Comment enregistrer une entreprise en Ontario (Canada)

Cet article est rédigé par Yash Kapadia. Cet article sert de guide sur la façon d’enregistrer une entreprise dans la province de l’Ontario au Canada.

Il est universellement connu que l’Ontario est le marché le plus riche du Canada et qu’on l’appelle souvent le centre d’affaires qui compte une population de 14,5 millions d’habitants, soit 38,3 % de la population totale du Canada. L’Ontario génère également le revenu personnel le plus élevé du pays.

Dans le cadre de cet article, un bref guide sera fourni sur la façon de démarrer une entreprise en Ontario. Cependant, il est pertinent de garder à l’esprit qu’il existe quatre types de structures juridiques pour la gestion d’une entreprise, à savoir une entreprise individuelle, une société de personnes, une société ou une coopérative.

Chaque structure a des implications différentes et importantes pour la responsabilité, la fiscalité et la succession. Quel genre vous convient le mieux?

Entreprise individuelle

L’enregistrement d’une entreprise individuelle en Ontario est régi par l’article 14 de la Loi sur les noms commerciaux (Ontario). Il est parfois aussi appelé un nom commercial de l’Ontario. La forme d’entreprise la plus simple est une entreprise individuelle qui est une forme d’entreprise détenue et exploitée par une seule entité. Toute personne peut opérer en tant qu’entreprise individuelle sous son propre nom ou sous un autre nom qui a été décidé tant qu’aucune des désignations légales d’autres formes d’affaires telles que Ltd. ou Inc. est ajouté avec elle. Le plus grand avantage d’une entreprise individuelle est sa mise en place et son administration dans son ensemble est moins compliquée et peu coûteuse. Un propriétaire unique peut déclarer son revenu d’entreprise sur son formulaire d’impôt sur le revenu des particuliers (appelé collectivement  » her « ) plutôt que de produire un formulaire d’impôt distinct comme quiconque aurait à le faire s’il choisissait une forme de propriété d’entreprise. Cependant, du côté de l’inconvénient de la gestion d’une entreprise individuelle, la responsabilité personnelle est le plus grand inconvénient.

Comment enregistrer une entreprise individuelle ou une société de personnes ?

Choisissez un nom d’entreprise sous lequel vous exercerez vos activités

Si l’on choisit d’exploiter son entreprise sous son propre nom, il n’est pas nécessaire d’enregistrer le nom d’entreprise. Cependant, il doit porter un nom différent, puis ce nom particulier doit être enregistré auprès de la Direction Centrale des Services de Production et de vérification du Ministère des Services gouvernementaux et des Services aux Consommateurs.

Il est à noter qu’en vertu de la Loi sur les noms commerciaux de l’Ontario, une amende pouvant aller jusqu’à 2 000 $ peut être imposée à une personne si elle omet de s’inscrire ou pour avoir enregistré des renseignements trompeurs ou faux. Étant donné que l’on a choisi le nom de son entreprise pour son entreprise individuelle qui semble et semble attrayant et attirera davantage l’attention des clients ou des clients potentiels, il est important d’apprendre à choisir un nom d’entreprise qui sera légalement acceptable. Certains mots ainsi que certaines expressions sont interdits d’utilisation. Pour plus de renseignements, Service Ontario recueille les renseignements requis sur les mots et/ou expressions qui sont interdits pour faire partie du nom d’une entreprise individuelle.

Faire des recherches sur le nom choisi

En enregistrant le nom de l’entreprise, il n’y a aucune garantie d’exclusivité. Il faudrait enregistrer une marque pour la même chose. Les méthodes suivantes sont différentes pour effectuer une recherche de nom:

• Application des Services intégrés aux entreprises de ServiceOntario : Cette recherche couvre uniquement l’Ontario et facture entre 8 $ et 26 $ pour une déclaration. La fonction de recherche de nom d’entreprise améliorée peut également être utilisée pour déterminer et dissiper tout doute si quelqu’un a déjà utilisé le nom d’entreprise choisi.
• Le site Web de recherche de dénomination sociale NUANS du gouvernement du Canada. NUANS est un outil de recherche combiné de noms commerciaux et de marques commerciales. Un algorithme puissant est mis à profit par cet outil particulier afin de faire apparaître une liste de noms et de marques similaires ou identiques au nom recherché. Une recherche NUANS mènera à une liste de sociétés / sociétés, de noms commerciaux et de marques déposées similaires au nom recherché. Les frais d’utilisation de cette approche pour rechercher le nom de l’entreprise sont de 13,80 $ par rapport.

Après avoir sélectionné le nom de l’entreprise et effectué une recherche de nom à l’aide des outils mentionnés ci-dessus, la fondation doit passer par la procédure d’enregistrement d’entreprise réelle pour enregistrer une entreprise individuelle ou une société de personnes.

Enregistrer la raison sociale

Au début, afin d’enregistrer une entreprise, les informations suivantes doivent être fournies:

• Nom et adresse du lieu d’exploitation de l’entreprise.
• Détails sur l’activité commerciale en cours.
• Nom et adresse du propriétaire unique pour signifier les postes et les lettres légales.
• Une adresse e-mail valide si l’inscription a eu lieu par e-mail.

Après l’enregistrement, une licence commerciale principale (MBL) est délivrée qui peut être utilisée comme preuve.

Il existe différentes options pour enregistrer une entreprise en Ontario, dont certaines sont:

• L’inscription en ligne par l’entremise de ServiceOntario coûtera environ 60 $ pour le renouvellement ou l’inscription. Un MBL sera reçu par e-mail dans un délai de deux jours ouvrables après une inscription réussie. Il ne faut pas oublier que l’on peut remplir d’autres formulaires commerciaux pertinents en ligne, tels que le Permis de vendeur de la Taxe de vente au détail (seulement si nécessaire), la Taxe-santé de l’employeur et la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail.
• En utilisant le service d’enregistrement des entreprises en ligne de l’Agence du revenu du Canada. De plus, on peut s’inscrire à d’autres comptes de l’ARC dont elle a besoin, comme la déduction de la paie ou l’inscription à la TPS.
• Enfin, par l’intermédiaire du bureau public de la Direction centrale des services de production et de vérification en personne pour lequel des formulaires sont disponibles auprès de la direction ou aux bureaux d’enregistrement fonciers locaux de la province. Les frais d’enregistrement d’un nom d’entreprise sont de 80 $. La même chose peut également être faite en ligne. Cependant, si l’inscription se fait en personne, on peut recevoir immédiatement son MBL alors qu’il faudrait environ 20 jours ouvrables si la même chose est faite en ligne. Enfin, il est obligatoire de renouveler un MBL tous les cinq ans.

S’inscrire pour d’autres certifications, licences, enregistrements nécessaires pour fonctionner légalement

Une licence commerciale peut également être requise, mais cela dépend uniquement du type d’entreprise qu’une personne exploite. Une personne doit gérer son entreprise conformément aux lois provinciales et fédérales et en respecter les lois, ce qui signifie qu’elle peut être tenue de s’inscrire à l’assurance contre les accidents du travail ou de percevoir la TPS/TVH. Les différents types d’enregistrement requis par une entreprise sont accessibles ici.

Renouvelez votre nom commercial tous les 5 ans

Il est extrêmement important de garder une trace et de se rappeler qu’un enregistrement de nom commercial doit être renouvelé tous les cinq ans. Le gouvernement du Canada n’envoie aucun avis de rappel, c’est pourquoi la réenregistrement relève de la responsabilité du propriétaire de l’entreprise. De plus, si un nom commercial ou la propriété d’une entreprise change à un moment donné, il faut réenregistrer le nom commercial après quoi les frais d’enregistrement doivent être payés.

Société de personnes

L’enregistrement d’une Société de personnes en Ontario est régi par l’article 15 de la Loi sur les noms commerciaux (Ontario) et de la Loi sur les sociétés de personnes. Une société de personnes est un type d’organisation commerciale impliquant deux personnes ou plus en tant que propriétaires. Les partenariats sont régis par les lois de l’État et, par conséquent, un nouveau partenariat est enregistré auprès de l’État où il fera des affaires. Chaque associé d’une société de personnes a une part du bénéfice et des pertes (conformément à l’accord) peut prendre conjointement des décisions.

Dans une société de personnes, les associés sont imposés et non l’entreprise. Par conséquent, les associés doivent payer des impôts selon les capitaux propres qu’ils ont dans la société de personnes, mais par le biais de leurs déclarations de revenus personnelles.

Les étapes suivantes pour enregistrer une société de personnes sont les suivantes:

Décidez du type et des autres détails d’une société de personnes

Il existe différents types d’associés qui font partie d’une société de personnes, comme une société de personnes à responsabilité limitée, un associé salarié, un associé dormant ou un associé au capital.

En Ontario, les types les plus courants sont une société en nom collectif ou une société à responsabilité limitée. Une société de personnes à responsabilité limitée doit être enregistrée conformément à la Loi sur les sociétés en commandite.

Décider du nom de la société de personnes

Les associés doivent décider d’un nom qui peut être enregistré selon le type de société de personnes qu’ils constitueront après des discussions mutuelles. Par exemple, s’il s’agit d’un S.e.N.c.R.l., le nom doit également inclure  » S.e.n.c.r.l.  » conformément à l’alinéa 15(1)(i) de la Loi sur les noms commerciaux afin d’être identifié comme tel.

Enregistrement d’un partenariat avec votre État

Il est nécessaire que chaque partenariat soit enregistré en visitant le site Web du Secrétaire d’État d’un État et en se référant à la section entreprises ou sociétés. C’est là que l’on enregistre son entreprise en tant que société de personnes. La plupart des États offrent la possibilité de compléter cette inscription en ligne.

Obtention d’un identifiant d’employeur

Un numéro d’identification d’employeur (EIN) peut être acquis auprès de l’IRS après la décision du nom, du type et de l’emplacement de l’entreprise. Presque toutes les entreprises ont besoin d’un EIN, même si elles n’ont pas d’employés sur la liste de paie. Le processus d’acquisition d’un EIN en ligne peut être décrit en détail ici ou par téléphone et obtenir le numéro immédiatement.

Une autre chose à savoir est que l’IRS ne facturerait jamais cela. Par conséquent, un employeur doit également être au courant des faux sites Web d’application.

Accord de partenariat

Un accord de partenariat pose les bases de l’ensemble de l’activité entre les associés. Les droits, les responsabilités, les règlements, la portée des travaux et diverses autres clauses importantes y sont inclus pour former une base solide sur laquelle une entreprise peut opérer. La Loi sur les sociétés de personnes établit et incorpore des dispositions relatives à la nature de la société de personnes (article 2-4), à la relation des associés avec les personnes qui les traitent en vertu de l’article 6-19, à la relation des associés entre eux en vertu de l’article 20-31. Afin de rédiger un contrat de partenariat bien structuré, il faut faire appel aux services de tout avocat spécialisé dans la rédaction de contrats.

Autres licences, enregistrements requis

• Aux fins des taxes de vente, si l’on vend des produits ou des services taxables, il faut s’enregistrer auprès de l’autorité fiscale de l’État.
• L’inscription est requise pour payer les impôts fédéraux en utilisant le système de paiement EFTPS. Cette inscription est nécessaire pour payer les impôts sur l’emploi si son partenariat a des employés.
• Dépôt d’un enregistrement de nom fictif (DBA pour « faire affaire sous le nom de « ) auprès de sa ville ou de son comté.
• Il faut s’inscrire auprès de la localité pour obtenir les permis et licences d’entreprise pertinents, en fonction des activités commerciales du partenariat.

Société/société

La constitution en société d’une entreprise présente des avantages et des inconvénients et il faut s’assurer de l’incorporer localement ou au niveau fédéral. La constitution d’une société dans une province créera une entité juridique uniquement dans l’État de l’Ontario et protégera le droit et la dénomination de sa société uniquement en Ontario. Cependant, la constitution en société fédérale permettrait à un propriétaire d’entreprise d’opérer n’importe où au pays avec un nom protégé partout au Canada.

Pour enregistrer une société en Ontario, il faut suivre les étapes ci-dessous :

1. Choisissez un nom pour votre société

L’approche est similaire à celle de l’entreprise individuelle ou de la société de personnes, c.-à-d. s’abstenir d’utiliser des mots qui laissent entendre que l’entreprise est liée à la Couronne, au gouvernement du Canada, à une province ou à un territoire, à une municipalité ou à un organisme de la Couronne, du gouvernement ou de la municipalité sans le consentement écrit de l’autorité compétente.

2. Une recherche par nom

Cette recherche est effectuée par un chercheur de documents qui confirme que personne d’autre n’exploite une entreprise ou une marque déposée avec le même nom ou un nom similaire à celui que l’on a choisi. Un rapport NUANS à jour avec la demande d’incorporation doit être fourni. Cependant, cette approche peut être évitée si un propriétaire d’entreprise exploite une entreprise numérotée

3. Statuts constitutifs – Formule 1 en vertu de la Loi sur les sociétés par actions

Pour compléter l’AOI en ligne, toute personne peut utiliser les fournisseurs de services suivants:

• Cyberbahn;
• OnCorp Direct Inc.;
• ESC Corporate Services Ltd.

Si l’on veut utiliser l’approche consistant à utiliser des formulaires papier, on peut acheter des formulaires de constitution d’entreprise auprès d’avocats ou de magasins de papeterie juridiques ou même des maisons de recherche de noms.

4. Une lettre d’accompagnement

Sert à identifier le nom de la société et des personnes concernées, l’adresse de retour de la société et un numéro de contact pour la société. Si l’on s’inscrit électroniquement, la lettre de motivation doit également être complétée en ligne.

5. Dépôt de la demande

Une demande doit inclure la version complète de l’AOI, la lettre d’accompagnement, une recherche de nom NUANS utilisée actuellement, le numéro de référence NUANS réservé et la date NUANS et la taxe.

La demande peut être déposée physiquement. Il peut également être déposé par courrier à la Direction Centrale des Services de Production et de vérification ou dans un Bureau d’enregistrement foncier. Ces deux approches nécessitent des frais d’inscription de 360 $. Les frais nominaux sont de 300 $ plus les frais exigés par le fournisseur de services principal si la demande est déposée par voie électronique.

D’autres documents supplémentaires peuvent être nécessaires, mais cela dépend de l’opinion de l’avocat engagé pour ce processus.

Coopérative

Une coopérative est une entreprise légalement constituée qui est détenue et contrôlée par son Association de membres. Une coopérative peut conclure des contrats sous sa dénomination sociale. Le plus grand avantage est que la responsabilité des membres individuels d’une coopérative est limitée à la valeur des actions qu’ils détiennent à titre individuel. Toutes les dispositions légales concernant les coopératives sont régies par la Loi sur les sociétés coopératives.

Vous ne pouvez structurer légalement votre entreprise en tant que coopérative que si votre entreprise est organisée et sera exploitée en tant que coopérative conformément à la Loi canadienne sur les coopératives. Le processus est similaire à celui d’une société tel que mentionné ci-dessus afin d’enregistrer une coopérative. Pour connaître la définition littérale d’une coopérative, les exigences de constitution en société, les conditions d’adhésion, la structure du capital requis, la composition du conseil d’administration, les dispositions spécifiques pour des secteurs coopératifs spécifiques, on peut cliquer ici.

Pour l’enregistrement d’une forme d’entreprise coopérative, les documents suivants sont requis:

• Une lettre d’accompagnement du demandeur indiquant toutes les informations nécessaires au dépôt de la demande.
• Information indiquant si la coopérative qui commence au Canada est une coopérative d’habitation à but non lucratif ou une coopérative de travailleurs.
• Une version complète signée et PDF des Statuts constitutifs de l’entreprise coopérative (appelée Formulaire 3001).
• Siège social de l’Entreprise et Informations sur le premier Conseil d’administration (Formulaire 3002).
• Rapport de recherche de nom Nuans – Celui-ci doit être fourni pour montrer à l’autorité compétente que les étapes nécessaires ont été effectuées par l’entreprise en relation avec la recherche de nom et en réservant le nom de celle-ci. La même chose ne devrait pas avoir plus de 90 jours.
• Si le nom a déjà été approuvé par Corporations Canada, la lettre d’approbation doit être jointe.
• La taxe de dépôt doit être payée au besoin.

Tout comme les sociétés, les coopératives peuvent également déposer des demandes par courriel ou par la poste.

Conclusion

La forme d’entreprise dans laquelle un propriétaire décide d’opérer décidera de tout, c’est-à-dire des coûts administratifs de la création et de l’exploitation de l’entreprise à l’étape de la planification fiscale. C’est la décision la plus importante qui construit les bases mêmes sur lesquelles elle fonctionnera. Cela devrait être décidé avant même qu’un nom pour l’entreprise ait été choisi.

Cependant, il est pertinent de se rappeler que la forme de propriété de l’entreprise peut être modifiée en fonction des circonstances à un moment donné. Il est générique que les petites entreprises commencent en tant qu’entreprises individuelles et deviennent ensuite des sociétés à une date ultérieure après avoir fait leur marque dans un secteur particulier. Le moyen le plus simple est de choisir l’une des formes discutées dans cet article en fonction de votre situation actuelle et n’oubliez pas de continuer à évaluer la décision à intervalles réguliers.

Il est extrêmement important de préciser qu’il faut recourir aux services d’un avocat pour effectuer les enregistrements au sein d’un État ou au niveau fédéral. Avoir un avocat, c’est comme garder un parachute sur le dos qui empêchera les propriétaires d’entreprises de tomber sur leur visage. Un avocat agréé veillera à ce que tous les accords, licences, enregistrements et conditions requises soient conformes aux lois fédérales / étatiques pertinentes et à ce que le propriétaire de l’entreprise soit à l’abri des problèmes qui pourraient revenir plus tard comme des problèmes préoccupants.

• https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/small-businesses-self-employed-income/setting-your-business/partnership.htm

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