Cómo Escribir un Buen Correo Electrónico o SMS de Recordatorio [Guía Definitiva Con Plantillas]

Uno de los aspectos más importantes de la gestión de un negocio es asegurarse de que está haciendo un seguimiento con sus clientes. Las cosas a menudo se escapan a través de las grietas durante la vida cotidiana y, a veces, las personas se olvidan de las cosas que han reservado o de las reuniones a las que deberían asistir. Es por eso que enviar un correo electrónico de recordatorio suave a los clientes es tan importante.

Los correos electrónicos de recordatorio y los mensajes SMS de recordatorio son excelentes cuando se trata de asegurarse de que no se olviden de sus próximas citas o fechas límite. Un correo electrónico de recordatorio lo ayudará a atraer a más personas para su venta, mientras que un SMS de recordatorio puede ser más conveniente para algunas personas que no revisan sus correos electrónicos regularmente. También es importante que sepa cuál funcionaría mejor para su negocio.

Así que aquí vienen algunos consejos sobre cómo enviar un correo electrónico de recordatorio o mensajes SMS de recordatorio que realmente funcionan. También cubriremos por qué son necesarios para cualquier negocio y cuál es mejor: un recordatorio por correo electrónico o un SMS.

Cubriremos

¿Cuáles son los beneficios de usar un recordatorio de correo electrónico o mensaje SMS?

¿Qué es mejor, correos electrónicos de recordatorio o mensajes SMS de recordatorio?

¿Cuándo debe enviar un correo electrónico de recordatorio?

¿Cuándo debe enviar un recordatorio por SMS?

¿Cómo escribir un gran correo electrónico de recordatorio?

¿Cómo escribir un gran recordatorio a través de texto?

¿Cuáles son los beneficios de usar un recordatorio por correo electrónico o mensaje SMS?

Enviar correos electrónicos de recordatorio suaves o mensajes SMS de recordatorio a los clientes ofrece muchos beneficios. Lo más importante es que dichos mensajes aseguran que el destinatario sepa cuándo son sus citas.

Los recordatorios no solo facilitan a las personas la gestión de sus calendarios, sino que también ahorran tiempo y dinero.

Estos son algunos de los beneficios de un buen correo electrónico de recordatorio:

Menos ausencias

Cuando se recuerda a las personas sus citas, es menos probable que se olviden de presentarse. Esto significa que tendrá menos horas perdidas y podrá planificar mejor su día. Las ausencias dañan a las empresas de muchas maneras: Pueden costar mucho dinero, clientes leales que están atrapados en largas listas de espera e incluso dañar la reputación de su negocio.

Reuniones más eficientes

Los mensajes de recordatorio ayudan al facilitar que el destinatario se prepare para su cita con anticipación. Los recordatorios no solo tienen que ser para los clientes, también pueden ser útiles internamente dentro de un entorno de oficina y pueden animar al personal y a los clientes a prepararse para sus días.

Servicio al cliente mejorado

Un correo electrónico de recordatorio también ayuda a lograr un excelente servicio al cliente. Ser proactivo con los recordatorios puede llevar a que más clientes elijan su negocio en lugar del de la competencia.

Recordatorios frecuentes para el personal asegúrese de que se mantengan al tanto de sus tareas y del tiempo suficiente para deleitar a los clientes. Esto puede incluir llamadas de éxito de clientes, seguimiento de ventas, etc., y dan como resultado tuberías más saludables y clientes más satisfechos.

Te ayudan a mantenerte organizado

Los recordatorios también ayudan a que todos se mantengan organizados. Son una excelente manera de recordar a las personas cuándo necesitan ir a sus citas con el médico o a la peluquería o llevar al perro al veterinario. Un correo electrónico de recordatorio suave puede ayudar mucho a asegurarse de que la gente sepa lo que viene.

¿Qué es mejor; correos electrónicos de recordatorio o mensajes SMS de recordatorio?

Tanto los correos electrónicos de recordatorio como los mensajes de texto son excelentes para las empresas. Si uno es más efectivo que el otro depende de a quién le envíes el mensaje.

Por ejemplo, puede depender de la longitud o el detalle de un recordatorio: los mensajes más largos son mucho más fáciles de enviar por correo electrónico. Es posible que desee agregar un estilo o marca diferente al mensaje. O bien, la sensibilidad horaria del mensaje también podría ser un factor: las personas tienden a ser mucho más propensas a revisar sus mensajes SMS que los correos electrónicos.

A pesar de todo, los correos electrónicos de recordatorio y los mensajes SMS de recordatorio son herramientas efectivas para usar en las comunicaciones con sus clientes. En última instancia, tendrá que experimentar con cuál es el mejor para su negocio y clientela, pero si no está seguro, ¿por qué no ir con ambos? Eso duplica las posibilidades de que sus mensajes sean vistos y les da a los clientes tiempo suficiente para comunicarse con usted si lo necesitan.

¿Cuándo debe enviar un correo electrónico de recordatorio?

Puede enviar un correo electrónico de recordatorio antes de una cita próxima o después de una cita perdida.

Los recordatorios enviados antes de la cita de alguien se pueden enviar con un par de horas, días o incluso semanas de anticipación. Se trata de encontrar el equilibrio adecuado. En nuestra experiencia, empujar a los clientes con mucha anticipación, combinado con un aviso de pocas horas, funciona mejor. De esta manera, pueden planificar sus semanas por delante y también recordar su próximo compromiso a tiempo para lograrlo.

Estos tipos de recordatorios ayudan a evitar que no se presenten y garantizan que los clientes tengan la oportunidad de cancelar o reorganizar su cita si es necesario. Esto también le da, como propietario de un negocio, la oportunidad de llenar un lugar potencialmente vacante.

En comparación, los correos electrónicos de recordatorio enviados después de que alguien se pierda una fecha límite o una cita deben enviarse lo antes posible. Esto puede ayudar a que su negocio se recupere, recupere negocios perdidos potenciales y anime a los clientes a volver a reservar su cita.

¿Cuándo debe enviar un recordatorio por SMS?

Se envía un recordatorio por SMS a través de mensajes de texto telefónicos en lugar de correos electrónicos, cartas o llamadas.

El recordatorio se enviará al teléfono de la persona y es ideal para personas que pueden no tener fácil acceso a una dirección de correo electrónico o mejor para leer mensajes de texto cortos. Sin embargo, funcionan de la misma manera que los recordatorios por correo electrónico.

Debe optar por enviar recordatorios por SMS cuando no necesite transmitir demasiada información, usar un estilo altamente personalizado o incluir más de un enlace al sitio web. Cuando una fecha y hora es suficiente, los recordatorios por SMS harán el trabajo perfectamente.

Afortunadamente, algunas compañías de software también le permiten enviar recordatorios de texto gratuitos a los clientes. En general, los mensajes SMS tienen una tasa de apertura más alta, por lo que si encuentras una plataforma de recordatorio que lo ofrece de forma gratuita, ¡entonces tienes un ganador!

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¿Cómo escribir un correo electrónico de recordatorio suave?

Cuando se trata de un correo electrónico de recordatorio, es muy importante tomar nota del tono. El resto debe ser lo suficientemente suave, pero también impactante. Los clientes no quieren leer carretes y carretes de texto, pero también necesitan saber exactamente cuáles son sus opciones.

No desea enviar un correo electrónico de recordatorio que sea demasiado duro o que resulte mandón. Su mensaje debe ser amable pero informativo para crear el mejor resultado y beneficiarlo tanto a usted como a sus clientes.

Por lo tanto, aquí hay algunas cosas para asegurarse de que sus correos electrónicos de recordatorio sean tan buenos como puedan ser:

Use una aplicación para enviar recordatorios de correo electrónico

Hay muchas plataformas diferentes de programación de citas disponibles en el mercado hoy en día y las plataformas (como 10to8) pueden ser salvavidas cuando se trata de enviar recordatorios de citas.

Enviar un correo electrónico de recordatorio sin una aplicación puede ser una verdadera molestia, ya que deberá ingresar manualmente toda la información sobre la cita.

Las plataformas de programación de citas, por otro lado, tienen funcionalidad de correo electrónico de recordatorio automatizado y facilitan el envío de recordatorios a personas sin muchos conocimientos técnicos. Además, también son muy fáciles de usar y no requieren demasiado tiempo para configurarlos.

Por lo tanto, si está buscando correos electrónicos de recordatorio que sean fáciles de usar y sin complicaciones, no busque más que una plataforma de programación de citas como 10to8.

Elige tu línea de asunto sabiamente

Una vez que hayas configurado tu software de programación de recordatorios, es hora de averiguar cómo enviar un correo electrónico de recordatorio. También tendrás que pensar en personalizarlos.

Una de las cosas más importantes que tendrá que hacer es elegir la línea de asunto de su correo electrónico. Esto ayudará a que sus correos electrónicos destaquen en las bandejas de entrada de las personas y asegurará que tengan más probabilidades de abrirlos. Elegir la línea de asunto correcta para su correo electrónico de recordatorio puede ser complicado, pero recuerde que la línea de asunto siempre debe ser concisa y al grano.

Ser agradable

Mientras que usted definitivamente quiere llegar al punto en tu mensaje, no quiero saltar con «la cita es mañana». Recuerda que estás hablando con otra persona, por lo que es importante tratarla como tal.

Si quieres asegurarte de que tus correos electrónicos de recordatorio sean efectivos, una de las mejores cosas que puedes hacer es ser amable. Piensa en cómo aparecerá tu recordatorio en las bandejas de entrada de las personas. Quieres parecer amable y amigable, ¿verdad?

Algunas formas rápidas de lograrlo:

• Saludar al destinatario; La mayoría de las soluciones automatizadas le permitirán personalizar el texto con el nombre del cliente, así que haga uso de esta opción si puede.
• Añada un bonito comentario: «¡Esperamos conocerle!»o simplemente» ¡Que tengas un buen día!»puede agregar un poco de cuidado incluso a un breve recordatorio.
• Firme el mensaje; Idealmente, agregue el nombre del personal que proporcionará el servicio como firma al mensaje como un toque humano.

Decir lo que necesita decir (no más, no menos)

¿alguna vez has recibido un correo electrónico que sólo balbuceó con toneladas de texto y terminó borrando simplemente porque usted no podía ser molestado a leer? ¡Yo también!

Eso no es lo que quieres, ¿verdad?

Desea que su mensaje de recordatorio sea sucinto y directo. Puede parecer que necesitas mucho más contenido para los correos electrónicos de recordatorio, pero no es así.

Mantenerlos cortos y dulces no solo hará que sea más fácil de leer, sino que también asegurará que el mensaje llegue a lo que debe decirse sin ninguna confusión.

Por lo tanto, simplemente decir lo que necesita decir, ni más ni menos, suele ser suficiente.

Incluya una llamada a la acción

Que incluya una llamada a la acción, ya que esto hará que sus mensajes sean más efectivos.

Si estás enviando correos electrónicos para algo como una cita próxima, entonces una de las mejores cosas que puedes hacer es pedir a las personas que confirmen su asistencia.

Esto sirve para algunos propósitos: en primer lugar, confirma que sus clientes han recibido el recordatorio y, en segundo lugar, le permite saber si aún pueden asistir o no. Les da la oportunidad de reprogramar si no pueden hacer su cita y también proporciona a los clientes una forma de ponerse en contacto con usted, construyendo su marca y aumentando la conciencia del cliente.

También vale la pena incluir algunas opciones diferentes que los clientes podrían tomar dentro de ese CTA. Por ejemplo, puedes invitarlos a responder al mensaje si están asistiendo a la reunión, o darles la opción de reorganizar o cancelar también.

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Use una buena gramática

Uno de los errores más comunes que las personas cometen al escribir un correo electrónico de recordatorio es ignorar la buena gramática.

Puede que no parezca algo en lo que deba pensar, después de todo, no es un ensayo escolar, pero ¿realmente desea que los correos electrónicos de su empresa sean descuidados y poco profesionales? Eso no es un gran reflejo de tu marca.

Además, los recordatorios mal redactados pueden parecer estafadores y sospechosos y las personas pueden terminar marcándolos como spam, lo que perjudicará sus tasas de entrega.

¿Cómo enviar un recordatorio profesional por mensaje de texto?

¿Qué pasa con los recordatorios que se envían por SMS? Si bien muchos de los mismos consejos que mencionamos se aplican, hay algunas diferencias que debe recordar.

Te mostramos cómo enviar un recordatorio profesional pero suave a través de texto.

Tenga en cuenta el recuento de caracteres

Una de las diferencias entre los correos electrónicos de recordatorio y los mensajes SMS de recordatorio es que un SMS generalmente está limitado a 160 caracteres. Como tal, querrás ser muy conciso cuando se trata de lo que dice tu mensaje de recordatorio.

No use demasiadas mayúsculas

Demasiadas mayúsculas en un SMS pueden parecer llamativas y groseras – o incluso spam. Mantenga las mayúsculas al mínimo y utilícelas solo para enfatizar puntos importantes, si es que las usa.

Manténgalo simple

A veces, los mensajes de recordatorio pueden ser demasiado largos y prolijos, pero querrá mantenerlos cortos y dulces con un SMS. Además, divida los mensajes de recordatorio en párrafos para que sea más fácil para el lector descremarlos, si debe usar mensajes largos.

No te pases de emoji

Puede ser muy tentador terminar un texto con un montón de caras sonrientes, pero resiste la tentación cuando envías un SMS de recordatorio. Los emojis pueden hacer que el mensaje parezca un poco amigable y poco profesional. Sin mencionar que es posible que no se muestren de la misma manera en todos los dispositivos.

Use sutilezas

A pesar de que va a ser corto y dulce, sigue siendo importante usar sutilezas en un recordatorio por SMS. Por ejemplo, use palabras como «por favor» y «gracias». También recuerda decir «hola», usar el nombre del destinatario y cerrar sesión en tu marca.

En general

Enviar recordatorios es una excelente manera de mantenerse en contacto con sus clientes sin ser demasiado insistente, brindando un excelente servicio al cliente al ser proactivo y ahorrando a su negocio de costosas ausencias. Los recordatorios mantienen a las personas en el camino correcto y ayudan a evitar contratiempos en el calendario.

Esperamos que este artículo haya ayudado a responder muchas de las preguntas que tiene sobre cómo enviar un correo electrónico de recordatorio. Ahora es el momento de hacer pruebas y ver qué estrategia de mensajes de recordatorio funciona para su negocio.