a informação precisa de contexto, e precisamos fornecer esse contexto de uma forma que não sobrecarregue os usuários, mas sim os apoie. Isso significa que precisamos aproveitar ao máximo as tecnologias de reconhecimento e análise para agilizar e automatizar a forma como desenvolvemos esse contexto.
uma dessas ferramentas é metadados. Os metadados oferecem benefícios significativos em termos de compreensão de informações de novas maneiras e de poder aproveitar essa inteligência para impulsionar a inovação e a experiência do cliente.
o que são metadados?
não existe uma definição única de” metadados ” que seja internacional e universalmente acordada – em vez disso, existem muitas definições ou descrições semelhantes que cobrem principalmente os mesmos pontos. Você deve adotar o mais adequado e relevante para o contexto de suas atividades de gerenciamento de informações e a organização em que trabalha.
o padrão de gerenciamento de registros ISO 15489 fornece esta definição simples:
“dados que descrevem conteúdo, Conteúdo e estrutura de registros e seu gerenciamento ao longo do tempo.”
o Departamento de defesa dos EUA tem uma definição de metadados em seu padrão DoD 5015.2, que também é semelhante aos padrões ISO, a saber:
” dados que descrevem dados armazenados: ou seja, dados que descrevem a estrutura, Elementos de dados, inter-relações e outras características dos registros eletrônicos.”
isso ilustra vários dos outros fins servidos por metadados em Sistemas de gerenciamento de registros eletrônicos (ERM).
finalmente, NISO, a Organização Nacional de padrões de informação dos EUA, define metadados como:
“informações estruturadas que descrevem, explicam, localizam ou facilitam a recuperação, o uso ou o gerenciamento de um recurso de informação.”
observe as semelhanças e diferenças nessas definições e pense em como elas se relacionam com o contexto de seu próprio trabalho. Os metadados são frequentemente chamados de dados sobre dados ou informações sobre informações.
Qual é o valor comercial dos metadados?
o valor principal dos metadados vem com a forma como ele está alinhado e suporta metas e objetivos de negócios específicos. Aqui estão algumas das maneiras pelas quais os metadados agregam valor ao negócio:
- classificação-Os metadados desempenham um papel fundamental na classificação ou na organização da retenção de conteúdo – os metadados podem ser usados para rastrear coisas como as datas associadas à programação de registros associada a um documento.
- segurança da informação – os metadados podem ser usados para sinalizar uma configuração de segurança, validar direitos de acesso e edição e, assim, controlar a distribuição.
- experiência do cliente – os metadados também podem ser usados como uma maneira de capturar a classificação de conteúdo dos usuários, por exemplo, indicando que o conteúdo é “valioso ou “inútil” ou mesmo “datado.”
- informação” Findability ” – os metadados são extremamente valiosos como um mecanismo de melhoria de pesquisa e recuperação, permitindo que os usuários direcionem uma consulta em um determinado campo, como autor, assunto, data, etc.
os metadados são uma parte importante das fases de captura, criação e Organização de conteúdo do ciclo de vida do conteúdo. Se os metadados associados não forem capturados ao mesmo tempo em que o conteúdo estiver, você criará rapidamente uma coleção de conteúdo difícil de gerenciar, localizar e recuperar.
em suma, os metadados são uma das bases para gerenciar informações de forma eficiente e eficaz.