22 Agosto Quanto tempo você tem que manter registros de folha de pagamento?
a administração da Previdência Social e o IRS emitiram uma publicação conjunta que oferece dicas valiosas para empregadores que desejam limpar seus arquivos de folha de pagamento antigos. Na maioria (mas não em todos) casos, isso significa seguir uma regra de retenção de quatro anos.
a publicação adverte que o não cumprimento dos Requisitos de retenção de registros pode resultar em penalidades consideráveis e grandes prêmios de liquidação para empregadores que não podem fornecer as informações necessárias quando solicitadas pelo IRS ou como parte de um processo relacionado ao emprego. (Os registros também podem ser solicitados pelas agências estaduais.)
Os Registros em Regra Geral
Como aplicado aos empregadores que reter e pagar de renda federal, a Segurança Social e o Medicare impostos, o SSA/IRS Repórter diz registros relativos a esses impostos devem ser mantidos por, pelo menos, quatro anos após a data de vencimento do pessoal do funcionário declaração de imposto de renda (em geral, de 15 de abril) para o ano em que o pagamento foi efectuado.
de acordo com o repórter SSA / IRS, esses registros incluem:
- o número de identificação do empregador;
- Funcionários nomes, endereços, profissões e números de Segurança Social;
- O total dos valores e datas de pagamentos, de compensação e os montantes retidos para pagamento de impostos ou implícita, incluindo relatado dicas e o valor justo de mercado do não-pagamento em dinheiro;
- A compensação de valores sujeitos a retenção na fonte de renda federal, a Segurança Social e o Medicare impostos, e os correspondentes montantes retidos, para cada imposto e a data retido se a retenção ocorreu em um dia diferente do que a data de pagamento);
- O período de pagamento abrangidas por cada pagamento de indenização;
- Onde aplicável, o motivo(s) por compensação total e valor tributável taxa de imposto, são diferentes;
- O funcionário do Formulário W-4, Empregado de Retenção na fonte de Subsídio de Certificado;
- de Cada funcionário início e final datas de emprego;
- depoimentos prestados pelo empregado relatório de sugestões recebidas;
- benefícios para os funcionários e necessária fundamentação;
- Ajustes ou acordos de impostos; e
- datas e Quantias de imposto de depósitos.
os empregadores também devem seguir a regra de retenção de quatro anos para registros relacionados a pagamentos de continuação salarial feitos aos funcionários pelo empregador ou por terceiros sob um acidente ou plano de saúde. Esses registros devem incluir as datas de início e término do período de ausência e o valor e a taxa semanal de cada pagamento (incluindo pagamentos feitos por terceiros). Os empregadores também devem manter cópias do formulário W-4 do empregado, pedido de retenção de imposto de Renda Federal de pagamento por doença e, quando aplicável, cópias do formulário 8922, recapitulação de pagamento por doença de terceiros.
uma regra diferente se aplica a registros que comprovem quaisquer retornos de informações e declarações do empregador aos funcionários em relação às alocações de gorjetas. De acordo com o código tributário, esses registros devem ser mantidos por pelo menos três anos após a data de vencimento da declaração ou declaração a que se referem.
pedidos de Reembolso de Imposto Retido
O SSA/IRS Repórter diz empregadores de que o arquivo de um pedido de reembolso, crédito ou redução de renda retido e impostos de emprego deve manter registos relacionados com o pedido de, pelo menos, quatro anos após a data do depósito do pedido.
registros de benefícios marginais
o código tributário fornece um requisito explícito de manutenção de registros para empregadores com planos de benefícios marginais enumerados, como Seguro de saúde, cafeteria, assistência educacional, assistência à adoção ou plano de assistência a cuidados dependentes. Eles são obrigados a manter quaisquer registros necessários para determinar se o plano atende aos requisitos para excluir os valores do benefício da renda.
Nota: as disposições do Código Tributário relativas aos registros de benefícios marginais não especificam por quanto tempo os registros relativos aos benefícios marginais especificados devem ser mantidos. Presumivelmente, eles estão sujeitos à regra de quatro anos sob a regra de registros em geral citada acima e, portanto, devem ser mantidos pelo menos quatro anos após a data de vencimento desse imposto para o período de retorno ao qual os registros se relacionam ou a data em que esse imposto é pago, o que for posterior.
atenção: na medida em que quaisquer registros de benefícios marginais também devem estar em conformidade com ERISA Título I, então um período de retenção mais longo de seis anos se aplica.
registros do imposto sobre o desemprego
a Lei Federal do imposto sobre o desemprego (FUTA) exige que os empregadores mantenham registros relacionados à compensação auferida e contribuições para o desemprego feitas. De acordo com a regra de registros em geral, esses registros devem ser mantidos por quatro anos após a data de vencimento do formulário 940, Declaração de imposto de desemprego Federal anual do empregador ou a data em que o imposto FUTA exigido foi pago, o que for posterior.
os registos devem ser mantidos fundamentando:
- o valor total da remuneração dos funcionários paga durante o ano civil;
- O montante da remuneração sujeita a FUTA fiscal;
- Estado de desemprego contribuições feitas, com os totais separados para montantes pagos pelo empregador, e os valores retidos na fonte dos empregados vencimentos (atualmente, Alasca, Nova Jersey e Pensilvânia exigir contribuições dos empregados);
- Todas as informações apresentadas no Formulário de 940 (com Agendamento e/ou R, conforme o caso); e
- Se aplicável, a razão pela qual o total de remuneração e as quantias tributáveis são diferentes.
o repórter do SSA / IRS lembra aos empregadores que os requisitos de retenção de registros também são estabelecidos pelo Departamento federal do trabalho e pelas agências estaduais de seguro-desemprego e salário.
três anos
o seguinte deve ser mantido por pelo menos três anos: o Affordable Care Act information returns (formulários 1094-B, 1095-B, 1094-C e 1095-C). Mantenha-os por pelo menos três anos a partir da data de vencimento do relatório. Também retenha declarações de informações e declarações do empregador aos funcionários sobre alocações de gorjetas por pelo menos três anos após a data de vencimento do retorno ou declaração a que se relacionam.
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