Cuando inicie sesión en su archivo de empresa de QuickBooks y presione la tecla F2, se mostrará una pantalla que muestra los totales de la lista de cada tipo que rastrea.
QuickBooks Pro & Las versiones Premier son capaces de manejar 14,500 elementos de lista.
QuickBooks Enterprise es capaz de hasta 100,000 y más.
Es fundamental saber que QuickBooks tiene límites en el número de clientes, proveedores, artículos de inventario e información relacionada que puede almacenar. Si bien muchas empresas nunca se acercarán a estos límites, otras necesitan monitorear cuidadosamente su uso de QuickBooks y planificar una ruta de actualización.
Aquí hay un resumen rápido de los límites de la lista seleccionada (lista completa aquí):
QuickBooks versiones «Pro» y «Premier» :
- Clientes, Proveedores, Empleados y Otros Nombres: Límite = 14,500. Este es un límite combinado: el total de TODAS estas listas no puede exceder de 14,500.
- Artículos en la lista de artículos: Límite = 14.500. Se trata de todo tipo de artículos: artículos de inventario, artículos que no son de inventario, conjuntos de inventario, etc.
- Niveles de precios: Límite = 100
- Plan de cuentas: Límite = 10,000
Versión «Enterprise» de QuickBooks:
- Clientes, Proveedores, Empleados y Otros Nombres: Límite = > 100,000*. Este es un límite combinado como se mencionó anteriormente.
- Artículos de la lista de artículos: Limit = > 100.000*. Se trata de todo tipo de artículos: artículos de inventario, artículos que no son de inventario, conjuntos de inventario, etc.
- Niveles de precios: Límite = 100
- Plan de cuentas: Límite = 10,000
*De acuerdo con el sitio web de QuickBooks Enterprise, indican que podría agregar hasta 1 millón de listados en estas áreas. Además, señalan que es probable que haya cierta degradación del rendimiento a medida que se acerca a este límite superior. En realidad, planearía limitar sus clientes y listas de artículos en la versión Enterprise a 100,000 en función de mis observaciones de clientes que usan listas extremadamente grandes como estas. (Soy bastante escéptico de que tengan clientes que ejecuten archivos QuickBooks con tamaños de lista cercanos a 1 millón de entradas).
¡Evita la sorpresa!!
No se proporcionan advertencias anticipadas dentro de QuickBooks (que yo sepa) para indicar que se está acercando a los límites de la lista anterior. Un día, simplemente intentarás agregar otro cliente (o artículo de inventario) y QuickBooks dirá «lo siento, no puedo ayudarte». ¡Esa no es la forma en que quieres que vaya tu día!
Opciones Si alcanzas el límite
Si tienes el máximo de una lista, ¿cuáles son tus opciones?
- Eliminar: si tiene artículos, clientes, etc. sin actividad asociada a ellos, puede eliminarlos de su lista y liberar algo de capacidad. PERO, si hay actividad vinculada, no puede eliminar el elemento. Hacerlo inactivo NO libera espacio en su lista para agregar nuevas entradas.
- Limpie los datos de la empresa: esta utilidad QuickBooks puede comprarle espacio adicional en sus listas. Se encuentra en el menú de utilidades Archivo >, puede ejecutar esta herramienta para ver cuánta capacidad de lista adicional le compra. Tenga en cuenta que hay otros problemas potencialmente negativos en torno al uso de esta herramienta (está sacando parte de su historial contable de su archivo de datos principal de QuickBooks y archivándolo), así que planifique cuidadosamente.
- Pase a QuickBooks Enterprise – si actualmente está utilizando QuickBooks Pro o Premier, la ruta de actualización natural (y sin interrupciones) para aumentar la capacidad de su lista es mudarse a Enterprise. De hecho, esa es una de las razones por las que se creó Enterprise, para dar a las empresas que están creciendo una solución fácil y económica.
- Pase a un complemento de QuickBooks :si ya está utilizando QuickBooks Enterprise y aún necesita más capacidad, hay buenas noticias. Puede usar un complemento de QuickBooks, como Acctivate o FishBowl Inventory para abordar los límites de la lista, y aún así mantener QuickBooks para sus actividades de contabilidad principales.
¿Qué Tan Cerca Estás?
Es muy fácil saber dónde se encuentra con los totales de su lista en QuickBooks. Simplemente toque la tecla F2 y obtendrá una vista instantánea:
