Como uma empresa se torna certificada pela ISO 9001 (Guia Completo)

como uma empresa se torna certificada pela ISO 9001?

1. Saiba Tudo Sobre a ISO 9001
2. Preparar a Sua Equipa
3. Fazer um Plano de
4. Obter Seus Documentos em Ordem
5. Implementar o Novo Sistema
6. Realizar uma Auditoria Interna
7. Preparar-se para o Seu Registo de Auditoria
8. Manter o Sucesso e Continuar a Melhorar a

Qualquer experientes de Qualidade ISO Manager irá dizer – o segredo para o planejamento de uma bem-sucedida implementação ISO é quebrar o processo em passos manejáveis e obter o apoio da gestão superior, para o plano de projecto.

1 Saiba Tudo Sobre a ISO 9001

Quando se trata de fazer uma mudança tão grande em sua organização, o conhecimento é poder. ISO 9001 pode ser difícil de entender. Os requisitos que estabelece são numerosos, mas todos eles estão lá por um motivo. Antes de tomar medidas para a certificação, é crucial que você saiba exatamente o que está sendo solicitado a você.

você deve decidir, em primeiro lugar, que tipo de abordagem deseja adotar para a certificação. Isso o ajudará em sua jornada para a certificação. Existem algumas maneiras de implementar a ISO 9001 em seu negócio:

1. implementação interna-as pessoas dentro da sua empresa configuram a ISO 9001, pois ela se adapta melhor à sua organização.
2. contrate um consultor – alguém de fora entra para ajudar a configurar a ISO 9001. O custo é maior e porque eles não conhecem seu negócio por dentro e por fora, às vezes os processos resultantes não são os mais adequados.
3. Template ou kit de Certificação – um kit pré-fabricado que ajuda aqueles dentro de sua empresa a implementar com mais facilidade e eficiência a ISO 9001.

a abordagem mais popular de longe é implementar a ISO 9001 internamente. Se uma empresa escolhe ou não comprar um modelo ISO ou kit de certificação depende deles. Estes kits são relativamente baratos, e uma grande economia de tempo se você não tem qualquer tipo de experiência anterior, no entanto, se você pode sentir que você tem um bom entendimento sobre o material a ser capaz de fazer tudo sozinho. Por todos os meios, vá em frente!Uma grande parte de se familiarizar com a ISO 9001 é entender os requisitos que você deve atender e como eles se relacionam com sua empresa. Esses requisitos são divididos em seções da norma. Com essas seções, você pode facilmente separar os processos dentro de sua organização em qual seção de requisitos eles se aplicam.

as seções 4-10 são as que você deve procurar para encontrar os requisitos da norma.

As Seções da ISO 9001

1. Âmbito de aplicação O âmbito de aplicação da norma
2. Referências Normativas Referências para apoiar padrões
3. Termos e Definições – termos que você vai encontrar no padrão
4. o Contexto da organização – Completamente alinhar seus objetivos de negócio, e a intenção com o sistema de gestão da qualidade
5. Liderança – garantir o pleno compromisso da Gestão de Topo
6. Planejamento – Faça um plano para o sistema de gestão da qualidade para lidar com os riscos, as oportunidades, as alterações, e objetivos
7. Apoio – Que recursos são necessários para o sistema de gestão da qualidade
8. Operação – Os processos necessários para atender aos requisitos de produtos e serviços
9. Avaliação de Desempenho – Monitorar, medir, analisar e avaliar o sistema de gestão da qualidade
10. Melhoria – melhorar Continuamente o sistema de gestão da qualidade

2 Prepare a Sua Equipe de

Você deve decidir sobre uma pessoa em sua organização que vai ser a liderança durante todo o processo de certificação. Essa pessoa geralmente é um gerente de qualidade ou um líder que já está incrivelmente familiarizado com a maneira como sua organização funciona. Seu líder será conhecido como seu representante de gestão.

o representante de gestão será responsável por toda a implementação da ISO 9001 no seu negócio. Eles devem ter autoridade apropriada para fazer alterações nas operações e ter uma forte compreensão da ISO 9001 e como ela funciona para o seu negócio.

se sua empresa tiver mais de um local físico, um representante de gerenciamento deve ser nomeado em cada um. Um dos principais representantes da administração corporativa supervisionaria o progresso de todos os representantes da administração local para garantir que eles estejam fazendo seus trabalhos.

bem como a pessoa de topo, cada membro da sua equipe de gestão de topo deve ser 100% a bordo com a mudança prestes a acontecer. Você deve ter o apoio e a compreensão de todos os membros da liderança. Isso é crucial para uma transição suave.

a base da sua mudança para um sistema compatível com ISO 9001 é suportada pela sua alta administração. O treinamento será necessário para garantir que eles saibam exatamente o que está acontecendo.

Superior de Formação de Gestão Deve Incluir

1. Interna, operacional, de marketing e de benefícios da ISO 9001
2. Os custos e recursos necessários para a certificação ISO 9001
3. Como eles serão afetados e que o envolvimento deles é esperado

Depois de Gestão de Topo está pronto para se mover para a frente, você deve envolver e informar o resto de seus funcionários. A implementação da ISO 9001 afetará todos os níveis do seu negócio e os processos que o fazem funcionar. É melhor que todos que trabalham nesses processos saibam desde o início o que estão procurando e obtenham seu apoio.

Treinamento de Funcionários Deve Incluir

1. Como obter o certificado ISO 9001 obras
2. Como vai beneficiá-los e de sua obra
3. o Que deles é esperado de seus líderes

O apoio de todos os colaboradores é fundamental para o sucesso da ISO 9001. Se eles se sentirem ameaçados por uma mudança que não sabiam que estava chegando, eles podem se tornar mais um obstáculo do que uma ajuda. Você deve ter reuniões e seminários com grupos de funcionários dos diferentes setores da sua empresa e apresentar todas as informações necessárias de uma forma que eles possam entender.

3 Faça um plano

Construa um plano de projeto ISO 9001. O buy – in de alta administração é essencial não apenas para planejar revisões de gerenciamento, mas também para garantir que todo o processo ocorra de forma mais suave.

um plano é melhor criado quando você tem uma equipe que é capaz de atingir seus objetivos. Sua equipe deve ser composta por gerentes das diferentes áreas de sua empresa que têm autoridade para implementar mudanças em sua área. Todos eles estarão sob seu representante de gestão.

ter uma equipe no local tornará a obtenção da certificação muito mais fácil. Cada um deles estabelecerá responsabilidades e poderá manter todos em sua área na tarefa. A equipe se reunirá regularmente durante a implementação para monitorar o progresso, alocar recursos, responder a perguntas e coordenar todas as facetas do novo sistema de gestão da qualidade.

uma vez que você sabe como você já está fazendo, é hora de se sentar e fazer um plano para o futuro. Você deve criar uma linha de tempo para implementação com datas e prazos definidos para fazer as coisas. Com uma linha do tempo definida no lugar, você pode ficar mais facilmente na tarefa sem outras coisas desenhando seu foco.

uma análise de lacunas é uma boa maneira de ver como o sistema que você já possui se compara ao padrão ISO 9001. Ao fazer isso, você poderá fazer listas do que já está em vigor e do que precisa ser colocado em prática para atender aos requisitos. Você pode fazer listas de tarefas para cada seção do padrão.

existem muitas listas de verificação de análise de lacunas disponíveis on-line (Saiba mais sobre nossas ferramentas de Análise de lacunas) que podem ser úteis para sua empresa quando se trata de descobrir como você se compara à ISO 9001 em seu estado atual. Você também pode contratar um auditor e informá-los de que deseja ver quais partes do seu sistema já estão atendendo aos requisitos.

4 Obtenha seus documentos em ordem

desenvolver sua documentação pode ser uma tarefa tediosa, que muitas pessoas não estarão ansiosas. Existem muitos requisitos técnicos para documentação dentro do padrão ISO 9001 que provavelmente significarão que você tem muito o que fazer.

é essencial que sua documentação seja desenvolvida de acordo com os requisitos da ISO 9001, e não apenas para fins de busca de certificação. Com instruções e procedimentos devidamente escritos e disponíveis, torna-se muito mais fácil introduzir novos processos na dobra. Todos podem se beneficiar da documentação adequada.

porque está no início do processo, obter toda a sua documentação pronta pode aparentemente desacelerar o processo para uma parada brusca. Existem maneiras de acelerar isso. Você pode comprar modelos prontos que tornam a entrada das informações rápida e fácil. Ou você pode criar modelos próprios que atendam às necessidades da sua empresa.

Documentação Exigida pela Norma ISO 9001

1. Política de Qualidade
2. Objectivos de Qualidade
3. Processo de Mapa
4. Instruções de Trabalho
5. Procedimentos
6. Formulários
7. O Escopo do Sistema de Gestão da Qualidade

Toda a documentação deverá ser específico para a sua organização e totalmente relevantes. Também deve ser escrito de uma maneira clara e fácil de navegar e entender. Os documentos devem ser fáceis para que todos dentro da empresa tenham acesso, caso precisem deles.

você será obrigado a ter um sistema de controle em vigor para sua documentação que mostra registros de aprovação, atualizações e revisões de documentos. Apenas a versão mais atual de qualquer documento deve estar disponível para seus funcionários acessarem, fornecendo-lhes apenas as informações de que precisam.

5 implemente o novo sistema

agora é hora de começar a colocar seu novo sistema em ação. Você começará a seguir os planos cuidadosamente definidos que fez para fazer a transição para o sistema de gerenciamento de qualidade de que precisa. É importante dar esta parte um passo de cada vez.A implementação de um novo sistema provavelmente afetará todos os funcionários dentro de sua organização e a maneira como eles conduzem seu trabalho. Inclua os funcionários no desenvolvimento de instruções de trabalho sempre que possível. Dessa forma, se eles forem alterados de alguma forma para atender aos requisitos, eles estarão nele desde o início. Eles são mais propensos a entender o que está sendo perguntado a eles se eles têm uma mão em desenvolvê-lo.

durante o processo de implementação, você precisará realizar uma série de revisões de gerenciamento. Essas revisões levarão a saída de quais alterações você fez e onde as melhorias podem ser feitas. Use todas as informações que você tem em mãos de todos os processos que contribuem para o seu sistema de gestão da qualidade. Sempre encontre maneiras de torná-lo melhor.

6 realize uma auditoria interna

durante a implementação e, mesmo após a certificação, você precisará realizar auditorias internas para garantir que seu sistema de gerenciamento de qualidade esteja atendendo aos requisitos. Essas auditorias são realizadas por um ou mais membros de sua própria equipe que foram treinados para fazê-lo.

treinar um funcionário para fazer uma auditoria interna pode ser feito com cursos on-line fáceis que fornecem todas as ferramentas necessárias para fazer seu trabalho. Em empresas menores, pode ser o representante da administração que audita toda a empresa além do trabalho pelo qual são diretamente responsáveis. Se alguém audita seu próprio trabalho, é considerado uma inconformidade.

você não precisa auditar toda a empresa de uma só vez. É possível auditar apenas uma única área ou processo dentro de sua empresa por vez. Você deve iniciar auditorias internas durante o processo de implementação para que você possa ver onde as coisas podem não estar funcionando. Os resultados dessas auditorias podem ser usados em revisões de gerenciamento para fazer melhorias.

7 Prepare-se para sua auditoria de registro

uma vez que você está pronto para ir, será hora de alguém independente de sua empresa entrar e auditá-lo. Essa pessoa será seu registrador e o levará até a certificação. Certifique-se de escolher um registrador credenciado por um organismo de certificação nacional. Qualquer auditor com quem você trabalha deve estar totalmente qualificado para auditar sua organização específica.

depois de escolher um registrador, ele enviará um auditor à sua organização para avaliar o quão bem você está atendendo aos requisitos. Eles auditarão sua documentação e seus processos. A menos que eles descubram problemas significativos com seu sistema de gerenciamento de qualidade, é provável que você receba sua certificação ISO 9001.

antes da auditoria, é essencial preparar seus funcionários para o que está por vir. Certifique-se de que todos saibam quando a auditoria ocorrerá e o objetivo dela. Seria útil praticar a resposta a perguntas que o auditor possa fazer. Eles devem responder com clareza e mostrar que têm uma boa compreensão de sua parte no sistema.

verifique se sua instalação está pronta para a auditoria. Limpe tudo e livre-se de qualquer bagunça que possa estar por aí. Coloque todos os documentos no lugar e certifique-se de que nenhum está por aí onde eles não devem estar. Verifique se as placas de aviso são todas informações atualizadas.

tem algum lugar para o auditor trabalhar, um escritório silencioso de algum tipo. Eles terão que gastar uma boa quantidade de tempo verificando sua documentação e não estarão na instalação o tempo todo. Certifique-se de ter sua política e procedimentos de qualidade prontamente disponíveis.

deve haver um funcionário designado para levar o auditor através da facilidade para mostrar-lhes onde as diferentes áreas estão localizadas. Eles devem ser treinados para não responder a nenhuma pergunta, a menos que sejam direcionados especificamente a eles. Os outros funcionários devem responder.

se você não tem grandes não conformidades presentes em seu sistema de gestão da qualidade, você receberá sua certificação ISO 9001. O processo não termina aí, no entanto. Um dos requisitos da ISO 9001 é continuar a melhorar, algo que o organismo de certificação acompanhará.

8 Mantenha o sucesso e continue a melhorar

você não deve perder o foco em sua certificação e na manutenção de seu sistema de gerenciamento de qualidade depois de recebê-lo. Um auditor será enviado para realizar uma auditoria de Vigilância uma ou duas vezes por ano para garantir que sua organização continue a cumprir a norma, bem como melhorar constantemente.

monitoramento constante e revisão do seu sistema de gestão da qualidade é uma obrigação. Você deve ter objetivos que tornem os resultados fáceis de medir e interpretar por todos os membros de sua equipe. Essas revisões devem revisar onde as mudanças precisam ser feitas, bem como as áreas de oportunidade.

auditorias internas e revisões de gestão são uma excelente maneira de acompanhar o desempenho do seu sistema de gestão da qualidade. Ambos os procedimentos devem ser planejados em intervalos regulares para garantir que nada fique atrás dos Requisitos. Também é mais fácil encontrar riscos e oportunidades quando você tem esse tipo de informação.

com a adição de feedback de clientes e funcionários, será fácil para sua organização melhorar constantemente seu sistema. Você pode implementar um tipo de Sistema Plan-Do-Check-Act para orientar seus esforços de melhoria. Essas quatro etapas fornecem uma estrutura simples para trabalhar em direção a mudanças bem-sucedidas.

Parabéns pela Sua Certificação ISO 9001

Com a ajuda destes passos, a sua organização pode criar um eficiente sistema de gestão da qualidade que é perfeitamente adequado para a norma ISO 9001. Depois de ter tudo pronto, será fácil continuar a atender aos requisitos. Boas práticas de monitoramento e revisão garantem que seu sistema permaneça de acordo com o padrão no futuro.

lembre-se de não olhar para o processo de certificação como um todo. É impossível começar se você já está preocupado com sua auditoria final. Dê um passo de cada vez e prepare-se para o sucesso desde o início. Antes de conhecê-lo, você terá sua certificação ISO 9001 em mãos.