A Evolução do Gerenciamento de projetos

História do Gerenciamento de projetos | Por Sandro Azzopardi | tempo de Leitura minutos

A importância do Gerenciamento de projetos é um tema importante, porque todas as organizações, sejam elas pequenas ou grandes, em um momento ou outro, estão envolvidos na implementação de novas empresas. Essas empresas podem ser diversas, como o desenvolvimento de um novo produto ou serviço; o estabelecimento de uma nova linha de produção em uma empresa de manufatura; uma campanha de promoção de Relações Públicas; ou um grande programa de construção. Embora a década de 1980 fosse sobre qualidade e a década de 1990 fosse sobre globalização, a década de 2000 é sobre velocidade. Ou seja, para se manter à frente de seus concorrentes, as organizações enfrentam continuamente o desenvolvimento de produtos, serviços e processos complexos com janelas muito curtas de tempo de comercialização combinadas com a necessidade de experiência multifuncional. Nesse cenário, o gerenciamento de projetos se torna uma ferramenta muito importante e poderosa nas mãos de organizações que entendem seu uso e têm as competências para aplicá-lo.

o desenvolvimento de capacidades de gestão de projetos nas organizações, em simultâneo com a aplicação de sistemas de gestão da informação, permite que as equipas empresariais trabalhem em parceria na definição de planos e gestão de projetos de take-to-market, sincronizando tarefas orientadas para a equipa, cronogramas e alocações de recursos. Isso permite que equipes multifuncionais criem e compartilhem informações do projeto. No entanto, isso não é suficiente, os sistemas de gerenciamento de informações têm o potencial de permitir que as práticas de gerenciamento de projetos ocorram em um ambiente em tempo real. Como consequência dessa potencial proficiência em gerenciamento de projetos, usuários locais, nacionais ou globalmente dispersos podem visualizar e interagir simultaneamente com as mesmas informações atualizadas do projeto imediatamente, incluindo cronogramas de projetos, discussões encadeadas e outra documentação relevante. Nesse cenário, o termo usuário disperso assume um significado mais amplo. Ele não inclui apenas as equipes de gerenciamento multifuncionais, mas também especialistas da cadeia de suprimentos da organização e parceiros de negócios.

a nível macro as organizações são motivadas a implementar técnicas de gestão de projetos para garantir que as suas empresas (pequenas ou grandes) sejam entregues a Tempo, dentro do orçamento de custos e da qualidade estipulada. Em um nível micro, o gerenciamento de projetos combinado com um sistema de gerenciamento de informações apropriado tem como objetivos: (a) reduzir os custos indiretos do projeto; (b) personalizar o local de trabalho do projeto para se adequar ao estilo operacional das equipes do projeto e respectivos membros da equipe; (c) informar proativamente os estratos de gestão executiva dos projetos estratégicos em tempo real; (d) garantir que os membros da equipe do projeto compartilhem documentos precisos, significativos e oportunos do projeto; e (e) garantir que os prazos críticos das tarefas sejam cumpridos. Embora a motivação e os objetivos para aplicar o gerenciamento de projetos nas organizações sejam louváveis, eles não garantem o sucesso do projeto.

no entanto, antes de discutir o significado e a realização do sucesso do projeto, é apropriado, nesta fase, fornecer um breve histórico de gerenciamento de projetos.

Breve História do gerenciamento de projetos

o gerenciamento de projetos é praticado há milhares de anos desde a época egípcia, mas foi em meados da década de 1950 que as organizações começaram a aplicar ferramentas e técnicas formais de gerenciamento de projetos a projetos complexos. Os métodos modernos de gerenciamento de projetos tiveram suas origens em dois problemas paralelos, mas diferentes, de planejamento e controle em projetos nos Estados Unidos. O primeiro caso envolveu a Marinha dos EUA, que na época estava preocupada com o controle de contratos para seu projeto de mísseis Polaris. Esses contratos consistiam em pesquisa, Trabalho de desenvolvimento e fabricação de peças que eram únicas e nunca haviam sido realizadas anteriormente.

este projecto em particular caracterizou-se por uma elevada incerteza, uma vez que nem o custo nem o tempo podiam ser estimados com precisão. Portanto, os tempos de conclusão foram baseados em probabilidades. As estimativas de tempo foram baseadas em otimistas, pessimistas e mais prováveis. Esses três cenários de tempo foram avaliados matematicamente para determinar a data provável de conclusão. Este procedimento foi denominado técnica de revisão de avaliação de programa (PERT). Inicialmente, a técnica PERT não levou em consideração o custo. No entanto, o recurso de custo foi posteriormente incluído usando a mesma abordagem de estimativa que com o tempo. Devido aos três cenários de estimativa, PERT foi encontrado (e ainda é) para ser mais adequado para projetos com um alto grau de incerteza refletindo seu nível de singularidade. O segundo caso, envolveu o setor privado, a saber, a empresa E. I du Pont de Nemours, que se comprometeu a construir grandes fábricas de produtos químicos nos EUA, ao contrário do projeto da Marinha Polaris, essas empresas de construção exigiram estimativas precisas de tempo e custo. A metodologia desenvolvida por esta empresa foi originalmente referida como planejamento e agendamento de projetos (PPS). O PPS exigia estimativas realistas de custo e tempo e, portanto, é uma abordagem mais definitiva do que o PERT. A técnica PPS foi posteriormente desenvolvida no método do caminho crítico (CPM) que se tornou muito popular entre a indústria da construção.

durante as décadas de 1960 e 1970, tanto o PERT quanto o CPM aumentaram sua popularidade nos setores público e privado. Departamentos de defesa de vários países, NASA e grandes empresas de engenharia e construção em todo o mundo aplicaram princípios e ferramentas de gerenciamento de projetos para gerenciar grandes projetos de orçamento e cronograma. A popularidade no uso dessas ferramentas de gerenciamento de projetos durante esse período coincidiu com o desenvolvimento de computadores e os pacotes associados especializados em gerenciamento de projetos. No entanto, inicialmente esses pacotes de computador eram muito caros e eram executados apenas em mainframe ou mini computadores. O uso de técnicas de gerenciamento de projetos na década de 1980 foi facilitado com o advento do computador pessoal e software de gerenciamento de projetos de baixo custo associado. Assim, durante esse período, os setores de manufatura e desenvolvimento de software começaram a adotar e implementar práticas sofisticadas de gerenciamento de projetos também. Na década de 1990, as teorias, ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos foram amplamente recebidas por diferentes indústrias e organizações.

quatro períodos no desenvolvimento do gerenciamento moderno de projetos

Antes de 1958: sistema artesanal para as relações humanas. Durante esse tempo, a evolução da tecnologia, como automóveis e Telecomunicações, encurtou o cronograma do projeto. Por exemplo, os automóveis permitiam uma alocação e mobilidade eficazes de recursos, enquanto o sistema de telecomunicações aumentava a velocidade da comunicação. Além disso, a especificação do trabalho que mais tarde se tornou a base do desenvolvimento da estrutura de divisão do trabalho (WBS) foi amplamente utilizada e Henry Gantt inventou o gráfico de Gantt. Exemplos de projetos realizados durante este período, apoiados por evidências documentadas, incluem: (a) construir a Pacific Railroad na década de 1850; (b) a Construção da Barragem de Hoover em 1931-1936, que empregavam cerca de 5.200 trabalhadores e ainda é uma das maiores barragens gravidade em os EUA, gerando cerca de quatro bilhões de quilowatts / hora por ano; e (c) O Projeto Manhattan em 1942-1945 que foi o pioneiro projeto de pesquisa e desenvolvimento para produzir a bomba atômica, envolvendo 125,000 trabalhadores e com um custo de cerca de us $2 bilhões.

1958-1979: aplicação da ciência da Gestão. O avanço significativo da tecnologia ocorreu entre 1958 e 1979, como a primeira copiadora automática de papel comum da Xerox em 1959. Entre 1956 e 1958, várias ferramentas básicas de gerenciamento de projetos, incluindo CPM e PERT, foram introduzidas. No entanto, este período foi caracterizado pelo rápido desenvolvimento da tecnologia da computação. A progressão do mainframe para o mini-computador na década de 1970 tornou os computadores acessíveis a empresas de médio porte. Em 1975, Bill Gates e Paul Allen fundaram a Microsoft. Além disso, a evolução da tecnologia da computação facilitou o surgimento de várias empresas de software de gerenciamento de projetos, incluindo Artemis (1977), Oracle (1977) e Scitor Corporation (1979). Na década de 1970, Outras ferramentas de gerenciamento de projetos, como planejamento de requisitos de materiais (MRP), também foram introduzidas.Exemplos de projetos realizados durante este período E que influenciaram o desenvolvimento do gerenciamento de projetos modernos como o conhecemos hoje incluem: (a) projeto de míssil Polaris iniciado em 1956 que tinha o objetivo de entregar mísseis nucleares transportados por submarinos, conhecido como míssil balístico de frota para a Marinha dos EUA. O projeto lançou com sucesso seu primeiro míssil Polaris em 1961; (B) Projeto Apollo iniciado em 1960 com o objetivo de enviar o homem para a lua; e (c) E. I du Pont de Nemours chemical plant project com início em 1958, que tinha o objetivo de construir grandes fábricas de produção química nos EUA

1980-1994: Centro de Produção Recursos Humanos. As décadas de 1980 e 1990 são caracterizadas pelo desenvolvimento revolucionário no setor de gerenciamento de informações com a introdução do computador pessoal (PC) e instalações de rede de comunicações por computador associadas. Esse desenvolvimento resultou em PCs multitarefa de baixo custo que tinham alta eficiência no gerenciamento e controle de cronogramas complexos de projetos. Durante este período, O software de gerenciamento de projetos de baixo custo para PCs tornou-se amplamente disponível, o que tornou as técnicas de gerenciamento de projetos mais facilmente acessíveis.

exemplos de grandes projetos realizados durante este período que ilustram a aplicação de alta tecnologia, e Ferramentas e práticas de gerenciamento de projetos incluem: (A) England France Channel project, 1989 a 1991. Este projeto foi um projeto internacional que envolveu dois governos, várias instituições financeiras, empresas de construção de engenharia e outras várias organizações dos dois países. A linguagem, o uso de métricas padrão e outras diferenças de comunicação precisavam ser estreitamente coordenadas; (B) projeto Challenger do ônibus espacial, 1983 a 1986. O desastre do ônibus espacial Challenger concentrou a atenção na gestão de riscos, dinâmica de grupo e gestão da qualidade; e (c) xv Calgary Winter Olympic de 1988, que aplicou com sucesso as práticas de gerenciamento de projetos ao gerenciamento de eventos.

1995-presente: criando um novo ambiente. Este período é dominado pelos desenvolvimentos relacionados à Internet que mudaram drasticamente as práticas comerciais em meados da década de 1990. A Internet forneceu um novo meio rápido, interativo e personalizado que permite às pessoas navegar, comprar e rastrear produtos e serviços on-line instantaneamente. Isso resultou em tornar as empresas mais produtivas, mais eficientes e mais orientadas para o cliente. Além disso, muitos dos softwares de gerenciamento de projetos atuais têm um recurso de conectividade com a Internet. Isso permite o upload automático de dados para que qualquer pessoa em todo o mundo com um navegador padrão possa: (A) inserir o status mais recente de suas tarefas atribuídas; (b) descobrir como o projeto geral está indo; (c) Ser informado de quaisquer atrasos ou adiantamentos no cronograma; e (d) permanecer “no circuito” para sua função de projeto, enquanto trabalha de forma independente em um local remoto.

um exemplo de um grande projeto realizado durante este período é o projeto do ano 2000 (Y2K). O projeto Y2K, conhecido como bug do Milênio, referia-se ao problema de que os computadores podem não funcionar corretamente em 1º de janeiro de 2000 às 12h. Este era um fenômeno global e era altamente problemático porque resolver o problema na própria organização não garantia imunidade, uma vez que uma quebra na cadeia de suprimentos da organização poderia afetar a capacidade operacional da organização. Muitas organizações montam um escritório de projetos para controlar e cumprir seus stakeholders em relação ao problema do Y2K. Além disso, o uso da Internet foi prática comum que levou ao estabelecimento do escritório de projetos virtuais. O objetivo deste escritório virtual de projetos era: (a) entregar ininterruptamente a virada do século; (b) monitorar os esforços do projeto Y2K; (c) fornecer coordenação; (D) desenvolver um plano de gerenciamento de riscos; e (e) comunicar os esforços de conformidade do Y2K com várias partes interessadas. Assim, o escritório virtual de projetos foi um ponto focal para todos os trabalhos do projeto e aumentou a conscientização e a importância das práticas de gerenciamento de riscos para várias organizações.

Por Que Gerenciamento De Projetos?Não há dúvida de que as organizações hoje enfrentam uma concorrência mais agressiva do que no passado e o ambiente de negócios em que operam é altamente turbulento. Este cenário tem aumentado a necessidade de responsabilização organizacional para os setores público e privado, levando a um maior foco e demanda por eficácia e eficiência operacional.A eficácia e a eficiência podem ser facilitadas através da introdução de melhores práticas capazes de otimizar a gestão dos recursos organizacionais. Tem sido demonstrado que as operações e projetos são diferentes com cada um exigindo diferentes técnicas de gestão. Portanto, em um ambiente de projeto, o gerenciamento de projetos pode: (a) apoiar a realização dos objetivos do projeto e da organização; e (B) fornecer uma maior garantia às partes interessadas de que os recursos estão sendo gerenciados de forma eficaz.

pesquisa de Roberts e Furlonger em um estudo de projetos de sistemas de informação mostram que o uso de uma metodologia de gerenciamento de projetos razoavelmente detalhada, em comparação com uma metodologia frouxa, melhora a produtividade em 20 a 30 por cento. Além disso, a utilização de uma estrutura formalizada de gestão de projetos para projetos pode facilitar: (a) a clarificação do escopo do projeto; (b) acordo de objetivos e metas; (c) identificar os recursos necessários; (d) garantir a responsabilidade pelos resultados e desempenho; (e) e incentivar a equipe do projeto a se concentrar nos benefícios finais a serem alcançados. Além disso, a pesquisa indica que 85-90% dos projetos não conseguem entregar no prazo, no orçamento e na qualidade do desempenho esperado. As principais causas identificadas para esta situação incluem:

deve sublinhar-se que as causas da falta de cumprimento do prazo, do orçamento e da qualidade do desempenho esperado podem ser abordadas pela aplicação de práticas de gestão de projetos. Além disso, a falta de entrega no prazo, no orçamento e na qualidade do desempenho esperado não significa necessariamente que o projeto foi em si um fracasso. Nesta fase, o que está sendo discutido é a eficácia e eficiência da execução do projeto e não se um projeto é um sucesso ou fracasso.

conclusão

o gerenciamento de Projetos deve ser visto como uma ferramenta que ajuda as organizações a executar projetos designados de forma eficaz e eficiente. O uso desta ferramenta não garante automaticamente o sucesso do projeto. (o sucesso do projeto será discutido em uma edição subsequente). No entanto, em preparação para a próxima edição, gostaria que você pensasse sobre a distinção entre o sucesso do projeto e o sucesso do gerenciamento de projetos. Essa distinção fornecerá mais informações sobre as questões: por que alguns projetos são percebidos como falhas quando atendem a todos os padrões tradicionais de sucesso, ou seja, concluídos a tempo, concluídos dentro do orçamento e atendendo a todas as especificações técnicas? Por que alguns projetos são percebidos como bem-sucedidos quando não atendem a dois critérios importantes tradicionalmente associados ao sucesso, ou seja, não concluídos a tempo e não concluídos dentro do orçamento?

Sandro Azzopardi é um autor profissional que escreve artigos sobre vários assuntos em seu site e jornais e revistas locais.

Leitura recomendada: Uma Breve História da Gestão de projetos por Duncan Haughey.