Galleri: 12 Tips för bättre telefonmöten
så många anställda föredrar idag e – post via telefon för all arbetsrelaterad kommunikation. Varför? Vissa föredrar helt enkelt bekvämligheten med elektroniska meddelanden; för andra handlar det om tidshantering (att skriva ett meddelande och klicka på ’Skicka’ tar ofta mindre tid än att ringa en person och ha en konversation); och så finns det de som inte gillar ljudet av sin egen röst.
men som det visar sig är den främsta skyldige en rädsla för att tala, vilket inkluderar blyghet, nervositet och ångest, säger Darlene Price, VD för Well Said, Inc. författare till Well Said! Presentationer och samtal som får resultat (AMACOM).
”rädslan, osäkerheten och tvivel om vad man ska säga och hur man säger Det förhindrar att många ringer ringer från att le och ringa”, säger hon. ”Till skillnad från textning eller e-post där du har lyxen att redigera och korrektur dina ord, talar via telefon är live i realtid. När du har sagt något går det inte att ta tillbaka det. Dessutom kan du inte ens se de människor du pratar med eller mäta deras reaktioner på ditt meddelande. Oavsett om du är rädd för att snubbla över dina ord, glömma dina viktiga punkter eller säga fel sak kan det vara läskigt att prata via telefon.”
men det är fortfarande nödvändigt i de flesta arbetslinjer-och anställda behöver veta hur man talar med påverkan på telefonen.
” om du är ett företag professionell, Detta är absolut nödvändigt av flera skäl, ” Price säger. ”Om du inte redan presenterar regelbundet via telefon, finns det en bra chans att du så småningom kommer att behöva när du stiger genom ledningarna. Dessutom genomförs fler och fler jobbintervjuer och affärsmöten via telefon eftersom det är lättare, snabbare och billigare för alla inblandade.”
en annan anledning: du får aldrig en andra chans att göra ett bra första intryck. Ett telefonsamtal är ofta det första mötet mellan två personer, särskilt i jobbintervjuer och försäljning. ”De första 10 till 15 sekunderna av det telefonsamtalet kan göra eller bryta dina chanser att få det resultat du önskar”, säger hon. ”Oavsett hur smart, erfaren eller välutbildad du kan vara, bildar uppringare kritiska åsikter baserade främst på kombinationen av dina ord och röstton: vad du säger och hur du säger Det. Eftersom de inte kan se dig via telefon, förmedlar effekten av din röst kärnan i ditt meddelande och skapar ett bestående intryck med dem.”
slutligen—och kanske viktigast av allt—att tala med påverkan via telefon leder ofta till karriärutveckling, säger hon. ”Ralph Waldo Emerson sa” tal är makt. Med ditt tal kan du påverka andra för det goda, oavsett om det är att anställa dig, finansiera ditt projekt, köpa din produkt, anta ditt förslag, godkänna din budget eller stödja din sak.”Dessa möjligheter att prata med makt händer mer och mer via telefon. Om du inte talar med impact, kommer andra inte att veta värdet du tar med till bordet.
I Bilder: 12 Tips för bättre telefonmöten
pris säger att i affärer, det vanligaste misstaget när man talar i telefon avser röstton. ”En röstton som är monoton, oartig, distraherad eller oprofessionell på något sätt skickar ett omedelbart negativt meddelande. Via telefon förmedlar din röst-mer än något annat element-din känslomässiga inställning till den som ringer, så det är kritiskt viktigt att skicka rätt budskap genom din röst.”
Multitasking är ett annat vanligt misstag, säger hon. ”Eftersom lyssnare inte kan se dig är det frestande att i hemlighet komma ikapp med andra uppgifter medan man försöker genomföra ett telefonmöte. Inte bara kommer du sannolikt att missa kritiska punkter i konversationen, lyssnarna kan höra besvärliga pauser och en ton av distraktion i din röst.”
en annan stor blunder: användningen av diskrediterande tal. Till exempel den repetitiva användningen av fyllnadsord och fraser inklusive ”um”, ”uh”, ”er”, ”som”, ”slags”, ”du vet.”Andra vanor som äventyrar talklarhet och trovärdighet pratar för snabbt, pratar för mycket, avbryter, misslyckas med att lyssna uppmärksamt och inte ordentligt förbereder sig för samtalet.
men den goda nyheten är att det bara tar några enkla tekniker för att göra ett potentiellt dåligt telefonsamtal till ett produktivt möte med konkreta resultat och mätbara resultat. Här är 12 tips för att optimera möten via telefon:
Förbered dig för mötet och repetera dina inledande kommentarer. I förväg sätta en tydlig agenda och distribuera den till deltagarna, föreslår pris. ”Inkludera mål, deltagarnamn, plats, start-och sluttider, listan över ämnen som ska täckas och resultat eller åtgärder som önskas. Sedan, för att säkerställa en säker entusiastisk start på mötet, öva högt rösttonen och innehållet i din öppning.”
tilldela en ledare. Varje möte behöver en ledare, säger hon. ”Om du inte är ledare för samtalet, se till att tilldela uppgiften till en kvalificerad kandidat.”Ledaren öppnar samtalet i tid, hanterar ämnen och tid, underlättar diskussion, fält Q&a, granskar nästa steg och stänger i tid.
använd en tydlig, trevlig ton med mycket volym och bra uppsägning. När du pratar i telefon är din röst det primära kommunikationsfordonet. Därför är det kritiskt viktigt att tala högt nog för att bli hörd och på ett vänligt engagerande sätt, säger Price. ”För att utvärdera din röst, försök spela in din sida av ett telefonsamtal. Efteråt, lyssna på inspelningen. Låter du glad eller irriterad? Entusiastisk eller uttråkad? Hjälpsam eller otålig? Självsäker eller blyg? Mumlar du eller pratar du tydligt?”
ange det specifika syftet med telefonmötet. Efter hälsningen och välkommen, ange omedelbart orsaken till samtalet, målen och en kort förhandsvisning av de punkter som ska täckas. Detta ger fokus och riktning. Det visar också att du är beredd, ansvarig, och åtagit sig att ett framgångsrikt möte som ger resultat, hon säger.
Använd bra kroppsspråk. Price förklarar att även om lyssnare inte kan se dig fysiskt kan de höra det förtroende som skapas genom god hållning. ”Sitt rakt upp som om du faktiskt var i mötet ansikte mot ansikte. Försök också att stå upp när du pratar för att projicera en ännu mer befallande säker röstton. Gest som du skulle i konversation och föreställ dig att du gör ögonkontakt med de som ringer. Och kom ihåg att le-lyssnaren kan faktiskt höra flin i din röst.”
lyssna aktivt och undvik att avbryta. Ange din uppmärksamhet genom att använda ”verbala nickar”, som innehåller fraser som ”det är intressant”, ”Åh, verkligen”, ”Uh-huh”, ”bra”, ”jag ser”, ”snälla fortsätt”, ”Ja, jag förstår” och ”kan du snälla säga mer om…”Ta anteckningar och hålla reda på vem som säger vad, Price föreslår. ”Ha tålamod med andra talare och inte butt-in eller förhastade slutsatser. Gör sedan reflekterande uttalanden och ställ frågor för att verifiera och klargöra vad du hör.”
säkerställa en lugn miljö och undvika multitasking. För att optimera koncentrationen och minimera störningar, stäng dörren (om du har ett kontor) eller ordna att träffas på ett lugnt ställe utan bakgrundsbrus. Stäng av eller tyst alla elektroniska enheter som kan låta. ”Ge dina uppringare den fulla uppmärksamhet du skulle om du var ansikte mot ansikte med dem.”
Undvik högtalartelefoner när det är möjligt. Helst tala direkt i telefonmottagaren eller använd ett högkvalitativt headset, säger Price. Undvik att vagga mottagaren mellan örat och axeln. Detta ger vanligtvis ett dämpat ljud och spänner på nacken. Om det är absolut nödvändigt att använda en högtalartelefon, se till att du placerar den så nära högtalaren som möjligt och uppmanar alla att tala så att de som ringer kan höra alla kommentarer. ”Huvudpoängen är att säkerställa god ljudkvalitet. En dåligt placerad mottagare, för mycket avstånd från högtalartelefonen eller en dålig anslutning kan förstöra ett samtal. I början av samtalet, bekräfta med lyssnare att du har en bra anslutning och att alla kan höra tydligt.”
om du måste placera någon i vänteläge, be om tillstånd och förklara orsaken. ”Det är oartigt att placera någon i väntan plötsligt utan att berätta för dem Varför”, säger hon. ”Lämna aldrig någon som håller i mer än 15 eller 20 sekunder utan att erbjuda att ringa tillbaka dem.”
Välj dina ord noggrant. När du pratar via telefon istället för personligen har orden själva en större inverkan eftersom lyssnaren inte har dina icke-verbala signaler för att ge mening. Det är därför det är särskilt viktigt att förbereda och öva dina talpunkter i förväg, säger Price. ”Undvik också tvetydighet, slang, slurs och jargong. Håll ditt språk och ton positivt, inbjudande, och optimistisk.”
identifiera dig innan du talar och instruera andra att göra detsamma. ”Undvik gissningsspel”, säger hon. ”Antag inte att alla kommer att känna igen din röst. Identifiera dig varje gång du talar—eller åtminstone de första tre eller fyra gånger tills din röst är etablerad och lätt igenkänd.”På samma sätt uppmuntra alla som ringer att identifiera sig. Om någon talar utan att identifiera sig, upprepa punkten genom att fråga, ” Vem är talaren tack?”
direkta frågor och kommentarer till andra med namn. När du är ansikte mot ansikte kan du använda dina ögon och kroppsspråk för att cue en viss person att svara på din fråga eller kommentar, säger Price. Men när du är på ett konferenssamtal, adressera personen med namn. ”Också, om du vill ha ett svar på det sista du har sagt, undvik att fråga,” finns det några kommentarer?’Rikta istället vissa individer att svara i följd:’ Jeff och Alice, jag vet att du har mycket erfarenhet inom detta område. Jeff, låt oss börja med dina tankar.”
ur ett företags perspektiv är de primära konsekvenserna av ett ”dåligt” telefonmöte en förlust av tid, pengar och produktivitet, avslutar Price. Ur ett individuellt perspektiv, om du råkar vara värd för en ’dålig’ telefonmöte, ditt rykte som ledare och chef kan äventyras. ”Varje anställd har ett ansvar att vara en bra förvaltare av sin arbetsgivares tid och pengar—det börjar med att planera och genomföra möten som ger mätbara resultat för dina medarbetare och företaget.”
i bilder: 12 Tips för bättre telefonmöten
Följ mig på Twitter, Forbes och Google+.