Galería: 12 Consejos Para Mejorar Las Reuniones Telefónicas
Hoy en día, muchos empleados prefieren el correo electrónico por teléfono para cualquier comunicación relacionada con el trabajo. ¿Por qué? Algunos simplemente prefieren la comodidad de la mensajería electrónica; para otros, es una cuestión de gestión del tiempo (escribir un mensaje y hacer clic en «enviar» a menudo lleva menos tiempo que llamar a una persona y tener una conversación); y luego están los que no les gusta el sonido de su propia voz.
Pero resulta que el culpable número uno es el miedo a hablar, que incluye timidez, nerviosismo y ansiedad, dice Darlene Price, presidenta de Well Said, Inc. y autor de Well Said! Presentaciones y Conversaciones Que Obtienen Resultados (AMACOM).
«El miedo, la incertidumbre y la duda de qué decir y cómo decirlo impiden que muchos aspirantes a llamar sonrían y marcen», dice. «A diferencia de los mensajes de texto o los correos electrónicos en los que tienes el lujo de editar y corregir tus palabras, hablar por teléfono es en vivo en tiempo real. Una vez que has dicho algo, no hay vuelta atrás. Es más, ni siquiera puedes ver a las personas con las que estás hablando o medir sus reacciones a tu mensaje. Ya sea que tengas miedo de tropezar con tus palabras, olvidar tus puntos clave o decir algo incorrecto, hablar por teléfono puede ser aterrador.»
Pero sigue siendo necesario en la mayoría de las líneas de trabajo–y los empleados necesitan saber cómo hablar con impact en el teléfono.
«Si eres un profesional de los negocios, esto es imprescindible por varias razones», dice Price. «Si no estás presentándote regularmente por teléfono, es muy probable que eventualmente tengas que hacerlo a medida que subas de rango. Además, cada vez se realizan más entrevistas de trabajo y reuniones de negocios por teléfono porque es más fácil, rápido y barato para todos los involucrados.»
Otra razón: Nunca tienes una segunda oportunidad de causar una gran primera impresión. Una llamada telefónica es a menudo el primer encuentro entre dos personas, especialmente en entrevistas de trabajo y ventas. «Los primeros 10 a 15 segundos de esa llamada telefónica pueden aumentar o disminuir tus posibilidades de obtener el resultado que deseas», dice. «Independientemente de lo inteligente, experimentado o educado que sea, las personas que llaman forman opiniones críticas basadas principalmente en la combinación de sus palabras y tono de voz: Lo que dice y cómo lo dice. Debido a que no pueden verlo por teléfono, el impacto de su voz transmite el quid de su mensaje y crea una impresión duradera con ellos.»
Finalmente, y quizás lo más importante, hablar con impacto por teléfono a menudo conduce al avance profesional, dice. «Ralph Waldo Emerson dijo:’ El discurso es poder.»Con su discurso, puede influir en otros para el bien, ya sea para contratarlo, financiar su proyecto, comprar su producto, adoptar su propuesta, aprobar su presupuesto o apoyar su causa.»Estas oportunidades de hablar con el poder están sucediendo cada vez más por teléfono. A menos que hable con impacto, los demás no sabrán el valor que aporta a la mesa.
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Price dice que en los negocios, el error más común al hablar por teléfono se relaciona con el tono de voz. «Un tono de voz monótono, descortés, distraído o poco profesional de cualquier manera envía un mensaje negativo inmediato. Por teléfono, tu voz, más que cualquier otro elemento, transmite tu actitud emocional hacia la persona que llama, por lo que es de vital importancia enviar el mensaje correcto a través de tu voz.»
La multitarea es otro error común, dice. «Dado que los oyentes no pueden verte, es tentador ponerse al día en otras tareas mientras intentan llevar a cabo una reunión telefónica. No solo es probable que pierda puntos críticos en la conversación, sino que los oyentes pueden escuchar pausas incómodas y un tono de distracción en su voz.»
Otro gran error: El uso del discurso desacreditador. Por ejemplo, el uso repetitivo de palabras y frases de relleno que incluyen «um, «»uh, «»er, «»como, «»algo así, «» ya sabes.»Otros hábitos que ponen en peligro la claridad y credibilidad del habla son hablar demasiado rápido, hablar demasiado, interrumpir, no escuchar con atención y no prepararse adecuadamente para la llamada.
Pero la buena noticia es que solo se necesitan unas pocas técnicas simples para convertir una llamada telefónica potencialmente mala en una reunión productiva con resultados tangibles y resultados medibles. Aquí hay 12 consejos para optimizar las reuniones por teléfono:
Prepárese para la reunión y ensaye sus comentarios de apertura. Por adelantado, establezca una agenda clara y distribúyala a los participantes, sugiere Price. «Incluya el objetivo, los nombres de los asistentes, la ubicación, las horas de inicio y finalización, la lista de temas que se cubrirán y los resultados o acciones deseadas. Luego, para garantizar un comienzo seguro y entusiasta de la reunión, practique en voz alta el tono de voz y el contenido de su apertura.»
Asignar un líder. Cada reunión necesita un líder, dice. «Si no eres el líder de la llamada, asegúrate de asignar la tarea a un candidato calificado.»El líder abre la llamada a tiempo, administra los temas y el tiempo, facilita la discusión, campos Q&A, revisa los próximos pasos y cierra a tiempo.
Utilice un tono de voz claro y agradable con mucho volumen y buena enunciación. Cuando hablas por teléfono, tu voz es el principal vehículo de comunicación. Por lo tanto, hablar lo suficientemente alto como para ser escuchado y de una manera amigable y atractiva es de vital importancia, dice Price. «Para evaluar su voz, intente grabar su lado de una conversación telefónica. Después, escucha la grabación. ¿Suenas feliz o molesto? Entusiasta o aburrido? Útil o impaciente? Seguro de sí mismo o tímida? ¿Estás murmurando o hablando claramente?»
Indique el propósito específico de la reunión telefónica. Después del saludo y la bienvenida, indique inmediatamente el motivo de la llamada, los objetivos y una breve vista previa de los puntos a cubrir. Esto proporciona enfoque y dirección. También muestra que está preparado, a cargo y comprometido con una reunión exitosa que produzca resultados, dice.
Use un buen lenguaje corporal. Price explica que a pesar de que los oyentes no pueden verte físicamente, pueden escuchar la confianza creada a través de una buena postura. «Siéntate derecho como si estuvieras en la reunión cara a cara. También intente ponerse de pie cuando hable para proyectar un tono de voz aún más seguro. Gestione como lo haría en una conversación e imagine que está haciendo contacto visual con las personas que llaman. Y recuerda sonreír: el oyente puede escuchar la sonrisa en tu voz.»
Escuche activamente y evite interrumpir. Indique su atención usando «asentimientos verbales», que incluyen frases como «Eso es interesante», «Oh, de verdad», «Ajá», «Bien», «Ya veo», «Por favor, continúe», «Sí, entiendo» y » Podría decir más sobre…»Tome notas y lleve un registro de quién dice qué, sugiere Price. «Sé paciente con otros oradores y no te entrometas ni saques conclusiones precipitadas. Luego, haga declaraciones reflexivas y haga preguntas para verificar y aclarar lo que escucha.»
Garantice un entorno silencioso y evite la multitarea. Para optimizar la concentración y minimizar las interrupciones, cierre la puerta (si tiene una oficina) u organice una reunión en un lugar tranquilo sin ruido de fondo. Apague o silencie cualquier dispositivo electrónico que pueda sonar. «Preste a sus personas que llaman toda la atención que prestaría si estuviera cara a cara con ellos.»
Evite los teléfonos con altavoz cuando sea posible. Idealmente, hable directamente en el receptor telefónico o use auriculares de alta calidad, dice Price. Evite acunar el receptor entre la oreja y el hombro. Esto generalmente produce un sonido amortiguado y tensa el cuello. Si es absolutamente necesario usar un altavoz, asegúrese de colocarlo lo más cerca posible de los altavoces e inste a todos a hablar para que los que llaman puedan escuchar todos los comentarios. «El punto principal es garantizar una buena calidad de sonido. Un receptor mal colocado, demasiada distancia del altavoz o una mala conexión pueden arruinar una llamada. Al inicio de la llamada, confirme con los oyentes que tiene una buena conexión y que todos pueden escuchar claramente.»
Si tiene que poner a alguien en espera, pida permiso y explique el motivo. «Es descortés poner a alguien en espera abruptamente sin decirle por qué», dice. «Además, nunca dejes a alguien esperando por más de 15 o 20 segundos sin ofrecerle devolverle la llamada.»
Elige tus palabras con cuidado. Cuando hablas por teléfono en lugar de en persona, las palabras en sí mismas tienen un mayor impacto porque el oyente no tiene tus señales no verbales para proporcionar significado. Es por eso que es especialmente importante preparar y ensayar sus puntos de conversación con anticipación, dice Price. «Además, evite la ambigüedad, la jerga, los insultos y la jerga. Mantenga su lenguaje y tono positivo, atractivo y optimista.»
Identifíquese antes de hablar e indique a los demás que hagan lo mismo. «Evita los juegos de adivinanzas», dice. «No asumas que todos reconocerán tu voz. Identifíquese cada vez que hable, o al menos las tres o cuatro primeras veces hasta que su voz se establezca y se reconozca fácilmente.»Del mismo modo, anime a todas las personas que llaman a identificarse. Si alguien habla sin identificarse, repita el punto preguntando: «¿Quién habla, por favor?»
Dirigir preguntas y comentarios a otros por su nombre. Cuando estás cara a cara, puedes usar los ojos y el lenguaje corporal para indicar a una persona específica que responda a tu pregunta o comentario, dice Price. Pero cuando estés en una conferencia telefónica, dirígete a la persona por su nombre. «Además, si quieres una respuesta a la última cosa que has dicho, evita preguntar:’ ¿Hay algún comentario? En su lugar, dirijan a ciertos individuos a responder en secuencia: Jeff y Alice, sé que tienen mucha experiencia en esta área. Jeff, empecemos con tus ideas.»
Desde la perspectiva de una empresa, las principales consecuencias de una «mala» reunión telefónica son una pérdida de tiempo, dinero y productividad, concluye Price. Desde una perspectiva individual, si usted es el anfitrión de una «mala» reunión telefónica, su reputación como líder y gerente puede estar en peligro. «Cada empleado tiene la responsabilidad de ser un buen administrador del tiempo y el dinero de su empleador, esto comienza con la planificación y realización de reuniones que producen resultados medibles para sus compañeros de trabajo y la empresa.»
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