch.

Säg vad du behöver säga (inte mer, inte mindre)

har du någonsin fått ett e-postmeddelande som bara rambled på med ton text och du slutade radera det bara för att du inte kunde vara störd att läsa? Jag också!

det är inte vad du vill, eller hur?

du vill att ditt påminnelsemeddelande ska vara kortfattat och enkelt. Det kan verka som om du behöver mycket mer innehåll för påminnelsemail, men det gör du inte.

att hålla dem korta och söta kommer inte bara att göra det lättare att läsa igenom utan också se till att meddelandet kommer över vad som behöver sägas utan förvirring.

så att bara säga vad du behöver säga, inte mer eller mindre, räcker vanligtvis.

inkludera en uppmaning till handling

inklusive en uppmaning till handling eftersom detta kommer att gå långt framåt och göra dina meddelanden mer effektiva.

om du skickar e-post för något som ett kommande möte, är en av de bästa sakerna du kan göra att be folk att RSVP.

detta tjänar några syften: för det första bekräftar det att dina kunder har fått påminnelsen, och för det andra låter det dig veta om de fortfarande kan delta eller inte. Det ger dem en chans att boka om om de inte kan boka tid och ger också kunderna ett sätt att komma i kontakt med dig, bygga ditt varumärke och öka kundmedvetenheten.

det är också värt att inkludera några olika alternativ som kunder kan ta inom den CTA. Du kan till exempel bjuda in dem att svara på meddelandet om de deltar i mötet, eller ge dem möjlighet att ordna om eller avbryta också.

Klicka här för några gratis e-post påminnelse mallar.

Använd bra grammatik

ett av de vanligaste misstagen som människor gör när man skriver ett påminnelsemail är att bortse från bra grammatik.

det kanske inte verkar som något du behöver tänka på-det är inte en skoluppsats trots allt – men vill du verkligen att dina e-postmeddelanden ska komma över som slarviga och oprofessionella? Det är inte en bra reflektion över ditt varumärke.

dessutom kan dåligt formulerade påminnelser komma över som scammy och misstänkta och människor kan sluta markera dem som spam som kommer att skada dina leveranspriser.

Hur skickar du en professionell påminnelse via text?

vad sägs om påminnelser som skickas via SMS? Medan många av samma tips som vi nämnde gäller, finns det några skillnader som du måste komma ihåg.

så här skickar du en professionell men mild påminnelse via text.

Håll teckenräkning i åtanke

en av skillnaderna mellan påminnelsemail och påminnelse SMS-meddelanden är att ett SMS vanligtvis är begränsat till 160 tecken. Som sådan vill du vara väldigt kortfattad när det gäller vad ditt påminnelsemeddelande säger.

använd inte för många stora bokstäver

för många versaler i ett SMS kan verka shouty och oförskämd – eller till och med spammy. Håll huvudstäderna till ett minimum och använd dem bara för att betona viktiga punkter om alls.

håll det enkelt

ibland kan påminnelsemeddelanden vara lite för ordiga och långa, men du vill hålla dem korta och söta med ett SMS. Dela också påminnelsemeddelanden i stycken för att göra det lättare för läsaren att skumma om du måste använda långa.

gå inte emoji överbord

det kan vara alltför frestande att avsluta en text med en massa smiley ansikten men motstå lusten när du skickar en påminnelse SMS. Emojis kan få meddelandet att verka lite övervänligt och oprofessionellt. För att inte tala om att de kanske inte visas på samma sätt på alla enheter.

använd niceties

även om du går för kort och söt, är det fortfarande viktigt att använda niceties i en SMS-påminnelse. Använd till exempel ord som ’snälla’ och ’tack’. Kom också ihåg att säga ’hej’, använd mottagarens namn och logga ut från ditt varumärke.

övergripande …

Skicka påminnelser är ett bra sätt att hålla kontakten med dina kunder utan att vara alltför påträngande, ger utmärkt kundservice genom att vara proaktiv, och spara ditt företag från kostsamma utebliven. Påminnelser håller människor på rätt spår och hjälper till att förhindra kalenderolyckor.

vi hoppas att den här artikeln har hjälpt till att svara på många av de frågor du har om hur du skickar ett påminnelsemail. Nu är det dags att testa och se vilken påminnelsemeddelandestrategi som fungerar för ditt företag.