o software RFP: tudo que você precisa saber

como responder a um software RFP

para empresas de tecnologia, responder a software RFPs é um processo familiar. No entanto, se você está frustrado que seus esforços de RFP levam muito tempo e não estão valendo a pena, pode ser hora de uma nova abordagem.

primeiro, verifique se seu processo segue as melhores práticas da proposta. Em seguida, ajuste cada parte de sua proposta, desde o resumo executivo até a apresentação final.

processo de proposta melhores práticas

decida licitar ou não licitar

uma razão comum pela qual sua taxa de vitória pode ser baixa é porque você está oferecendo em RFPs que não são adequados. Quando se trata de RFPs de software, muitas vezes, o comprador quer tudo, mas não sabe exatamente o que precisa. Consequentemente, é difícil determinar se você tem uma boa chance de ganhar o negócio.

portanto, antes de começar a criar a proposta, analise cuidadosamente o escopo e os requisitos técnicos. Em seguida, faça uma lista de perguntas de acompanhamento para entender quais recursos e funcionalidades são disjuntores de negócios. Com essas informações, você terá mais eficácia para licitar ou não para licitar discussões.

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Otimize seu planejamento de projeto de proposta

com muita frequência, os tempos de Resposta da proposta de software são apertados. O cliente tem uma necessidade urgente, mas também quer fazer um investimento sábio. Sem uma estratégia de gerenciamento de projetos estabelecida, o caos e a confusão se seguem.

existem várias maneiras experimentadas e verdadeiras de organizar sua equipe e processo de proposta. Por exemplo, tente uma matriz RACI. Como detalha os membros da equipe e suas funções, todos sabem o que esperar e quais etapas serão as próximas. Como alternativa, você pode criar uma linha do tempo da proposta ou um gráfico de Gantt para rastrear o tempo da tarefa.

revise o conteúdo da sua proposta anterior

geralmente, os RFPs de software fazem muitas das mesmas perguntas. Em vez de reescrever respostas para cada RFP, use o conteúdo da proposta anterior como um modelo para respostas futuras. A melhor maneira de salvar e encontrar respostas comuns quando você precisar delas é criar uma biblioteca de conhecimento de proposta ou repositório de conteúdo.

algumas equipes gerenciam seu conteúdo manualmente em uma planilha ou documento do Word. Embora essa abordagem seja melhor do que iniciar respostas do zero, a informação rapidamente se torna desorganizada e datada. Consequentemente, muitas equipes de propostas usam software de gerenciamento de propostas para gerenciamento de conhecimento. O software de resposta RFP permite a colaboração e a automação de propostas, identificando perguntas às quais você já respondeu e sugerindo a resposta apropriada.

facilite as coisas para seus especialistas no assunto

os especialistas no assunto (PMEs) devem conciliar seu papel em tempo integral, bem como as tarefas de proposta. Escusado será dizer que é um grande trabalho e nem sempre é fácil para eles responderem aos RFPs imediatamente. Quando você precisa enviar e-mails de acompanhamento e gerenciar atrasos, é fácil ficar frustrado. No entanto, você pode tornar o processo de proposta um pouco mais fácil para todos.

enquanto você é obrigado a encontrar novas perguntas, use sua biblioteca de conhecimento para concluir o máximo possível da proposta. Por exemplo, até 80% dos RFPs SaaS são concluídos pela automação de propostas e revisados pelo Gerente de propostas antes de envolver nossas PMEs. Essa abordagem significa uma carga mais leve para eles e respostas mais rápidas para você.

revisão e revisão da proposta

agora é hora de juntar tudo. Revise sua proposta do começo ao fim. É completo e compatível? Todas as respostas funcionam juntas? O tom e o estilo soam como sua marca? Finalmente, existem erros de digitação, erros gramaticais ou contradições? Pode parecer inconsequente, no entanto, os detalhes importam. E pequenos erros podem causar uma grande impressão.

aprovação Final e submissão

o último passo no processo é obter o sinal final do seu aprovador executivo. Depois de ter seu selo de aprovação, certifique-se de enviar a proposta a tempo e de acordo com os requisitos de envio.

como melhorar cada parte da sua proposta de software

ao competir com soluções de software semelhantes, é importante tornar sua proposta memorável. O melhor a fazer é usar cada parte da proposta para um propósito específico.

Eleve seu resumo executivo

pense no seu resumo executivo como sua introdução ao comprador. Nem todo mundo que recebe sua proposta vai lê-lo completamente. No entanto, eles provavelmente farão o seu resumo executivo. Portanto, você precisa fazer valer a pena. Seu resumo executivo deve explicar as maneiras mais impactantes de ajudar o cliente a atingir seus objetivos, explorar seus principais diferenciais e não ter mais do que uma página.

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carta de apresentação RFP

se o resumo executivo for a introdução, A carta de apresentação RFP é o bate-papo amigável que se segue. De fato, a carta de apresentação cria uma conexão. Seja conversacional, acessível e adicione um pouco de personalidade para torná-lo memorável. Além disso, é importante expressar sua compreensão das necessidades do cliente, contar uma história de sucesso e compartilhar sua visão para o futuro de sua parceria.

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domine suas mensagens

as respostas RFP do Software vencedor exigem um equilíbrio complicado de conhecimento técnico e mensagens acessíveis. Enquanto você deseja transmitir sua experiência, tenha cuidado para não alienar seus avaliadores RFP. Lembre-se de manter seu usuário médio em mente e falar de uma maneira que ele possa entender.