a Menos que você tenha de armazenamento ilimitado em sua casa ou escritório, você pode encontrar-se perguntando se você realmente precisa para manter toda a documentação e, em caso afirmativo, por quanto tempo. Não há uma resposta única. O período de tempo depende do tipo de documento e das despesas ou eventos relacionados. Antes de ligar o triturador, Aqui estão algumas diretrizes gerais sobre a retenção de documentos relacionados a transações imobiliárias.
a regra geral do IRS
o IRS afirma que você deve manter as declarações fiscais e os documentos comprovativos por pelo menos três anos depois de registrar a declaração. Por quê? O prazo de prescrição (a quantidade de tempo que o IRS tem para auditá-lo ou a quantidade de tempo que você pode alterar seu retorno) é geralmente de três anos. No entanto, as regras mudam de três anos se você (1) manter documentos comprovativos por seis anos se você subnotificar renda em mais de 25% da receita bruta mostrada em seu retorno; Ou (2) Se nenhum retorno for apresentado ou houver fraude, o estatuto permanece aberto indefinidamente. Os especialistas financeiros recomendam que você mantenha seus documentos por um mínimo de sete anos após o depósito do retorno.
Documentos para os Proprietários
Documentos para manter contanto que você ou o seu cônjuge possui a propriedade
- títulos de Propriedade
- Condomínio associação de convênios, códigos e restrições
- Capital de melhoria de recibos e facturas
- Home relatórios de inspecção
Documentos para manter até a sua garantia ou política expira
- Serviço de contratos e de garantias de origem
- Proprietários de apólices de seguro de
- Casa recibos de reparação
Documentos para reter indefinidamente
- Registros de pago hipotecas (certificado de satisfação ou lien release)
- Fechar a divulgação da declaração (declaração de liquidação ou HUD-1 folha de liquidação)
- Lista de famílias de posses
Documentos para manter até o estatuto de limitações expira (geralmente três anos após a data de vencimento do retorno)
- Declarações de imposto de
- Fechamento de divulgação de demonstrações
- pagamentos de impostos de Propriedade (reter o imposto de contas e cheques cancelados)
- Capital de melhoria de recibos e facturas
- Formulário 1098 de Juros de Hipotecas Demonstrações
- Formulário 1099-s procede de Transações Imobiliárias
- prova de que sua casa era sua residência principal por pelo menos dois dos cinco anos anteriores (por exemplo, contas de serviços públicos, registros de eleitores, declarações fiscais anteriores)
- registros de emprego para ajuda ao vivo (por exemplo,, Formulário W-2s, Formulário W-4s, remuneração e benefícios declarações) manter todos os registros de impostos de emprego há pelo menos quatro anos após o arquivamento 4o trimestre para o ano de
Documentos para o Investimento Imobiliário
Documentos para reter enquanto você possuir a propriedade
- títulos de Propriedade
- Avaliações ou avaliações utilizadas para determinar a depreciação
- Capital de melhoria de recibos e facturas
- Recibos para reparos e manutenção
- Seguro de recibos de pagamento
Documentos para manter até a sua política ou contrato expira
- apólices de Seguro
- Inquilino contratos de arrendamento
Documentos para reter indefinidamente
- Parceria ou LLC acordos para investimentos imobiliários
- Fechamento de divulgação de dados (também conhecido como declaração de liquidação ou HUD-1 folha de liquidação)
Diversos Documentos
Documentos para manter contanto que você ou o seu cônjuge possui a propriedade
- Original dos proprietários de contratos de vendas e ações para uma casa recebeu como um presente
- O valor de mercado justo para as propriedades herdadas na data do decedent morte e quaisquer regras para o uso dos herdeiros de casa
- decretos de divórcio com cláusula de venda de casa
documentos a reter até atualizado
- Testamentos e fundos de propriedade
Requisitos de retenção de documentos estaduais
a orientação acima segue as diretrizes do IRS. Ao determinar quanto tempo reter seus documentos, não se esqueça de pesquisar os requisitos de retenção de registros fiscais do seu estado. Existem alguns estados onde o estatuto de limitações é maior do que o do IRS.
como você armazena seus documentos é tão importante
quando se trata de arquivar documentos, considere como você os armazenará com segurança e segurança. Os documentos podem ser armazenados tradicionalmente via papel, digitalmente ou uma combinação.
armazenamento em papel
armazenar documentos em papel pode parecer redundante no mundo digital de hoje, mas há razões para considerar esta opção. Uma cópia em papel é um bom backup em caso de perda de dados. Os documentos devem ser armazenados em um armário à prova de fogo Bloqueado ou Cofre.
Armazenamento Digital
você também pode digitalizar e armazenar seus documentos digitalmente. Muitas empresas oferecem armazenamento baseado em nuvem, onde você pode acessar facilmente todos os seus arquivos. Depois de enviar seus documentos, destrua quaisquer cópias em papel desnecessárias.
certifique-se de que todas as partes relevantes estão cientes de onde os documentos são armazenados e como acessá-los. E sempre consulte seu contador e / ou advogado ao criar uma política de retenção de registros. Os requisitos legais podem diferir em certas circunstâncias e devem ser considerados ao criar uma política.