galerie: 12 Sfaturi pentru întâlniri telefonice mai bune
atât de mulți angajați astăzi favorizează e-mailul prin telefon pentru orice comunicare legată de muncă. De ce? Unii preferă pur și simplu comoditatea de mesagerie electronică; pentru alții, este o chestiune de gestionare a timpului (tastarea unui mesaj și făcând clic pe ‘Trimite’ adesea durează mai puțin timp decât de asteptare o persoană și având o conversație); și apoi sunt cei cărora nu le place sunetul propriei voci.
dar, după cum se dovedește, vinovatul numărul unu este teama de a vorbi, care include timiditatea, nervozitatea și anxietatea, spune Darlene Price, președintele Well Said, Inc. și autorul bine spus! Prezentări și conversații care obțin rezultate (AMACOM).
„frica, incertitudinea și îndoiala cu privire la ce să spună și cum să spună împiedică mulți potențiali apelanți să zâmbească și să formeze”, spune ea. „Spre deosebire de mesaje text sau email-uri în cazul în care aveți luxul de editare și verificare cuvintele tale, vorbind la telefon este live în timp real. Odată ce ai spus ceva, nu mai poți să-l iei înapoi. Mai mult, nici măcar nu poți vedea oamenii cu care vorbești sau să le evaluezi reacțiile la mesajul tău. Indiferent dacă vă temeți să vă împiedicați cuvintele, să vă uitați punctele cheie sau să spuneți ceva greșit, vorbirea la telefon poate fi înfricoșătoare.”
dar este încă necesar în majoritatea liniilor de lucru-iar angajații trebuie să știe cum să vorbească cu impact la telefon.
„dacă sunteți un profesionist în afaceri, acest lucru este imperativ din mai multe motive”, spune Price. „Dacă nu vă prezentați deja în mod regulat la telefon, există șanse mari să fiți nevoit în cele din urmă pe măsură ce vă ridicați printre rânduri. De asemenea, tot mai multe interviuri de angajare și întâlniri de afaceri sunt efectuate prin telefon, deoarece este mai ușor, mai rapid și mai ieftin pentru toți cei implicați.”
un alt motiv: nu ai niciodată o a doua șansă de a face o primă impresie grozavă. Un apel telefonic este adesea prima întâlnire între două persoane, în special în interviurile de angajare și vânzări. „Primele 10-15 secunde ale acelui apel telefonic vă pot face sau întrerupe șansele de a obține rezultatul dorit”, spune ea. „Indiferent de cât de inteligent, experimentat sau bine educat ai putea fi, apelanții își formează opinii critice bazate în primul rând pe combinația cuvintelor Tale și a tonului vocii: ceea ce spui și cum o spui. Deoarece nu te pot vedea la telefon, impactul vocii tale transmite esența mesajului tău și creează o impresie de durată cu ei.”
în cele din urmă—și poate cel mai important—vorbind cu impact la telefon duce adesea la avansarea în carieră, spune ea. Ralph Waldo Emerson a spus: „vorbirea este putere. Cu discursul tău, poți influența pe alții spre bine, fie că este vorba de a te angaja, de a-ți finanța proiectul, de a-ți cumpăra produsul, de a-ți adopta propunerea, de a-ți aproba bugetul sau de a-ți susține cauza.”Aceste oportunități de a vorbi cu puterea se întâmplă din ce în ce mai mult la telefon. Dacă nu vorbiți cu impact, alții nu vor ști valoarea pe care o aduceți la masă.
În Imagini: 12 Sfaturi pentru întâlniri telefonice mai bune
prețul spune că în afaceri, cea mai frecventă greșeală atunci când vorbim la telefon se referă la tonul vocii. „Un ton vocal care este monoton, nepoliticos, distras sau neprofesional trimite în orice mod un mesaj negativ imediat. Prin telefon, vocea ta-mai mult decât orice alt element-transmite atitudinea ta emoțională față de apelant, deci este extrem de important să trimiți mesajul potrivit prin vocea ta.”
Multitasking – ul este o altă greșeală obișnuită, spune ea. „Din moment ce ascultătorii nu vă pot vedea, este tentant să prindeți în secret alte sarcini în timp ce încercați să continuați o întâlnire telefonică. Nu numai că este posibil să pierdeți puncte critice în conversație, ascultătorii pot auzi pauze incomode și un ton de distragere a atenției în vocea voastră.”
o altă mare gafă: utilizarea discreditării vorbirii. De exemplu, utilizarea repetitivă a cuvintelor și expresiilor de umplere, inclusiv „um”, „uh”, „er”, „cum ar fi”, „un fel de”, „știi.”Alte obiceiuri care pun în pericol claritatea și credibilitatea vorbirii vorbesc prea repede, vorbesc prea mult, întrerup, nu ascultă cu atenție și nu se pregătesc corespunzător pentru apel.
dar vestea bună este că este nevoie doar de câteva tehnici simple pentru a transforma un apel telefonic potențial rău într-o întâlnire productivă cu rezultate tangibile și rezultate măsurabile. Iată 12 sfaturi pentru optimizarea întâlnirilor prin telefon:
pregătiți-vă pentru întâlnire și repetați observațiile de deschidere. În prealabil, stabiliți o agendă clară și distribuiți-o participanților, sugerează prețul. „Includeți obiectivul, numele participanților, locația, orele de început și sfârșit, lista subiectelor care trebuie acoperite și rezultatele sau acțiunile dorite. Apoi, pentru a vă asigura un început entuziast încrezător al întâlnirii, practicați cu voce tare tonul vocii și conținutul deschiderii dvs.”
desemnează un lider. Fiecare întâlnire are nevoie de un lider, spune ea. „Dacă nu sunteți liderul apelului, asigurați-vă că atribuiți sarcina unui candidat calificat.”Liderul deschide apelul la timp, gestionează subiectele și timpul, facilitează discuțiile, câmpurile Q&A, revizuiește pașii următori și se închide la timp.
folosiți un ton clar, plăcut al vocii, cu mult volum și o enunțare bună. Când vorbești la telefon, vocea ta este principalul vehicul de comunicare. Prin urmare, vorbirea suficient de tare pentru a fi auzită și într-o manieră prietenoasă este extrem de importantă, spune Price. „Pentru a vă evalua vocea, încercați să înregistrați partea dvs. a unei conversații telefonice. După aceea, ascultați înregistrarea. Sună fericit sau supărat? Entuziast sau plictisit? Ajutor sau nerăbdător? Sigur pe sine sau timid? Mormăi sau vorbești clar?”
indicați scopul specific al întâlnirii telefonice. După salut și bun venit, indicați imediat motivul apelului, obiectivele și o scurtă previzualizare a punctelor care trebuie acoperite. Aceasta oferă focalizare și direcție. De asemenea, arată că sunteți pregătit, responsabil și angajat într-o întâlnire de succes care dă rezultate, spune ea.
folosiți un limbaj corporal bun. Price explică faptul că, deși ascultătorii nu vă pot vedea fizic, ei pot auzi încrederea creată printr-o postură bună. „Stai drept ca și cum ai fi de fapt în întâlnire față în față. De asemenea, încercați să vă ridicați în picioare atunci când vorbiți pentru a proiecta un ton vocal și mai încrezător. Gest ca în conversație și imaginați-vă că faceți contact vizual cu apelanții. Și nu uitați să zâmbiți—ascultătorul poate auzi de fapt zâmbetul din vocea voastră.”
ascultați activ și evitați întreruperea. Indicați-vă atenția folosind” noduri verbale”, care includ fraze precum” asta este interesant”,” Oh, într-adevăr”,” Uh-huh”,” bine”,” văd”,” vă rog să continuați”,” da, înțeleg „și” ați putea spune mai multe despre…”Luați notițe și urmăriți cine spune ce, sugerează Price. „Aveți răbdare cu alți vorbitori și nu vă băgați în cap sau nu trageți concluzii. Apoi, faceți declarații reflectorizante și puneți întrebări pentru a verifica și clarifica ceea ce auziți.”
Asigurați un mediu liniștit și evitați multitasking-ul. Pentru a optimiza concentrarea și a minimiza întreruperile, închideți ușa (dacă aveți un birou) sau aranjați să vă întâlniți într-un loc liniștit, fără zgomot de fond. Opriți sau opriți orice dispozitive electronice care pot suna. „Acordă-le apelanților tăi toată atenția pe care ai face-o dacă ai fi față în față cu ei.”
evitați difuzoarele atunci când este posibil. În mod ideal, vorbiți direct în receptorul telefonic sau utilizați un set cu cască de înaltă calitate, spune Price. Evitați să legați receptorul între ureche și umăr. Acest lucru oferă, de obicei, un sunet înăbușit și vă încordează gâtul. Dacă utilizarea unui difuzor este absolut necesară, asigurați-vă că îl așezați cât mai aproape de difuzor(difuzoare) și îndemnați pe toată lumea să vorbească, astfel încât apelanții să poată auzi toate comentariile. „Principalul punct este de a asigura o calitate bună a sunetului. Un receptor slab plasat, o distanță prea mare de difuzor sau o conexiune proastă pot distruge un apel. La începutul apelului, confirmați cu ascultătorii că aveți o conexiune bună și că toată lumea poate auzi clar.”
dacă trebuie să puneți pe cineva în așteptare, cereți permisiunea și explicați motivul. „Este nepoliticos să pui pe cineva în așteptare brusc, fără să-i spui de ce”, spune ea. „De asemenea, nu lăsați niciodată pe cineva să țină mai mult de 15 sau 20 de secunde fără să vă oferiți să-l sunați înapoi.”
alege – ți cuvintele cu atenție. Când vorbești la telefon în loc să vorbești în persoană, cuvintele în sine au un impact mai mare, deoarece ascultătorul nu are indicii nonverbale pentru a oferi sens. De aceea este deosebit de important să vă pregătiți și să repetați punctele de vorbire înainte de timp, spune Price. „De asemenea, evitați ambiguitatea, argoul, insultele și jargonul. Păstrați-vă limbajul și tonul pozitiv, primitor și optimist.”
Identificați-vă înainte de a vorbi și instruiți-i pe alții să facă același lucru. „Evitați ghicitul Jocuri”, spune ea. „Nu presupune că toată lumea îți va recunoaște vocea. Identificați—vă de fiecare dată când vorbiți-sau cel puțin primele trei sau patru ori până când vocea dvs. este stabilită și ușor de recunoscut.”De asemenea, încurajați toți apelanții să se identifice. Dacă cineva vorbește fără să se identifice, repetați punctul întrebând: „cine este vorbitorul, vă rog?”
întrebări directe și comentarii către alții după nume. Când sunteți față în față, vă puteți folosi ochii și limbajul corpului pentru a indica o anumită persoană să răspundă la întrebarea sau comentariul dvs., spune Price. Dar când sunteți într-o conferință telefonică, adresați-vă persoanei după nume. De asemenea, dacă doriți un răspuns la ultimul lucru pe care l-ați spus, evitați să întrebați: „există comentarii? În schimb, direcționați anumiți indivizi să răspundă în ordine: Jeff și Alice, știu că aveți multă experiență în acest domeniu. Jeff, să începem cu ideile tale.”
din perspectiva unei companii, consecințele principale ale unei întâlniri telefonice „proaste” sunt o pierdere de timp, bani și productivitate, concluzionează Price. Dintr-o perspectivă individuală, dacă se întâmplă să fiți gazda unei întâlniri telefonice proaste, reputația dvs. de lider și manager poate fi pusă în pericol. „Fiecare angajat are responsabilitatea de a fi un bun administrator al timpului și banilor angajatorului său—acest lucru începe cu planificarea și desfășurarea de întâlniri care dau rezultate măsurabile pentru colegii dvs. și pentru companie.”
în imagini: 12 Sfaturi pentru întâlniri telefonice mai bune
Urmați-mă pe Twitter, Forbes și Google+.