como sua equipe pode definir o escopo do projeto

o processo de gerenciamento de projetos é difícil de dominar, e talvez o único aspecto dele que mais incomoda os gerentes seja o escopo do projeto. Criar uma carta de projeto ou mapear seu cronograma de projeto parece muito mais simples e fácil de fazer do que definir o escopo.

mas é um erro não colocar tempo e esforço suficientes no escopo do projeto. Um estudo de Harvard descobriu que o projeto Médio ultrapassou seu orçamento em 27%. Se você quiser evitar fazer o mesmo, você precisa gastar muito tempo no processo de escopo para não se surpreender mais tarde.

se você sabe que é hora de abordar o escopo do projeto, veja como você pode colocar princípios sólidos de gerenciamento de projetos para funcionar e produzir um que tornará o projeto um sucesso retumbante.

visão geral: o que é escopo do projeto?

o escopo do projeto refere-se à lista de metas, prazos e tarefas do projeto. O escopo do projeto é frequentemente detalhado em um documento chamado Declaração de escopo ou declaração de trabalho.

ao estabelecer um escopo de projeto em um documento, você fornece a toda a equipe um guia sobre todas as facetas do projeto, desde as tarefas a serem concluídas até os recursos necessários para as metas a serem alcançadas. O escopo do projeto pode ser ampliado se mais precisar ser realizado do que se pensava anteriormente, e pode ser reduzido se o projeto for muito grande para a equipe enfrentar.

um escopo de projeto é uma parte importante das responsabilidades do gerente de projeto e ajudará você a permanecer na tarefa e evitar a fluência do escopo do projeto.

como definir o escopo do projeto

é fácil dizer o que é um escopo do projeto, mas não é tão fácil criar um documento de escopo do projeto. Pode ter muitos detalhes e partes móveis, e não é algo a tomar de ânimo leve. Mas se você dividi-lo em cinco etapas, o processo se torna bastante simples.Etapa 1: definir as metas

a primeira etapa da definição do escopo do projeto é definir o produto final ou metas — também chamadas de “entregas” — do projeto. Você precisa ser claro sobre o que você espera que este projeto irá realizar. É uma boa idéia para traçar suas metas usando o SMART regra:

• Específico (o escopo do projeto declara exatamente o que o projeto deve alcançar)
• Mensurável (o objetivo é mensurável e não vagas)
• Realizáveis (é razoável acreditar que a equipe pudesse realizar este objetivo)
• Realista (o que pode ser conseguido com relativa facilidade, sem ultrapassar o orçamento)
• Oportuna (ele pode ser alcançado dentro do cronograma definido)

Dicas para a definição de metas:

definir metas é tão importante porque define o tom para o resto do escopo do seu projeto. Aqui estão algumas maneiras de garantir que você defina as metas certas.

• seja flexível: às vezes as metas podem mudar ou mudar completamente ao longo do projeto, e tudo bem. Por exemplo, se o seu objetivo é construir uma casa de dois andares, e você tem a opção de construir uma varanda se você entrar sob um determinado orçamento, não há problema em fornecer espaço para o escopo mudar de acordo com seus objetivos.
• envolva todos: os objetivos não devem ser desenvolvidos por uma pessoa; todas as partes interessadas devem avaliar e trazer sua própria perspectiva, o que pode ajudá-lo a incluir coisas que você perdeu ou evitar objetivos que não devem ser perseguidos.Etapa 2: Definir obstáculos potenciais

  o próximo passo para um planejamento eficaz do projeto é identificar áreas onde seu projeto pode ser descarrilado. O que poderia ameaçar o orçamento do seu projeto? O que poderia causar grandes atrasos?

  por exemplo, se você estivesse construindo uma pequena casa, você pode ter um problema com o clima, se houvesse o dobro de dias chuvosos como geralmente há naquela época do ano, isso pode atrasar seu progresso. Ou talvez o preço da madeira suba 5% no momento em que você pede uma remessa.

  dicas para definir obstáculos potenciais:

  obstáculos podem ser difíceis de prever, mas é provável que você já tenha uma boa ideia do que é mais provável que dê errado com o projeto, então comece com isso e trabalhe para fora.

  • não deixe nada de fora: Anote todas as coisas possíveis que podem dar errado com o projeto.
  • ter um plano: elaborar um plano de contingência que estabelece o que você vai fazer para mitigar as consequências para cada obstáculo, então você está preparado se isso acontecer.

  Etapa 3: Identifique os recursos necessários

  quanto dinheiro custará o projeto? Quais suprimentos são necessários? Quantas horas de trabalho serão necessárias? Todas essas perguntas precisam ser respondidas em detalhes. Você deve fazer uma extensa pesquisa e chegar a números exatos; suposições educadas quase certamente resultarão em excessos de custo que poderiam atrapalhar todo o projeto.

  dicas para identificar os recursos necessários:

  uma contabilidade precisa dos recursos garantirá que todos tenham as ferramentas necessárias para manter o projeto dentro do cronograma, portanto, este é um passo importante.

  • seja exaustivo: mesmo poucos custos podem se somar, então crie uma lista de todas as coisas possíveis que você pode pensar que o projeto precisará para ter sucesso.
  • consultar outros: Compartilhe a lista que você criou com outras partes interessadas no projeto para ver o que elas pensam e se você deixou alguma coisa fora da lista.

  Etapa 4: forneça um cronograma de Marcos

  agora que você definiu as metas, obstáculos e recursos, você pode montar um cronograma geral do que pode alcançar. É importante deixar de lado marcos específicos que ajudarão todos a monitorar o progresso do projeto.

  por exemplo, se você está construindo uma casa, o primeiro marco pode ser estabelecer as bases, o segundo pode ser erguer a estrutura da estrutura, o terceiro pode ser instalar eletricidade e encanamento, e o quarto pode ser a casa concluída.

  dicas para fornecer um cronograma Marco:

  chegando com Marcos é uma parte importante de colocar o escopo do projeto juntos. Uma vez que isso está no lugar, você está quase terminado, e é tudo sobre o gerenciamento do escopo do plano daqui em diante.

  • anexar datas a cada marco: Não é bom o suficiente simplesmente ter marcos, Você também precisa anexar datas a eles, ou não há senso de prioridade em suas tarefas e corre o risco de não terminar o projeto a tempo.
  • tenha um plano de contingência: se você perder um marco, precisará ter um plano em vigor sobre quais ações você tomará para alcançar o próximo marco no prazo.

  Etapa 5: liste as partes interessadas

  com as metas do seu projeto definidas, agora é hora de criar uma lista de partes interessadas. Um stakeholder é qualquer pessoa que tenha interesse ou preocupação no projeto. Para uma empresa de construção, por exemplo, isso incluiria o Diretor Executivo, O diretor financeiro, investidores e o gerente de construção.

  Liste todos e quaisquer indivíduos que devem estar no loop neste projeto e ter responsabilidades significativas para garantir que o projeto seja executado.

  dicas para listar os stakeholders:

  é importante ter uma lista exaustiva de todos os stakeholders, porque se você perder alguém, poderia ter grandes ramificações no projeto porque as tarefas não foram concluídas por causa de alguém ser deixado de fora.

  • passe pelos marcos: uma boa maneira de identificar as partes interessadas é percorrer todos os aspectos do escopo do projeto que você construiu até agora. Pergunte a si mesmo o que as pessoas são responsáveis por alcançar cada marco, por adquirir cada recurso e por superar cada obstáculo. Isso ajudará você a evitar esquecer ninguém.
  • anexar stakeholders a elementos do plano: ao atribuir nomes a elementos no escopo, como recursos, tarefas e Marcos, fica claro quais são as responsabilidades de todos, o que ajuda o projeto a funcionar de forma mais suave.

  o melhor software de gerenciamento de projetos para gerenciamento de escopo de projeto

  criar um escopo de projeto do zero é um pouco assustador, mas há muitas opções de software por aí que podem guiá-lo. Aqui estão três das melhores opções de software de gerenciamento de projetos que são especialmente eficazes para ajudá-lo a estabelecer um escopo de projeto.

  monday.com

  monday.com oferece um agendador de tarefas com priorização, que ajuda você a estabelecer os marcos e um calendário de equipe compartilhado que permite envolver todas as partes interessadas. Uma ferramenta de gerenciamento de recursos ajuda os usuários a rastrear os recursos do projeto.

  

  você pode visualizar todas as tarefas e os stakeholders com os quais estão associados via monday.com painel de instrumentos.

  Podio

  Podio também tem priorização de tarefas e recursos de agendamento e uma maneira fácil de inserir novas tarefas simplesmente pressionando “T” no teclado. Ele também possui armazenamento de documentos, para que você possa manter o escopo do projeto em Arquivo e relatórios, para que você possa coletar dados sobre o desempenho do projeto.

  

  o painel do Podio facilita a visualização das partes interessadas e tarefas do projeto.

  Scoro

  Scoro tem campos personalizados para permitir que você acompanhe e gerencie recursos. Ele também possui um sistema de criação e lista de tarefas que permitirá gerenciar seus marcos e você pode marcar as partes interessadas relevantes. Ele também possui armazenamento de documentos e compartilhamento de arquivos, bem como relatórios de orçamento e painéis para que você possa assistir às finanças.

  Scoro project management software painel principal com métricas para horas trabalhadas e como elas foram gastas, todas exibidas com vários gráficos e gráficos.O painel do Scoro mantém todos os aspectos do escopo do projeto em um só lugar.

  é hora de criar seu próprio escopo de projeto

  agora que você sabe o que é criar um escopo de trabalho, é hora de começar a trabalhar sozinho. Faça a si mesmo essas perguntas:

  • quais são as fases do meu ciclo de vida do projeto?
  • eu já tenho uma declaração de escopo de projeto que posso adaptar e expandir?
  • quão amplo ou quão estreito deve ser o escopo de um projeto, e eu já conduzi uma análise do escopo do projeto ainda para determinar isso?
  • o que é uma área de conhecimento de escopo que preciso abordar?

  reserve algumas horas na próxima semana ou duas para se sentar e seguir as etapas acima. Veja um ou dois exemplos de escopo de projeto para ver como os outros o fizeram. E então basta começar a trabalhar e elaborar um.