Lorsque vous vous connectez à votre fichier QuickBooks Company et appuyez sur la touche F2, un écran affiche la liste des totaux de chaque type qu’il suit.
QuickBooks Pro & Les versions Premier sont capables de gérer 14 500 éléments de liste.
QuickBooks Enterprise est capable de jusqu’à 100 000 et plus.
Il est essentiel de savoir que QuickBooks a des limites au nombre de clients, de fournisseurs, d’articles d’inventaire et d’informations connexes qu’il peut stocker. Alors que de nombreuses entreprises ne s’approcheront jamais de ces limites, d’autres doivent surveiller attentivement leur utilisation de QuickBooks et planifier un chemin de mise à niveau.
Voici un rapide récapitulatif des limites de liste sélectionnées (liste complète ici) :
versions QuickBooks « Pro » et « Premier »:
- Clients, Fournisseurs, Employés et Autres noms : Limite = 14 500. Il s’agit d’une limite combinée – le total de TOUTES ces listes ne peut pas dépasser 14 500.
- Éléments dans la liste des éléments : Limite = 14 500. Il s’agit de tous les types d’articles – articles en stock, articles non en stock, assemblages d’inventaire, etc.
- Niveaux de prix: Limite = 100
- Plan comptable: Limite = 10,000
Version « Entreprise » de QuickBooks:
- Clients, Fournisseurs, Employés et Autres noms : Limit=> 100 000*. Il s’agit d’une limite combinée comme mentionné ci-dessus.
- Éléments de la liste des éléments : Limit = > 100 000*. Il s’agit de tous les types d’articles – articles en inventaire, articles non en inventaire, assemblages d’inventaire, etc.
- Niveaux de prix: Limite = 100
- Plan comptable: Limite = 10,000
* Selon le site Web de QuickBooks Enterprise, ils indiquent que vous pouvez ajouter jusqu’à 1 million d’annonces dans ces domaines. De plus, ils notent qu’une certaine dégradation des performances est probable à mesure que vous approchez de cette limite supérieure. En réalité, je prévoirais de plafonner vos listes de clients et d’articles dans la version Entreprise à 100 000 sur la base de mes observations de clients utilisant des listes extrêmement volumineuses comme celles-ci. (Je suis assez sceptique sur le fait qu’ils ont des clients exécutant des fichiers QuickBooks avec des tailles de liste proches de 1 million d’entrées).
Évitez la surprise!!
Aucun avertissement préalable n’est fourni dans QuickBooks (que je connais) pour indiquer que vous approchez des limites de la liste ci-dessus. Un jour, vous essaierez simplement d’ajouter un autre client (ou un article d’inventaire) et QuickBooks dira « désolé, je ne peux pas vous aider ». Ce n’est pas comme ça que vous voulez que votre journée se déroule!
Options Si vous atteignez la limite
Si vous dépassez une liste, quelles sont vos options?
- Supprimer – si vous avez des articles, des clients, etc. sans aucune activité qui leur est associée, vous pouvez les supprimer de votre liste et libérer une certaine capacité. MAIS, s’il y a une activité liée, vous ne pouvez pas supprimer l’élément. Le rendre inactif ne libère aucun espace dans votre liste pour ajouter de nouvelles entrées.
- Nettoyer les données de l’entreprise – cet utilitaire QuickBooks peut vous acheter de l’espace supplémentaire dans vos listes. Trouvé sous le menu Utilitaires Fichier >, vous pouvez exécuter cet outil pour voir combien de capacité de liste supplémentaire il vous achète. Gardez à l’esprit qu’il existe d’autres problèmes potentiellement négatifs liés à l’utilisation de cet outil (vous retirez une partie de votre historique comptable de votre fichier de données QuickBooks principal et l’archivez), alors planifiez soigneusement.
- Passer à QuickBooks Enterprise – si vous utilisez actuellement QuickBooks Pro ou Premier, le chemin de mise à niveau naturel (et transparent) pour augmenter la capacité de votre liste consiste à passer à Enterprise. En fait, c’est l’une des raisons pour lesquelles Enterprise a été créée – pour offrir aux entreprises en croissance une solution simple et économique.
- Passez à un module complémentaire QuickBooks – si vous utilisez déjà QuickBooks Enterprise et que vous avez encore besoin de plus de capacité, il y a de bonnes nouvelles. Vous pouvez utiliser un module complémentaire QuickBooks tel que Acctivate ou FishBowl Inventory pour respecter les limites de la liste, tout en conservant QuickBooks pour vos activités comptables de base.
À Quelle Distance Êtes-Vous?
Il est très facile de savoir où vous en êtes avec les totaux de vos listes dans QuickBooks. Appuyez simplement sur la touche F2 et vous obtiendrez une vue instantanée:
