So schreiben Sie eine gute Erinnerungs-E-Mail oder SMS [Ultimativer Leitfaden mit Vorlagen]

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Führung eines Unternehmens besteht darin, sicherzustellen, dass Sie Ihre Kunden verfolgen. Im Alltag rutschen die Dinge oft durch die Ritzen, und manchmal vergessen die Leute Dinge, die sie gebucht haben, oder Meetings, an denen sie teilnehmen sollten. Deshalb ist das Senden einer sanften Erinnerungs-E-Mail an Kunden so wichtig.

Erinnerungs-E-Mails und Erinnerungs-SMS-Nachrichten sind großartig, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass sie ihre bevorstehenden Termine oder Fristen nicht vergessen. Eine Erinnerungs-E-Mail hilft Ihnen, mehr Leute für Ihren Verkauf in die Tür zu bekommen, während eine Erinnerungs-SMS für einige Leute, die ihre E-Mails nicht regelmäßig überprüfen, bequemer sein kann. Es ist auch wichtig, dass Sie wissen, welches für Ihr Unternehmen besser geeignet ist.

Hier sind einige Tipps zum Senden einer Erinnerungs-E-Mail oder Erinnerungs-SMS, die tatsächlich funktionieren. Wir werden auch behandeln, warum sie für jedes Unternehmen notwendig sind und welche besser ist – eine E-Mail-Erinnerung oder eine SMS.

Wir behandeln…

Was sind die Vorteile einer Erinnerungs-E-Mail oder SMS-Nachricht?

Was ist besser, Erinnerungs-E-Mails oder Erinnerungs-SMS-Nachrichten?

Wann sollten Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden?

Wann sollten Sie eine SMS-Erinnerung senden?

Wie schreibt man eine großartige Erinnerungs-E-Mail?

Wie schreibt man eine großartige Erinnerung per Text?

Was sind die Vorteile einer Erinnerungs-E-Mail oder SMS-Nachricht?

Es gibt viele Vorteile, Kunden sanfte Erinnerungs-E-Mails oder Erinnerungs-SMS-Nachrichten zu senden. Am wichtigsten ist, dass solche Nachrichten sicherstellen, dass der Empfänger weiß, wann seine Termine sind.

Erinnerungen erleichtern nicht nur die Verwaltung ihrer Kalender, sondern sparen auch Zeit und Geld.

Hier sind einige der Vorteile einer guten Erinnerungs-E-Mail:

Weniger Nichterscheinen

Wenn Personen an ihre Termine erinnert werden, vergessen sie weniger, aufzutauchen. Dies bedeutet, dass Sie weniger verschwendete Stunden haben und Ihren Tag besser planen können. No-Shows schaden Unternehmen in vielerlei Hinsicht: Sie können viel Geld kosten, treue Kunden, die auf langen Wartelisten stehen, und sogar den Ruf Ihres Unternehmens schädigen.

Effizientere Meetings

Erinnerungsnachrichten helfen, indem sie es dem Empfänger erleichtern, sich im Voraus auf seinen Termin vorzubereiten. Erinnerungen müssen nicht nur für Kunden sein – sie können auch intern in einer Büroumgebung nützlich sein und Mitarbeiter und Kunden dazu anregen, sich auf ihre Tage vorzubereiten.

Verbesserter Kundenservice

Eine Erinnerungs-E-Mail hilft auch dabei, einen hervorragenden Kundenservice zu erreichen. Proaktive Erinnerungen können dazu führen, dass mehr Kunden Ihr Unternehmen dem eines Mitbewerbers vorziehen.

Häufige Erinnerungen an die Mitarbeiter stellen sicher, dass sie den Überblick über ihre Aufgaben behalten und genügend Zeit haben, um die Kunden zu begeistern. Dies kann Kundenerfolgsanrufe, Verkaufsnachverfolgungen usw. umfassen. und Ergebnis in den gesünderen Rohrleitungen und in den zufriedeneren Kunden.

Sie helfen Ihnen, organisiert zu bleiben

Erinnerungen helfen auch allen, organisiert zu bleiben. Sie sind eine hervorragende Möglichkeit, Menschen daran zu erinnern, wann sie zu ihren Arztterminen oder zum Friseur gehen oder den Hund zum Tierarzt bringen müssen. Eine sanfte Erinnerungs-E-Mail kann dazu beitragen, dass die Leute wissen, was kommt.

Was ist besser; Erinnerungs-E-Mails oder Erinnerungs-SMS-Nachrichten?

Sowohl Erinnerungs-E-Mails als auch Texte eignen sich hervorragend für Unternehmen. Ob einer effektiver ist als der andere, hängt davon ab, an wen Sie die Nachricht senden.

Dies kann beispielsweise von der Länge oder Detailliertheit einer Erinnerung abhängen – längere Nachrichten lassen sich viel einfacher per E-Mail senden. Möglicherweise möchten Sie der Nachricht ein anderes Styling oder Branding hinzufügen. Oder die Zeitempfindlichkeit der Nachricht könnte auch ein Faktor sein – Menschen neigen dazu, ihre SMS-Nachrichten viel eher zu überprüfen als E-Mails.

Unabhängig davon sind Erinnerungs-E-Mails und Erinnerungs-SMS-Nachrichten effektive Werkzeuge für Ihre Kundenkommunikation. Letztendlich müssen Sie experimentieren, was für Ihr Unternehmen und Ihre Kundschaft am besten geeignet ist, aber wenn Sie sich nicht sicher sind, warum nicht beides? Das verdoppelt die Chancen, dass Ihre Nachrichten gesehen werden und gibt Kunden ausreichend Zeit, Sie zu kontaktieren, wenn sie müssen.

Wann sollten Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden?

Sie können entweder eine Erinnerungs-E-Mail vor einem bevorstehenden Termin oder nach einem verpassten Termin senden.

Erinnerungen, die vor einem Termin gesendet werden, können einige Stunden, Tage oder sogar Wochen im Voraus gesendet werden. Es geht darum, die richtige Balance zu finden. Nach unserer Erfahrung funktioniert es am besten, Kunden frühzeitig anzustupsen und einige Stunden im Voraus zu benachrichtigen. Auf diese Weise können sie ihre Wochen im Voraus planen und auch rechtzeitig an ihr bevorstehendes Engagement erinnert werden.

Diese Arten von Erinnerungen helfen, Nichterscheinen vorzubeugen und sicherzustellen, dass Kunden die Möglichkeit haben, ihren Termin bei Bedarf abzusagen oder neu anzuordnen. Dies gibt Ihnen als Geschäftsinhaber auch die Möglichkeit, einen potenziell freien Platz zu besetzen.

Im Vergleich dazu sollten Erinnerungs-E-Mails, die gesendet werden, nachdem jemand eine Frist oder einen Termin verpasst hat, so schnell wie möglich gesendet werden. Dies kann Ihrem Unternehmen helfen, Catchup zu spielen, potenzielle verlorene Geschäfte wiederherzustellen und Kunden dazu zu bringen, ihren Termin umzubuchen.

Wann sollten Sie eine SMS-Erinnerung senden?

Eine SMS-Erinnerung wird über Telefontextnachrichten anstelle von E-Mails, Briefen oder Anrufen gesendet.

Die Erinnerung wird an das Telefon der Person gesendet und ist ideal für Personen, die möglicherweise keinen einfachen Zugriff auf eine E-Mail-Adresse haben oder kurze Textnachrichten besser lesen können. Sie funktionieren jedoch effektiv wie E-Mail-Erinnerungen.

Sie sollten sich für das Senden von SMS-Erinnerungen entscheiden, wenn Sie nicht zu viele Informationen übermitteln, ein stark angepasstes Styling verwenden oder mehr als einen Website-Link einfügen müssen. Wenn ein Datum und eine Uhrzeit ausreichen, erledigen SMS-Erinnerungen die Arbeit perfekt.

Glücklicherweise können Sie bei einigen Softwareunternehmen auch kostenlose Texterinnerungen an Kunden senden. Wenn Sie also eine Erinnerungsplattform finden, die diese kostenlos anbietet, haben Sie einen Gewinner!

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Wie schreibt man eine sanfte Erinnerungs-E-Mail?

Wenn es um eine Erinnerungs-E-Mail geht, ist es sehr wichtig, den Ton zu beachten. Der Rest sollte sanft genug, aber auch wirkungsvoll sein. Kunden wollen nicht durch Rollen und Rollen von Text lesen, aber sie müssen auch genau wissen, was ihre Optionen sind.

Sie möchten keine Erinnerungs-E-Mail senden, die zu hart oder herrisch ist. Ihre Nachricht muss freundlich und dennoch informativ sein, um das beste Ergebnis zu erzielen und sowohl Ihnen als auch Ihren Kunden zugute zu kommen.

Also, hier sind ein paar Dinge, um sicherzustellen, dass Ihre Erinnerungs-E-Mails so gut wie möglich sind:

Verwenden Sie eine App, um E-Mail-Erinnerungen zu senden

Es gibt viele verschiedene Terminplanungsplattformen auf dem heutigen Markt und Plattformen (wie 10to8) können Lebensretter sein, wenn es darum geht, Terminerinnerungen zu senden.

Das Senden einer Erinnerungs-E-Mail ohne App kann sehr mühsam sein, da Sie alle Informationen zum Termin manuell eingeben müssen.

Terminplanungsplattformen hingegen verfügen über automatisierte Erinnerungs-E-Mail-Funktionen und erleichtern es Personen ohne große technische Kenntnisse, Erinnerungen zu senden. Außerdem sind sie sehr benutzerfreundlich und benötigen nicht zu viel Zeit zum Einrichten.

Wenn Sie also nach Erinnerungs-E-Mails suchen, die problemlos und einfach zu bedienen sind, dann suchen Sie nicht weiter als eine Terminplanungsplattform wie 10to8.

Wählen Sie Ihre Betreffzeile mit Bedacht aus

Sobald Sie mit Ihrer Erinnerungsplanungssoftware eingerichtet sind, ist es an der Zeit, herauszufinden, wie Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden. Sie müssen auch darüber nachdenken, sie anzupassen.

Eines der wichtigsten Dinge, die Sie tun müssen, ist die Betreffzeile Ihrer E-Mail auszuwählen. Auf diese Weise heben sich Ihre E-Mails in den Posteingängen der Personen ab und stellen sicher, dass sie sie mit größerer Wahrscheinlichkeit öffnen. Die Auswahl der richtigen Betreffzeile für Ihre Erinnerungs-E-Mail kann schwierig sein, aber denken Sie daran, dass die Betreffzeile immer prägnant und auf den Punkt sein sollte.

Sei nett

Während Sie in Ihrer Nachricht auf jeden Fall auf den Punkt kommen möchten, möchten Sie nicht einfach direkt mit ‚Ihr Termin ist morgen‘ einspringen. Denken Sie daran, dass Sie mit einer anderen Person sprechen, daher ist es wichtig, sie als solche zu behandeln.

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Erinnerungs-E-Mails effektiv sind, ist eines der besten Dinge, nett zu sein. Überlegen Sie, wie Ihre Erinnerung in den Posteingängen der Personen angezeigt wird. Du willst nett und freundlich wirken, oder?

Einige schnelle Möglichkeiten, dies zu erreichen:

• Grüße den Empfänger; Die meisten automatisierten Lösungen ermöglichen es Ihnen, den Text mit dem Vornamen des Kunden zu personalisieren, also nutzen Sie diese Option, wenn Sie können.
• Fügen Sie einen netten Kommentar hinzu: „Ich freue mich darauf, Sie kennenzulernen!“ oder einfach „Einen schönen Tag noch!“ kann sogar einer kurzen Erinnerung ein bisschen Sorgfalt hinzufügen.
• Unterschreiben Sie die Nachricht; Idealerweise fügen Sie der Nachricht als menschliche Note den Namen des Personals hinzu, das den Dienst als Signatur bereitstellt.

Sagen Sie, was Sie sagen müssen (nicht mehr, nicht weniger)

Haben Sie jemals eine E-Mail erhalten, die nur mit Tonnen von Text weiterging und Sie am Ende gelöscht haben, nur weil Sie nicht lesen konnten? Ich auch!

Das ist nicht das, was du willst, oder?

Sie möchten, dass Ihre Erinnerungsnachricht prägnant und unkompliziert ist. Es mag so aussehen, als ob Sie viel mehr Inhalt für Erinnerungs-E-Mails benötigen, aber Sie tun es nicht.

Sie kurz und bündig zu halten, erleichtert nicht nur das Durchlesen, sondern stellt auch sicher, dass die Botschaft ohne Verwirrung vermittelt, was gesagt werden muss.

Also reicht es normalerweise aus, nur zu sagen, was Sie sagen müssen, nicht mehr oder weniger.

Fügen Sie einen Aufruf zum Handeln hinzu

Einschließlich eines Aufrufs zum Handeln, da dies einen großen Beitrag dazu leistet, dass Ihre Nachrichten effektiver werden.

Wenn Sie E-Mails für etwas wie einen bevorstehenden Termin senden, dann ist eines der besten Dinge, die Sie tun können, die Leute zu bitten, RSVP.

Dies dient einigen Zwecken: erstens wird bestätigt, dass Ihre Kunden die Erinnerung erhalten haben, und zweitens erfahren Sie, ob sie noch teilnehmen können oder nicht. Es gibt ihnen die Möglichkeit, einen Termin zu verschieben, wenn sie ihren Termin nicht vereinbaren können, und bietet Kunden die Möglichkeit, mit Ihnen in Kontakt zu treten, Ihre Marke aufzubauen und das Kundenbewusstsein zu steigern.

Es lohnt sich auch, einige verschiedene Optionen einzubeziehen, die Kunden innerhalb dieses CTA wählen können. Sie können sie beispielsweise einladen, auf die Nachricht zu antworten, wenn sie an der Besprechung teilnehmen, oder ihnen die Möglichkeit geben, sie neu anzuordnen oder abzubrechen.

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Verwenden Sie gute Grammatik

Einer der häufigsten Fehler, die Menschen beim Schreiben einer Erinnerungs-E-Mail machen, ist die Missachtung guter Grammatik.

Es mag nicht so aussehen, als müssten Sie darüber nachdenken – es ist schließlich kein Schulaufsatz -, aber möchten Sie wirklich, dass Ihre geschäftlichen E-Mails schlampig und unprofessionell wirken? Das ist kein gutes Spiegelbild Ihrer Marke.

Darüber hinaus können schlecht formulierte Erinnerungen als betrügerisch und verdächtig erscheinen, und die Leute könnten sie als Spam markieren, was Ihre Zustellraten beeinträchtigen wird.

Wie verschicken Sie eine professionelle Erinnerung per SMS?

Was ist mit Erinnerungen, die per SMS gesendet werden? Während viele der gleichen Tipps, die wir erwähnt gelten, gibt es ein paar Unterschiede, die Sie beachten müssen.

So senden Sie eine professionelle, aber sanfte Erinnerung per Text.

Beachten Sie die Zeichenanzahl

Einer der Unterschiede zwischen Erinnerungs-E-Mails und Erinnerungs-SMS-Nachrichten besteht darin, dass eine SMS normalerweise auf 160 Zeichen beschränkt ist. Daher sollten Sie sehr präzise sein, wenn es darum geht, was Ihre Erinnerungsnachricht sagt.

Verwenden Sie nicht zu viele Großbuchstaben

Zu viele Großbuchstaben in einer SMS können schreiend und unhöflich wirken – oder sogar spammig. Halten Sie die Großbuchstaben auf ein Minimum und verwenden Sie sie, wenn überhaupt, nur, um wichtige Punkte hervorzuheben.

Keep it simple

Manchmal können Erinnerungsnachrichten etwas zu wortreich und lang sein, aber Sie sollten sie mit einer SMS kurz und bündig halten. Teilen Sie Erinnerungsnachrichten auch in Absätze auf, um dem Leser das Überfliegen zu erleichtern, wenn Sie lange verwenden müssen.

Gehen Sie Emoji nicht über Bord

Es kann allzu verlockend sein, einen Text mit einer Reihe von Smileys zu beenden, aber widerstehen Sie dem Drang, wenn Sie eine Erinnerungs-SMS senden. Emojis können die Nachricht etwas überfreundlich und unprofessionell erscheinen lassen. Ganz zu schweigen davon, dass sie möglicherweise nicht auf allen Geräten gleich angezeigt werden.

Verwenden Sie Feinheiten

Auch wenn Sie kurz und bündig sind, ist es immer noch wichtig, Feinheiten in einer SMS-Erinnerung zu verwenden. Verwenden Sie zum Beispiel Wörter wie ‚Bitte‘ und ‚Danke‘. Denken Sie auch daran, ‚Hallo‘ zu sagen, den Namen des Empfängers zu verwenden und sich von Ihrer Marke abzumelden.

Insgesamt …

Das Senden von Erinnerungen ist eine großartige Möglichkeit, mit Ihren Kunden in Kontakt zu bleiben, ohne zu aufdringlich zu sein, einen exzellenten Kundenservice zu bieten, indem Sie proaktiv sind und Ihr Unternehmen vor kostspieligen Nichterscheinen bewahren. Erinnerungen halten die Menschen auf dem Laufenden und helfen, Kalenderpannen zu vermeiden.

Wir hoffen, dass dieser Artikel dazu beigetragen hat, viele der Fragen zu beantworten, die Sie zum Senden einer Erinnerungs-E-Mail haben. Jetzt ist es an der Zeit, zu testen, welche Erinnerungsnachrichtenstrategie für Ihr Unternehmen funktioniert.