Cómo registrar una empresa en Ontario (Canadá)

Este artículo está escrito por Yash Kapadia. Este artículo sirve como guía sobre cómo registrar un negocio en la provincia de Ontario en Canadá.

Se sabe universalmente que Ontario es el mercado más rico de Canadá y a menudo se llama el centro de negocios que comprende una población de 14,5 millones, es decir, el 38,3% de la población total de Canadá. Ontario también genera el ingreso personal más alto del país.

A través de este artículo, se proporcionará una breve guía sobre cómo iniciar un negocio en Ontario. Sin embargo, es pertinente tener en cuenta que hay cuatro tipos de estructuras legales para administrar un negocio, es decir, una empresa individual, una sociedad, una empresa o una cooperativa.

Cada estructura tiene implicaciones diferentes e importantes para la responsabilidad, los impuestos y la sucesión. ¿Qué tipo te queda mejor?

Propiedad única

Un Registro de Propiedad Única de Ontario se rige por la Sección 14 de la Ley de Nombres Comerciales (Ontario). A veces también se le conoce como un Nombre comercial de Ontario. La forma más simple de negocio es una empresa individual, que es una forma de negocio que es propiedad y está administrada por una sola entidad. Cualquier persona puede operar como propietario único bajo su propio nombre o bajo otro nombre que se haya decidido, siempre y cuando ninguna de las designaciones legales de otras formas de negocio como Ltd. or Inc. se añade con él. La ventaja más grande que tiene una empresa unipersonal es que configurarla y administrarla en su conjunto es menos complicada y económica. Un propietario único puede declarar sus ingresos comerciales en su formulario de impuesto sobre la renta personal (denominado colectivamente «ella») en lugar de presentar un formulario de impuestos separado, como cualquier persona tendría que hacer si eligiera una forma corporativa de propiedad comercial. Sin embargo, en el lado de la desventaja de dirigir una empresa unipersonal, la responsabilidad personal es la mayor desventaja.

Cómo registrar una empresa unipersonal o una sociedad?

Elija un nombre comercial bajo el cual operará

Si uno elige administrar su negocio bajo su propio nombre, entonces no es necesario registrar el nombre comercial. Sin embargo, debe ejecutarse con un nombre diferente, luego ese nombre en particular debe registrarse en la Rama Central de Servicios de Producción y Verificación del Ministerio de Gobierno y Servicios al Consumidor.

Cabe señalar que, en virtud de la Ley de nombres comerciales de Ontario, se puede imponer una multa de hasta 2.000 dólares a una persona si no se inscribe o si registra información engañosa o falsa. Teniendo en cuenta que uno ha elegido su nombre comercial para su empresa individual que parece y suena atractivo y atraerá aún más la atención de los clientes o posibles clientes, es importante aprender a elegir un nombre comercial que sea legalmente aceptable. Hay ciertas palabras y expresiones que están prohibidas. Para obtener más información, Service Ontario enlista la información requerida sobre qué palabras y / o expresiones están prohibidas como parte del nombre de una empresa unipersonal.

Hacer una investigación sobre el nombre elegido

Al registrar el nombre comercial, no hay garantía de exclusividad. Uno tendría que registrar una marca para la misma. Las siguientes son diferentes maneras de realizar una búsqueda de nombres:

• Aplicación de Servicios Empresariales Integrados de ServiceOntario: Esta búsqueda abarca solo Ontario y cobra entre 8 8 y 2 26 por un informe. La función de Búsqueda de Nombre comercial mejorada también se puede usar para determinar y disipar cualquier duda si alguien ya ha estado utilizando el nombre comercial elegido.
• El sitio web de búsqueda de nombres corporativos de NUANS del Gobierno de Canadá. NUANS es una herramienta de búsqueda combinada de nombres comerciales y marcas comerciales. Esta herramienta en particular utiliza un potente algoritmo para obtener una lista de nombres y marcas similares o idénticas al nombre buscado. Una búsqueda de NUANS llevará a una lista de empresas/ corporaciones, nombres comerciales y marcas registradas similares al nombre que se ha buscado. La tarifa por usar este enfoque para investigar el nombre de la empresa es de $13.80 por informe.

Después de seleccionar el nombre de la empresa y realizar una búsqueda de nombre mediante las herramientas mencionadas anteriormente, la fundación está configurada para pasar por el procedimiento real de registro de empresas para registrar una empresa individual o sociedad.

Registrar el nombre comercial

Al principio, para registrar una empresa, se debe proporcionar la siguiente información:

• Nombre y dirección desde donde se opera la empresa.
• Detalles sobre la actividad comercial que tiene lugar.
• El nombre y la dirección del propietario único para enviar correos y cartas legales.
• Una dirección de correo electrónico válida si el registro se ha realizado por correo electrónico.

Después del registro, se emite una Licencia Comercial Maestra (MBL) que se puede usar como prueba.

Hay varias opciones para registrar un negocio en Ontario, algunas de ellas son:

• El registro en línea a través de ServiceOntario costará alrededor de 6 60 por renovación o registro. Se recibirá un MBL por correo electrónico dentro de un período de dos días hábiles después de un registro exitoso. Se debe tener en cuenta que se pueden completar otros formularios comerciales relevantes en línea, como el Permiso de Vendedor de Impuestos sobre las Ventas Minoristas (solo si es necesario), el Impuesto de Salud del Empleador y la Junta de Seguridad y Seguros en el Lugar de Trabajo.
• Utilizando el servicio de Registro de Empresas en Línea de la Agencia Tributaria de Canadá. Además, uno puede registrarse para otras cuentas CRA necesarias que necesita, como deducción de nómina o registro de GST.
• Por último, a través de la oficina pública de la Sucursal de Servicios Centrales de Producción y Verificación, en persona, para los cuales se pueden obtener formularios en la sucursal o en las Oficinas locales de Registro de la Propiedad en toda la provincia. La tarifa para registrar un nombre comercial es de 8 80. Lo mismo se puede hacer en línea. Sin embargo, si el registro se realiza en persona, uno puede recibir su MBL de inmediato, mientras que tomaría alrededor de 20 días hábiles si lo mismo se hace en línea. Por último, es obligatorio renovar un MBL cada cinco años.

Regístrese para obtener otras certificaciones, licencias, registros necesarios para operar legalmente

Una licencia comercial también puede ser un requisito, pero solo depende del tipo de negocio que esté ejecutando una persona. Uno tiene que dirigir su negocio de acuerdo y cumpliendo con las leyes provinciales y federales, lo que significa que puede necesitar registrarse para obtener un seguro de compensación para trabajadores o cobrar GST/HST. Se puede acceder a los diversos tipos de registro que requiere una empresa aquí.

Renueve el nombre de su empresa después de cada 5 años

Es extremadamente importante llevar un registro y recordar que el registro del nombre de su empresa debe renovarse después de un período de cada cinco años. El Gobierno de Canadá no envía ningún tipo de recordatorio, por lo que la reinscripción es responsabilidad del propietario de la empresa. Además, si el nombre de una empresa o la propiedad de una empresa cambian en un momento dado, se debe volver a registrar el nombre de la empresa después de lo cual se debe pagar la tasa de registro.

Asociación

Un Registro de Asociación de Ontario se rige por la Sección 15 de la Ley de Nombres Comerciales (Ontario) y la Ley de Asociaciones. Una sociedad es un tipo de organización empresarial en la que participan dos o más personas como propietarios. Las asociaciones se rigen por las leyes estatales y, por lo tanto, una nueva asociación se registra en el estado donde hará negocios. Cada socio de una sociedad tiene una parte en las ganancias y pérdidas (según el acuerdo) puede tomar decisiones conjuntamente.

En una sociedad, los socios están sujetos a impuestos y no la empresa. Por lo tanto, los socios tienen que pagar impuestos según la equidad que tienen en la sociedad, pero a través de sus declaraciones de impuestos personales.

Los siguientes son los pasos para registrar una sociedad:

Decida el tipo y otros detalles de una sociedad

Hay varios tipos de socios que forman parte de una empresa de sociedad, como una sociedad de responsabilidad limitada, un socio asalariado, un socio inactivo o un socio accionario.

En Ontario, los tipos más comunes son una sociedad colectiva o sociedad de responsabilidad limitada. Una sociedad de responsabilidad limitada debe estar registrada de acuerdo con la Ley de Sociedades Limitadas.

Decidir sobre el nombre de la asociación

Los socios deben decidir sobre un nombre que pueda registrarse según el tipo de asociación que incorporarán después de discusiones mutuas. Por ejemplo, si se trata de una LLP, el nombre también debe incluir » LLP » según la Sección 15(1)(i) de la Ley de Nombres Comerciales para poder identificarse como tal.

Registro de asociación con su Estado

Es necesario que cada asociación se registre visitando el sitio web de la Secretaría de Estado de un estado y haciendo referencia a la sección de negocios o corporaciones. Aquí es donde uno registra su negocio como una sociedad. La mayoría de los estados ofrecen la posibilidad de completar este registro en línea.

Obtener una identificación de empleador

Se puede adquirir un número de identificación de empleador (EIN) del IRS después de que se decida el nombre, tipo y ubicación de la empresa. Casi todas las empresas necesitan un EIN, incluso si no tienen empleados en la nómina. El proceso de adquisición de un EIN en línea se puede consultar en detalle aquí o por teléfono y obtener el número de inmediato.

Otra cosa a tener en cuenta es que el IRS nunca cobraría por esto. Por lo tanto, un empleador también debe estar al tanto de los sitios web de aplicaciones falsas.

Acuerdo de asociación

Un acuerdo de asociación sienta las bases de todo el negocio entre los socios. Los derechos, responsabilidades, regulaciones, alcance del trabajo y varias otras cláusulas importantes se incluyen en él para formar una base sólida sobre la que una empresa puede operar. La Ley de asociaciones establece y recoge disposiciones relativas a la naturaleza de la asociación (artículo 2-4), la relación de los socios con las personas que se ocupan de ellos en virtud del artículo 6-19, y la relación de los socios entre sí en virtud del artículo 20-31. Para redactar un acuerdo de asociación bien estructurado, se debe recurrir a los servicios de cualquier abogado especializado en redacción de contratos.

Otras licencias, se requieren registros

• A efectos de impuestos sobre las ventas, si uno está en el negocio de vender productos o servicios sujetos a impuestos, debe registrarse en la autoridad tributaria estatal.
• Se requiere registro para pagar impuestos federales utilizando el sistema de pago EFTPS. Este registro es necesario para pagar impuestos de empleo si la sociedad tiene empleados.
• Presentar un nombre ficticio (DBA para «hacer negocios como») de registro en la ciudad o condado de uno.
• Es necesario registrarse en la localidad para obtener los permisos y licencias comerciales pertinentes, dependiendo de las actividades comerciales de la asociación.

Corporación / empresa

Hay ventajas y desventajas en la incorporación de un negocio y uno debe determinar si debe incorporarlo a nivel local o federal. La incorporación de una corporación en una provincia creará una entidad legal solo en el estado de Ontario y protegerá los derechos y el nombre de la corporación solo en Ontario. Sin embargo, la constitución federal permitiría al propietario de un negocio operar en cualquier lugar del país con un nombre que esté protegido en todo Canadá.

Para registrar una corporación en Ontario, debe seguir los siguientes pasos:

1. Elija un nombre para su corporación

El enfoque es similar al que se aplicó con la empresa unipersonal o la sociedad, es decir. abstenerse de usar palabras que impliquen que la empresa está relacionada con la Corona, el Gobierno de Canadá, una provincia o territorio, un municipio o una agencia de la Corona, el gobierno o el municipio sin el consentimiento por escrito de la autoridad competente.

2. Una búsqueda de nombres

Esta búsqueda la realiza un Buscador de Registros que proporciona una confirmación de que nadie más dirige una empresa o marca registrada con el mismo nombre o similar al que uno ha elegido. Se debe proporcionar un informe NUANS actual con la solicitud de incorporación. Sin embargo, este enfoque se puede evitar si el propietario de un negocio va a operar una empresa numerada

3. Artículos de Constitución (AOI) – Formulario 1 en virtud de la Ley de Sociedades Mercantiles

Para completar el AOI en línea, cualquier persona puede utilizar los siguientes proveedores de servicios:

• Cyberbahn;
• OnCorp Direct Inc.;
• ESC Corporate Services Ltd.

Si uno quiere usar el enfoque de usar formularios en papel, puede comprar formularios de incorporación de negocios de abogados o tiendas de papelería legal o incluso casas de búsqueda de nombres.

4. Una carta de presentación

Se usa para identificar el nombre de la corporación y las personas involucradas, la dirección del remitente de la corporación y un número de contacto de la corporación. Si uno se registra electrónicamente, la carta de presentación también debe completarse en línea.

5. Presentación de la solicitud

Una solicitud debe incluir la versión completa del AOI, la carta de presentación, una búsqueda de nombre de NUANS utilizada actualmente, el número de referencia de NUANS reservado y la fecha de NUANS y la tasa.

La solicitud puede presentarse físicamente. También se puede presentar por correo en la Oficina Central de Servicios de Producción y Verificación o en una Oficina de Registro de la Propiedad. Ambos enfoques requieren una tarifa de registro de 3 360. La tarifa nominal es de 3 300 más la tarifa cobrada por el proveedor de servicios principal si la solicitud se presenta electrónicamente.

Se pueden necesitar otros documentos adicionales, pero lo mismo depende de cuál sea la opinión del abogado contratado para este proceso.

Cooperativa

Una cooperativa es una empresa legalmente constituida que es propiedad y está controlada por su Asociación de Miembros. Una cooperativa puede celebrar contratos bajo su denominación social. La mayor ventaja es que la responsabilidad de los miembros individuales de una cooperativa se limita al valor de las acciones que poseen a título individual. Todas las disposiciones legales relativas a las cooperativas se rigen por la Ley de sociedades cooperativas.

Solo puede estructurar legalmente su negocio como una cooperativa si su negocio está organizado y será operado como una cooperativa de acuerdo con la Ley de Cooperativas de Canadá. El proceso es similar al de una corporación como se discutió anteriormente para registrar una cooperativa. Para estar bien versado con la definición literal de cooperativa, los requisitos para la constitución, los términos y condiciones de membresía, la estructura del capital requerido, la composición del consejo de administración, la disposición específica para sectores cooperativos específicos, puede hacer clic aquí.

Para el registro de la forma Cooperativa de negocio, se requieren los siguientes documentos:

• Una carta de presentación del solicitante en la que se indique toda la información necesaria para presentar la solicitud.
• Información sobre si la cooperativa que comienza en Canadá es una cooperativa de vivienda sin fines de lucro o una cooperativa de trabajadores.
• Una versión completa firmada y en PDF de los Estatutos de la empresa Cooperativa (llamado Formulario 3001).
• Domicilio Social de la Empresa e Información sobre la primera Junta Directiva (llamado Formulario 3002).
• Informe de búsqueda de nombres de Nuans: Debe proporcionarse para mostrar a la autoridad pertinente que la empresa ha llevado a cabo los pasos necesarios relacionados con la búsqueda de nombres y la reserva del nombre de los mismos. La misma no debe tener más de 90 días de antigüedad.
• Si el nombre ya ha sido aprobado por Corporations Canada, se debe adjuntar la carta de aprobación.
• La tasa de presentación debe pagarse según sea necesario.

Al igual que las Corporaciones, las cooperativas también pueden presentar solicitudes por correo electrónico o correo postal.

Conclusión

La forma de negocio en la que un propietario decide operar decidirá todo, es decir, desde los costos administrativos de creación y operación de la empresa hasta la etapa de planificación fiscal. Es la decisión más importante que construye los cimientos mismos sobre los que trabajará. Esto debe decidirse incluso antes de que se haya elegido un nombre para la empresa.

Sin embargo, es pertinente recordar que la forma de propiedad del negocio se puede cambiar dependiendo de las circunstancias en cualquier momento dado. Es genérico que las pequeñas empresas comiencen como empresas individuales y luego se conviertan en corporaciones en una fecha posterior después de haber dejado una marca en un sector particular. La forma más fácil es elegir uno de los formularios discutidos en este artículo según sus circunstancias actuales y recuerde seguir evaluando la decisión a intervalos regulares.

Es extremadamente importante declarar que uno debe emplear los servicios de un abogado para hacer los registros dentro de un estado o en la etapa federal. Tener un abogado es como tener un paracaídas en la espalda que evitará que los dueños de negocios se caigan de cara. Un abogado con licencia se asegurará de que todos los acuerdos, licencias, registros y requisitos se cumplan con las leyes estatales/ federales pertinentes y mantendrá al propietario de la empresa a prueba de balas de problemas que puedan volver más tarde como asuntos relacionados.

• https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/small-businesses-self-employed-income/setting-your-business/partnership.htm

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