Controle de custos: estratégia, etapas e desafios

a maneira como as empresas abordam o controle de custos está mudando drasticamente à medida que a maioria dos setores continua passando por transformações digitais.

Longe vão os dias em que as empresas hiper-foco no custo. A nova versão do controle de custos é uma abordagem combinada que se concentra no gerenciamento de custos e impulsiona o crescimento.

enquanto a maioria das empresas teme a ideia de ultrapassar o orçamento—simplesmente cortar custos não é suficiente hoje. Em vez disso, as empresas devem se concentrar no contexto se quiserem aumentar os lucros, otimizar orçamentos e garantir a sustentabilidade financeira a longo prazo.

permanecer no curso com medidas adequadas de controle de custos é uma obrigação, então vamos falar sobre controle de custos e suas muitas facetas.

O Que É Controle de custos?

o Controle de custos é o método de identificação e gerenciamento de despesas comerciais e dados financeiros para que possam ser analisados e reduzidos sempre que possível. A coleta de custos em um formato consolidado permite que as organizações façam projeções mais precisas e informadas, saibam onde podem minimizar os custos e identifiquem áreas de gastos excessivos.

é por isso que o controle de custos e o gerenciamento de fornecedores geralmente andam de mãos dadas, pois otimizar a forma como você interage com os fornecedores pode produzir economias significativas de custos para o seu negócio. Você pode procurar agilizar as renegociações de contratos para bloquear preços favoráveis, trabalhar para construir relacionamentos sustentáveis com fornecedores e clientes e criar parcerias que complementem ambas as empresas.

afinal-o objetivo do controle de custos é dar à sua empresa uma estrutura poderosa projetada para melhorar a visibilidade e mantê-lo no controle de seus custos.

por que o Controle de custos é importante

os cronogramas do projeto podem ser divididos em componentes e etapas, e a maioria dos gerentes aloca o orçamento geral para cada parte de acordo com suas necessidades. Fazer um esforço para controlar os custos Ajuda:

• Acompanhe o progresso e os KPIs (indicadores-chave de desempenho) e tome medidas corretivas quando os custos aumentarem muito.
• manter as margens de lucro esperadas.
• defina expectativas claras e evite a fluência do escopo.
• obtenha transparência com a gestão, os stakeholders e os clientes.
• gerar métricas úteis para lidar com projetos futuros.

ter um orçamento adequado em vigor impacta diretamente as decisões críticas, como quais novos funcionários contratar, quais recursos incluir e quanto tempo deve ser gasto em cada parte do trabalho. Um orçamento bem mantido que segue e as regras de negócios da organização essencialmente mostram para onde o projeto está indo e como ele vai acabar. O desempenho do projeto, neste caso, está diretamente ligado ao seu orçamento.

o papel do Software De Controle de custos

não é segredo que o gerenciamento e o controle de custos são campos de dados e análise pesados, e não é surpresa, então, por que os desenvolvedores de software encontraram um aplicativo para automação aqui. O gerenciamento baseado em Software otimiza o processo de várias maneiras:

• cálculos tediosos e outras tarefas quantitativas são quase instantâneos e imunes ao erro humano por meio de software.
• a análise é muito mais fácil quando os dados são claramente relatados por meio de painéis e interfaces de usuário fáceis de usar.
• a padronização de dados é automática dessa forma, o que pode ser útil para projetos em escala internacional que devem usar várias moedas.
• integrações de terceiros com outras soluções de gerenciamento ajudam a agrupar dados de forma mais eficaz.

gerenciamento de custos vs. Controle de custos

você pode ouvir termos como “gerenciamento de custos” e “controle de custos” usados de forma intercambiável. Embora eles sejam fortemente relacionados e igualmente importantes, há uma distinção sutil que pode valer a pena saber sempre que você estiver falando com suas equipes sobre eles.

a gestão de custos trata principalmente de todos os processos relativos ao planejamento orçamentário, incluindo estimativa, financiamento e financiamento. Gerenciar custos requer atenção desde as fases de planejamento até a conclusão final, garantindo que o projeto como um todo permaneça dentro dos limites orçamentários aprovados. Um passo crítico do gerenciamento de custos é tornar os custos indiretos e diretos mais previsíveis por meio de uma forte responsabilidade, controle e coleta de informações.

em comparação, o controle de custos lida principalmente com projetos durante sua fase de execução e depende de práticas de gerenciamento de custos para o sucesso. Fazer com que os planejadores trabalhem uns com os outros para obter um orçamento adequado é como os controles de custo funcionam.

ao falar sobre controles de custos, os proprietários de Empresas primeiro colocam uma “linha de base” e, em seguida, medem a variação entre ela e o custo real, tomando medidas corretivas para minimizar picos inesperados.

etapas do processo de controle de custos

lidar com despesas de negócios definitivamente não é uma consideração” configurá-lo e esquecê-lo”. Em vez disso, pense nisso como um processo contínuo e cíclico que envolve as seguintes etapas:

planejamento de recursos

o Controle de custos começa com a implementação de controles de projeto; prever os próximos custos de um projeto, seja para equipamentos, materiais, funcionários ou até mesmo apenas o tempo gasto. A etapa de planejamento de recursos ocorre antes do início do trabalho real.

as empresas costumam usar a estrutura de divisão de trabalho para examinar cada subtarefa no cronograma e decidir quais habilidades ou equipamentos são necessários para cada um. Dados financeiros históricos para projetos comparáveis e feedback dos membros da equipe são pontos importantes a serem considerados para essa tarefa.

estimativa de custo

próximo aproximar o custo total dos recursos necessários para o trabalho. A estimativa de custos é uma questão complicada que depende do seu orçamento atual e da quantidade de informações disponíveis. Falaremos mais sobre estimativa de custos mais tarde.

orçamento

uma vez que o trabalho está em andamento, o próximo passo é alocar o orçamento para cada tarefa. O orçamento de custos é uma combinação de aplicar os custos estimados ao agendamento do projeto. Cada atividade no fluxo de trabalho obtém seu próprio valor específico do orçamento aqui.

monitoramento de custos

finalmente, o gerenciamento de projetos precisa cobrir as mudanças no orçamento. O controle de custos mede a variância dos custos reais do custo de linha de base predeterminado e toma medidas sempre que necessário. Esta etapa também exige que você verifique os resultados reais dessas ações.

técnicas de estimativa de custos a considerar

mencionamos a estimativa como um passo importante no gerenciamento de custos. Vamos aprofundar falando sobre algumas técnicas exatas para fazer estimativas precisas, especialmente porque o orçamento para fluxos de trabalho complexos pode ser um desafio.

estimativa do fator

os projetos quase nunca são totalmente “descobertos” quando começam. O escopo pode não estar totalmente definido e certos recursos ainda podem precisar de algum trabalho. Seria uma perda de tempo formar uma análise orçamental detalhada agora, uma vez que provavelmente mudaria rapidamente.

o método de estimativa de fator é a maneira mais rápida de obter uma visão geral do que esperar. O setor industrial está familiarizado com um truque conveniente conhecido como a regra dos sexto décimos, onde o custo esperado aumenta em seis décimos à medida que o tamanho da fábrica aumenta.

estimativa paramétrica

dados financeiros passados são uma ferramenta inestimável para prever com precisão novas despesas. Os métodos paramétricos envolvem a análise de preços e valores de contratos anteriores e a descoberta das relações entre materiais e mão de obra em trabalhos anteriores.

por exemplo, você pode notar que a espessura das folhas de metal usadas em um projeto de engenharia se correlaciona consistentemente com custos mais altos. Pense em maneiras de usar essas informações na próxima vez que um projeto semelhante começar.

fator quantitativo

à medida que a carga de trabalho progride, você lentamente obterá mais informações e terá uma imagem mais clara em sua mente de como ela terminará. A estimativa do fator quantitativo baseia-se na etapa de” estimativa do fator ” anterior, anexando dados empíricos que você obtém durante a execução do projeto para descobrir estimativas mais precisas.

estimativa baseada em recursos

a técnica baseada em recursos é uma opção se o tempo for considerado um ativo sensível. Aqui, a equipe estimará e gerenciará a quantidade de tempo que leva para concluir uma determinada parte do trabalho e agendá-lo para um calendário. Manter a duração da carga de trabalho sob controle pode ser tão importante quanto manter os custos monetários Baixos.

taxa unitária

pode parecer óbvio, mas simplesmente extrapolar todo o custo usando uma unidade menor de custo como referência é um método eficaz. Por exemplo, um tubo curto pode custar US $15 e exigir uma hora de tempo de instalação. Se você estiver usando 20 desses tubos, pode esperar que o custo seja de cerca de US $300 e 20 horas de trabalho.

embora nem sempre seja preciso (o tempo de instalação pode ser menor quanto mais unidades você instalar de cada vez, por exemplo), a taxa de unidade sempre será uma ferramenta na mesa de qualquer engenheiro de custos.

o Controle de custos leva tempo

você não pode pegar tudo o que precisa saber sobre o controle de custos em uma hora. O processo é realmente multifacetado e exige que você trabalhe em estreita colaboração com seus funcionários e gerentes de projeto. Mas você pode ter certeza de que esse esforço acabará levando ao aumento da produtividade.

encontrar a linha de base

Inicie o processo primeiro estabelecendo uma linha de base para comparar com os custos reais. Use dados financeiros históricos para encontrar um alvo realista e encontrar um custo final teórico “ideal” do projeto.

o lucro líquido-alvo

o lucro líquido-alvo é uma métrica calculada tomando os lucros relatados das vendas e subtraindo os custos fixos e os custos variáveis. Atingir esse valor é importante, especialmente para empresas públicas com Investidores que esperam crescimento de ganhos ao longo do tempo.

como exemplo, imagine que uma empresa deseja US $15.000 em receita líquida de US $ 80.000 vendas por mês. A administração analisa os custos fixos e variáveis e tenta reduzi-los até que o lucro líquido alvo seja atingido.

os custos variáveis incluem itens como inventário, que podem ser reduzidos mudando para fornecedores mais baratos. Os custos fixos são geralmente mais difíceis de mudar, pois muitas vezes são coisas como pagamentos de arrendamento que estão sob contrato. Os custos fixos também incluem os salários usados para pagar os funcionários.

Análise de variância

a variância é a diferença entre finanças orçamentadas e reais. Quando o custo real é muito maior do que o valor esperado, essa variância alta e negativa merece investigação para identificar a causa e descobrir soluções.

a análise de variância permite priorizar áreas essenciais, descobrindo quais delas mais precisam de ações corretivas.

gerenciamento de Valor Agregado

uma das abordagens mais populares para análise de custos, o gerenciamento de Valor Agregado (EVM) deve ser explicado por meio do exemplo. Diga que você tem uma tarefa que espera ser realizada no meio do caminho até o final da semana. O orçamento para isso é de US $5.000.

se, no entanto, a tarefa for apenas 25% concluída após uma semana, que implicação existe para o projeto? Podemos dizer que o valor planejado é o orçamento do projeto multiplicado pela conclusão esperada, que neste caso é de US $5.000 x 50% = US $2.500.

o valor real, no entanto, é de apenas $5.000 x 25% = $1.250. Agora podemos calcular a variância programada subtraindo o valor planejado do valor real: $1,250 – $2,500 = -$1,250.

como a variação é negativa, podemos dizer que este projeto está ficando para trás financeiramente, sinalizando o gerenciamento para tomar medidas corretivas.

trabalhar sem um orçamento

nem todas as empresas operam com um orçamento exato. No entanto, você ainda pode fazer o controle de custos traçando custos individuais em uma demonstração de resultados. Se houver um aumento repentino nos preços, investigue-o para possíveis correções.

desafios comuns de controle de custos

mesmo empresas experientes ocasionalmente apresentam erros durante as operações de controle de custos. Vale a pena examinar algumas armadilhas e desafios para o processo também. Eles incluem:

• confundindo análise de custos com Contabilidade: Contabilidade lida principalmente com apenas contando os custos entre outras tarefas, enquanto o controle de custos vai fundo em um projeto e planeja o financiamento.
• analisar consistentemente o orçamento e as previsões: calcular o orçamento e prever o controle de custos é frequentemente realizado por funcionários separados, resultando em análises inconsistentes que podem comprometer a confiabilidade dos resultados.
• alinhando dados de várias fontes: Os dados financeiros relevantes podem vir de uma variedade de subcontratados e sistemas de gerenciamento de conteúdo. É preciso um grau de organização e habilidade para garantir que todos esses dados sejam utilizáveis.
• alinhando tempo e dinheiro: na mesma linha, há uma discrepância entre os agendadores de projetos que agendam a carga de trabalho de acordo com atividades e tarefas e analistas de custos que usam transações e períodos fiscais. Tornar essas duas fontes comparáveis é outro desafio do controle de custos.
• acomodando mudanças no projeto: à medida que um projeto avança, o escopo, os recursos ou as metas podem mudar com o tempo. Como o controle de custos, que depende da previsão de despesas futuras, contornar esse Desafio?
• controlar o custo do próprio controle de custos: pode ser demorado e propenso a erros para realizar o controle de custos, desde a coleta de dados até a análise até a execução das ações corretivas. Quais resultados são outra forma de custo a considerar.

independentemente dos contratempos, um sistema de controle de custos bem pensado pode preparar uma organização para o sucesso. Padronizar o processo e dar flexibilidade à empresa é a melhor maneira de lidar com projetos complicados ou em mudança.Investir em tecnologia é um dos melhores passos a tomar para aumentar as chances de sucesso do projeto e minimizar os riscos.

implementar um sistema de controle de custos construído em torno das melhores práticas

agora você conhece os fundamentos do controle de custos, os principais benefícios e os desafios potenciais que você pode encontrar ao implementar um sistema de controle de custos.

é importante lembrar que, para ter uma vantagem competitiva, o controle de custos requer comunicação e colaboração constantes entre todos em sua equipe. Uma iniciativa bem-sucedida significa começar pequena, definir suas expectativas com antecedência, entender seus custos e riscos e aproveitar o software de gerenciamento de custos correto.