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10 Consejos para perfeccionar la impresión de cheques en QuickBooks
Si utilizó productos de contabilidad para pequeñas empresas en los primeros días, sabe lo frustrante que era imprimir cheques correctamente desde su software. Pre-impresos de cheques no eran baratos, y probablemente impreso al menos un par que no se alinean a la derecha o, de lo contrario inutilizable.
Figura 1: La ventana Escribir cheques en QuickBooks 2013.
Imprimir cheques de QuickBooks se ha vuelto más fácil, y la banca en línea ha hecho que esta tarea sea menos necesaria para muchas empresas. Pero cuando se imprimen cheques, todavía se requiere precisión.
Por lo tanto, para minimizar la frustración, ahorrar tiempo y dinero y garantizar que todo sea preciso cuando se procesen sus cheques en el banco, es importante que utilice las herramientas que ofrece QuickBooks de manera adecuada.
Si ha tenido problemas con la impresión de cheques o está considerando intentarlo, tenga en cuenta estos consejos:
1.Primero, asegúrese de crear cheques estándar, no cheques de pago. Vaya a Banca | Escritura de cheques o haga clic en el icono de Escritura de cheques en la página de inicio.
2.QuickBooks ofrece algunas opciones para la creación de cheques. Haz clic en Editar / Preferencias | Comprobación / Mis Preferencias. Aquí, puede especificar una cuenta predeterminada para la función de comprobación de escritura. Haga clic en Preferencias de la empresa para ver opciones adicionales.
Figura 2: Marque las casillas aquí para activar las opciones.
3.Puede personalizar la apariencia de sus cheques. Haga clic en Archivo / Configuración de impresora/Cheque / Cheque de pago. Especifique las opciones de impresora y verifique el estilo, cambie las fuentes en algunos campos, designe un estilo de impresión de página parcial (utilizando la fuente de sobres) y agregue el nombre y la dirección de su empresa, el logotipo y una imagen de firma.
Figura 3: La ventana de configuración de la impresora proporciona acceso a las opciones de salida.
4.Be asegúrese de que su impresora tenga suficiente tinta o tóner antes de comenzar un trabajo.
5.Si imprime muchos cheques, considere dedicar una impresora a esa tarea. Pero asegure sus cheques en blanco. No los dejes en la impresora.
6.¿Su impresora procesa las páginas en orden inverso, la última página primero? Esto puede causar problemas al imprimir varios cheques. Tienes varias opciones aquí. Puedes:
- Modifique la configuración de propiedades de su impresora en Windows y/o consulte la documentación de su impresora
- Cargue el papel para acomodar la impresión inversa o
- Altere los números de verificación en QuickBooks. Vaya a Listas | Plan de Cuentas y abra el registro correcto de la chequera para cambiarlas. (Esta opción es la menos elegante y la más arriesgada, y no es algo que quieras hacer de forma regular. Permítanos ayudarle con la configuración de su impresora si no puede resolver el problema.)
7.QuickBooks admite la impresión por lotes. Si está escribiendo varios cheques que desea imprimir más tarde, haga clic en el enlace Imprimir más tarde o Para imprimir (según su versión de QuickBooks). Cuando esté listo, puede seleccionar Archivo / Imprimir Formularios / Cheques o hacer clic en el enlace Imprimir cheques en la página de inicio. Ambos abrirán esta ventana:
Figura 4: Desmarque los elementos que no desee imprimir para eliminarlos del trabajo por lotes.
8. Imprimir un lote de cheques y darse cuenta de que ha configurado algo mal? Pulsa la tecla Esc para detenerlo.
9.Verifique dos veces para asegurarse de que sus números coincidan antes de iniciar un trabajo de impresión. Compare el número del campo Número de la primera comprobación con el número de la primera comprobación en cola en la impresora.
10. ¿Arruinar un cheque o una página entera de ellos? Si su protocolo de contabilidad le permite omitir los números de cheque, simplemente comience de nuevo cambiando el Primer Número de Cheque para que corresponda con el número inicial en un nuevo lote de cheques en blanco. Si no, tendrá que crear un cheque por cada uno que se arruinó, eligiendo un nombre y una cuenta y una cantidad de $0.00. A continuación, anule los cheques. (Haga clic en Banca / Usar registro y seleccione la cuenta. Resalte las transacciones, seleccione la opción editar y anule. No los elimine.
La impresión de cheques puede ser complicada, pero debe seguir estrictamente las reglas. Háganos saber si se queda atascado o desea alguna orientación por adelantado o si desea cambiar a la banca en línea y el pago de facturas.
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