Comment Rédiger un Bon E-Mail de Rappel ou un SMS [Guide Ultime Avec des modèles]

L’un des aspects les plus importants de la gestion d’une entreprise consiste à vous assurer de suivre vos clients. Les choses passent souvent entre les mailles du filet au quotidien, et parfois les gens oublient les choses qu’ils ont réservées ou les réunions auxquelles ils devraient assister. C’est pourquoi il est si important d’envoyer un e-mail de rappel aux clients.

Les e-mails de rappel et les SMS de rappel sont parfaits pour s’assurer qu’ils n’oublient pas leurs rendez-vous ou leurs échéances à venir. Un e-mail de rappel vous aidera à attirer plus de personnes pour votre vente, tandis qu’un SMS de rappel peut être plus pratique pour certaines personnes qui ne consultent pas régulièrement leurs e-mails. Il est également important que vous sachiez lequel fonctionnerait le mieux pour votre entreprise.

Voici donc quelques conseils sur la façon d’envoyer un e-mail de rappel ou des SMS de rappel qui fonctionnent réellement. Nous couvrirons également pourquoi ils sont nécessaires pour toute entreprise– et lequel est le meilleur – un rappel par e-mail ou un SMS.

Nous couvrirons…

Quels sont les avantages d’utiliser un e-mail de rappel ou un message SMS?

Quel est le meilleur, les e-mails de rappel ou les SMS de rappel?

Quand devriez-vous envoyer un courriel de rappel?

Quand faut-il envoyer un rappel SMS?

Comment écrivez-vous un excellent e-mail de rappel?

Comment écrivez-vous un excellent rappel par texte?

Quels sont les avantages d’utiliser un e-mail de rappel ou un message SMS?

Il y a beaucoup d’avantages à envoyer aux clients des e-mails de rappel doux ou des SMS de rappel. Plus important encore, ces messages garantissent que le destinataire sait quand ses rendez-vous sont.

Non seulement les rappels facilitent la gestion de leurs calendriers, mais ils permettent également d’économiser du temps et de l’argent.

Voici quelques-uns des avantages d’un bon courriel de rappel:

Moins de non-présentation

Lorsque les gens sont rappelés de leurs rendez-vous, ils sont moins susceptibles d’oublier de se présenter. Cela signifie que vous aurez moins d’heures perdues et que vous pourrez mieux planifier votre journée. Les non-présentations nuisent aux entreprises à bien des égards: elles peuvent coûter beaucoup d’argent, des clients fidèles bloqués sur de longues listes d’attente et même nuire à la réputation de votre entreprise.

Des réunions plus efficaces

Les messages de rappel aident en facilitant la préparation du destinataire pour son rendez-vous à l’avance. Les rappels ne doivent pas seulement être destinés aux clients – ils peuvent également être utiles en interne dans un cadre de bureau et peuvent inciter le personnel et les clients à se préparer pour leurs journées.

Service à la clientèle amélioré

Un courriel de rappel permet également d’obtenir un excellent service à la clientèle. Être proactif avec des rappels peut amener plus de clients à choisir votre entreprise plutôt que celle d’un concurrent.

Rappels fréquents au personnel pour s’assurer qu’ils restent au courant de leurs tâches et qu’ils disposent de suffisamment de temps pour ravir les clients. Cela peut inclure des appels de réussite des clients, des suivis de vente, etc., et aboutissent à des pipelines plus sains et à des clients plus satisfaits.

Ils vous aident à rester organisé

Les rappels aident également tout le monde à rester organisé. Ils sont un excellent moyen de rappeler aux gens quand ils doivent se rendre aux rendez-vous de leur médecin ou chez le coiffeur ou emmener le chien chez le vétérinaire. Un e-mail de rappel doux peut grandement aider les gens à savoir ce qui les attend.

Quel est le meilleur; e-mails de rappel ou SMS de rappel?

Les e-mails et les SMS de rappel sont parfaits pour les entreprises. Que l’un soit plus efficace que l’autre dépend de la personne à qui vous envoyez le message.

Par exemple, cela peut dépendre de la longueur ou de la précision d’un rappel – les messages plus longs sont beaucoup plus faciles à envoyer par e-mail. Vous voudrez peut-être ajouter un style ou une image de marque différents au message. Ou, la sensibilité temporelle du message peut également être un facteur – les gens ont tendance à être beaucoup plus susceptibles de vérifier leurs messages SMS que leurs e-mails.

Quoi qu’il en soit, les e-mails de rappel et les SMS de rappel sont tous deux des outils efficaces à utiliser dans vos communications avec vos clients. En fin de compte, vous devrez expérimenter ce qui convient le mieux à votre entreprise et à votre clientèle, mais si vous n’êtes pas sûr, pourquoi ne pas opter pour les deux? Cela double les chances que vos messages soient vus et donne aux clients suffisamment de temps pour vous contacter s’ils en ont besoin.

Quand devriez-vous envoyer un courriel de rappel?

Vous pouvez envoyer un e-mail de rappel avant un rendez-vous à venir ou après un rendez-vous manqué.

Les rappels envoyés avant le rendez-vous de quelqu’un peuvent être envoyés quelques heures, quelques jours, voire quelques semaines à l’avance. Il s’agit de trouver le bon équilibre. Selon notre expérience, pousser les clients bien à l’avance, combiné à un préavis de quelques heures, fonctionne mieux. De cette façon, ils peuvent planifier leurs semaines à l’avance et se faire rappeler leur engagement à venir à temps pour le faire.

Ces types de rappels aident à prévenir les non-présentations et à garantir que les clients ont la possibilité d’annuler ou de réorganiser leur rendez-vous s’ils en ont besoin. Cela vous donne également, en tant que propriétaire d’entreprise, la possibilité de combler une place potentiellement vacante.

En comparaison, les courriels de rappel envoyés après que quelqu’un a manqué une date limite ou un rendez-vous doivent être envoyés dès que possible. Cela peut aider votre entreprise à jouer au rattrapage, à récupérer des affaires potentielles perdues et à inciter les clients à prendre un nouveau rendez-vous.

Quand faut-il envoyer un rappel SMS?

Un rappel SMS est envoyé par SMS au lieu d’e-mails, de lettres ou d’appels.

Le rappel sera envoyé au téléphone de la personne et est idéal pour les personnes qui n’ont peut-être pas facilement accès à une adresse e-mail ou mieux à la lecture de courts messages texte. Ils fonctionnent efficacement de la même manière que les rappels par e-mail.

Vous devriez opter pour l’envoi de rappels par SMS lorsque vous n’avez pas besoin de trop d’informations, d’utiliser un style hautement personnalisé ou d’inclure plus d’un lien de site Web. Lorsqu’une date et une heure suffisent, les rappels SMS feront parfaitement le travail.

Heureusement, certains éditeurs de logiciels vous permettent également d’envoyer des rappels de texte gratuits aux clients. En général, les messages SMS ont un taux d’ouverture plus élevé, donc si vous trouvez une plate-forme de rappel qui l’offre gratuitement, alors vous avez un gagnant!

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Comment écrivez-vous un email de rappel doux?

Lorsqu’il s’agit d’un e-mail de rappel, il est très important de prendre note du ton. Le reste devrait être assez doux, mais aussi percutant. Les clients ne veulent pas lire des bobines et des bobines de texte, mais ils doivent également savoir exactement quelles sont leurs options.

Vous ne voulez pas envoyer un e-mail de rappel trop sévère ou qui se révèle autoritaire. Votre message doit être gentil mais informatif afin de créer le meilleur résultat et de bénéficier à la fois à vous et à vos clients.

Voici donc quelques éléments pour vous assurer que vos e-mails de rappel sont aussi bons qu’ils peuvent l’être:

Utilisez une application pour envoyer des rappels par e-mail

Il existe de nombreuses plateformes de prise de rendez-vous disponibles sur le marché aujourd’hui et les plates-formes (comme 10to8) peuvent sauver des vies lorsqu’il s’agit d’envoyer des rappels de rendez-vous.

Envoyer un e-mail de rappel sans application peut être une vraie douleur car vous devrez saisir manuellement toutes les informations sur le rendez-vous.

Les plates-formes de prise de rendez-vous, quant à elles, disposent d’une fonctionnalité d’e-mail de rappel automatisée et permettent aux personnes sans connaissances techniques d’envoyer des rappels facilement. De plus, ils sont également très conviviaux et ne nécessitent pas trop de temps pour être installés.

Donc, si vous recherchez des e-mails de rappel faciles à utiliser et faciles à utiliser, ne cherchez pas plus loin qu’une plateforme de prise de rendez-vous comme 10to8.

Choisissez judicieusement votre ligne d’objet

Une fois que vous avez configuré votre logiciel de planification des rappels, il est temps de déterminer comment envoyer un e-mail de rappel. Vous devrez également penser à les personnaliser.

L’une des choses les plus importantes que vous devrez faire est de choisir la ligne d’objet de votre e-mail. Cela aidera vos e-mails à se démarquer dans les boîtes de réception des gens et à s’assurer qu’ils sont plus susceptibles de les ouvrir. Choisir la bonne ligne d’objet pour votre e-mail de rappel peut être délicat, mais n’oubliez pas que la ligne d’objet doit toujours être concise et précise.

Soyez gentil

Bien que vous souhaitiez absolument aller au bout de votre message, vous ne voulez pas simplement entrer directement avec « votre rendez-vous est demain ». N’oubliez pas que vous parlez à une autre personne, il est donc important de la traiter comme telle.

Si vous voulez vous assurer que vos e-mails de rappel sont efficaces, l’une des meilleures choses à faire est d’être gentil. Pensez à la façon dont votre rappel apparaîtra dans les boîtes de réception des gens. Tu veux avoir l’air gentil et amical, non?

Quelques moyens rapides d’y parvenir:

• Saluez le destinataire; La plupart des solutions automatisées vous permettront de personnaliser le texte avec le prénom du client, alors utilisez cette option si vous le pouvez.
• Ajoutez un joli commentaire : « Au plaisir de vous rencontrer! » ou tout simplement « Bonne journée! »peut ajouter un peu de soin à même un bref rappel.
• Signez le message; Idéalement, ajoutez le nom du personnel qui fournira le service comme signature au message en tant que touche humaine.

Dites ce que vous devez dire (ni plus, ni moins)

Avez-vous déjà reçu un e-mail qui contenait des tonnes de texte et que vous avez fini par supprimer uniquement parce que vous ne pouviez pas prendre la peine de lire? Moi aussi!

Ce n’est pas ce que vous voulez, n’est-ce pas?

Vous souhaitez que votre message de rappel soit succinct et simple. Il peut sembler que vous ayez besoin de beaucoup plus de contenu pour les e-mails de rappel, mais ce n’est pas le cas.

Les garder courts et doux ne facilitera pas seulement la lecture, mais garantira également que le message passe ce qui doit être dit sans aucune confusion.

Donc, il suffit généralement de dire ce que vous devez dire, ni plus ni moins.

Incluez un appel à l’action

, y compris un appel à l’action, car cela rendra vos messages plus efficaces.

Si vous envoyez des e-mails pour quelque chose comme un rendez-vous à venir, l’une des meilleures choses que vous puissiez faire est de demander aux gens de répondre.

Cela sert à quelques fins: premièrement, il confirme que vos clients ont reçu le rappel, et deuxièmement, il vous permet de savoir s’ils sont toujours en mesure d’assister ou non. Cela leur donne une chance de reprogrammer s’ils ne peuvent pas prendre leur rendez-vous et offre également aux clients un moyen d’entrer en contact avec vous, de développer votre marque et d’accroître la notoriété de la clientèle.

Cela vaut également la peine d’inclure quelques options différentes que les clients pourraient prendre dans ce CTA. Par exemple, vous pouvez les inviter à répondre au message s’ils assistent à la réunion, ou leur donner la possibilité de réorganiser ou d’annuler également.

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Utilisez une bonne grammaire

L’une des erreurs les plus courantes que les gens commettent lors de la rédaction d’un e-mail de rappel est de ne pas tenir compte de la bonne grammaire.

Cela peut ne pas sembler quelque chose auquel vous devez penser – ce n’est pas un essai scolaire après tout – mais voulez-vous vraiment que vos e-mails professionnels apparaissent comme bâclés et non professionnels? Ce n’est pas une grande réflexion sur votre marque.

De plus, les rappels mal formulés peuvent apparaître comme frauduleux et suspects et les gens peuvent finir par les marquer comme du spam, ce qui nuira à vos taux de livraison.

Comment envoyer un rappel professionnel par SMS ?

Qu’en est-il des rappels envoyés par SMS? Bien que bon nombre des mêmes conseils que nous avons mentionnés s’appliquent, il y a quelques différences dont vous devez vous souvenir.

Voici comment envoyer un rappel professionnel mais doux par SMS.

Gardez à l’esprit le nombre de caractères

L’une des différences entre les e-mails de rappel et les SMS de rappel est qu’un SMS est généralement limité à 160 caractères. En tant que tel, vous voudrez être très concis quand il s’agit de ce que dit votre message de rappel.

N’utilisez pas trop de majuscules

Trop de majuscules dans un SMS peuvent sembler choquantes et grossières – voire même spammeuses. Gardez les capitales au minimum et ne les utilisez que pour souligner des points importants, le cas échéant.

Faites simple

Parfois, les messages de rappel peuvent être un peu trop verbeux et longs, mais vous voudrez les garder courts et doux avec un SMS. En outre, divisez les messages de rappel en paragraphes pour que le lecteur puisse plus facilement les parcourir, si vous devez en utiliser de longs.

Ne passez pas les emoji à la mer

Il peut être trop tentant de terminer un texte avec un tas de visages souriants, mais résistez à l’envie lorsque vous envoyez un SMS de rappel. Les emojis peuvent rendre le message un peu trop amical et peu professionnel. Sans oublier qu’ils pourraient ne pas s’afficher de la même manière sur tous les appareils.

Utilisez des subtilités

Même si vous optez pour un court et doux, il est toujours important d’utiliser des subtilités dans un rappel SMS. Par exemple, utilisez des mots comme « s’il vous plait » et « merci ». N’oubliez pas non plus de dire « bonjour », d’utiliser le nom du destinataire et de signer de votre marque.

Dans l’ensemble

L’envoi de rappels est un excellent moyen de rester en contact avec vos clients sans être trop insistant, de fournir un excellent service à la clientèle en étant proactif et d’éviter à votre entreprise des absences coûteuses. Les rappels gardent les gens sur la bonne voie et aident à prévenir les incidents de calendrier.

Nous espérons que cet article a aidé à répondre à de nombreuses questions que vous vous posez sur la façon d’envoyer un e-mail de rappel. Il est maintenant temps de tester et de voir quelle stratégie de message de rappel fonctionne pour votre entreprise.