como usar dados em tempo Real para a previsão financeira do Excel

A Lenda do New York Yankees, Yogi Berra, disse: “Se você não sabe para onde está indo, acabará em outro lugar.”Um bom planejamento financeiro começa com uma boa previsão. O Excel torna o processo relativamente fácil, desde que você tenha fácil acesso aos seus dados sobre resultados passados, saldos atuais e projeções futuras.

existem muitos tipos diferentes de previsões que você pode querer criar, dependendo da natureza do seu negócio. As previsões de vendas estão entre as mais comuns, já que a maioria das empresas está vendo receita flutuante e flutuação nas vendas devido à atual situação de crise. Vejamos algumas maneiras pelas quais você pode criar uma previsão de vendas usando o Excel, juntamente com dados em tempo real de seus sistemas ERP e CRM.

começando simples: previsão com base no histórico de vendas

a abordagem mais simples é começar com uma série de duas colunas. Vamos supor que a coluna ” A “é uma série de datas, e a coluna” B ” mostra suas vendas semanais ano a dia. Primeiro, destaque os dados nessas duas colunas. No Menu Dados no Excel, escolha “folha de Previsão” e você verá um gráfico que mostra vendas passadas e vendas futuras projetadas.

clique em “Opções” (logo abaixo do gráfico) e você poderá ajustar algumas das variáveis que impulsionam os cálculos de previsão. Por fim, clique no botão “Criar” e o Excel gerará uma nova planilha que mostra as vendas previstas, juntamente com uma projeção de limite superior (otimista) e uma projeção de limite inferior (pessimista).

obtendo em tempo Real: conectando – se ao seu ERP e CRM

agora que você tem o básico em vigor, vamos ver como você pode incorporar dados de vendas e pipeline. Links em tempo Real para seus dados de origem podem atualizar sua previsão assim que novas informações estiverem disponíveis. Não há necessidade de copiar e colar informações, o que não é apenas tedioso, mas também provável que introduza erros em sua previsão.

para muitas empresas, os dados de vendas vivem no sistema ERP e o pipeline vive em um banco de dados CRM separado. Fazer com que esses dados apareçam no Excel é fácil se você estiver usando um produto projetado especificamente com o software ERP em mente. (Uma variedade dessas ferramentas está disponível no insightsoftware, que se integra a mais de 140 sistemas ERP diferentes.)

vamos voltar à sua previsão de vendas simples e imaginar como seria com links de dados em tempo real. Você pode começar com uma coluna que puxa totais de vendas semanais diretamente do sistema ERP. Isso dá a você a mesma imagem que você tinha antes, mas em vez de digitá-la manualmente (ou copiar e colar), ela vem diretamente do software ERP. Se alguma coisa mudar (por exemplo, se uma entrada de ajuste foi feita para os números da semana passada), ela será atualizada automaticamente na previsão do Excel.

na próxima coluna, você pode adicionar uma projeção de pipeline ponderada. Para muitas empresas, isso pode exigir que você vincule a um sistema de CRM autônomo.

finalmente, você executaria uma previsão com base em vendas anteriores e teria uma maneira simples de validar a previsão em relação ao seu pipeline. Isso é especialmente útil para entender se sua previsão estatística (fornecida pelo Excel) é suportada pelos números de pipeline provenientes de sua equipe de vendas.

outros tipos de previsões

embora a previsão de vendas forneça uma peça muito importante do quebra-cabeça, existem muitas maneiras de aplicar esses princípios. O fluxo de caixa é a força vital de todas as empresas, por isso é fundamental entender como será a situação do caixa nas próximas semanas e meses. Ao combinar links em tempo real para saldos de Caixa, Contas a Receber, Contas a pagar e receitas e despesas previstas, os usuários do Excel podem criar um modelo para entradas e saídas que são atualizadas automaticamente conforme as condições ao longo da mudança de negócios.

uma abordagem mais sofisticada é o” modelo de declaração 3″, que fornece uma previsão única ligando a demonstração de resultados, o balanço patrimonial e a demonstração do fluxo de caixa em um único modelo financeiro. Uma previsão de 3 declarações bem formulada usando links em tempo real pode fornecer visibilidade clara e atualizada das condições financeiras futuras em sua organização o tempo todo.

trazer simplicidade para um mundo complicado

Ferramentas de software construídas especificamente podem tornar significativamente mais fácil criar relatórios precisos e fáceis de manter.

com o modelo de instrução 3 (ou com qualquer previsão que vincule aos dados do razão geral), é especialmente útil poder adicionar referências que resumem os saldos de sua conta com base em segmentos de conta, departamentos ou intervalos de contas. Ferramentas sofisticadas oferecidas pelo insightsoftware, como o Bizview, permitem que os usuários obtenham totais de resumo de uma variedade de contas GL usando curingas.

vejamos um exemplo. Se sua conta GL números incluem um segmento que designa a divisão do produto, e outro que especifica geografia, pode criar uma referência de célula única que recebe todas as suas contas de receita entre 41000 e 42999, mas apenas para linhas de produtos no 100-199 gama, e somente para a geografia 40. Sua referência de célula pode ser algo assim:”–40″.

a magia dessa abordagem é que ela puxa automaticamente do seu GL com base nos intervalos especificados, mesmo se você adicionar novas contas. Isso atenua o problema de ter que reformatar relatórios sempre que uma nova conta do razão geral é adicionada.

as ferramentas de software certas serão capazes de atender a esses tipos de necessidades financeiras e contábeis sofisticadas. Outro exemplo é uma declaração de várias empresas que extrai de vários sistemas ERP desconectados. Este é um cenário comum com subsidiárias, divisões internacionais ou fusões e aquisições.

Manter os Seus Dados Seguros

Finalmente, você vai querer salvar a sua previsão em um lugar seguro e distribuir para as pessoas certas. Infelizmente, a maioria dos arquivos do Excel produzidos por profissionais de finanças e contabilidade são armazenados em discos rígidos locais, onde são vulneráveis a roubo ou perda. É importante armazenar dados em um local central com segurança e backup adequados.

a distribuição de dados de previsão também pode ser uma preocupação de segurança. Pode ser mais fácil desenvolver sua previsão em um único local, mas você não quer necessariamente que seus chefes de departamento vejam dados de toda a organização. Procure ferramentas de tecnologia que suportem distribuição limitada, enviando valores numéricos sem fornecer links em tempo real, por exemplo, ou convertendo previsões em PDF antes de distribuí-las.

As Previsões Estão Sempre Erradas . . . Mas útil

costuma-se dizer que todas as previsões estão erradas, mas são, no entanto, muito úteis. Um bom planejamento começa com expectativas realistas. O Microsoft Excel fornece uma ferramenta familiar e poderosa para dar vida aos dados da sua organização e obter insights que ajudam a orientar o gerenciamento da sua empresa. Quando combinado com ferramentas que vinculam aos dados da sua empresa em tempo real, a previsão baseada no Excel pode ser a diferença que ajuda você a ver claramente o caminho à frente e ajustar o curso a tempo para evitar obstáculos.