Como controlar as despesas dos funcionários em 8 etapas

gerenciar as despesas de seus funcionários pode ser complicado, demorado e tedioso, e um grande incômodo para o seu departamento financeiro. Felizmente, existem maneiras de tornar esse processo menos complicado.No fundo, controlar os gastos dos funcionários é realmente uma questão de estratégia. E quando se trata de despesas de negócios, você tem três necessidades principais:

1. Para monitorar e controlar a empresa, os custos operacionais
2. Para realizar a contabilidade analítica das despesas
3. Para coletar todas as faturas e documentos de apoio

estes três bem, e você é rápido no seu caminho para uma saudável gastar cultura – algo que está apaixonada.

Então, qual é a melhor maneira de monitorar e controlar as despesas dos funcionários? Como você pode fornecer aos seus funcionários a flexibilidade de que precisam para entrar no mundo, ao mesmo tempo em que garante a segurança e a integridade dos fundos da empresa?

aqui está o que você precisa saber.

crie seu plano de gerenciamento de despesas do funcionário

“não planejar está planejando falhar.”É um clichê por uma razão.

a pior maneira de gerenciar os gastos da empresa é mal gerenciá-los. O que é realmente muito típico de pequenas empresas muito jovens. No início, você sente que realmente não precisa de uma estratégia, porque os valores que você gasta são tão pequenos. E o CEO ou gerente de escritório lida com todo o dinheiro de qualquer maneira.

mas este artigo destina-se a ajudá-lo a controlar os gastos dos funcionários. Porque em algum momento, você precisa libertar sua equipe para fazer um ótimo trabalho. E isso vai exigir acesso a fundos.

mas como os funcionários devem gastar, em quê e quanto eles são permitidos? Tudo isso será incluído em sua política de despesas bem escrita.

já escrevemos sobre esses muitos, então não exageramos aqui. Mas existem alguns princípios básicos a serem lembrados:

• faça isso simples, claro e conciso
• não tente escrever um artigo legal ou Acadêmico – mantenha-o amigável
• inclua exemplos do mundo real de gastos com boas e más empresas
• não liste todas as despesas possíveis. As diretrizes são melhores do que as listas longas
• pense em maneiras de automatizar etapas – mais sobre isso em breve

e, finalmente, inclua outras equipes no processo. Grandes Políticas de gastos fazem sentido para toda a empresa-não apenas para o CFO ou Controlador Financeiro.

para mais, Leia nosso guia detalhado para elaborar sua política de despesas da empresa. E para se inspirar, aqui está uma grande lista de políticas de despesas da vida real de empresas das quais você definitivamente ouviu falar.

2. Coloque processos de gastos claros no lugar

uma vez que sua política está pronta, você precisa lidar com processos. Os gastos comerciais envolvem mais do que apenas definir um orçamento e dar à sua equipe os fundos – os quais chegaremos em breve.

seguindo um processo de gerenciamento de despesas metódico e completo, para não dizer rigoroso, você pode incentivar os funcionários a controlar seus gastos. Um processo claro e detalhado pode ser tão útil para os funcionários quanto para a administração.Ao implementar um processo de gerenciamento de despesas, certifique-se de procurar maneiras de torná-lo o mais rápido e fácil possível para os funcionários seguirem. Por exemplo, você pode fornecer aos funcionários formulários pré-preenchidos, incluindo prompts automáticos para a documentação de suporte necessária.

ainda melhor, as soluções modernas de gerenciamento de gastos orientam os membros da sua equipe durante todo o processo de gastos – desde a aprovação, até o pagamento, até o recebimento.

esse tipo de Processo é o melhor cenário – onde suas equipes não têm escolha a não ser seguir as regras, mesmo que não as conheçam!

Defina um orçamento para cada categoria de despesa de funcionário

uma boa maneira de controlar as despesas dos funcionários é implementar uma política de despesas detalhada. Isso inclui definir um orçamento máximo para cada categoria de despesa com antecedência: viagens de negócios, estadias em hotéis, contas de restaurantes, compra de equipamentos e suprimentos, etc.

para todas as despesas, você deve definir quanto cada funcionário pode incorrer e informá-lo de que não será reembolsado além desse limite. Alguns valores ou tipos de despesas podem ser pré-aprovados, enquanto qualquer coisa fora disso requer aprovação explícita dos gerentes.

mas mantenha essas regras o mais simples possível. Você pode entrar em detalhes infinitos com os valores dos preços que são aprovação e as condições que devem ser atendidas. Mas as Políticas de despesas funcionam melhor quando são curtas, simples e onde os funcionários podem se lembrar delas de cor.

e acredite em nós, isso é perfeitamente alcançável.

forneça métodos de pagamento adequados

se você deseja ser realmente eficiente no controle das despesas dos funcionários, a melhor opção é fornecer a eles um método de pagamento personalizado. É aqui que entram os cartões de despesas comerciais.

com cartões de despesas, você pode carregá-los com um valor específico com antecedência para serem usados para uma ampla gama de despesas incorridas no campo: restaurantes, gasolina, hotéis, etc.

estes cartões combinam flexibilidade com segurança. Os funcionários podem gastar como eles têm seu próprio cartão de crédito corporativo. Mas gerentes e equipes financeiras podem definir limites específicos para cada cartão e podem ver exatamente o que um funcionário gastou a qualquer momento.

segunda opção: um cartão de crédito virtual. Esta é a solução perfeita para despesas on-line, Como reservar um quarto de hotel, alugar uma propriedade ou um veículo e comprar bilhetes de trem ou plano. Eles também são ideais para assinaturas de software e publicidade digital.

este cartão de uso único pode ser usado de acordo com as necessidades de seus funcionários e pode ser controlado em tempo real por meio de uma plataforma de internet Segura. Isso fornece supervisão clara e detalhada, permitindo que seus funcionários façam compras on-line de forma rápida e conveniente.

saiba o que não é uma boa opção? Bifurcar o cartão de crédito da empresa toda vez que um funcionário precisa fazer um pagamento. Isso não é apenas um aborrecimento, mas também expõe sua empresa ao risco de fraude de cartão de crédito. Não é fixe!

digitalize a recuperação da fatura

quando um membro da equipe paga por algo, ele precisa manter o recibo. O que é um conceito bastante simples, mas leva a problemas infinitos para as equipes de finanças e contabilidade.

porque não importa o quão diligentes sejam seus funcionários, eles vão esquecer ou perder recibos de tempos em tempos. E isso significa muitas idas e vindas com a equipe financeira, para se explicar e encontrar essas provas de pagamento.

para evitar perder tempo coletando faturas e para garantir que você obtenha todas elas, você precisa digitalizar a coleta de recibos. Os recibos eletrônicos agora são aceitos por escritórios fiscais em todo o mundo.

o método mais simples é um aplicativo de digitalização de recibos. O funcionário paga por algo e, em seguida, tira imediatamente uma foto do recibo no momento em que o recebe.

não há entrada de dados para equipes financeiras, e o número de recebimentos perdidos torna-se insignificante.

Centralize o monitoramento de assinatura

outro problema de gasto indutor de dor de cabeça é assinaturas. Nós os amamos, porque as ferramentas modernas de SaaS facilitam a vida de todos. Mas manter-se em cima de cada pagamento feito por todas as suas equipes de negócios é como placas giratórias.

entre pagar por palavras-chave no Google Adwords para o departamento de marketing, Salesforce for sales E Heroku ou AWS para as equipes técnicas, pode ser difícil monitorar assinaturas de funcionários.

mencionamos cartões virtuais acima, e estes são o antídoto perfeito para seus problemas de gastos. Eles permitem que você crie um cartão único e recorrente que será retirado de cada mês (ou ano).

cada cartão é atribuído a um funcionário, para que você saiba quem controla cada assinatura. E cada pagamento tem um motivo listado, os detalhes do gerente de aprovação e o código contábil correto. Portanto, reconciliar esses pagamentos é quase automático.

a parte importante é centralizar tudo isso. Certifique-se de que cada equipe use o mesmo processo e método de pagamento para suas assinaturas. Então você sabe de onde vem cada pagamento e pode facilmente ficar em cima de todos eles.

Dica: O Spendesk, centraliza todas as assinaturas, coleta faturas automaticamente e até suspende as assinaturas em nenhum momento, se necessário.

rastrear fraude de relatório de despesas

não é divertido falar, mas as chances de fraude de relatório de despesas são maiores do que você imagina. De um relatório, 85% dos funcionários admitem mentir sobre reclamações de despesas. E 10% enviam informações falsas sobre ” o tempo todo.”

nem todos precisam ser falsidades maliciosas. Às vezes, as pessoas inventam detalhes que acham verdadeiros, porque não têm mais as informações de que precisam.

mas a fraude deve ser uma preocupação, especialmente para os controladores financeiros e suas equipes. Seu trabalho é manter o dinheiro da empresa seguro.

a maneira mais eficaz de evitar isso é simplesmente se livrar dos relatórios de despesas. Afinal, ninguém gosta de lidar com relatórios de despesas de qualquer maneira.

dado que eles são demorados e fáceis de falsificar, seria aconselhável acabar com eles completamente e optar por soluções de pagamento flexíveis e ágeis, como as oferecidas pela Spendesk.

Digitalize e automatize seus processos

qual dos seus processos ocupa mais tempo e é o menos produtivo? Identifique-os, seja digital e desmaterialize. Concentre-se em ferramentas eficientes para recuperação de faturas, gerenciamento de solicitações de compras ou até mesmo processar despesas em tempo real.Automatizar e digitalizar seus processos irá ajudá-lo a ver melhores resultados, permitir que sua equipe trabalhe com maior agilidade e liberar tempo para outros mais importantes (e menos tediosos!) tarefa.

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Encontre o equilíbrio certo de controle de despesas

Gerenciar despesas dos funcionários é encontrar o equilíbrio certo entre controle e agilidade para que os interesses de todos possam ser atendidos. Os funcionários precisam ser capazes de realizar seu trabalho com flexibilidade e conveniência, e você precisa ser capaz de ter uma supervisão clara e detalhada sobre os gastos da empresa.

considere nossas oito principais dicas (acima) e considere quais opções podem ser adequadas para você e sua equipe.